會(huì )計電算化及其對財會(huì )業(yè)務(wù)內部控制的影響

　　摘要：會(huì )計電算化是會(huì )計工作的發(fā)展趨勢。分析目前會(huì )計電算化工作在會(huì )計無(wú)紙化、電子原始資料的審核與確認、電算化安全等方面所存在的問(wèn)題，研究會(huì )計電算化對會(huì )計業(yè)務(wù)內部控制的影響，并以此爲基礎探討加強電算化系統管理的內部制度建設問(wèn)題，以確保財會(huì )實(shí)行電算化後的系統正常、安全、有效地運行。

　　1、會(huì )計電算化面臨的幾個(gè)問(wèn)題

　　1.1 會(huì )計無(wú)紙化中存在的問(wèn)題

　　在手工會(huì )計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄於紙張之上，并按會(huì )計資料處理的不同過(guò)程分爲原始憑證、記賬憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表。紙張上的書(shū)面資料形成會(huì )計人員所熟悉的會(huì )計證據原件，這些紙質(zhì)原件的資料若被修改，則容易辨別出修改的線(xiàn)索和痕跡，這也是傳統紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特徵。但是，在電腦網(wǎng)路資訊系統中，原來(lái)紙質(zhì)的會(huì )計原始憑證的資料被直接記錄在磁片或光碟上，由於在技術(shù)上對電子資料非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。然而，在電子資料形成和存儲管理過(guò)程加強控制和傳統觀(guān)念轉換的條件下，電子資料像紙張憑證一樣可作爲會(huì )計的原件。如果法律上不承認電子資料可作爲資料“原件”，那麼許多資料就要模仿手工操作的方法形成紙張式的原件，會(huì )計的無(wú)紙化也就無(wú)法開(kāi)展，并進(jìn)而影響會(huì )計電算化的進(jìn)程。

　　1.2 電子原始資料的審核和確認

　　在現有的會(huì )計電算化環(huán)境下，絕大多數會(huì )計還保持著(zhù)傳統的紙張式的憑證審核和手工編制會(huì )計記賬憑證方式，因而，在電算化初期，會(huì )計原始資料的審核仍然沿用傳統方法。但是，隨著(zhù)會(huì )計電算化的進(jìn)一步發(fā)展，面對“無(wú)紙”的會(huì )計資料，會(huì )計人員特別關(guān)心的是怎樣審核和確認存放在電腦系統中的資料與業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的原始形式是一致的。磁片和光碟的資料可通過(guò)適當的電腦工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”，因此，確保這些電子資料是以原始形式保存下來(lái)是無(wú)紙資訊系統的關(guān)鍵。在無(wú)紙化的資訊系統環(huán)境下，電子原始資料經(jīng)審核和確認後，就可利用會(huì )計記賬憑證編制的軟體模組自動(dòng)生成電子記賬憑證，自動(dòng)形成後的電子記帳憑證就不讓任何人修改，而且由這些電子記賬憑證或電子原始資料直接生成的電子記賬憑證、電子賬簿和電子報表都是派生性的資料，如果所用的軟體是正確的，會(huì )計系統中的派生資料的正確性、真實(shí)性和完整性完全取決於電子原始資料。

　　1.3 會(huì )計電算化工作中的安全問(wèn)題

　　現有的會(huì )計應用軟體系統在設計、開(kāi)發(fā)階段，普遍存在著(zhù)系統需求中安全需求少、軟體設計重功能輕安全的現象，軟體設計選用的語(yǔ)言和資料庫考慮安全性能少，以至軟體投入運行後暴露諸多安全隱患，如資料庫呈開(kāi)放狀態(tài)、易於打開(kāi)、應用系統軟體存在安全問(wèn)題等。這類(lèi)現象和問(wèn)題目前還尚未得到徹底的改變，同時(shí)，許多安全設施并未配置齊全，特別是硬體自身安全性能低，造成的結果是由於硬體的安全問(wèn)題直接影響會(huì )計應用系統軟體的正常運用。另外，還有操作和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴格、安全管理制度檢查落實(shí)不到位等問(wèn)題。

　　2、會(huì )計電算化對會(huì )計業(yè)務(wù)內部控制的影響

　　電算化財務(wù)系統的內部控制，既包括原來(lái)的手工賬務(wù)過(guò)程，又包括程式設計、電算賬務(wù)處理過(guò)程。由於會(huì )計電算化是以電子電腦爲主的當代電子資訊技術(shù)應用到會(huì )計中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是用電子電腦代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會(huì )計資訊的分析、預測、決策的過(guò)程，是現代社會(huì )大生産和新技術(shù)革命的必然手段。

　　2.1 內部控制形式的變化

　　(1) 原手工操作下一些內部控制措施在電算化後沒(méi)有存在必要性。如編制科目匯總表，憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對;

　　(2)原手工操作下一些內部控制措施在電算化後轉移到電腦內了，如憑證借貸平衡校驗，馀額發(fā)生額平衡檢查�？梢�(jiàn)，電算化會(huì )計除了人這個(gè)執行控制的主體外，許多內容控制方法主要通過(guò)會(huì )計軟體來(lái)實(shí)現的，因此，電腦系統的內部控制也由手工條件下的單一制度控制轉變爲程式控制和制度控制。

　　2.2 內部控制制度內容的變化

　　電腦技術(shù)的引入，給會(huì )計工作增加了新的工作內容，同時(shí)也增加了新的控制措施，如電腦硬體及軟體分析、編程、維護人員與電腦操作人員內部控制，以及電腦機內及磁片內會(huì )計資訊安全保護、電腦病毒防治、電腦操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。

　　3、加強電算化系統管理的內部制度建設問(wèn)題

　　實(shí)行電算化以後，系統的正常、安全、有效運行的關(guān)鍵是操作使用。如果單位管理制度不健全或實(shí)施不力，都會(huì )給各種非法舞弊行爲以可乘之機。因此，會(huì )計主體的改變，也給內部控制下的制度賦予新的內涵。

　　3.1 嚴格機構和人員的管理與控制

　　會(huì )計核算軟體投入正式使用後，對原有會(huì )計機構必須做相應調整，對各類(lèi)人員制定崗位責任制度。會(huì )計電算化後的工作崗位可分爲基本會(huì )計崗位和電算化會(huì )計崗位�；�本會(huì )計崗位可包括：會(huì )計主管、出納、會(huì )計核算各崗、稽核、會(huì )計檔案管理等工作崗位;電算化會(huì )計崗位包括：直接管理、操作、維修電腦及會(huì )計軟體系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合，以實(shí)現職權分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現錯誤或違法行爲。如規定系統開(kāi)發(fā)人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。

　　3.2 嚴格系統操作環(huán)境管理和控制系統

　　操作環(huán)境包括系統操作過(guò)程以及系統的維護。操作程式控制主要通過(guò)制訂一套完整而嚴格的操作規定來(lái)實(shí)現。操作規程應明確職責，操作程式和注意事項，并形成一套電算化系統文件。如規定交接班手續和登記運行日志，規定資料備份及機器的使用規范，規定軟碟專(zhuān)用以防病毒感染。系統維護包括硬體維護和軟體維護，硬體維護主要包括：

　　(1)定期進(jìn)行檢查并做好記錄;

　　(2)在系統運行過(guò)程中出現硬體故障要及時(shí)進(jìn)行故障分析并做好記錄。而軟體維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。

　　3.3 建立電腦房管理制度

　　實(shí)行電算化以後，設立電腦房的主要目的是：給電腦設備創(chuàng )造一個(gè)良好的運行環(huán)境，保護機器設備;防止各種非法人員進(jìn)入機房，保護機內程式和資料的安全。

　　具體措施包括：

　　(1)對進(jìn)入機房?jì)鹊娜藛T進(jìn)行嚴格審查;

　　(2)保證機房設備安全的措施。如機房防火規定等;

　　(3)保證電腦正常運行措施。如機房防潮、防磁及 溫等方面的規定等;

　　(4)會(huì )計資料和會(huì )計軟體安全保密的措施。如數據備份規定及不準在電腦上玩電腦游戲等規定;

　　(5)修改會(huì )計核算軟體的審批和監督制度。如規定會(huì )計核算軟體的修改需報經(jīng)單位總會(huì )計師批準等。

　　3.4 建立健全的檔案管理制度

　　這些檔案主要是指列印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會(huì )計資料和程式的軟碟及其他存儲介質(zhì)。系統開(kāi)發(fā)運行中的各種文檔及其他會(huì )計資料的功能是負責系統內各類(lèi)文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過(guò)制定與實(shí)施檔案管理制度來(lái)實(shí)現，一般包括：

　　(1)存檔的手續必須有會(huì )計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管;

　　(2)各種安全保證措施，如備份軟碟應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方;

　　(3)采用磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復制，防止由於磁性介質(zhì)損壞而使會(huì )計檔案丟失。此外，還應高度重視電算化人才的開(kāi)發(fā)與培養，并爲此提供必要的物力、財力，以造就一支高素質(zhì)的財會(huì )科技隊伍，爲會(huì )計電算化工作提供人力和智力支援。

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