談?wù)f(shuō)企業(yè)電算化會(huì )計檔案管理
摘要：企業(yè)實(shí)行會(huì )計電算化以后會(huì )計檔案的內容發(fā)生了變化會(huì )計檔案管理的要求也隨之而變不管是計算機打印出來(lái)的會(huì )計檔案還是機讀備份文件程序文件都應根據其特點(diǎn)和重要程度分別采用不同的方法管理。
關(guān)鍵詞：電算化 會(huì )計檔案 管理會(huì )計
檔案是機關(guān)企業(yè)事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì )計憑證會(huì )計帳簿和報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料會(huì )計檔案是會(huì )計活動(dòng)的產(chǎn)物又是會(huì )計活動(dòng)的客觀(guān)表現具有史料價(jià)值和查證分析作用在經(jīng)濟管理活動(dòng)和財務(wù)會(huì )計工作中的地位非常重要隨著(zhù)企業(yè)單位在電算化方面應用的深入會(huì )計檔案管理越來(lái)越重要而且不斷被賦于新的內涵。
1、會(huì )計檔案管理的內容
按《會(huì )計檔案管理辦法》的定義會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證, 會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料, 是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據實(shí)行電算化以后特別是一些企業(yè)對全球范圍內的分公司子公司實(shí)行集中核算財務(wù)業(yè)務(wù)一體化并配合電子商務(wù)的應用其會(huì )計檔案至少還應包括以下內容：
(一) 計算機硬盤(pán)軟盤(pán)磁帶磁盤(pán)陣列等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等其他介質(zhì)存儲的只能以電子數據狀態(tài)保存的會(huì )計數據包括會(huì )計憑證會(huì )計賬簿會(huì )計報表包括報表格式與計算公式等數據和會(huì )計數據庫。
(二) 計算機系統檔案包括計算機硬件系統型號存儲空間和外部設備類(lèi)型計算機操作系統及網(wǎng)絡(luò )操作系統會(huì )計電算化軟件系統名稱(chēng)版本號, 與之配套的安裝光盤(pán)磁盤(pán)用戶(hù)服務(wù)卡以及用戶(hù)手冊等全套文檔資料。
(三) 業(yè)務(wù)基礎數據包括部門(mén)機構信息職員及其業(yè)績(jì)信息成本計算過(guò)程設置信息計劃或預算控制信息報表匯總合并方案客戶(hù)信息供應商信息等等上術(shù)內容中大部分都不是會(huì )計檔案管理辦法規定的會(huì )計檔案但是電算化以后特別是比較完整的會(huì )計信息系統建立之后要想充分發(fā)揮現代信息技術(shù)的優(yōu)勢提高會(huì )計信息的利用效果這些內都是必不可少的。
2、會(huì )計檔案的管理
由于電算化會(huì )計檔案的內容發(fā)生了變化不同類(lèi)型的會(huì )計檔案又有不同的特點(diǎn)管理上也有不同的要求
2. 1 紙質(zhì)會(huì )計檔案的管理
《會(huì )計檔案管理辦法》第十二條規定采用計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會(huì )計檔案并對保存期限作了規定。這些紙質(zhì)會(huì )計檔案包括憑證賬簿報表等,紙質(zhì)會(huì )計檔案管理必須注意以下問(wèn)題：
(1) 要有質(zhì)量保證一些單位由于受條件限制會(huì )計憑證賬簿報表等的打印都使用老的針式打印機打印這樣打印輸出的紙介質(zhì)會(huì )計檔案有的是達不到規定的保存期限的。對需要長(cháng)期保管和永久保管的會(huì )計檔案一定要用高質(zhì)量的紙張配于激光或噴墨打印機打印。
(2) 手續必須齊全機制記賬憑證除由制單人員復核人員簽章外還應由記賬人員及會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管兼任會(huì )計電算化主管簽章收付款記賬憑證還應由出納人員及領(lǐng)款人簽章方可作為有效的會(huì )計檔案保管記賬憑證的編號應由計算機自動(dòng)順序產(chǎn)生必須連續現金銀行存款日記賬每天在計算機內登賬打印輸出的賬簿核對無(wú)誤后由出納人員記賬人員復核人員會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管在賬簿上簽章。
2. 2 備份文件的管理
《會(huì )計電算化工作規范》及《會(huì )計檔案管理辦法》允許企業(yè)在征得同級財政部門(mén)同意后采用磁性介質(zhì)等存儲會(huì )計數據不再定期打印輸出會(huì )計賬簿總賬現金日記賬和銀行存款日記賬除外備份文件是會(huì )計檔案的一個(gè)重要組成部分備份方法和次數應視企業(yè)會(huì )計業(yè)務(wù)量大小而定。
(1) 定期備份
業(yè)務(wù)量少的單位可選擇定期備份但每月不應少于兩次每次除在本機硬盤(pán)備份外，同時(shí)還應制作兩份本機之外的備份可將備份文件復制到軟盤(pán)U盤(pán)或刻錄到光盤(pán)上并使用兩套軟盤(pán)U盤(pán)光盤(pán)循環(huán)兩套機外備份文件應存放在安全防磁防火防潮防高低溫的場(chǎng)所且不在同一建筑物內以防發(fā)生意外。
(2) 自動(dòng)備份
自動(dòng)備份是在不需要人工干預的情況下由計算機自動(dòng)將有關(guān)數據在指定的地方生成的備份有三種實(shí)現方式：一是通過(guò)使用一些特定的程序自動(dòng)定期執行財務(wù)軟件或數據庫系統的備份功能對財務(wù)數據進(jìn)行備份并將備份文件存放到指定位置;二是磁盤(pán)鏡像磁盤(pán)鏡像是計算機將數據寫(xiě)入多個(gè)物理磁盤(pán)當有一個(gè)磁盤(pán)發(fā)生故障時(shí)仍能保證信息的可用性實(shí)現對操作系統和各種應用程序數據的備份;三是雙機熱備一般來(lái)講雙機熱備就是對于重要的服務(wù)使用兩臺服務(wù)器互相備份共同執行同一服務(wù)當一臺服務(wù)器出現故障時(shí)可以由另一臺服務(wù)器承擔服務(wù)任務(wù)從而在不需要人工干預的情況下自動(dòng)保證系統能持續提供服務(wù)。
采用磁盤(pán)鏡像和雙機熱備方式所進(jìn)行的備份備份內容最為完整既備份了財務(wù)會(huì )計系統整個(gè)數據庫系統的所有內容還備份了操作系統及其他在服務(wù)器上甚至重要客戶(hù)端上的所有內容但是這些方式也有其使用范圍的限制首先是需要大量的投資只有規模大數據特別多資金有保障的企業(yè)才可以采用其次是技術(shù)難度大單位必須要相應的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才才能保證其順利運行和及時(shí)維護。
其三為了保證數據隨時(shí)連續備份和一旦出現故障時(shí)備份文件能馬上被激活并使系統在最短的時(shí)間內恢復使用備份文件必須隨時(shí)處于在線(xiàn)狀態(tài)這就為此類(lèi)備份文件的管理提出的特殊的要求。對人員配備和分工提出了特殊要求負責數據備份的操作員既是系統管理員又是在線(xiàn)的備份文件的檔案管理員這類(lèi)人員應該既精通計算機技術(shù)又具有相當豐富的會(huì )計和管理專(zhuān)業(yè)知識。對備份設備要進(jìn)行特殊管理備份設備中所存放的數據同正在運行的服務(wù)器中的數據一樣是企業(yè)多年營(yíng)運情況真實(shí)記錄雖然只是一個(gè)副本其價(jià)值對企業(yè)來(lái)說(shuō)仍然是不可估量的必須保證其安全完整和隨時(shí)可用。
雖然采用磁盤(pán)鏡像和雙機熱備方式備份的內容最為完整但在此基礎上利用財務(wù)軟件或數據庫系定期備份仍然是很有必要的。如果企業(yè)對硬件設施網(wǎng)絡(luò )系統操作系統數據庫系統財務(wù)管理軟件系統進(jìn)行了更新或版本升級必須要確保到現在和歷史數據在新的系統中能夠進(jìn)行查詢(xún)分析打印等操作并同時(shí)保存新舊兩個(gè)系統下歷史數據的所有備份。
2. 3 操作系統運用軟件財務(wù)管理
軟件等安裝程序的管理財務(wù)系統的備份文件只有在特定操作系統運用軟件和財務(wù)管理軟件的特定版本上才是可視的所以對操作系統運用軟件和財務(wù)管理軟件等的安裝程序的每一次變動(dòng)都應制作至少一個(gè)副本, 注明軟件名稱(chēng)購買(mǎi)日期適用環(huán)境版本號等作為會(huì )計檔案保存。保管期限應不低于其所生成的數據的有效期。
3、會(huì )計檔案的利用
電算化會(huì )計檔案通過(guò)整理有著(zhù)與傳統意義上的會(huì )計檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢通過(guò)整理可以利用歷年的數據對本單位本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì )計數據的比較與分析從而為企業(yè)或部門(mén)決策者提供可靠的決策依據另外還可以看出本單位本部門(mén)甚至某一地區過(guò)去現在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟規律的前提下制定出適合自身發(fā)展的為規范改善經(jīng)茗管理提高經(jīng)濟效益我們還可以利用電算化會(huì )計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統以實(shí)現會(huì )計電算化會(huì )檔案的再利用。
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