利用財務(wù)軟件的輔助核算實(shí)現業(yè)務(wù)進(jìn)程監測
【摘要】傳統會(huì )計核算是以科目為核算內容的體系。這種核算只能提供法人單位的綜合財務(wù)信息。由于現代管理工作的精細化要求,對業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行核算的需求越來(lái)越多。但使用設定子科目核算的方式收集業(yè)務(wù)進(jìn)程的會(huì )計信息,存在著(zhù)信息歸集困難和僅能對一類(lèi)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算的限制。本文利用主流財務(wù)軟件提供的自定義項輔助核算的功能,提供了解決這一問(wèn)題的應用案例,說(shuō)明利用軟件的各種功能設計出不同的核算方案,以滿(mǎn)足管理者對會(huì )計信息的各種需求,應該是現代會(huì )計的主要職能。
【關(guān)鍵詞】輔助核算;自定義項;核算元
一、會(huì )計科目核算體系在現代企業(yè)管理中的局限
會(huì )計科目是對會(huì )計對象具體內容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行核算所規定的項目,傳統的會(huì )計核算對象是法人單位,所以,會(huì )計科目體系核算的內容僅是法人單位總體的財務(wù)狀況,比如,銷(xiāo)售收入科目反應的是所有銷(xiāo)售產(chǎn)品的收入情況。如果需要詳細掌握各產(chǎn)品的銷(xiāo)售情況,則通常是以下設子級科目的方式加以解決。比如:為了對每種產(chǎn)品銷(xiāo)售收入進(jìn)行核算,可以在銷(xiāo)售收入科目下設定產(chǎn)品二級科目,即:6001 主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、600101 產(chǎn)品1、600102 產(chǎn)品2,等等。
然而,子級科目核算的結果只能從一個(gè)會(huì )計事項的角度進(jìn)行展示。但當需要對一項業(yè)務(wù)過(guò)程,比如一個(gè)產(chǎn)品從采購、入庫、出庫、銷(xiāo)售、繳稅和收、付款等一系列使用資金的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行核查時(shí),這種單一會(huì )計事項細分的方式就顯得不完善了。為了解決對整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行會(huì )計核算的監測要求,可以采用業(yè)務(wù)所涉及的所有科目進(jìn)行子科目細分的方法核算,比如對產(chǎn)品銷(xiāo)售業(yè)務(wù)涉及的采購、庫存、銷(xiāo)售、應收、稅金、相關(guān)費用等科目設定產(chǎn)品子科目,以記錄業(yè)務(wù)進(jìn)程的會(huì )計信息。雖然這種方法記錄下業(yè)務(wù)發(fā)生的會(huì )計資料,但受限于傳統會(huì )計核算方法,設定子級科目的方案存在著(zhù)許多不足,其中最主要的缺陷是:
(一)業(yè)務(wù)進(jìn)程的會(huì )計信息查詢(xún)困難
由于業(yè)務(wù)對象以子科目形式核算,分布在不同科目的不同級次賬下,傳統會(huì )計核算方法沒(méi)有提供子科目歸集信息的方法,所以查詢(xún)業(yè)務(wù)進(jìn)程(將產(chǎn)品進(jìn)貨、庫存、銷(xiāo)售和收款等環(huán)節)的綜合會(huì )計信息十分不方便,必須另設個(gè)性化的賬表以幫助查詢(xún)。
(二)不能同時(shí)進(jìn)行多類(lèi)業(yè)務(wù)核算
由于下設的子科目只能是一種類(lèi)型,如果還需要其他類(lèi)型的業(yè)務(wù)進(jìn)行核算,比如,在對銷(xiāo)售產(chǎn)品業(yè)務(wù)進(jìn)行核算時(shí),還需要按合同進(jìn)行核算,這種方式就無(wú)法滿(mǎn)足要求了。所以,傳統的會(huì )計科目核算體系不能適應多種業(yè)務(wù)類(lèi)型的核算需求。
二、利用財務(wù)軟件中的輔助核算功能進(jìn)行指定業(yè)務(wù)項的業(yè)務(wù)過(guò)程會(huì )計監測
輔助核算是現行的財務(wù)軟件常采用的功能,常用的輔助核算項目有個(gè)人、部門(mén)、項目、供應商、客戶(hù)等。但要對指定業(yè)務(wù)項進(jìn)行核算,這些項目顯然不夠。所以,主流的會(huì )計軟件又提供了自定義項的輔助核算設置。如用友ERP-U8 V8.71中,提供了多達16條自定義項的選擇設置。軟件可以針對設置為輔助核算的自定義項提供期初錄入、憑證錄入的必錄控制,提供自定義轉賬、匯兌損益、期間損益、銷(xiāo)售成本等結轉按自定義項結轉等會(huì )計核算方法,也提供對賬及多輔助賬查詢(xún)等結果查詢(xún)的方法。利用對自定義項的會(huì )計核算功能,可以便利地實(shí)現對特定業(yè)務(wù)項的業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行跟蹤和和核算的管理需求。
首先將需要核算的業(yè)務(wù)對象定義為“核算元”。對核算元的業(yè)務(wù)過(guò)程核算的原理是通過(guò)一組反應業(yè)務(wù)進(jìn)程的會(huì )計科目的核算,提供以核算元為信息匯集點(diǎn)的相關(guān)科目查詢(xún),以掌握業(yè)務(wù)(“核算元”)的業(yè)務(wù)進(jìn)程狀態(tài)。比如,以銷(xiāo)售的產(chǎn)品為核算元,銷(xiāo)售的業(yè)務(wù)過(guò)程包括采購、庫存、銷(xiāo)售、成本、支付費用、繳納增值稅、應收、應付等環(huán)節,在用友U8ERP-871軟件中,可以用以下四個(gè)步驟完成核算設置及核算。
第一步:確定業(yè)務(wù)過(guò)程核算的會(huì )計科目。依據“產(chǎn)品”銷(xiāo)售過(guò)程中的主要環(huán)節,確定需要記錄的會(huì )計事項,即會(huì )計科目組。
第二步:在自定義項中定義“核算元”和檔案。用“銷(xiāo)售產(chǎn)品”作為核算元,核算元的檔案為具體產(chǎn)品,如:產(chǎn)品1、產(chǎn)品2。
第三步:在相關(guān)會(huì )計科目中綁定核算元。即在會(huì )計科目設置中,將核算元設定為輔助核算項。
第四步:制單中輸入相關(guān)的核算元檔案。
完成這四步操作后,只要按照正常的會(huì )計核算處理流程,在會(huì )計賬目查詢(xún)中選擇“多輔助核算明細賬”或“多輔助核算匯總賬”查詢(xún),即可獲得核算元(產(chǎn)品)銷(xiāo)售進(jìn)程中,各業(yè)務(wù)環(huán)節的執行狀況。
三、實(shí)例操作
下面介紹用友ERP-U8 V8.71軟件中,利用自定義項輔助核算功能,對“產(chǎn)品”核算元進(jìn)行業(yè)務(wù)過(guò)程核算的具體操作內容。
(一)確定“產(chǎn)品”銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的核算科目
根據管理要求,產(chǎn)品銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)歷庫存、銷(xiāo)售、相關(guān)費用、稅金以及收、付款情況,所以在2007新會(huì )計制度科目中,確定采用庫存商品(1405)、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入(6001)、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本(6401)、銷(xiāo)售費用(6601)、應繳稅費(增值稅)(2221)、應收賬款(1122)、應付賬款 (2202)、銀行存款(1002)等作為核算科目;
(二)定義“銷(xiāo)售產(chǎn)品”為核算元
進(jìn)入企業(yè)平臺后(圖1),通過(guò)①基礎設置——②基礎檔案——③其它——④自定義項,打開(kāi)自定義核算單元窗口。
進(jìn)入“自定義項檔案”窗口(圖2)后,按照以下順序操作完成對核算業(yè)務(wù)項的定義:
�、� 在左邊窗口的“自定義項類(lèi)別”中,選擇表“單據頭”類(lèi)別;
�、� 在“自定義項檔案”窗口的項目(共有16條)中,雙擊“自定義項1”條目,打開(kāi)“自定義項設置”窗口;
�、� 在“自定義項設置”窗口中的“項目名稱(chēng)(簡(jiǎn)體)欄下,輸入核算元的名稱(chēng)“銷(xiāo)售產(chǎn)品”;
�、� 在輔助窗口的“數據來(lái)源”欄目中的下拉列表中選擇“手工輸入”,
�、� 在右邊的復選項目中,選擇“必輸”;
�、� 選擇“需要建檔”;
�、� 選擇“檢查合法性”。
“必輸”、“需要建檔”和“檢查合法性”三個(gè)選項,保證在輸入過(guò)程中核算元數據的唯一性。
當完成對核算元的定義和操作設置后,在“自定義項類(lèi)別”窗口的菜單中,點(diǎn)擊“檔案”菜單,進(jìn)入核算元檔案的輸入窗口(圖3)。按照下列步驟操作:
�、� 點(diǎn)擊增加菜單;
�、� 在“自定義值”欄位置,輸入核算元的具體值,即品名—產(chǎn)品1;
�、� 在“代碼”欄位置,輸入產(chǎn)品編號001(可以自行定義);
�、� 點(diǎn)擊存盤(pán)圖標,保存輸入的內容;
�、� 在下部的展示窗口中,會(huì )列出剛剛輸入的產(chǎn)品名稱(chēng)以及產(chǎn)品編號。
依次重復以上5步,可建立完成核算元的基本檔案。
(三)選定的會(huì )計科目中綁定核算元
在“基本設置”菜單中(圖1),選擇基本檔案——財務(wù)——會(huì )計科目,選出需要修改的會(huì )計科目,雙擊該科目進(jìn)入科目修改窗口(圖4)。在本窗口中,點(diǎn)擊“修改”功能鍵,然后按照①選擇“銷(xiāo)售產(chǎn)品”核算元;②按“確定”按鈕保存已作的修改。
(四)制單
打開(kāi)“業(yè)務(wù)工作”臺上的財務(wù)會(huì )計—總賬—憑證菜單,選擇“填制憑證”,進(jìn)入制單操作。當在科目名稱(chēng)欄選擇科目時(shí),只要選擇綁定“銷(xiāo)售產(chǎn)品”核算元的科目,系統將自動(dòng)彈出“輔助項”輸入窗口,在此,只要用參照按鈕①打開(kāi)產(chǎn)品檔案,并選擇合適的產(chǎn)品名,并按②“確定”按鈕確定輸入即可完成檔案輸入操作。操作結果可以用③的副窗按鈕,打開(kāi)憑證副窗口看到④的顯示。
(五)核算元(銷(xiāo)售產(chǎn)品)業(yè)務(wù)核算查詢(xún)
與會(huì )計處理的流程一樣,制單完成后,通過(guò)審核和記賬,完成會(huì )計核算,同時(shí)也完成了“核算元”的核算。核算元核算的結果可以直接通過(guò)總賬菜單中的①賬表——②綜合輔助賬——③多輔助核算明細賬,進(jìn)入查詢(xún)定義窗口(圖6)。在此窗口中,首先選擇④多欄賬賬類(lèi),然后在條件頁(yè)面選擇“過(guò)濾條件2頁(yè)簽,從⑤銷(xiāo)售產(chǎn)品參照檔案中選出需要查詢(xún)的產(chǎn)品,按⑥確認按鈕,便可得到圖7所示的查詢(xún)結果。該結果以一個(gè)產(chǎn)品為對象,列出該產(chǎn)品業(yè)務(wù)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節相關(guān)的會(huì )計科目核算結果,可以一目了然地看到業(yè)務(wù)進(jìn)展的狀況。
四、總結
由于計算機的應用,傳統手工會(huì )計核算的工作已接近完全被取代。適應現代化管理的要求,會(huì )計人員應該將其職能轉移到及時(shí)、準確地提供管理需要的會(huì )計信息上來(lái)。以上案例是以會(huì )計核算的方式監測業(yè)務(wù)進(jìn)程的一種管理應用,說(shuō)明現代企業(yè)的會(huì )計人員應該掌握好軟件的各種功能,不斷根據管理要求,設計出不同的核算方案,以滿(mǎn)足管理者對會(huì )計信息的各種需求。
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