辦公室行政管理探究
搞好服務(wù)是辦公室行政管理的主要任務(wù)，也是辦公室行政管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。下面是yjbys小編為您搜集整理的辦公室行政管理探究論文，以供參考，希望能對您有所幫助。
摘要：辦公室行政管理工作是確保公司工作正常運轉的重要保證，此文闡述了辦公室工作的地位、職能，并就做好辦公室行政管理工作提出了建議。
關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理;服務(wù)
辦公室行政管理具有多層次、綜合性以及具體任務(wù)多樣化的特點(diǎn)，為了科學(xué)有效地開(kāi)展工作，必須遵循服務(wù)第一原則、制度化原則、科學(xué)化原則和勤儉辦事原則。辦公室行政管理的根本目的，是為行政機關(guān)有效地工作提供各方面的服務(wù)。
首先，搞好服務(wù)是辦公室行政管理的主要任務(wù)，也是辦公室行政管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。要堅持服務(wù)第一的原則，為領(lǐng)導者的工作需要和公司的正常運作提供服務(wù)。其次，由于行政機關(guān)的行政事務(wù)繁雜，要使工作順暢有序地進(jìn)行，就必須建立健全各項規章制度，保證公司管理工作有章可循，人員各司其職，做到事事有人管，件件有落實(shí)，從而提高工作效率和質(zhì)量。第三，辦公室管理工作千頭萬(wàn)緒，要采取科學(xué)化的方法，使工作定量化、條理化、系統化，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)設備，有效地提高辦事效率。第四，要厲行節約，反對浪費，堅持勤儉辦事。要加強財務(wù)管理，合理使用經(jīng)費，在提高辦事效率的同時(shí)，降低管理成本。
辦公室作為一個(gè)綜合的、全面的辦事機構，既擔負著(zhù)執行、調研等宏觀(guān)管理職能，又擔負著(zhù)文件起草、督辦協(xié)調、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)等微觀(guān)服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)公司承上啟下、協(xié)調左右、聯(lián)系內外的“樞紐”。新的形勢對辦公室強化政務(wù)、搞好事務(wù)、規范服務(wù)等方面提出了更高的要求。結合工作實(shí)際，筆者就做好新時(shí)期辦公室行政管理工作發(fā)表一些觀(guān)點(diǎn)。
一、充分認識辦公室工作的重要地位
辦公室是一個(gè)公司的“窗口”。一方面，從辦公室的地位來(lái)看，辦公室是綜合性辦事部門(mén)，是保持一個(gè)公司正常運轉的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性的聯(lián)系工作是通過(guò)辦公室及其工作人員來(lái)進(jìn)行的。行政管理崗位通常被設在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著(zhù)日常的辦公室事務(wù)工作，人們也是從這個(gè)“窗口”來(lái)看待和評價(jià)公司工作的。另一方面，從提高辦公室的整體效率來(lái)看，機關(guān)各業(yè)務(wù)部門(mén)只負責本業(yè)務(wù)系統的工作，而每一項工作各個(gè)環(huán)節合理、準確、及時(shí)地銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調、處理和解決。業(yè)務(wù)部門(mén)的單一性要靠辦公室來(lái)完成，辦公室人員不僅要掌握自己辦公的職能，還要懂得各業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)準則，只有認識、找準行政管理工作特定的位置和職能，才能樹(shù)立全方位為民服務(wù)的觀(guān)念;只有積極努力、耐心細致地為領(lǐng)導服務(wù)、為機關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，才能以良好的“窗口”形象樹(shù)立起辦公室的威信，提高辦事效率，促進(jìn)辦公室各項工作有序、穩定、正常地開(kāi)展。
二、正確把握辦公室的行政管理職能
從行政管理的角度來(lái)看，辦公室的工作主要是上級部門(mén)以及本公司下達的各項行政工作，對象主要是領(lǐng)導和各部門(mén)工作人員。辦公室的行政管理職能主要有以下四個(gè)方面：
(一)助手作用。辦公室對上級機關(guān)的部署結合本公司領(lǐng)導的意見(jiàn)貫徹執行，并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執行，對加強機關(guān)管理、維護工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執行的作用。
(二)參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線(xiàn)，了解基層情況并聽(tīng)取意見(jiàn)、總結經(jīng)驗、提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導匯報并提出建設性參考意見(jiàn)，作好領(lǐng)導的參謀。
(三)協(xié)調作用。辦公室在管理工作中需要負責協(xié)調工作，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉達傳送上級主管部門(mén)以及本公司領(lǐng)導的各項指示精神，主動(dòng)協(xié)調好各部門(mén)的關(guān)系，起著(zhù)承上啟下、聯(lián)系內外的“樞紐”作用。
(四)保障作用。辦公室既要保證上級主管部門(mén)以及本公司分派和布置的各項具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導集中精力思考和處理工作中的重大問(wèn)題，又要同公司內各部門(mén)建立良好的工作關(guān)系，傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)，充分調動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項任務(wù)。
三、辦公室工作要處理的三個(gè)矛盾
(一)大局和小局的矛盾。辦公室作為一個(gè)綜合部門(mén)，其性質(zhì)和其他部門(mén)的區別主要體現在服務(wù)性上，這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，當部門(mén)工作與機關(guān)的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候，自覺(jué)地做到小局服從大局、局部服從整體。同時(shí)盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局工作的基礎和前提。
(二)主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性，但是要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動(dòng)性，善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動(dòng)著(zhù)手、提前準備;對領(lǐng)導臨時(shí)交辦的任務(wù)、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時(shí)要積極適應領(lǐng)導的工作思路，主動(dòng)做好超前服務(wù)。
(三)“過(guò)”與“不及”的矛盾。為領(lǐng)導出主意、當參謀，一定要把握“度”，即掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領(lǐng)導之所想，為領(lǐng)導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。
四、做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵
要想發(fā)揮好辦公室的整體功能，關(guān)鍵是提高辦公室人員的整體素質(zhì)，培養良好的工作作風(fēng)，在行政管理崗位上做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng )新、樂(lè )于奉獻。(一)要增強服務(wù)意識，敢于面對矛盾和問(wèn)題。在繁雜的事務(wù)中保持清醒的頭腦，對工作認真負責、甘于吃苦、樂(lè )于奉獻，講究原則性、規范性。要保持嚴謹細致、一絲不茍的作風(fēng)，嚴格用各種紀律和規章制度要求自己。無(wú)論是大事小事，都要時(shí)刻堅持認真細致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。
(二)要努力提高能力，主動(dòng)適應辦公室工作的新要求。
辦公室工作面廣、綜合性強，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當好領(lǐng)導的參謀和助手。要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng)，探索做好行政管理工作的新路子。要注重對新知識、新問(wèn)題的學(xué)習研究，在規范服務(wù)、搞好事務(wù)等方面主動(dòng)地去思考和執行。
(三)要強化團隊觀(guān)念，注重與同事建立良好的合作關(guān)系。辦公室工作雖然各有分工、各有職責，有些依靠個(gè)人力量是能夠完成的，但更多要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，就必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，最大限度地發(fā)揮潛力。辦公室工作“事無(wú)巨細皆大事”，工作分工不分家，要取長(cháng)補短，多與同事溝通，在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其他同事的協(xié)調銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，不斷提高工作質(zhì)量和效率。
(四)要提升創(chuàng )新意識，學(xué)文件、想問(wèn)題、出主意要有新思路和新理念。做事有前瞻性，制定工作計劃要新穎、獨特，要結合本單位的特點(diǎn)，有時(shí)代和時(shí)效特點(diǎn)而不是照搬照抄;工作要走一步想三步，做到通盤(pán)考慮，要按照“PDCA”循環(huán)做到“計劃—執行—檢查—處理”;同時(shí)學(xué)習方法也要不斷創(chuàng )新，利用網(wǎng)絡(luò )、計算機和各類(lèi)辦公室軟件學(xué)習運用，不斷提升工作能力，與時(shí)俱進(jìn)。
總而言之，作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協(xié)調工作，使領(lǐng)導之間、部門(mén)之間、人員之間思想一致、行動(dòng)統一，從而最大限度地調動(dòng)公司和個(gè)人的積極性，在相互配合、減少內耗的情況下發(fā)揮整體的最優(yōu)效能。
參考文獻：
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