小議企業(yè)會(huì )計檔案管理與應用
會(huì )計檔案的建立和管理，無(wú)論對提高企業(yè)財務(wù)管理、工作質(zhì)量、嚴格會(huì )計制度，還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟建設，都起著(zhù)不可估量的作用。那么，企業(yè)會(huì )計檔案如何管理呢?
摘要：會(huì )計檔案在企業(yè)管理中起著(zhù)舉足輕重的作用，隨著(zhù)我國市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟和會(huì )計工作中不斷出現新情況、新問(wèn)題，會(huì )計檔案管理和運用也就不可避免地出現了一些尷尬對峙。做為會(huì )計檔案管理人員，對于在工作中發(fā)現問(wèn)題、想對策、提建議也就成了義不容辭的責任。
關(guān)鍵詞：會(huì )計檔案管理運用
一、會(huì )計檔案的作用
1.憑證作用。會(huì )計檔案如實(shí)記錄了企業(yè)資金周轉活動(dòng)的全過(guò)程，利用它對于加強企業(yè)管理、開(kāi)展專(zhuān)項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。
2.依據作用。會(huì )計檔案又是會(huì )計分析和會(huì )計檢查的主要依據。利用它可以進(jìn)行各項經(jīng)濟指標的數量分析，并針對實(shí)際情況找出差距、發(fā)現問(wèn)題最終提出改進(jìn)工作的建議和措施。
3.史料作用。通過(guò)對歷年會(huì )計檔案的研究，發(fā)現生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)管理規律性特點(diǎn)，總結企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。
二、會(huì )計檔案管理與實(shí)際運用間存在的問(wèn)題與對策
筆者經(jīng)過(guò)幾年對會(huì )計檔案的管理，認識到會(huì )計檔案管理與運用存在著(zhù)一些尷尬對峙。淺敘如下：
1.帳簿與憑證的對應管理
現金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應的現金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷(xiāo)毀，可相應帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據，這樣一來(lái)獨存的帳簿無(wú)疑就成了無(wú)本之木、無(wú)源之水。
對策：配合帳簿的管理相應憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結束。
2.會(huì )計檔案中其它類(lèi)的工資、獎金的管理與實(shí)際
工資、獎金的保管期限是15年，而近年來(lái)卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證(考勤表也可，而實(shí)際其又不在歸檔范圍中，故并未保存)，使得我單位的工資、獎金面臨著(zhù)只是按管理規定移出庫存而根據實(shí)際需要卻不能銷(xiāo)毀的尷尬。
這一問(wèn)題的解決需要社會(huì )保險、勞資、檔案等多個(gè)部門(mén)協(xié)商解決。
3.財務(wù)機制資料與檔案裝具矛盾
自2003年始我公司的財會(huì )帳簿、報表等改用“用友”軟件機制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會(huì )計檔案保管的裝具(標準A4檔案盒)一致。這也給管理帶來(lái)了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹慎地再加工(去其邊角卻又不能傷其筋骨)。
對策：制作時(shí)即應考慮到今后數十年的保管方便。
4.延期收集的必需及問(wèn)題
會(huì )計檔案的收集為第三年，即考慮到財務(wù)工作實(shí)際的需要，在本會(huì )計年度結束后，其當年產(chǎn)生的會(huì )計檔案由財務(wù)部門(mén)自行保管一年，以滿(mǎn)足其中未結事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門(mén)正式進(jìn)入檔案管理階段，這其中就有了一個(gè)實(shí)際問(wèn)題—檔案的未及時(shí)收集(這是目前全國統一執行的歸檔例外)，這樣經(jīng)過(guò)了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。
這就需要財務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)協(xié)同動(dòng)作，財務(wù)部門(mén)要對所暫管的上年度會(huì )計檔案認真負責、嚴格管理;檔案部門(mén)也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負責的認識和想法。
5.檔案到期可其中債權債務(wù)未了結
會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，對其中未了結的債權債務(wù)的原始憑證、明細賬應獨立抽出，另行立卷，列入“其它會(huì )計檔案”，由檔案部門(mén)保管到結清債權債務(wù)為止或未了結事項完結五年后，或至超過(guò)法定期限—這時(shí)其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。
由此可見(jiàn)，會(huì )計檔案(尤其是會(huì )計憑證，因為其為源頭)的銷(xiāo)毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權債務(wù)關(guān)系是否結束等因素。
6.保管要兼顧檔案的證據作用、查考價(jià)值等因素
實(shí)際中，憑證的證據作用、查考價(jià)值是不會(huì )隨著(zhù)債權債務(wù)關(guān)系的結束而結束的，對欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權人也可以保持對其隨時(shí)追索的權力;而涉及經(jīng)濟、民事、刑事等法律案件糾紛的時(shí)候，憑證更是隨時(shí)可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷(xiāo)毀，其損失難以彌補。
因此，在保管期滿(mǎn)并已結清債權債務(wù)情況下，會(huì )計憑證是否能夠銷(xiāo)毀，還要考慮其社會(huì )、經(jīng)濟、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結束，這里也蘊含著(zhù)許多難以人為預料的因素。
7.而綜上所述中的延期保管不加銷(xiāo)毀則又會(huì )造成另外一些困惑
首先，隨著(zhù)檔案的不斷增長(cháng)，檔案部門(mén)要持續不斷地投入人力、物力、財力，建設檔案庫房、購買(mǎi)檔案設備、加強檔案管理，這對企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)較重的負擔。其次，已過(guò)期的和未過(guò)期的會(huì )計檔案混同保管，難以區分保管價(jià)值，無(wú)法對重要會(huì )計檔案實(shí)行重點(diǎn)保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。
對于以上種種，不是檔案員本身可以單獨解決的，需要多方面的協(xié)調和動(dòng)作，因此，這種尷尬對峙還會(huì )在相當長(cháng)時(shí)期內存在。
會(huì )計檔案的建立和管理，無(wú)論對提高企業(yè)財務(wù)管理、工作質(zhì)量、嚴格會(huì )計制度，還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟建設，都起著(zhù)不可估量的作用。因此，我們檔案管理人員要在做好對其的管理中，發(fā)現新問(wèn)題，進(jìn)一步探索管理新模式，使會(huì )計檔案更好地為企業(yè)的改革與發(fā)展服務(wù)。真正做到，會(huì )計檔案放在檔案部門(mén)企業(yè)“放心”，財務(wù)人員“省心”，查找利用起來(lái)“舒心”。
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