試談?dòng)嬎銠C技術(shù)運用于電子檔案管理的深思
摘 要：每個(gè)上班的人都在單位有自己的檔案，檔案是指機關(guān)，團體或者企業(yè)為了規范管理，把員工的資料或者生產(chǎn)銷(xiāo)售情況等做統籌的記錄，以便以后查詢(xún)，利用和參考，并按專(zhuān)門(mén)的策略進(jìn)行整理歸檔。比如人事檔案，會(huì )計檔案，病歷檔案等等，不過(guò)以前的檔案都是紙質(zhì)的，保存或尋找起來(lái)都特別麻煩�，F在隨著(zhù)計算機科技的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)越來(lái)越多的應用到各行各業(yè)中，為了對電子檔案有進(jìn)一步的認識，本文結合實(shí)際情況對電子檔案的運用進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞：探討;電子檔案管理;計算機技術(shù)
1 前言
在企業(yè)中，檔案記錄了企業(yè)成立時(shí)間，經(jīng)營(yíng)的各種產(chǎn)品資料以及各個(gè)時(shí)間段的銷(xiāo)售情況和企業(yè)發(fā)生的改革等等，為企業(yè)以后的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了更加真實(shí)更加可靠的參考依據，在企業(yè)發(fā)展運營(yíng)中起著(zhù)至關(guān)重要的作用。以前企業(yè)里的檔案都是用手寫(xiě)的，這樣特別浪費時(shí)間，而且時(shí)間長(cháng)了紙質(zhì)的文檔就會(huì )發(fā)生損壞，很可能會(huì )丟失很重要的文件，并且在后期查詢(xún)資料的時(shí)候很麻煩，為企業(yè)造成不必要的損失。但是電子檔案的出現為企業(yè)的管理工作提供了很大的方便，大大減少了管理工作的難度，同時(shí)也提高了員工的工作效率。下面我們開(kāi)始分析電子檔案管理的有關(guān)細節[1]。
2 電子檔案的概念及優(yōu)勢
電子檔案不同于傳統紙質(zhì)的檔案，以前紙質(zhì)的檔案容易損壞，查詢(xún)資料也很麻煩。但是電子檔案就跟它有更加鮮明的對比了，不僅不容易損壞，查詢(xún)起來(lái)也特別方便。紙質(zhì)檔案是以紙為介質(zhì)，而電子檔案則是用計算機磁盤(pán)等電子設備作為介質(zhì)用來(lái)保存文檔的，比如現在應用廣泛的U盤(pán)，手機內存卡，移動(dòng)硬盤(pán)等等，這些都是儲存設備，它們不僅存儲方便快捷，而且便于攜帶，只要有電腦隨時(shí)隨地都可以用。這些檔案不同于紙質(zhì)檔案，看得到摸不著(zhù)，比較虛擬，以下簡(jiǎn)稱(chēng)虛擬檔案，虛擬檔案是在計算機上以比特和字節的形式來(lái)表示檔案信息的，和紙質(zhì)檔案是不同的。虛擬檔案可以在電腦上互相流通，也可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立遠程管理系統，如圖1。要想使檔案的比特和字節能隨機定位于用戶(hù)的網(wǎng)絡(luò )終端，使字節和比特以數字，文字，圖表，符號和圖像的形式出現在用戶(hù)面前，就必須要使用正確的硬件和軟件。
目前市場(chǎng)上儲存電子檔案的大多是U盤(pán)，光盤(pán)，內存卡，硬盤(pán)等，這些存儲設備可以有效地保證文檔的完整性和安全性。傳統的手寫(xiě)檔案在書(shū)寫(xiě)過(guò)程中很有可能造成失誤，引起信息錯誤，那么在以后查詢(xún)的時(shí)候更會(huì )錯上加錯，極有可能給企業(yè)未來(lái)的發(fā)展造成很大的損失。那么電子檔案就避開(kāi)了這個(gè)錯誤，它在操作過(guò)程中如果出現操作錯誤，計算機會(huì )自動(dòng)發(fā)出錯誤警報，這樣就大大提高了文檔的正確率。另外，電子檔案可以隨身攜帶，無(wú)論何時(shí)何地需要，都能給用戶(hù)展示最精準的數據。并且占用存儲空間小。正所謂U盤(pán)在手，信息全有。
3 計算機技術(shù)在電子檔案管理中的運用
隨著(zhù)電腦技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案也越來(lái)越廣泛地應用到企業(yè)中，它的產(chǎn)生給各行各業(yè)帶來(lái)了莫大的方便[2]。所謂跟上時(shí)代，跟上步伐，企業(yè)才能走的更遠。電子檔案把企業(yè)的管理難度大大降低了，那么操作起來(lái)就更加方便快捷，也提高了企業(yè)的工作效率。那么從事電子檔案管理的工作人員，要想把這項艱巨而光榮的任務(wù)做好，就一定要對電子檔案有更深的了解，對它的性能要了如指掌，才能把企業(yè)的檔案管理工作做的更加得心應手。
3.1 存儲
對于以前手寫(xiě)的檔案大多數都是用紙質(zhì)的，時(shí)間長(cháng)了的檔案都儲放在檔案室里，要占用一間房子，那么日積用累以后紙質(zhì)的檔案越來(lái)越多，檔案室里存儲放不下就只能再加一間房子來(lái)繼續儲存紙質(zhì)檔案，這樣無(wú)限期循環(huán)起來(lái)。就加劇了存儲室的負擔[3]。那么電子檔案就跟傳統的紙質(zhì)檔案有著(zhù)天壤之別了，檔案人員只需要把檔案輸入電腦，它就會(huì )自動(dòng)存入計算機的數據庫中，它不僅占用空間小，而且存儲空間大。
3.2 查詢(xún)
企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，會(huì )經(jīng)常參考往年同期的記錄來(lái)作比較，來(lái)確定公司的進(jìn)展。那么如果使用的是紙質(zhì)的檔案的話(huà)，尋找起來(lái)就很麻煩了，要動(dòng)用大量的人力來(lái)參與，還要浪費大量的時(shí)間，這樣就降低了員工的工作效率。但如果使用的是電子檔案的話(huà)，在計算機相應的文件上只要輸入所要查詢(xún)的數據代碼，計算機就會(huì )自動(dòng)而準確地為您尋找出你所需要的資料[4]。這樣不僅減少了大量的人力，還為公司減少了大量的時(shí)間。這樣工作效率也就大大地提高了。企業(yè)的發(fā)展也就蒸蒸日上。企業(yè)很有可能會(huì )因為這個(gè)扭虧為盈。
3.3 監測
以前傳統紙質(zhì)的檔案不能加密碼，那么企業(yè)內部檔案就存在很大的危險性，如果檔案被竊取就會(huì )給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。那么使用電子檔案就不會(huì )出現這樣的情況了，有自動(dòng)的監測功能，它還可以設置密碼，這樣就不會(huì )被竊取，使企業(yè)的檔案信息的安全性大大提高，從而避開(kāi)了企業(yè)的損失[5]。
4 結語(yǔ)
隨著(zhù)現代電腦科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案也一步步代替了紙質(zhì)檔案，越來(lái)越廣泛的被應用到各行各業(yè)中，這樣使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理更加得心應手，大大提高了企業(yè)運營(yíng)和操作的工作效率。那么要使自己的企業(yè)更接近現在科技的發(fā)展軌道，就更需要培訓計算機科技方面的人才，為電子檔案管理工作更好地服務(wù)[6]。
[參考文獻]
[1]傅榮校，著(zhù).檔案管理現代化：檔案管理中技術(shù)革命進(jìn)程的動(dòng)態(tài)審視.浙江大學(xué)出版社，2010.
[2](美)哈格，等，著(zhù)，嚴建援，等，譯.信息時(shí)代的管理信息系統.北京：機械工業(yè)出版社，2011.
[3](美)薩曼達，(美)希瓦史塔瓦，著(zhù)，羅英偉，等，譯.信息存儲與管理：數字信息的存儲、管理和保護.北京：人民郵電出版社，2011.
[4]馬長(cháng)林，宗培嶺，等，主編.檔案館信息化建設探論.上海：上海社會(huì )科學(xué)院出版社，2011.
[5]劉越男，著(zhù).建立新秩序--電子文件管理流程研究.北京：中國人民大學(xué)出版社，2012.
[6]安小米，等，編著(zhù).基于ISO15489的文件檔案管理核心標準及相關(guān)規范.北京：中國標準出版社，2012.
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