試談電子信息化管理模式在檔案管理中的意義
摘要：檔案管理工作是任何一個(gè)企業(yè)管理的重要部分。隨著(zhù)當前社會(huì )的信息化發(fā)展及科學(xué)技術(shù)水平的不斷成熟，電子信息技術(shù)也應運而生，并且廣泛地運用在很多領(lǐng)域。電子信息技術(shù)也使企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了變革，能夠讓檔案管理的過(guò)程更加便利。由電子信息技術(shù)催生出的電子信息化管理模式是一種檔案管理工作改革之下的全新模式，非常適合我國煤炭行業(yè)企業(yè)的檔案管理工作。
關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式;檔案管理;作用;煤炭行業(yè)
當前，我國煤炭行業(yè)的發(fā)展已成為社會(huì )發(fā)展中的一個(gè)熱點(diǎn)。煤炭行業(yè)中的檔案管理工作隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展逐漸開(kāi)始健全起來(lái)。但是由于煤炭企業(yè)的一些條件限制，還在采用傳統的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業(yè)的檔案管理。相對于傳統的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對的是信息化電子文件，轉變了以往檔案資料必須呈現在紙質(zhì)文件上的固有模式，借助計算機和現代辦公軟件就可以進(jìn)行閱讀。同時(shí)電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質(zhì)文件，不受時(shí)間和空間的限制而實(shí)現共享，是一種簡(jiǎn)單、高校進(jìn)行檔案管理工作的現代模式。下文中主要針對電子信息化模式的基本概念和特點(diǎn)進(jìn)行概括，探討其在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的作用等理由。
一、電子信息化管理模式的概括
(一)電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當下社會(huì )信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計算機磁盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內容主要包含了圖片、信件、報表、圖紙等。是一種相對而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。
(二)電子信息化管理模式的特點(diǎn)
電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計算機及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開(kāi)計算機以及相關(guān)現代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴謹科學(xué)的模式。
電子信息化管理模式是在傳統檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開(kāi)放性的全新的檔案管理工作體系。是對從前傳統檔案管理工作必要補充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。轉變了以往檔案管理不規范、管理封閉、管理銜接不嚴密等理由。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業(yè)的傳統檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠將傳統的紙質(zhì)文件記錄的文字、報表、信件等利用計算機的現代辦公軟件形成數字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計算機網(wǎng)絡(luò )來(lái)實(shí)現對于檔案管理的現代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現如下。
一是電子信息化管理模式能夠推動(dòng)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。
二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì )人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，推動(dòng)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng )新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當復雜，檔案內容涉及了運營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類(lèi)別相當復雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(cháng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類(lèi)別多樣的檔案當中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類(lèi)查找等多種檢索策略，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(cháng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節。由于環(huán)境理由的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì )出現某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當無(wú)法使用等理由。這是因為煤炭行業(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠將檔案管理人員從加工環(huán)節中解放出來(lái)，采用計算機現代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節、鑒定環(huán)節等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計算機網(wǎng)絡(luò )系統就可以實(shí)現自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò )電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數據庫。
二是利用計算機的現代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節對電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節是相當重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對電子檔案分級保存，加設多層防護密碼，設置使用權限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節是對電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強調利用環(huán)節，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀策略，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統計環(huán)節主要依靠的是電子信息管理模式中的計算機自動(dòng)系統來(lái)實(shí)現，大大降低統計環(huán)節的時(shí)間浪費和人工浪費，保障統計環(huán)節的效率以及精確。
四、結束語(yǔ)
社會(huì )信息科技不斷發(fā)展，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)的檔案管理中運用是必定的趨勢，也是廣大大中小型企業(yè)的必定選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補了傳統檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應有的貢獻。
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