- 相關(guān)推薦
CFO如何獲得及時(shí)與清晰財務(wù)數據
當最為重要的信息是由其他部門(mén)提供、而這些部門(mén)又不在首席財務(wù)官(CFO)的管轄范圍之內時(shí)，改進(jìn)財務(wù)工作流程就成為了一個(gè)巨大的挑戰。在整個(gè)會(huì )計處理流程中，依據工作能力或業(yè)務(wù)單元分工的財務(wù)部門(mén)和會(huì )計部門(mén)很少能夠有效合作。分析師和財會(huì )人員常常將時(shí)間大量耗費在“周而復始”地理解數據差異和弄清信息上。當問(wèn)題被發(fā)現時(shí)，距其產(chǎn)生往往已過(guò)去很久，此時(shí)再尋求合作糾正錯誤就變得非常困難。天長(cháng)日久，后期糾錯取代了消除根源，成為優(yōu)先考慮的事項。
你如何解決他人(其它部門(mén))的問(wèn)題?這看似一個(gè)藏有陷阱的問(wèn)題，因為領(lǐng)導者總是站在自己的立場(chǎng)上來(lái)看待所有的問(wèn)題。不幸的是，當企業(yè)的工作流程和信息鏈條按照工作職能被分割時(shí)，責任共擔的意識就變得模糊。財務(wù)部門(mén)和會(huì )計部門(mén)就會(huì )過(guò)于關(guān)注本部門(mén)的內部工作，而無(wú)暇顧及整體工作目標。
例如，某個(gè)業(yè)務(wù)單元的財務(wù)主管可能因急于完成關(guān)賬工作而未正確登記日記賬;在同時(shí)解決多個(gè)需要優(yōu)先處理的工作任務(wù)時(shí)，部門(mén)經(jīng)理可能會(huì )在一項記錄中重復登記多項固定資產(chǎn);兩名財務(wù)分析師可能會(huì )使用不同的數據來(lái)編制收入報告。這些僅僅是引發(fā)財務(wù)和會(huì )計工作重復勞動(dòng)以及無(wú)效率的諸多問(wèn)題中的一小部分案例，究其根源就是缺乏充分的協(xié)調與合作。
一家大型娛樂(lè )企業(yè)的CFO發(fā)現，在進(jìn)一步改善會(huì )計部門(mén)和財務(wù)部門(mén)的管理工作之前，任何問(wèn)題都會(huì )導致各個(gè)部門(mén)相互指責，而問(wèn)題本身卻極少能夠得到解決。每個(gè)部門(mén)都是在自己的工作職能框架下來(lái)解決問(wèn)題，但這對提升管理工作于事無(wú)補，大的問(wèn)題依然橫亙于前。當各個(gè)部門(mén)的負責人被要求通力合作，制定一個(gè)更加完善的工作流程時(shí)，他們的第一反應就是懷疑。
但在設計出“端到端”的價(jià)值流程后，各部門(mén)負責人開(kāi)始意識到在傳遞清晰財務(wù)信息、及時(shí)進(jìn)行分析的過(guò)程中，每個(gè)部門(mén)都扮演著(zhù)至關(guān)重要的角色。一旦洞悉工作職能的割裂正是信息流產(chǎn)生鴻溝的根源，最初的遲疑就會(huì )煙消云散。只有改善溝通、增強部門(mén)間的合作才能夠最終消除工作延誤和重復勞動(dòng);只有工作流程所涉及的部門(mén)共同商討，才能夠消除改進(jìn)工作的最大阻礙;只有在所有部門(mén)都對工作結果承擔責任的情況下，質(zhì)量和時(shí)效性才能夠得到提升。
從“檢查和改正”到“從源頭上控制質(zhì)量”
財會(huì )人員的大部分工作內容是檢查和調制信息。但是，任何花費在追查不完整信息、修正數據以及澄清表述的時(shí)間都被認為是重復勞動(dòng)和浪費。在絕大多數情況下，數據在源頭就有問(wèn)題，但是這些問(wèn)題要經(jīng)過(guò)很久才被發(fā)現。重復勞動(dòng)會(huì )中斷工作流程，延誤報告的編制和分析工作。
當第一個(gè)處理信息的人認為他的工作準確無(wú)誤，而依托該信息開(kāi)展后續工作的人發(fā)現無(wú)法對信息進(jìn)行處理時(shí)，工作流程就會(huì )產(chǎn)生斷裂。為什么這兩個(gè)人對于信息的及時(shí)性、完整性以及準確性的認知有如此大的差異?原因就在于對何為“質(zhì)量上乘的數據”沒(méi)有清晰準確的定義。
如果你向發(fā)現問(wèn)題的人詢(xún)問(wèn)是依據什么來(lái)判定數據的正確與否，他們會(huì )詳盡地列舉出種種標準。理想情況是，針對每一項缺陷都有特定的測試方法，而采用何種測試方法則取決于接受信息的人。
此時(shí)，工作流程中互動(dòng)關(guān)系的重要性就突顯出來(lái)了：信息的接收人是消費者，信息的制造人是供應商。內外部消費者最終必須對好信息和壞信息進(jìn)行界定，而供應商必須遵從消費者對于質(zhì)量的界定。
CFO一旦識別出最為常見(jiàn)的錯誤，每個(gè)人就應該明確如何對工作進(jìn)行檢查，以確保他們的工作符合質(zhì)量標準。數據供應商的檢查方法應與其消費者所采用的方法保持一致，以確保所提供的信息具備適用性。檢查工作必須嚴格按照統一標準執行，只有這樣，所有的工作差錯才會(huì )在源頭上被發(fā)現，不會(huì )出現錯誤數據被傳遞到下一個(gè)工作階段的情況，這一點(diǎn)非常重要。
在數據源頭上就甄別出錯誤讓信息制造者有機會(huì )將重復勞動(dòng)的負面影響降到最低，能夠及時(shí)并且不斷地完善工作流程，減少或消除工作差錯。
“穿流”檢查提升效率、明確責任
在源頭設立質(zhì)量控制點(diǎn)是為了實(shí)現信息流能夠不斷向前流動(dòng)。將質(zhì)量檢查工作回溯至數據源能夠減少數據從消費者向供應商的后向傳遞事件的發(fā)生，從而大大提升信息流的流轉速度和效能。雖然錯誤不可能在一夜之間就被消除，但是下游的財務(wù)和會(huì )計活動(dòng)可以采用通過(guò)詳細描述取代完整準確數據的方式來(lái)完成。
在每個(gè)質(zhì)量低下的源數據被發(fā)現的環(huán)節上，對數據源進(jìn)行質(zhì)量回溯檢查，辨別出理想狀態(tài)應得到的信息，將之與會(huì )產(chǎn)生問(wèn)題、導致重復勞動(dòng)的所有情況和變量進(jìn)行對照，然后據此來(lái)確定恰當的替代方法(如一種描述性的替代處理方法)，這種方法能夠確保所有的變量都可為下游消費者接受和使用，不會(huì )導致他們重復勞動(dòng)。
在我們的客戶(hù)中，有一家全球性的商業(yè)服務(wù)公司就將上述方法作為其兩階段工作法的組成部分，以此來(lái)改善固定資產(chǎn)折舊工作流程和數據質(zhì)量。在最容易產(chǎn)生數據問(wèn)題的關(guān)鍵檢查點(diǎn)上，該公司對可能會(huì )導致重復勞動(dòng)的所有最常見(jiàn)差錯和疏漏進(jìn)行了甄別。然后，旨在揭示問(wèn)題的測試方法在提供數據的相關(guān)人員之間共享，他們共同制定了檢查標準，以及明確了當理想數據無(wú)法獲得時(shí)的替代信息。
最后，數據供應商探尋減少或消除數據波動(dòng)根源。采用這一方法，該公司將折舊流程周期縮短近半，提高了工作質(zhì)量和效率。
會(huì )計和財務(wù)職能轉變的一個(gè)重要啟示就是工作流程中的每一個(gè)人都對整體工作結果負有責任。參與其中的每個(gè)人都不能推卸責任，而應該通力合作，為消費者服務(wù)。只有那時(shí)，CFO才能真正獲得質(zhì)量上乘的數據。
【CFO如何獲得及時(shí)與清晰財務(wù)數據】相關(guān)文章：
CFO年會(huì )對話(huà)：金牌CFO是如何煉成的03-20
CIO如何與CFO有效溝通03-13
CFO的崛起：如何邁向未來(lái)03-20
CFO應該如何把握風(fēng)險與機會(huì )03-19
如何獲得高的網(wǎng)站權重03-20
新網(wǎng)站如何獲得seo流量03-03
cfo手冊01-12