簡(jiǎn)論科技檔案管理信息化建設芻議
論文摘要：信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹(shù)立起強烈的職業(yè)創(chuàng )新意識，以信息化建設推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現館藏科技檔案數字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。從科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮的作用、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的重要環(huán)節、科技信息化管理是一項系統工程、科技管理系統實(shí)現了科技檔案現代化管理等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。
論文關(guān)鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必由之路
進(jìn)入21世紀以來(lái)，由于現代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網(wǎng)絡(luò )等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò )和計算機技術(shù)構成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見(jiàn)，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹(shù)立起強烈的職業(yè)創(chuàng )新意識，以信息化建設推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現館藏科技檔案數字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。
一、科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮的作用
檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會(huì )性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要表述為：檔案是再現歷史真實(shí)面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設等活動(dòng)中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料�？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì )化大生產(chǎn)和專(zhuān)業(yè)分工的產(chǎn)物�？萍紮n案對于企業(yè)建設與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現代化企業(yè)建設中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來(lái)越明顯的無(wú)可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價(jià)值。
對于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開(kāi)始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓�？萍紮n案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
當今社會(huì )正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應用于生產(chǎn)，應用于社會(huì )之中，勢必帶來(lái)社會(huì )生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì )引起社會(huì )生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應用，信息已成為人類(lèi)生存和發(fā)展的重要資源，是現代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類(lèi)知識和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現檔案信息的數字化和網(wǎng)絡(luò )化，實(shí)現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實(shí)現檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來(lái)說(shuō)，由于原始檔案經(jīng)過(guò)反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨特的魅力，可以說(shuō)，現代信息技術(shù)成為實(shí)現科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的重要環(huán)節
企業(yè)信息化以現代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )設備，對企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過(guò)信息資源的開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來(lái)提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營(yíng)管理水平，增強企業(yè)在國內外市場(chǎng)中的競爭力。
供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了IP市場(chǎng)風(fēng)雨變換的考驗，以“抓住機遇，迎接挑戰”為口號，已實(shí)現了信息化建設的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，2008年9月26日全面啟動(dòng)，2009年6月25日成功上線(xiàn)，11家市級供電公司按照試點(diǎn)設計流程無(wú)差異推廣，當年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農電系統的71個(gè)縣區上線(xiàn)。這說(shuō)明了以ERP為核心的各信息系統深化應用為主線(xiàn)，為支撐堅強智能電網(wǎng)和三集五大體系建設，為盡快建成“一強三優(yōu)”現代公司，奠定了堅實(shí)的信息化建設的基礎。
同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價(jià)值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和領(lǐng)導決策服務(wù)，已成為供電企業(yè)信息化建設的核心環(huán)節。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò )化納入整體企業(yè)信息化的重要內容。通過(guò)長(cháng)期的全方位地跟蹤國內外本行業(yè)的科技動(dòng)態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設成具有行業(yè)特色的專(zhuān)題數據庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。
三、科技信息化管理是一項系統工程
供電企業(yè)一般設置科技信息管理部門(mén)，這個(gè)部門(mén)的主要職責是：根據本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展需要，開(kāi)展科技工作，解決實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)電網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步與信息化；運用科技管理、計算機應用、信息化和技術(shù)監督等手段，提高本企業(yè)科學(xué)管理水平。管理的內容：一是負責制定科技發(fā)展規劃，負責科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進(jìn)費項目計劃等；二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應用、技術(shù)市場(chǎng)等；三是負責專(zhuān)利管理，包括申報、統計、實(shí)施等；四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等；五是負責全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等；六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等；七是負責科技統計工作；八是負責信息化工作，包括信息規劃、信息網(wǎng)的建設與維護、組織開(kāi)發(fā)應用軟件等。當然，供電企業(yè)科技管理部門(mén)管理的內容并非僅僅以上八個(gè)方面，筆者之所以羅列出來(lái)，是說(shuō)明科技信息絕非是檔案管理部門(mén)一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統與科技數據庫，同樣是一項系統工程。
供電企業(yè)科技管理系統服務(wù)于全網(wǎng)的各級科技管理部門(mén)，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰術(shù)管理層和戰略管理層。通過(guò)集約化的共享數據庫和發(fā)達的計算機通信網(wǎng)絡(luò )，溝通各層間的信息交流，實(shí)現全網(wǎng)科技管理工作（當然包括科技檔案管理）的統一管理。
科技管理系統、科技計劃管理系統、科技成果管理系統、科技統計管理系統、計量管理系統、全面質(zhì)量管理標準化管理系統以及科技評審專(zhuān)家庫、科技成果專(zhuān)家評審系統等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢(xún)、統計功能。
推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來(lái)說(shuō)，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著(zhù)截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿(mǎn)足企業(yè)對科技檔案的需求。
科技檔案信息化建設是一項長(cháng)期、全面而又具體的工作，信息化建設的實(shí)現不可能是檔案部門(mén)力所能及的，也不是僅僅單憑幾個(gè)計算機技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門(mén)所發(fā)揮的主導作用。
四、科技管理系統實(shí)現了科技檔案現代化管理
1.科技計劃管理系統
以遼寧省電力公司為例，科技計劃管理信息系統采用面向對象的系統分析與設計，利用先進(jìn)的三層體系結構（BAS），應用JAVA技術(shù)開(kāi)發(fā)，符合J2EE標準的強大的企業(yè)級資源管理平臺，是建立并實(shí)施ERP的核心�？萍加媱澒芾淼闹饕δ馨ǎ簩鶎�、省公司和發(fā)供電企業(yè)的科技計劃進(jìn)行分類(lèi)查詢(xún)，按項目類(lèi)別，負責單位對資金分配的統計，設備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統運行以來(lái)，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò )完成計劃上報與下達、項目申請若干個(gè)。
2.計量管理系統
計量管理主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢(xún)等。
3.全質(zhì)及標準化管理系統
全質(zhì)及標準化管理系統主要包括：行業(yè)標準維護、基層單位上報QC成果、QC成果評審結論及上報QC成果，企業(yè)標準化編寫(xiě)模板等。
4.科技成果和專(zhuān)利管理
科技成果和專(zhuān)利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上報專(zhuān)利、篩選申報科技進(jìn)步獎項目、基層單位返回科技進(jìn)步獎推薦書(shū)、匯總上報科技進(jìn)步獎推薦書(shū)、科技成果專(zhuān)利統計及收集科技成果推廣項目申請書(shū)等。
5.科技統計系統
統計是科技檔案工作的一個(gè)組成部分，基本任務(wù)是對檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統計調查、分析、監督，以計量化的管理，科技統計系統的所有報表均采取網(wǎng)上電子報表形式。對各類(lèi)統計信息實(shí)現計算機管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )實(shí)現信息共享，使統計工作標準化、實(shí)用化�；鶎訂挝豢梢凿浫�、查詢(xún)、統計、修改、打印。
在遼寧電力科技管理系統應用過(guò)程中，不僅實(shí)現了科技檔案現代化管理，同時(shí)涌現出大量的新技術(shù)、新成果服務(wù)于企業(yè)建設。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動(dòng)其他新技術(shù)的應用與發(fā)展。隨著(zhù)企業(yè)信息化建設和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的不斷發(fā)展，必將實(shí)現科技檔案的管理信息化，科技檔案信息化的實(shí)現也一定能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
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