電算化條件下會(huì )計檔案管理工作的新挑戰
摘要：電算化條件下，會(huì )計檔案管理工作面臨著(zhù)諸多挑戰，文章指出電算化促進(jìn)了會(huì )計檔案內涵的拓展;電算化提高了會(huì )計檔案的技術(shù)含量和知識含量;電算化條件下，會(huì )計檔案的信息的真實(shí)性和安全性要求更高;電算化條件下的會(huì )計檔案管理的科學(xué)性要求更高。
關(guān)鍵詞：電算化：會(huì )計檔案：新挑戰
一、電算化促進(jìn)了會(huì )計檔案內涵的拓展
電算化會(huì )計檔案比傳統會(huì )計檔案具有更廣泛的內涵。電算化會(huì )計檔案除傳統概念上的會(huì )計檔案外，還包括會(huì )計電算化過(guò)程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統軟件。其中系統軟件檔案又可分文字材料與計算機軟件程序兩部分。主要由下列內容組成：(1)計算機硬件型號、存貯空間大小、外部設備類(lèi)型;(2)計算機操作系統(或網(wǎng)絡(luò )操作系統)型號;(3)財會(huì )電算化軟件系統的編程語(yǔ)言、數據庫系統類(lèi)型;(4)軟件系統名稱(chēng)、版本號;(5)與財會(huì )電算化軟件系統相配套的各說(shuō)明書(shū)與使用手冊�？梢�(jiàn)，會(huì )計電算化條件下，由于計算機技術(shù)的應用和會(huì )計信息的數據化和程序化，會(huì )計檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表外，還包括電算化會(huì )計系統中的所有系統軟件、會(huì )計軟件程序及其全套文檔資料。
根據財政部、國家檔案局財會(huì )字(1998)32號文件，1999年1月1日起施行的《會(huì )計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，不僅要電子會(huì )計數據，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案，在制度上確立了從電算化會(huì )計檔案是雙重的會(huì )計檔案載體，即傳統意義上的會(huì )計檔案與包括存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據等形式在內的電子會(huì )計檔案。
二、電算化提高了會(huì )計檔案的技術(shù)和知識含量
實(shí)行會(huì )計電算化以后，所有的會(huì )計核算業(yè)務(wù)都是通過(guò)計算機來(lái)完成的，由于計算機是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進(jìn)行會(huì )計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會(huì )計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會(huì )計信息系統正常運轉的故障維護查詢(xún)資料，因而這些資料雖然不是會(huì )計核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒(méi)有具體的數據和表格，但是由于沒(méi)有它們的支持，整個(gè)會(huì )計核算過(guò)程就無(wú)法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì )計檔案的特殊部分予以保存。所以，與傳統會(huì )計檔案相比，電算化下的電子會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才能運行，而且電算化會(huì )計檔案的使用和會(huì )計軟件的版本密切相關(guān)，會(huì )計電子檔案必須在相應的軟件環(huán)境支持下使用，現代科學(xué)技術(shù)日新月異，計算機不斷推陳出新，電腦操作系統不斷更新?lián)Q代，財務(wù)管理和會(huì )計電算化應用軟件也不斷升級，這說(shuō)明會(huì )計檔案也在不斷技術(shù)化、知識化和信息化。
三、電算化條件下，會(huì )計檔案的信息的真實(shí)性和安全性要求更高
準確、真實(shí)和安全是會(huì )計檔案的生命所在，是對會(huì )計工作提出的最基本的要求。由于會(huì )計檔案主要對財務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準確的資料。會(huì )計檔案是在會(huì )計核算過(guò)程中通過(guò)設且賬戶(hù)、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、及編制會(huì )計報表等一系列專(zhuān)門(mén)方法，進(jìn)行連續、系統、完整的記錄、計算、反映和監督而形成的，要求較強的嚴密性和準確性。
然而，在會(huì )計電算化條件下，由于會(huì )計數據被記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的“原貌”，會(huì )計信息的真實(shí)性就難以保證;再者，電算化條件下，會(huì )計數據的高度集中在磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權的人員出于私利和不正當的目的有可能通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷(xiāo)毀一些重要的會(huì )計數據，會(huì )計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰。由于這種通過(guò)計算機技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改復制、偽造、銷(xiāo)毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會(huì )危害性，相對手工會(huì )計系統而言，發(fā)現利用計算機舞弊和違法的難度更大，但所造成的危害和損失更大。加之，電算化會(huì )計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響。因此，對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統的會(huì )計檔案要求要高�？梢�(jiàn)，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復制、銷(xiāo)毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過(guò)期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會(huì )計檔案管理的重要內容。這就為會(huì )計檔案的管理提出了新的課題。
四、電算化條件下的會(huì )計檔案管理的科學(xué)性要求更高
不論機關(guān)，還是各企事業(yè)單位，凡是實(shí)行獨立經(jīng)濟核算的，都會(huì )形成會(huì )計檔案。所形成的專(zhuān)業(yè)材料也是相同的，都是會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表。每個(gè)單位每天在處理會(huì )計各項業(yè)務(wù)事項時(shí)，都會(huì )產(chǎn)生會(huì )計材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會(huì )形成較多的會(huì )汁憑證，具有廣泛性。加之，電算化會(huì )計檔案更有存貯價(jià)值，電算化會(huì )計檔案通過(guò)計算機系統的運營(yíng)使用起來(lái)更方便、更快捷、更直觀(guān)，而且通過(guò)計算機數據處理系統的處理也更容易產(chǎn)生一些有決策參考價(jià)值的分析結果，可以為管理和決策提供較好的支持。
事實(shí)上，會(huì )計檔案是機關(guān)、團體和各企事業(yè)單位的財會(huì )部門(mén)在會(huì )計核算活動(dòng)中自然形成的，并按一定規律科學(xué)的集中保存備查的專(zhuān)業(yè)文件材料，包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表和年終決算等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料。這些專(zhuān)業(yè)材料內犯了大量的有價(jià)值的信息。在經(jīng)濟預測和經(jīng)濟決策中有重要的作用。首先，會(huì )計檔案是會(huì )計活動(dòng)的產(chǎn)物，反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的歷史記錄。由于會(huì )計檔案與經(jīng)濟活動(dòng)緊密相關(guān)它通過(guò)會(huì )計核算的專(zhuān)門(mén)方法，對經(jīng)濟活動(dòng)和財務(wù)收支，予以連續的記錄、反映和綜合分析，具有連續性和制約性的特點(diǎn)。從會(huì )計憑證到會(huì )計賬簿，最終產(chǎn)生會(huì )計報表，構成了一個(gè)完整的體系，直接反映機關(guān)、企事業(yè)單位的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，這種內容的特殊性，賦予會(huì )計檔案較強的專(zhuān)業(yè)性。因此可以說(shuō)會(huì )計檔案是總結經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)臉的重要資料。其次，會(huì )計檔案是預測、決策經(jīng)濟活動(dòng)開(kāi)展會(huì )計分析等項工作的不可缺少的重要依據。會(huì )計檔案完整地記載了經(jīng)濟活動(dòng)中各項指標，作為會(huì )計分析的工具，對貫徹黨和國家的財經(jīng)方針，編制預算、決算，節約經(jīng)費，加強內部的經(jīng)濟管理等都具有重要作用。再次，會(huì )計檔案是打擊經(jīng)濟領(lǐng)域犯罪活動(dòng)和落實(shí)黨的各項政策的重要的依據，是檢查、監督經(jīng)濟活動(dòng)的重要工具。會(huì )計檔案客觀(guān)地記錄了會(huì )計各項活動(dòng)中的情況，在打擊經(jīng)濟的犯罪活動(dòng)中會(huì )計檔案無(wú)可辯駁地揭穿了一些經(jīng)濟的犯罪活動(dòng)的事實(shí)。從而維護了財經(jīng)紀律保護了國家財產(chǎn)。會(huì )計檔案在落實(shí)黨的各項政策中也起到了重要的憑證作用。最后，會(huì )計檔案是經(jīng)濟科學(xué)研究的可靠史料。它記錄了經(jīng)濟活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過(guò)，記錄了經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)驗及教訓，是有重要價(jià)值的史料。
會(huì )計檔案的作用是客觀(guān)存在的，而會(huì )計檔案作用能否發(fā)揮，取決于一定的條件下能否對會(huì )計檔案實(shí)行科學(xué)的管理。在會(huì )計電算化條件下，要管理好會(huì )計檔案信息，必須配備專(zhuān)兼職檔案管理人員，有效控制會(huì )計檔案信息源頭質(zhì)量。另外在利用會(huì )計信息時(shí)，要嚴格辦理利用手段。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(cháng)，會(huì )計檔案與財務(wù)軟件的版本數就越多。需要科學(xué)地對不同版本的軟件和相應的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、存儲、調用。檔案應專(zhuān)人專(zhuān)室管理;應制定嚴格的會(huì )計電算化檔案管理制度，如硬盤(pán)數據保管期限、軟盤(pán)備份保管和賬表打印輸出后裝訂、保管等方面管理制度。因而，為了更有效地做好電算化會(huì )計檔案工作，必須根據電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì )計檔案的收集、管理與保存、調閱、移交、銷(xiāo)毀等方面的工作。從電算化會(huì )計檔案的收集工作來(lái)看，電算化會(huì )計檔案的收集是指在一定的時(shí)間內，把計算機財務(wù)軟件系統中的所有會(huì )計數據備份到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而形成脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。財務(wù)部門(mén)應把財務(wù)數據的備份文件儲存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內，在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類(lèi)型等、計算機操作系統、網(wǎng)絡(luò )操作系統以及漢字操作系統、財務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數據庫系統類(lèi)型、財務(wù)軟件的系統名稱(chēng)、版本號、財務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及與會(huì )計電算化軟件系統相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊。
從電算化會(huì )計檔案的各運行環(huán)節的管理與保存來(lái)看，應設置會(huì )計電算化檔案管理崗位，專(zhuān)職負責會(huì )計電算化檔案管理，負責系統內各類(lèi)文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔任會(huì )計電算化檔案的管理職務(wù)。會(huì )計電算化檔案要存放在專(zhuān)門(mén)的檔案室。所有記賬憑證、上機日志、會(huì )計賬簿、財務(wù)報表(包括月度、季度、年度及不定期會(huì )計報表、附表)應定期打印。其中，現金日記賬和銀行存款日記賬必須每日打印。打印輸出的各種會(huì )計資料必須按規定整理保存。由于電算化會(huì )計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應實(shí)行“AB備份法”進(jìn)行數據的備份，即對所有的會(huì )計數據進(jìn)行雙備份。每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫(xiě)保護封簽，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)會(huì )計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。檔案應保存在遠離磁場(chǎng)的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。此外，還應注意電算化會(huì )計檔案與對應的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會(huì )計檔案其會(huì )計數據的結構有所不同，就可能產(chǎn)生會(huì )計檔案不能被調閱或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，筆者認為電算化會(huì )計檔案除保存各版本的備份財務(wù)數據外，還應保存對應版本的會(huì )計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。
從電算化會(huì )計檔案的調閱來(lái)看，調閱的會(huì )計檔案會(huì )有兩種情況：(1)所調閱的會(huì )計檔案版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號一致，此時(shí)只需將所需調閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進(jìn)行調閱即可;(2)所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號不一致，此時(shí)只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進(jìn)行調閱。
從電算化會(huì )計檔案的移交因工作崗位調整而更換會(huì )計電算化檔案管理員時(shí)，要辦理移交手續。編制會(huì )計電算化檔案移交清冊，列明應當移交的檔案名稱(chēng)、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會(huì )計電算化檔案要由單位財務(wù)負責人監交，交接雙方經(jīng)辦人和監交人要在移交清冊上簽字。從電算化會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀來(lái)看，保管期滿(mǎn)的會(huì )計電算化檔案，由檔案保管人員向單位負責人提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計電算化檔案銷(xiāo)毀清冊，列明應當銷(xiāo)毀的檔案名稱(chēng)、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。單位負責人在會(huì )計電算化檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。實(shí)施銷(xiāo)毀時(shí)，應當由單位檔案機構、會(huì )計機構和上級主管部門(mén)派員監銷(xiāo)，并將實(shí)際銷(xiāo)毀內容與銷(xiāo)毀清冊進(jìn)行準確核對。銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊上簽字，并將監銷(xiāo)情況報告單位負責人。
從電算化會(huì )計檔案的庫房管理來(lái)看，一般情況，接收入庫的磁性介質(zhì)電算化會(huì )計檔案要裝入特制的軟件盒內，且要做好防磁、防火、防潮和防塵的工作。電算化會(huì )計檔案的庫房一定要避開(kāi)磁場(chǎng)，如遠離大功率的發(fā)電機等，軟盤(pán)不要接觸永久磁鐵;電算化會(huì )計檔案的庫房必須防火，禁止任何火源進(jìn)人庫房，還要配備有滅火設備;為使盤(pán)片不變形，庫內溫度要保持在15℃-25℃，相對濕度保持在45%-60%為宜，庫房應配有溫、濕度測量?jì)x器和空調器，嚴格監測，及時(shí)調整;電算化會(huì )計檔案的庫房必須保證衛生清潔，為此要配備吸塵設備，嚴防灰塵對磁性介質(zhì)的污染破壞。
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