企業(yè)信息化建設應重視的幾方面問(wèn)題
摘要：近年來(lái)，我國企業(yè)信息化建設和應用水平明顯提高。但隨著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)規模擴大，產(chǎn)業(yè)鏈條不斷延伸，經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)多元化，企業(yè)面臨的內外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境日趨復雜。特別是對于大型企業(yè)而言，公司治理結構、集團管控模式、經(jīng)營(yíng)和地域的差異性等因素導致的“信息不對稱(chēng)”問(wèn)題，對于提高企業(yè)決策效率、加強內部控制產(chǎn)生很大的影響。從認識、規劃、實(shí)施、運行、管理等方面著(zhù)重分析實(shí)施信息化失敗的一些共性問(wèn)題，希望對企業(yè)的信息化建設提供幫助。
關(guān)鍵詞：信息化建設，信息系統，信息孤島，數據集成，編碼體系
一、企業(yè)對信息化的認識誤區
(一)期望值過(guò)高
有的企業(yè)盲目追求“大而全”、“先進(jìn)性”，實(shí)現“跨越式發(fā)展”、“一步到位”;有的企業(yè)片面夸大信息化的作用，以為建設了信息系統，一切問(wèn)題就迎刃而解了�；谶@樣的認識來(lái)選擇軟件，造成信息系統脫離企業(yè)實(shí)際，應用效果不佳。不僅信息化成本高，無(wú)法達到提高管理效率的目的，而且也令信息化建設的作用備受質(zhì)疑。
(二)信息系統與軟件混為一談
信息系統由軟件、硬件與人員三部分組成。其中對信息化建設最重要的因素是人員，即能熟練操作信息系統、深刻理解軟件所蘊含的管理思想的人員。如果存在不端正認識，以為購買(mǎi)了先進(jìn)版本的軟件，信息系統就先進(jìn)完善了，對實(shí)踐工作的指導思想就會(huì )發(fā)生嚴重偏離。
(三)管理規范和流程與信息化無(wú)關(guān)
真正實(shí)施信息化成功的企業(yè)都有這樣的體會(huì )：企業(yè)的企業(yè)文化、組織架構、權責體系、管理規范、流程和審批權限等，表面上與信息化建設聯(lián)系不大，實(shí)質(zhì)對信息化建設成敗影響重大，甚至是事關(guān)成敗。信息系統在一定程度上優(yōu)化和固化了企業(yè)的管理規范與流程，反之，管理規范與流程是否理順是信息化建設的基礎和必要前提。
(四)將信息化視為單純的IT項目
信息系統的應用主體在管理領(lǐng)域，其包含了特定的管理理念，將這些管理理念同企業(yè)的發(fā)展戰略與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)進(jìn)行整合是實(shí)施信息系統的關(guān)鍵。因此，信息系統實(shí)施特別強調技術(shù)、管理與人的集成。
二、企業(yè)信息化建設缺乏規劃的典型表現
(一)缺乏量化的信息化戰略和具體實(shí)施步驟
我國許多企業(yè)制定的信息化戰略中，概念多、目標多、定性的內容多;責權分工少、具體實(shí)施措施少、定量的內容少。缺乏量化的規劃、具體實(shí)施步驟、權責分工和獎懲考核制度，“戰略”就成了“空中樓閣”，結果自然大打折扣。
(二)缺乏預留空間，無(wú)法支撐新的業(yè)務(wù)、流程和組織擴展
信息系統建設需耗費大量資金和人力，對企業(yè)管理理念及流程將會(huì )帶來(lái)重大變革。由于企業(yè)自身的快速發(fā)展，業(yè)務(wù)模式、組織架構、管理流程也會(huì )隨之發(fā)生較大變化，如果不為這種變化預留充分的拓展空間，將來(lái)就會(huì )陷入“進(jìn)退維谷”的境地。因此，整體規劃、分步實(shí)施對于保證信息化長(cháng)期成功意義重大。
(三)信息化目標未與企業(yè)戰略結合
企業(yè)戰略包括業(yè)務(wù)發(fā)展戰略和管理戰略。信息化目標既要結合業(yè)務(wù)實(shí)際，有適度的前瞻性，又要體現企業(yè)的管理理念、管控戰略，使之系統化、流程化。
(四)孤立的財務(wù)信息系統，而非企業(yè)整體信息系統的孤島模式
這是信息化建設初級階段的典型特征。而且財務(wù)系統更偏重于會(huì )計核算系統，更多地把信息系統視為節省人工的工具。當企業(yè)的內外部經(jīng)營(yíng)形勢日益復雜，管理者對信息的需求更加多樣化、深度化，孤立的財務(wù)系統，甚至會(huì )計核算系統就難以滿(mǎn)足管理要求。
三、企業(yè)信息化規劃層面與方向
(一)信息化規劃層面
1.戰略層面。包括明確公司的戰略目標、所處的競爭環(huán)境及信息化在公司戰略中的定位。
2.技術(shù)層面。包括評估公司的IT基礎設施和人員能力;IT架構，包括平臺、架構、應用軟件、流程、數據等。
3.管理層面。包括組織架構設置、匯報體系、崗位、技能分類(lèi);IT管控模式，包括IT制度、標準和規范、IT投資決策程序、安全管理等。
(二)信息化規劃方向
2011年，《加強央企信息化通知》指出：企業(yè)應堅持整體規劃、科學(xué)適用、成本效益、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化等原則，統一制定集團信息化建設規劃，明確信息化總體目標和分階段任務(wù)，有計劃分步驟組織實(shí)施，做到與集團整體信息化規劃同步、系統集成、標準統一、信息共享。對于信息化水平較高的企業(yè)，應當與國際先進(jìn)企業(yè)接軌，結合企業(yè)實(shí)施“走出去”戰略，持續優(yōu)化財務(wù)信息系統功能，推進(jìn)全球業(yè)務(wù)信息化、財務(wù)服務(wù)集中化;對于信息化水平一般、尚處于建設和完善過(guò)程中的企業(yè)，應當加強信息資源整合和不同信息系統的集成，力爭在“十二五”期間建成功能完善、財務(wù)與業(yè)務(wù)相統一、運行高效安全、覆蓋集團全部子企業(yè)和所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的財務(wù)信息系統;對于信息化基礎較為薄弱的企業(yè)，應當制定適合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)的系統框架、軟件平臺和實(shí)施方案，兼顧技術(shù)先進(jìn)性和操作實(shí)用性，考慮未來(lái)擴展性和系統兼容性，做好軟件系統選型和網(wǎng)絡(luò )布局。
四、企業(yè)信息化建設建議措施
(一)實(shí)施過(guò)程
1.選擇優(yōu)秀的項目實(shí)施顧問(wèn)
優(yōu)秀的項目實(shí)施顧問(wèn)對項目的成功至關(guān)重要。對項目實(shí)施顧問(wèn)的評判不僅要關(guān)注其IT背景與經(jīng)驗，還需對所從事行業(yè)進(jìn)行了解，如果做過(guò)相同或相似行業(yè)的IT項目，那么以往項目的實(shí)施經(jīng)驗或是教訓對企業(yè)無(wú)疑是一筆寶貴的財富。企業(yè)必須和實(shí)施顧問(wèn)作深度交流，綜合判斷其各項能力，包括財務(wù)管理能力、對業(yè)務(wù)流程的理解能力、對計算機技術(shù)的綜合運用能力、溝通能力及培訓能力等。
2.成立項目領(lǐng)導小組
信息化是一項復雜的系統工程，橫向涵蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面，縱向貫穿各個(gè)級次。需要對企業(yè)的制度體系、管理框架、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行梳理與優(yōu)化，涉及的部門(mén)多、實(shí)施周期長(cháng)、工作量大。企業(yè)“一把手”親自?huà)鞄�，在整個(gè)實(shí)施過(guò)程中“常抓不懈”，把握關(guān)鍵點(diǎn)與進(jìn)度控制，加之上下認同，充分調動(dòng)各方面資源，這是成為項目成功的重要保障。相反，一把手工程若流于形式，變?yōu)?ldquo;形象工程”，則項目實(shí)施效果將大打折扣。
3.聘請第三方咨詢(xún)
近年來(lái)，第三方信息系統咨詢(xún)在國內發(fā)展很快，這是由于企業(yè)與軟件公司的利益角度不同，企業(yè)對軟件公司產(chǎn)品的理解存在“信息不對稱(chēng)”。企業(yè)在選擇時(shí)，須重點(diǎn)關(guān)注其在同行業(yè)內是否具有優(yōu)勢，是否成功實(shí)施過(guò)類(lèi)似項目，不能只看名聲，還要評估實(shí)施團隊。
4.重視系統整合，避免“信息孤島”
企業(yè)在不同時(shí)期實(shí)施不同的系統，由于在運行環(huán)境、數據庫系統、信息編碼規則、業(yè)務(wù)流程定義等方面執行不同的標準，成為系統無(wú)法信息共享和集成的根本原因。傳統IT環(huán)境中，各部門(mén)建立各自的獨立異構系統，重復消耗資源，造成服務(wù)器和存儲設備數量過(guò)多、物理位置分散，既降低了系統靈活性、數據完整性和可用性，也增加了整個(gè)IT基礎設施的擁有成本、管理和支持成本。異構系統之間難以共享數據和資源，數據之間不能暢通傳輸，整個(gè)企業(yè)的IT成為多個(gè)應用孤島和數據孤島。一是應制定切實(shí)可行的信息規劃。二是要及時(shí)升級集成平臺。集成平臺是可以適用于不同系統之間信息共享的通信工具，即通過(guò)應用集成技術(shù)將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、公共數據、應用軟件、硬件和各種標準整合起來(lái)，在企業(yè)不同應用系統之間實(shí)現無(wú)縫集成。三是要形成企業(yè)應用集成(EAI)。從應用集成的對象劃分，可以分為面向數據的集成和面向過(guò)程的集成;從應用集成所使用的技術(shù)劃分，可以分為平臺集成、數據集成、組件集成、應用集成、過(guò)程集成、業(yè)務(wù)集成六個(gè)層次;從企業(yè)組織角度劃分，可分為水平組織之間的集成、垂直組織之間的集成、不同組織之間系統的集成。
(二)系統運行過(guò)程
信息系統只有投入使用才能有效發(fā)揮促進(jìn)企業(yè)規范管理，提升管理能力，提高管理效率的作用。各企業(yè)應當克服“重建設、輕應用”的傾向，切實(shí)抓好系統的應用管理。對已經(jīng)具備上線(xiàn)運行條件的系統或模塊，應當組織力量及時(shí)投入使用，做好數據遷移和系統初始化工作，確保數據資料連續完整和系統正常運行，并加強系統的應用培訓和運行維護，定期對系統的軟硬件及網(wǎng)絡(luò )環(huán)境進(jìn)行檢測，對數據進(jìn)行同城和異地災備，并根據運行中出現的新情況、新問(wèn)題及新需求，持續改進(jìn)與優(yōu)化，增強系統的適應性、擴展性和安全性。
目前企業(yè)信息化實(shí)施不成功，很多是由于缺乏科學(xué)的方法論所導致的。狹義的信息化系統實(shí)施概念是將信息系統視為單純的技術(shù)項目;廣義的信息化系統實(shí)施概念不以信息系統安裝完成及投入使用為終結，而是將整個(gè)信息系統生命周期看作信息系統實(shí)施過(guò)程。目前較為流行的是結構化生命周期開(kāi)發(fā)方法，即用系統工程的思想和方法，結構化、模塊化地對生命周期進(jìn)行分析和設計。將整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程分為五個(gè)階段：一是規劃階段，主要任務(wù)是明確系統開(kāi)發(fā)的要求;二是系統分析階段，主要任務(wù)是對企業(yè)組織結構與功能進(jìn)行分析，理清業(yè)務(wù)流程和數據流程，提出新系統的邏輯方案;三是系統設計階段，主要任務(wù)是確定系統的總體的設計方案，劃分子系統功能，進(jìn)行詳細設計，如處理模塊、數據庫系統、輸入輸出界面、編碼的設計;四是系統實(shí)施階段;五是系統運行階段。
實(shí)施方法論是一整套結構化的實(shí)施規范，包括基本原則、實(shí)施階段、建模工具、實(shí)施主體、實(shí)施工具、培訓文檔、技術(shù)和服務(wù)支持等。其意義在于可以提高工作效率和項目實(shí)施質(zhì)量，避免無(wú)序和混亂。并要注意，一是正確理解和分析不同層次的管理人員對信息系統的需求。二是以是否能滿(mǎn)足企業(yè)的業(yè)務(wù)管理需求為標準進(jìn)行系統選擇，即需實(shí)用而有“適當前瞻性”的，而并非“最先進(jìn)”的。三是配置應用系統模塊，確定報表程式和集成接口程式。四是進(jìn)行系統支援，包括數據安全、容錯方案、容災系統等。
(三)管理過(guò)程
1.強化信息化人才隊伍建設。企業(yè)在推進(jìn)信息化工作中，應當高度重視信息化人才隊伍建設。有條件的企業(yè)應當設立相應機構和專(zhuān)門(mén)崗位，配備既懂管理又掌握信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，充實(shí)人才隊伍，并建立激勵約束機制，創(chuàng )建有利于人才發(fā)展的良好環(huán)境，確保人才隊伍穩定。
2.加強標準化管理工作。包括制度、流程、科目、客商、審批權限等內容的標準化。標準化使信息可以被正確識別并實(shí)現跨平臺溝通，使分門(mén)別類(lèi)的程序能實(shí)現真正的模塊化并能完全組合。
3.重視編碼體系的建立與優(yōu)化。軟件對數據的管理是通過(guò)編碼實(shí)現的，建立編碼使管理有了可以遵循的原則，也為龐大的數據確定了可以識別的惟一標志方法。不同企業(yè)的數據可能有不同的編碼結構，但必須遵循共同的編碼原則：
一是惟一性。一個(gè)編碼對象僅被賦予一個(gè)代碼;二是實(shí)用性。編碼體系應符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的級次和粗細程度;三是編碼結構統一;四是符合標準化要求;五是簡(jiǎn)便易用性。編碼應盡可能好記易用，在滿(mǎn)足要求的前提下應盡可能簡(jiǎn)短，以提高使用效率。
4.重視流程優(yōu)化。IT技術(shù)只是信息化的手段、載體和實(shí)現形式，如果沒(méi)有業(yè)務(wù)和管理的優(yōu)化，即使應用再先進(jìn)的信息技術(shù)和系統都會(huì )使信息化管理的效果“大打折扣”。實(shí)踐表明，IT應用沒(méi)有發(fā)揮潛能的原因之一就是企業(yè)習慣于沿用業(yè)已存在的方式做事，而不是注重實(shí)際和計劃，然后考慮應用信息技術(shù)手段來(lái)輔助實(shí)現。特別是當信息系統要求和管理習慣沖突時(shí)，企業(yè)往往不愿意去改變現時(shí)存在的不合理流程。即使引進(jìn)了先進(jìn)的信息技術(shù)直接模擬手工業(yè)務(wù)處理流程，也只是固化了落后的管理模式，造成很多不合理或無(wú)效的工作，信息化根本達不到預想的效果。
5.重視軟件模擬運行。企業(yè)在信息化的實(shí)施過(guò)程中，總是想迫不及待地開(kāi)展工作，往往忽略軟件的模擬運行。當前的管理軟件已不同于傳統的一般功能性軟件，它是一套功能完善的程序組，其安裝對微機環(huán)境、操作系統、網(wǎng)絡(luò )環(huán)境和硬件水平都提出了較高要求。在軟件選型上，企業(yè)和軟件開(kāi)發(fā)商之間的信息是不對稱(chēng)的。軟件開(kāi)發(fā)商為了能順利實(shí)現銷(xiāo)售，往往隱瞞軟件的缺點(diǎn)，夸大軟件的優(yōu)點(diǎn)。特別是某些剛推出的“先進(jìn)”版本軟件，在許多方面是不成熟的。軟件開(kāi)發(fā)商在為客戶(hù)實(shí)施的過(guò)程，也是不斷修改、完善軟件的過(guò)程。除非特別必要，企業(yè)在選擇時(shí)一定要慎之又慎。即使選擇，也一定要進(jìn)行充分的模擬運行。模擬測試包括軟件的安裝和調試、流程和功能測試、實(shí)用性測試。
6.做好信息系統安全保密工作。信息系統存儲了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的大量財務(wù)與業(yè)務(wù)數據，安全保密至關(guān)重要。企業(yè)要高度重視，嚴格執行有關(guān)安全保密規定及技術(shù)規范，要從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等方面，在系統規劃設計、建設實(shí)施與運行維護全過(guò)程中，貫徹安全保密要求，加強安全保密管理，做到保密工作與信息系統同步規劃、同步設計、同步實(shí)施。
綜上所述，信息化建設無(wú)論是從實(shí)施周期、專(zhuān)業(yè)跨度、管理級次、影響范圍，還是管理理念的革命、工作習慣的改變、管理規范性的提高，都當之無(wú)愧稱(chēng)得上是一項系統工程。成功實(shí)施信息化建設，需要企業(yè)加強很多方面的工作。從另一方面講，對企業(yè)也是一項修煉，其管理理念、管理人員的綜合素質(zhì)在信息化建設過(guò)程中必將得到巨大提升。
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