關(guān)于做好電力企業(yè)辦公室工作的探討
【論文關(guān)鍵詞】管理科學(xué) 方式方法 提高效率
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【論文摘要】本文以寧夏中衛供電局企業(yè)辦公室為例，闡述了堅持企業(yè)辦公室工作的原則:“科學(xué)、規范、高效”;要多管齊下、綜合管理;按照“高標準、高質(zhì)量、高效益”的要求，建立健全新的管理工作機制。
企業(yè)辦公室是企業(yè)的參謀部、工作督查部、后勤保障部，是企業(yè)的“中樞、窗口”。做好企業(yè)辦公室工作，對于提高企業(yè)工作效率具有重要意義。
隨著(zhù)電力體制改革的不斷深化，企業(yè)辦公室普遍面臨著(zhù)人員編制少、管理攤子多、工作壓力大的困難。人人身兼數職，在這種新形勢下，辦公室只有與時(shí)俱進(jìn)，立足于服務(wù)、著(zhù)力于創(chuàng )新，才能有所作為、有所發(fā)展。
一、堅持綜合管理，建立企業(yè)管理新機制
新形勢下，企業(yè)辦公室必須堅持“科學(xué)、規范、高效”的原則，多管齊下、綜合管理，按照“高標準、高質(zhì)量、高效益”的要求，建立健全新的管理工作機制。要做好辦公室工作，就要善于觀(guān)察、研究辦公室政務(wù)、事務(wù)、服務(wù)工作的普遍性和特殊性，從中找出規律性的東西，并形成相互銜接的制度和體系，使方方面面工作都有章可循、井然有序，步入規范化軌道。構建“工作有標準，過(guò)程有監督，結果有考核”的管理機制，充分調動(dòng)辦公室工作人員的積極性和主動(dòng)性，是應對當前辦公室工作人員少、任務(wù)重的有效方法。堅持從基礎工作入手，建立健全各類(lèi)管理制度，明確各崗位人員的素質(zhì)要求、職責范圍、管理標準、主要工作和監督考核指標，將紛繁的辦公室工作納入標準化管理體系當中，開(kāi)創(chuàng )各項管理工作忙而不亂、有條不紊，各類(lèi)人員各司其職、各盡其責的良好局面。
二、加強動(dòng)態(tài)管理，建立科學(xué)的督查機制
要搞好辦公室工作，光有日常制度、事前控制不行，光有總結表彰、事后批評也不行，還要加強動(dòng)態(tài)管理，對每項工作實(shí)行全過(guò)程監控。嚴格執行資金預算計劃，包括辦公費、差旅費、招待費的計劃控制，這是辦公室管理工作的一項重要內容。為了做好這項工作，在管理辦公室工作實(shí)行了嚴格的工作督查機制，加大資金使用過(guò)程的動(dòng)態(tài)督查，定期監督費用的使用情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)糾正;同時(shí)注意加強項目、資金的優(yōu)化整合，發(fā)揮整體效益，減少非計劃使用資金情況的發(fā)生，使各項經(jīng)費的使用均控制在預算框架內。此外，抓好重要會(huì )議精神的貫徹落實(shí)，也是企業(yè)辦公室督查工作的重要內容。開(kāi)展督查工作，不僅要落實(shí)人員、明確責任，實(shí)行全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，還要完成由被動(dòng)接受任務(wù)向主動(dòng)督查的轉變，這樣，才能確保企業(yè)各項重點(diǎn)工作落到實(shí)處。
三、加強目標管理.建立激勵約束機制
辦公室作為企業(yè)綜合管理部門(mén)，承擔著(zhù)很大一部分目標管理工作。要實(shí)現企業(yè)三項責任制考核指標，辦公室必須瞄準目標、分解指標，建立以目標為導向的激勵約束機制。堅持公開(kāi)、公正的獎勵與考核，既激發(fā)了全體員工的工作積極性和主動(dòng)性，提高了辦公效率，也為員工績(jì)效考評工作提供了量化指標，增強了績(jì)效考評工作的客觀(guān)公正性，促進(jìn)了部門(mén)的團結與和諧。
四、堅持“謀大抓小”，提高管理效能
“謀大抓小”，就是精心謀劃大事，嚴格管理小事。“謀大”，就是盡力為企業(yè)領(lǐng)導決策提供科學(xué)、有力的服務(wù);“抓小”，就是對企業(yè)具體的事務(wù)管理提供有效服務(wù)。二者相輔相成，不可偏股。在企業(yè)辦公室工作中，“謀大”應從以下幾方面著(zhù)手:一是加強與基層各單位的溝通聯(lián)系，堅持每月深入基層、班組學(xué)習調研一次，全面了解基層情況，準確掌握基層員工關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，及時(shí)提出協(xié)調解決的預案供領(lǐng)導決策參考。二是主動(dòng)加強與兄弟單位的橫向聯(lián)系，加強各類(lèi)信息的溝通與交流，為領(lǐng)導決策服務(wù)。三是發(fā)動(dòng)辦公室管理人員圍繞企業(yè)熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)展專(zhuān)項調查研究，集思廣益，獻計獻策。
在企業(yè)辦公室工作中，“抓小”應從以下幾方面入手:一是抓好公文處理，這是辦公室的“當家活”。要按照公文處理的有關(guān)要求，把好公文的“進(jìn)口”關(guān)和“出口”關(guān)，嚴格控制發(fā)文數量，不斷提高公文質(zhì)量。二是抓好生產(chǎn)值班管理工作，做到主動(dòng)、熱情、規范、周到。三是抓好后勤服務(wù)保障工作。后勤保障是企業(yè)辦公室的一項重要職能，也是辦公室工作的難點(diǎn)。為了提高后勤保障能力，公司從建章立制入手，狠抓了規范化管理。(1)在加大硬件設施投入、改善后勤服務(wù)條件的同時(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，加強對后勤服務(wù)的監督、檢查。(2)結合電力企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作特性，不定期開(kāi)展問(wèn)卷調查，多方位了解職工對后勤工作的建議、意見(jiàn)，并將意見(jiàn)及時(shí)反饋到相關(guān)部門(mén)和單位，采取切實(shí)有效整改措施，使后勤工作滿(mǎn)足職工生活需要。
五、增強服務(wù)意識，強化創(chuàng )新思維
企業(yè)辦公室的工作往往事關(guān)全局，辦公室不做決策但服務(wù)決策，各種綜合性、協(xié)調性、服務(wù)性工作貫穿始終，任務(wù)艱巨、責任重大。要徹底改變過(guò)去對辦公室工作的片面認識，不能認為只要做好辦公室日常事務(wù)就萬(wàn)事大吉了。辦公室在處理好日常事務(wù)的同時(shí)，應將更大的精力放到綜合協(xié)調、服務(wù)決策、服務(wù)管理上來(lái)，不斷創(chuàng )新服務(wù)的內容和方式，提高服務(wù)效率;否則，辦公室工作就不能說(shuō)是全面的、成功的和有效的。做好服務(wù)，就是要認真做好為領(lǐng)導決策服務(wù)，為基層單位服務(wù)，為員工服務(wù)。為領(lǐng)導服務(wù)，要從三個(gè)方面入手:一要全面、準確、及時(shí)地掌握企業(yè)實(shí)際情況，廣泛收集信息，深入調查研究，僧強認識問(wèn)題的前瞻性、科學(xué)性，更好地為領(lǐng)導決策提供有價(jià)值的意見(jiàn)、建議。二要堅持從職工中來(lái)到職工中去，真實(shí)地反映基層情況，基層的合理要求在領(lǐng)導決策中得到充分體現。三要準確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖，認真學(xué)習有關(guān)文件和領(lǐng)導講話(huà)精神，不折不扣地完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)。
辦公室人員要為基層和員工提供良好的服務(wù)，就既要牢固樹(shù)立服務(wù)意識，注意研究基層和員工的需求，增強服務(wù)工作的積極性、主動(dòng)性，又要改進(jìn)工作作風(fēng)，深入基層調查研究，經(jīng)常主動(dòng)聽(tīng)取基層單位的反映，虛心接受他們的批評與建議，不斷改進(jìn)工作。
在電力企業(yè)辦公室工作，要有與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng )新，敢于突破一些與時(shí)代發(fā)展不相適應的工作理念、工作模式，努力學(xué)習新的科學(xué)文化知識，注意吸取和利用基層和群眾創(chuàng )造的新經(jīng)u、新做法、新技術(shù)、新手段，不斷用新的思路、新辦法，解決辦公室工作中遇到的新矛盾、新問(wèn)題。
六、注重效率和質(zhì)盈，不斷提升自身素質(zhì)
要提高辦公室工作效率和質(zhì)量，就需要從以下幾方面努力:一是要倍養扎扎實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。一定要養成今日事今日畢，急事急辦、特事特辦的習慣，不管在什么情況下都不能拖拖拉拉。二是要提高工作質(zhì)量與標準。辦公室工作從內部來(lái)說(shuō)面對的是領(lǐng)導、部門(mén)和員工，從外部來(lái)說(shuō)面對的是公司主管部門(mén)，其工作和服務(wù)質(zhì)量的好差不僅影響領(lǐng)導、部門(mén)、基層工作的運轉，而且影響企業(yè)的形象乃至企業(yè)整體的正常運轉。因此，我們要努力把辦公室的每項工作做到最快最好。三是要強化內部管理，加強作風(fēng)建設。辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在辦公室工作中要嚴格按各項管理制度、規矩和程序辦事，不能自作主張、自行其事。生活上，辦公室人員要增強廉潔自律意識，樹(shù)立正確的榮辱觀(guān)，自重、自警、自省、自勵，能抵得住誘惑，經(jīng)得住考驗。四是要加強學(xué)習，提高人員素質(zhì)。要充分認識學(xué)習對做好辦公室工作的極端重要性，引導辦公室系統員工自覺(jué)地抓學(xué)習，努力把辦公室系統辦成學(xué)習型組織，切實(shí)提高辦公室人員的綜合素質(zhì)。
作為從生產(chǎn)人員到職能部室的主管領(lǐng)導，深刻體會(huì )到:企業(yè)在發(fā)展，新形式下，要做好企業(yè)辦公室管理工作，一要加強學(xué)習，提高對辦公室工作規律的認識，自覺(jué)圍繞企業(yè)中心工作努力創(chuàng )新管理機制，二要拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)效率，才能做好辦公室各項工作，為電力企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)做貢獻。
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