ERP操作和使用技巧之財務(wù)管理

　　國內的ERP實(shí)施顧問(wèn)有點(diǎn)全才的意思，即要懂銷(xiāo)售、又要懂生產(chǎn)，還要懂財務(wù)。但是，事實(shí)上國內大部分的實(shí)施顧問(wèn)很多都不是財務(wù)出身，在財務(wù)方面的管理沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統的培訓，實(shí)施ERP財務(wù)模塊時(shí)，總給客戶(hù)一種不熟練不專(zhuān)業(yè)的感覺(jué)。yjbys在這篇文章中將給讀者朋友們梳理一下財務(wù)管理的流程及ERP操作技巧。

　　1企業(yè)ERP的應付賬款管理

　　按照正常的情況，供應商根據企業(yè)的采購單送貨給企業(yè)，企業(yè)驗收完畢后收下。供應商拿到企業(yè)簽收的單據后，就可以確認應付賬款了。但是，在中國很多企業(yè)中，這個(gè)流程不一定行的通。為什么呢?因為即使你貨送來(lái)了、拿到了企業(yè)的簽收單，企業(yè)仍然不認為這些原材料已經(jīng)是企業(yè)自己的財產(chǎn)了，而是供應商暫時(shí)寄放在企業(yè)的;只有當企業(yè)開(kāi)始用這些材料或者材料用完的時(shí)候，企業(yè)才會(huì )通知供應商，說(shuō)材料用完了，你們可以給我們開(kāi)發(fā)票了，等待我們付款吧。

　　這個(gè)流程，當然不是很正規的流程。拒一些在國外實(shí)施過(guò)多個(gè)項目的專(zhuān)家來(lái)說(shuō)，這個(gè)流程是國內企業(yè)特有的，不虧是中國特色的稱(chēng)號。雖然這個(gè)流程不正規，但是，對于企業(yè)卻是有利的，因為他可以最大限度的減少企業(yè)的庫存資金的占用，提高資金的使用效率，減少企業(yè)管理成本。相反，對于供應商是不利的。不過(guò)，供應商有時(shí)候為了獲得更多的銷(xiāo)售定單，也只能屈服與企業(yè)。一個(gè)愿打、一個(gè)愿挨，這也不是我們ERP實(shí)施顧問(wèn)能夠改變的了的。我們ERP實(shí)施顧問(wèn)的任務(wù)，就是如何根據這個(gè)需求，轉化為ERP可以實(shí)現的流程。

　　國內的一些ERP軟件，畢竟是土生土長(cháng)的，熟悉環(huán)境，占有優(yōu)勢。他們在系統設計的時(shí)候，就考慮到了這個(gè)雖特殊但是卻常見(jiàn)的流程。如在入庫單上設置一個(gè)開(kāi)關(guān)，當物料入庫時(shí)，開(kāi)關(guān)是關(guān)著(zhù)的，也就是說(shuō)不能根據這張入庫單生成應付賬款;當材料開(kāi)始用后，即ERP系統中開(kāi)始領(lǐng)料，根據先進(jìn)先出的原則，若開(kāi)始動(dòng)用這筆入庫單的材料時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)把這個(gè)入庫單的開(kāi)關(guān)打開(kāi)，財務(wù)就可以根據這張入庫單產(chǎn)生應付賬款。這說(shuō)說(shuō)簡(jiǎn)單，但是后臺的會(huì )，要涉及到很多的程序。有些簡(jiǎn)單的ERP，只是在入庫單上設置了一個(gè)按鈕，當材料開(kāi)始用時(shí)，有物料管理員手工去更改。這種處理方法欠簡(jiǎn)單。因為若一筆原材料有兩張甚至更多的入庫單，則物料管理員還要去判斷，先結轉那一張的入庫單呢。

　　應付賬款如此，應收賬款也存在這種情況。如貨發(fā)出去了，還不能產(chǎn)生應收賬款，要等客戶(hù)通知才能收款等等。這個(gè)情形同應付賬款是類(lèi)似。應付賬款流程與應收賬款流程是財務(wù)管理的開(kāi)端，也是財務(wù)工作的主要流程。若能夠這兩大流程控制好了，ERP系統的財務(wù)模塊也就成功了一大半了。我先給大家介紹一下財務(wù)管理的應付賬款流程。

　　企業(yè)的應付賬款有很多種類(lèi)，如原材料的應付賬款、電力能源的應付賬款、房租的應付款等待，但是，大頭是原材料的應付賬款，我講述的重點(diǎn)也是這個(gè)。在講解以前，我們有必要先了解以下，ERP的應付賬款流程跟一般的財務(wù)管理的應付賬款管理系統兩者的區別，這有利于我們更好的了解ERP系統的財務(wù)管理功能。我們都知道，一般的財務(wù)管理系統，他的起點(diǎn)就是憑證，也就是說(shuō)，要財務(wù)人員手工的輸入憑證，到企業(yè)的定單比較多，特別是生產(chǎn)企業(yè)原材料比較多的情況下，輸入憑證就是一個(gè)非常大的工程。有些制造企業(yè)，財務(wù)部門(mén)甚至有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的人員，負責這憑證的輸入工作。但是，ERP系統不一樣。ERP系統的應付賬款憑證(指供應商的應付賬款)一般都可以根據原材料入庫單直接轉換過(guò)來(lái)，可以節省財務(wù)部門(mén)很多的工作量。接下去，我就列舉應付賬款中的兩個(gè)經(jīng)典管理流程及操作要點(diǎn)。

　　2流程中應注意的操作技巧

　　第一、采購價(jià)格和數量有錯誤解決辦法。在供應商送發(fā)票之前或者入庫單轉換成應付憑單作業(yè)之前，一般采購都要跟供應商進(jìn)行對賬，看看當月的賬目是否有錯誤。萬(wàn)一不幸的是，若采購價(jià)格有錯誤怎么辦呢?因為采購單已經(jīng)入庫結案，即使只入了一部分，系統為了數據的安全，也不會(huì )允許采購員通過(guò)采購定單邊變更單更改價(jià)格;若采購員把原材料入庫單先撤消審核、再刪除、然后再變更采購單的話(huà)，改完后再走一遍入庫流程，明顯是不可能的。那該怎么辦呢?

　　其實(shí)，在很多ERP系統在原材料入庫單上有個(gè)小功能，通過(guò)此功能，可以在采購單已經(jīng)結案的情況下，修改入庫單價(jià)。如原來(lái)采購單上的單價(jià)為10元，而其實(shí)應該是15元，通過(guò)這個(gè)功能，可以把入庫單的材料單價(jià)改為15元，計算庫存成本時(shí)也是按照這個(gè)價(jià)格來(lái)計算，包括統計生產(chǎn)成本。但是，采購單的價(jià)格不會(huì )更改，這是為了保留歷史記錄。但是，在轉換應付憑單的時(shí)候，就會(huì )以正確的價(jià)格，即15元的價(jià)格。

　　若數量有問(wèn)題也可以做類(lèi)似處理。如供應商總共送來(lái)5萬(wàn)套材料，但是，如質(zhì)量或者其他原因，最后計價(jià)的數量只有4.9萬(wàn)套，此時(shí)，就可以在這里直接更改數量即可。這個(gè)工具，極大的方便了日常管理。

　　第二、發(fā)票信息的控制。若想要財務(wù)付款，一般需要四張單據，分別為采購單、供應商送貨單、企業(yè)的入庫單與供應商發(fā)票，缺一不可。特別是供應商增值稅發(fā)票，以為這發(fā)票對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是錢(qián)。所以，財務(wù)人員也想省事，跟采購或者供應商說(shuō)，你們沒(méi)有發(fā)票就不用來(lái)向財務(wù)請款了，請了也是白請。也就是說(shuō)，在轉應付憑單的時(shí)候，就要有一個(gè)判斷，看入庫單有沒(méi)有發(fā)票，及發(fā)票的金額是否準確等等。

　　在入庫單上還有一個(gè)功能，通過(guò)這個(gè)功能，采購員可以把這張入庫單的發(fā)票信息輸入進(jìn)去。在轉換應付憑單的時(shí)候，財務(wù)人員可以選擇，是全部轉換呢，還是只轉換那有有發(fā)票信息的入庫單據。通過(guò)這個(gè)控制，那些不及時(shí)提供發(fā)票的供應商，就不用想急著(zhù)收到款項。

　　但是，在實(shí)際作業(yè)中，有這種情況存在。如供應商不按照當月的貨款來(lái)開(kāi)發(fā)票，而是每月固定開(kāi)票。如當月的貨款雖然有550萬(wàn)，但是，其每月就開(kāi)500萬(wàn)發(fā)票。此時(shí)，就有個(gè)發(fā)票的匹配問(wèn)題。關(guān)于這個(gè)問(wèn)題的處理情況，我會(huì )在應付賬款的另外一個(gè)流程中，詳細介紹。

　　第三、在應付憑證處發(fā)現采購價(jià)格有誤。有時(shí)候由于人為的疏忽，采購員在對賬時(shí)，沒(méi)有發(fā)現什么問(wèn)題。但是，財務(wù)人員在審核憑證時(shí)，發(fā)現了價(jià)格有問(wèn)題。在應付憑單上有個(gè)查詢(xún)工具，可以查詢(xún)這個(gè)材料、這個(gè)供應商的歷史交易信息，可以看到價(jià)格等記錄，方便財務(wù)人員核對。若財務(wù)人員在核對時(shí)，發(fā)現價(jià)格有錯誤，該如何操作呢?

　　當然，可以直接在應付憑單上進(jìn)行修改。但是，我一般在ERP項目實(shí)施時(shí)，不建議用戶(hù)這么做。因為財務(wù)人員從管理角度講，是沒(méi)有價(jià)格更改的權限，若直接在應付憑單上改的話(huà)，不方便以后財務(wù)工作的稽核，跟財務(wù)管理的要求也合。財務(wù)管理要求，若記賬憑證錯誤是因為原始憑證的錯誤引起的，則還要開(kāi)證明。所以，我在財務(wù)模塊實(shí)施中，建議用戶(hù)若發(fā)現原材料的價(jià)格有錯誤，在采購員對賬時(shí)，沒(méi)有發(fā)現，而導致應付憑單錯誤的話(huà)，我建議他們把應付憑單刪除，然后讓采購員在入庫單上通過(guò)更改價(jià)格的功能把價(jià)格改正過(guò)來(lái)，然后，再生成應付憑單。

　　若應付憑單不刪除的話(huà)，則對應的原材料入庫單是已經(jīng)結束了的，無(wú)法進(jìn)行任何修改。所以，要在修改前，一定要先刪除應付憑單。

　　第四、有預付款情況下的處理方法。如某個(gè)供應商比較刁，他要求企業(yè)在下單時(shí)，必須先預付50%的預付款。若企業(yè)當月下單500萬(wàn)，先預付了250萬(wàn)。在月底的時(shí)候，實(shí)際只要付款250萬(wàn)即可，這在系統里是如何體現的呢?

　　在根據入庫單自動(dòng)生成應付憑單的過(guò)程中，系統會(huì )去判斷，這張入庫單對應的采購單有沒(méi)有預付款的項目，沒(méi)有就罷了，若有，則在生成應付憑單的時(shí)候，還會(huì )觸發(fā)一個(gè)動(dòng)作。就是關(guān)聯(lián)對應的預付單據。在生成的預付款單據上，會(huì )帶出原來(lái)的預付款記錄，并可以根據用戶(hù)的要求，自動(dòng)沖銷(xiāo)應付賬款。當然，用戶(hù)也可以選擇在付款的時(shí)候沖銷(xiāo)，用戶(hù)可以根據自己的操作習慣來(lái)選擇。

　　3發(fā)票限額控制

　　增值稅發(fā)票的作用我想大家都非常的清楚。其進(jìn)項稅直接可以抵扣銷(xiāo)項稅額，想當于是幫助企業(yè)減少稅收、增加利潤。所以有些企業(yè)就開(kāi)始動(dòng)彎腦子了，就想著(zhù)多弄點(diǎn)發(fā)票、多抵點(diǎn)稅。俗話(huà)說(shuō)，磨高七尺，道高一丈。國家就想出了發(fā)票限額的招數，加強對發(fā)票的管制。

　　第一、僅對十萬(wàn)元版專(zhuān)用發(fā)票，規定其一次開(kāi)票銷(xiāo)售額的最高和最低限額，即限定一次開(kāi)票其銷(xiāo)售額在100萬(wàn)元以下(不含100萬(wàn)元)至10萬(wàn)元以上(含10萬(wàn)元)的數額使用的一種專(zhuān)用發(fā)票。一次開(kāi)票銷(xiāo)售額超100萬(wàn)元(含100萬(wàn)元)的則必須使用納入防偽稅控系統的電腦版專(zhuān)用發(fā)票;而對銷(xiāo)售額在10萬(wàn)元以下(不含10萬(wàn)元)則應使用萬(wàn)元版或千元版或百元版的專(zhuān)用發(fā)票。

　　第二、對萬(wàn)元版千元版百元版三種手工填開(kāi)的專(zhuān)用發(fā)票，只是限定其一次開(kāi)票銷(xiāo)售額不得突破最高限額，即：萬(wàn)元版專(zhuān)用發(fā)票最高銷(xiāo)售額不得超過(guò)10萬(wàn)元，千元版專(zhuān)用發(fā)票最高銷(xiāo)售額不得超過(guò)1萬(wàn)元，百元版專(zhuān)用發(fā)票最高銷(xiāo)售額不得超過(guò)1，000元;而對其一次開(kāi)票銷(xiāo)售額沒(méi)有最低數額限制。

　　第三、是專(zhuān)對電腦版專(zhuān)用發(fā)票的規定，因該專(zhuān)用發(fā)票已納入防偽稅控系統，由計算機開(kāi)票，其開(kāi)票數據都全部存入計算機，并實(shí)行全國開(kāi)專(zhuān)用發(fā)票的計算機聯(lián)網(wǎng)，可隨時(shí)相互稽核查對，其一次開(kāi)票銷(xiāo)售額沒(méi)有限制。

　　由于這個(gè)限制，就給相當一部分的國外ERP軟件，造成了麻煩。如一張入庫單金額達到120萬(wàn)，但是，其沒(méi)有納入防偽稅控系統的電腦版專(zhuān)用發(fā)票，怎么辦?就把發(fā)票開(kāi)成兩張，一張80萬(wàn)，一張40萬(wàn)。但是，很多ERP軟件，在入庫單上只能反映一張發(fā)票信息，如臺灣的鼎新軟件。這就非常麻煩，給發(fā)票的管理造成麻煩。因為企業(yè)要求供應商在請款的時(shí)候，要請購單、企業(yè)入庫單、他們的送貨單及發(fā)票四張單據齊全才可以，而且發(fā)票的金額不能少于應付賬款的金額。否則的話(huà)，財務(wù)在ERP系統中不能生成應付賬款或者付款單。

　　ERP如此控制是合理的，目的是為了保證供應商不少開(kāi)發(fā)票，而且，以后稽核起來(lái)，也很方便，入庫單、發(fā)票、付款單據都能夠關(guān)聯(lián)起來(lái)�，F在的問(wèn)題時(shí)，有些ERP系統一張入庫單只能對應一張發(fā)票，而企業(yè)的要求，是一張入庫單可以對應多張發(fā)票。所以，這就要對ERP系統進(jìn)行調整。

　　4成本的計算統計

　　國外一些數一數二的ERP軟件，跟國內的ERP比起來(lái)，成本模塊是其比較占有優(yōu)勢的地方。但是，中國很多企業(yè)企業(yè)的成本計算方法，讓他們這些“英雄”無(wú)用武之地。如有些企業(yè)成本計算比較簡(jiǎn)便，只需要考慮材料成本即可，其他的成本，如制造費用、管理費用等等，都按照一個(gè)固定的比例進(jìn)行計算。如一個(gè)產(chǎn)品的單位成本為30元，而企業(yè)根據歷史的統計經(jīng)驗，設置制造費用等的成本為材料成本的20%，即6元。則此時(shí)，這個(gè)產(chǎn)品的單位成本為36元。

　　由于這個(gè)成本計算方法相對來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，而Oracle、SAP等ERP軟件的成本模塊雖然比較健全，但是，若用到這些企業(yè)當中去，就有點(diǎn)“殺雞焉用牛刀”的感覺(jué)，使用起來(lái)，反而很不方便。我這只是列舉了三個(gè)常見(jiàn)的具有“中國特色”的業(yè)務(wù)流程，其他類(lèi)似的流程還有很多。所以，雖然象SAP等大型的ERP軟件，在國外用的非常好，但是，在國內企業(yè)使用起來(lái)的時(shí)候，難免要是水土不服，還是要經(jīng)常的碰壁。所以，無(wú)論是企業(yè)準備采取國外的ERP軟件還是國外的軟件公司要進(jìn)軍國內市場(chǎng)、特別是內資本企業(yè)，都要注意相互了解，注意各自的“國情”，才能保證后期的合作愉快。

　　5ERP使得財務(wù)管理水平得以提高

　　首先、ERP系統功能對毛利預測、合同管理更加準確和及時(shí)。銷(xiāo)售合同報價(jià)計算在ERP系統中自動(dòng)完成，每更改一次產(chǎn)品的配置，系統都會(huì )瞬間、準確地計算出銷(xiāo)售收入、成本和毛利，為包括財務(wù)部在內的合同評審者、決策者提供可靠的數據支持。銷(xiāo)售合同的評審也從各個(gè)部門(mén)輪流的書(shū)面評審變?yōu)樵贓RP系統中的電子評審，不僅不受地域的限制，而且評審時(shí)間由原來(lái)的5～10天縮短為1天，大大提高了工作效率。

　　其次、ERP系統功能實(shí)現了對財務(wù)預算的實(shí)時(shí)控制和多角度分析。在ERP系統中，所有的費用項目全部設置在費用明細層。同時(shí)，將需要考核的單位設置成不同的“成本中心”，然后根據不同的管理或查詢(xún)需要建立起不同的“成本中心組”，這樣就可以靈活、方便、快捷地查詢(xún)出不同的期間費用總額、部門(mén)費用總額、公司費用總額、任意組合的“成本中心組”的費用總額等。ERP系統對費用的管理還可以實(shí)現同時(shí)按部門(mén)和項目統計，這就大大方便了對研發(fā)項目成本管理或某個(gè)階段性產(chǎn)品項目成本管理的需求。

　　獲利能力分析是ERP系統提供給企業(yè)的又一個(gè)強大的財務(wù)管理功能。具體而言，公司將內部組織根據管理和考核的需要設置成不同層次的“利潤中心”和“成本中心”，并將公司年度整體預算逐層分解到每個(gè)被考核的“利潤中心”和“成本中心”。當業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生時(shí)，系統會(huì )將每一筆業(yè)務(wù)的收入、成本、毛利、費用及時(shí)地歸集在預先設置好的“利潤中心”和“成本中心”名下。管理者可以從系統的報表工具中逐層查詢(xún)每個(gè)“利潤中心”和“成本中心”的財務(wù)預算執行情況，分析產(chǎn)生偏差的原因，從而實(shí)現了對整體經(jīng)營(yíng)指標的分解、落實(shí)、監督、分析和考核，拓展了財務(wù)管理的視角，提高了財務(wù)管理的透明度、及時(shí)性和有效性。

　　再次、ERP系統功能使資產(chǎn)管理水平大大提高。ERP系統可以詳細記載資產(chǎn)購進(jìn)、轉移、組建以至于到最后處理的所有業(yè)務(wù)細節和過(guò)程。電子資產(chǎn)卡片替代了書(shū)面的卡片;一項資產(chǎn)在系統中擁有唯一的代號;同一資產(chǎn)在各部門(mén)間的流動(dòng)都將記錄起始時(shí)間;系統對組建的資產(chǎn)自動(dòng)計算其新的價(jià)值;資產(chǎn)折舊不再是按類(lèi)別而是按每項資產(chǎn)分別自動(dòng)計提，并且按照記載的資產(chǎn)在部門(mén)間流動(dòng)的起始時(shí)間分別列支在不同的部門(mén)(成本中心)名下。財務(wù)人員甩掉了繁重的核算工作，把主要精力放在對資產(chǎn)使用有效性和安全性的監督、控制和分析工作上，強化了管理職能。

　　最后、ERP系統功能提高了成本管理水平。ERP作為一個(gè)高度集成的信息系統，將不同業(yè)務(wù)部門(mén)的信息高度交匯，體現物流、信息流、資金流的統一。它強調事前計劃、事中控制、事后反饋的統一，一套預測、計劃、決策、控制、分析、考核的管理模式也體現在成本管理中。從具體的管理方法來(lái)看，ERP系統強調能夠實(shí)現標準成本的預先確定、實(shí)際成本發(fā)生后成本差異的分析、以成本中心為主體的責任成本管理等功能，而這些都是管理會(huì )計的重要內容。它并非停留在僅僅能夠完成計算機化的成本記錄、歸檔等傳統任務(wù)，更多貫穿于ERP成本管理中的是管理會(huì )計的原則和思想。

　　具體而言，標準成本的制定與企業(yè)年度預算緊密相連;實(shí)際成本的核算從最底層物料的材料費開(kāi)始，逐層向上將每一件物料的材料費、人工耗用、機器耗用和制造費用累積，得出每一層零部件直至最終產(chǎn)品的成本。對于成本分析來(lái)說(shuō)，徹底擺脫了月末結賬的限制，變事后分析為可隨時(shí)查詢(xún)某個(gè)生產(chǎn)定單在不同工序上實(shí)際成本與標準成本的比較情況;可隨時(shí)通過(guò)查詢(xún)“成本中心報表”來(lái)觀(guān)察每個(gè)生產(chǎn)工序上實(shí)際成本與標準成本的對比情況;可監督生產(chǎn)部門(mén)工時(shí)確認的準確性等等。它最終實(shí)現了成本管理的及時(shí)性。

　　財務(wù)系統不僅在內部的各模塊充分集成，與供應鏈和生產(chǎn)制造等系統也達到了無(wú)縫集成。使得企業(yè)各項經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的財務(wù)信息能及時(shí)準確地得到反饋，從而加強了對資金流的全局管理和控制。

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