Excel對養老保險繳費管理的探討論文

　　筆者所在林場(chǎng)從1991年11月起參加職工基本養老保險（1996年6月補辦投保手續并繳費），養老保險業(yè)務(wù)由財務(wù)科和勞動(dòng)人事科共同管理。個(gè)人應交費由勞人科計算上報批準后，下發(fā)給各單位代扣代交財務(wù)科，財務(wù)科收款后上繳自治區林業(yè)保險管理所。幾年來(lái)，只在財務(wù)科“其他應收款”下設“養老保險”明細目記錄收費情況。結果，每人應交、已交、欠交費沒(méi)有個(gè)詳細的數據。經(jīng)常有職工來(lái)鬧事，說(shuō)是多交了保險費，要求退還。

　　1999年5月，我們著(zhù)手清查歷年繳費情況。在清查工作中，發(fā)現有些單位只代扣而不上交，所扣款自己存著(zhù)吃利息；有些人根本就沒(méi)交；有些單位上交代扣款時(shí)沒(méi)有附交費人員名單。針對現狀，我們在銀行開(kāi)設了保險專(zhuān)戶(hù)，做到保險基金專(zhuān)款專(zhuān)用，明確只有收到款項時(shí)，才能算交費。運用Excel為每個(gè)職工設立個(gè)人繳費明細表，作為“養老保險”明細賬的附表。這樣經(jīng)過(guò)清查，追收欠費，填寫(xiě)《機關(guān)事業(yè)單位職工養老保險手冊》并發(fā)給職工核對簽名，同時(shí)通過(guò)各種渠道和途徑大力宣傳參加職工養老保險的意義，使職工轉變觀(guān)念，提高了對參加養老保險的認識。使養老保險個(gè)人應交費的收繳難度降到了最低處，養老保險管理工作也步入正軌。

　　在對職工養老保險個(gè)人交費管理方面，取得如此成果，得益于Excel工作表的有效運用。下面將此個(gè)人繳費明細表的設計、編制、公式設計、使用方法等具體介紹如下。

　　一、設計目標

　　與賬簿對應，簡(jiǎn)單明了，易于操作，直觀(guān)實(shí)用，能隨時(shí)查詢(xún)。

　　二、本表的設計與編制

　　本表分四部分（見(jiàn)附表）：

　　第一部分為基本情況，含：“單位代碼”，人員所屬內部單位，可以隨著(zhù)人員內部單位變動(dòng)而變動(dòng)�！拔�機編號”，每人固定一個(gè)編號，與保險手冊中編號一致�！巴侗�標志”，根據一定規律編制，其中小于20為在職人員，大于20則為不在職人員�！靶蛱枴�，反映各人在職情況，由公式自動(dòng)給出�！靶彰�”及其他認為必要的基本情況�；�本情況部分，可以與其他有關(guān)職工管理方面的程序通用。

　　第二部分為各年繳費情況，含：“年應繳費月數”，“上年月均工資總額”，“繳費比例”，“個(gè)人月應繳費”，“個(gè)人年應繳費”，“個(gè)人年已繳費”，“累計個(gè)人應繳費”，“累計個(gè)人已繳費”，“累計個(gè)人欠繳費”。

　　第三部分為各年繳費詳情，含：各年度各月份分欄顯示。

　　第四部分為附加表，為方便管理而設計的統計表。

　　本表可與上級年初核定的繳費名冊相呼應。

　　三、本表的公式設計

　　行設計：第一行為表名。為方便工作，合計數署于表前，即第4行。D4單元格鍵入公式：=COUNT（D5：D960），顯示所有在職人數。AI4單元格鍵入公式：=SUM（AI5：AI960），顯示個(gè)人應交費合計。將AI4公式復制到其余各欄：將光標定位于A(yíng)I4，將鼠標指針?lè )诺接蚁陆�，呈黑＋字時(shí)，按住左鍵往右面拖曳到所需位置即可。

　　列設計:“序號”顯示在職情況,D5單元格內鍵入公式：=IF（E5>20，″″，1），表示假若E5大于20，D5為空白，否則等于l。使用填充柄（拖曳填充法）將公式復制到所需的末行�！皞�(gè)人月應繳費”等于相應年度“上年月均工資總額”“繳費比例”，AN5單元格內鍵入公式：=ROUND（IF（AL5=″″，0，（AM50．02＋0.04）），l），表示假若AL5為空白，則AN5等于0，否則等于A(yíng)M5乘2％，積數末見(jiàn)分進(jìn)角后保留一位小數。使用填充柄將公式復制到所需的末行�！皞�(gè)人年應繳費”等于“應繳費月數”場(chǎng)案鋈嗽掠繳費”，AO5單元格內鍵入公式：=AL5矨N5，使用填充柄將公式復制到所需的末行�！皞�(gè)人年已繳費”等于第三部分相應年度各月繳費的總和，AP5單元格鍵入公式：=SUM（BX5：CK5），使用填充柄將公式復制到所需的末行�！袄塾媯�(gè)人應繳費”等于前面各年度“個(gè)人年應繳費”加本年度“個(gè)人年應繳費”，AQ5單元格鍵入公式：=AI5＋AO5，使用填充柄將公式復制到所需的末行�！袄塾媯�(gè)人已繳費”等于前面各年度“個(gè)人年已繳費”加本年度“個(gè)人年已繳費”，AR5單元格鍵入公式：=AJ5＋AP5，使用填充柄將公式復制到所需的末行。

　　“累計個(gè)人欠繳費”等于“累計個(gè)人應繳費”減“累計個(gè)人已繳費”，AS5單元格鍵入公式：=AQ5－AR5，正數表示欠繳數，括號內數據表示預交數。使用填充柄將公式復制到所需的末行。連續幾欄（行）使用公式時(shí)，可一次復制公式，先選定要復制的這幾欄（行）拖黑，用拖曳法統一復制。

　　四、本表的實(shí)際運用

　　平時(shí)按“微機編號”排序，臨時(shí)使用可按具體需要重新排序。在合計行下插入一空行，使用篩選方式，單擊工具欄“數據”——“篩選”——“自動(dòng)篩選”。在篩選方式與“姓名”間拆分窗口，單擊工具欄“窗口”——“拆分窗口”，或“窗口”——“凍結拆分窗口”，光標在拆分窗口的右面活動(dòng)，以調整屏幕所顯示內容。單人交費時(shí)，采用查找方式在“姓名”欄直接查找，將光標定位于姓名欄，同時(shí)按[Ctrl]＋[F]鍵，輸入所查找姓名，按[Alt]＋[F]鍵（或左鍵單擊“查找”）開(kāi)始查找。單位集體交費時(shí)，采用篩選方式，并在該空白單元格內鍵入公式：=AT4－AT4原有數據，以檢查并核對新輸入數據的正確性。在“單位代碼”下單擊黑色倒三角，選出該單位后再在“姓名”欄找人。所交款項填入帳簿記載的相應年月。若某人某月有兩筆以上交費，則在相應月份的單元格內輸入數據時(shí)使用“=……＋……”，各數據相加，顯示出來(lái)的是和，而在單元格編輯欄則可見(jiàn)各原始數據。

　　本表所交款項輸入后，即可自動(dòng)顯示各人應繳、已繳、欠繳數，若將公式稍作改動(dòng)則可隨意顯示所要時(shí)間的上述資料。本表可隨時(shí)查詢(xún)各人的繳費情況。

　　以上是1999年清查時(shí)用表，將各年數據同時(shí)顯示于一個(gè)工作表中，故表格較大。以后每年與賬簿對應，建立新賬時(shí)，建立新表。每年年度終了對賬結束，當賬賬、賬實(shí)相附后，打印一份與賬簿一并保存下來(lái)，該Excel工作表則作附屬資料保存備用。年初只需將當年在職人員選出（可用篩選方式），將本表第一、第二部分數值復制到一個(gè)新建Excel工作表中，加上本年繳費基本情況及各月繳費詳情即可（以前年度累計繳費各欄可省略）。本年繳費基本情況及詳情的設計及其公式則與上述類(lèi)似。年內有新增職工的，加在后面。

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