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銷(xiāo)售環(huán)節的財務(wù)管理工作分析
銷(xiāo)售財務(wù)工作是企業(yè)開(kāi)展銷(xiāo)售活動(dòng)中得一項重要方面，在這一過(guò)程重，第一，按計劃和合同發(fā)出商品，是銷(xiāo)售人員的職責;第二，按照等價(jià)交換的原則收回貨款，是銷(xiāo)售財務(wù)人員的職責。簽訂合同發(fā)出商品是決定企業(yè)由沒(méi)有活干、能否生存發(fā)展的前提;而收回貨款則是企業(yè)付出和經(jīng)營(yíng)能否獲得回報和持續發(fā)展的關(guān)鍵。隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟活動(dòng)的逐步完善和發(fā)展，銷(xiāo)售財務(wù)的地位越來(lái)越顯得重要，原有計劃經(jīng)濟的一套銷(xiāo)售會(huì )計結算模式已不能適應新形勢的需要，必須不斷進(jìn)行補充、完善和發(fā)展。
一、業(yè)務(wù)獨立運行，建立健全有關(guān)銷(xiāo)售財務(wù)制度
隨著(zhù)市場(chǎng)發(fā)展，銷(xiāo)售財務(wù)所包含的業(yè)務(wù)內容越來(lái)越多，內部分工也越來(lái)越細，而且不同于生產(chǎn)、供應等財務(wù)部門(mén)的日常收付、月終核算，是具有相對獨立內容的針對產(chǎn)品銷(xiāo)售的貨款回收，因此，企業(yè)應當單獨設立銷(xiāo)售財務(wù)機構或專(zhuān)職銷(xiāo)售會(huì )計，以統一管理用戶(hù)信用等級考評會(huì )同預收款、產(chǎn)品來(lái)、用、余款的結算、應收帳款核對、銷(xiāo)售費用、清理欠款等會(huì )計業(yè)務(wù)，并協(xié)調處理好同銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員之間的關(guān)系，以共同研究、開(kāi)發(fā)市場(chǎng)，同用戶(hù)建立長(cháng)期的相互信任、彼此了解伙伴關(guān)系。同時(shí)，要在遵守《會(huì )計法》和國家有關(guān)財經(jīng)法規的前提下，建立健全“銷(xiāo)售財務(wù)人員職責和標準”、“專(zhuān)款專(zhuān)用管理制度”、“應收帳款管理辦法”等內部管理和考核制度，規范指導銷(xiāo)售財務(wù)日常工作的開(kāi)展。
二、規定財務(wù)會(huì )計業(yè)務(wù)控制程序
規定財務(wù)會(huì )計業(yè)務(wù)控制程序，主要是收入控制程序這個(gè)基本控制程序防止內部舞弊。下面是制造企業(yè)收入控制程序的一般情況：三線(xiàn)兩點(diǎn)，所謂“三線(xiàn)”是指發(fā)票傳遞線(xiàn)、貨幣傳遞線(xiàn)、產(chǎn)品傳遞線(xiàn)：“兩點(diǎn)”是指發(fā)票與貨幣核對點(diǎn)、產(chǎn)品與發(fā)票核對點(diǎn)。“三線(xiàn)兩點(diǎn)”的主要精神就是把單、錢(qián)、貨分離成三條互相獨立的業(yè)務(wù)線(xiàn)進(jìn)行傳遞，在三條傳遞線(xiàn)的終端設置兩個(gè)核對點(diǎn)把這三條線(xiàn)聯(lián)結起來(lái)進(jìn)行控制。使經(jīng)手產(chǎn)品的人，不經(jīng)手發(fā)票帳單和貨幣;經(jīng)手發(fā)票帳單的人，不經(jīng)手產(chǎn)品和貨幣;經(jīng)手貨幣的人，不經(jīng)手產(chǎn)品和及發(fā)票帳單。從而形成三條業(yè)務(wù)傳遞線(xiàn)，而每一條業(yè)務(wù)傳遞線(xiàn)又由許多傳遞鏈條或傳遞環(huán)節所組成，這些鏈條和環(huán)節分別由不同的人員或部門(mén)擔任，一環(huán)接一環(huán)，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，每向前傳遞一步，就對上一步的傳遞工作進(jìn)行核查一次，以保證每條傳遞線(xiàn)、傳遞結果的正確性。最后再將三個(gè)傳遞結果集中在一起進(jìn)行核對，這就進(jìn)一步提高了整個(gè)控制系統的可靠程度。
“三線(xiàn)兩點(diǎn)”的運作程序如下：
發(fā)票傳遞線(xiàn)：①銷(xiāo)售合同一般由銷(xiāo)售部門(mén)與購貨單位簽訂，合同應載明本企業(yè)與購貨單位之間就產(chǎn)品銷(xiāo)售過(guò)程中的有關(guān)品種、質(zhì)量、數量、價(jià)格、交貨方式、交貨期限、付款方式、交貨地點(diǎn)、違約責任等方面達成一致意見(jiàn)，并以此作為規范銷(xiāo)售行為的直接依據。銷(xiāo)售合同的副本要送一份給財務(wù)會(huì )計部門(mén)。②在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，開(kāi)票員根據銷(xiāo)售合同開(kāi)具銷(xiāo)貨發(fā)票(一般納稅人開(kāi)具增值稅發(fā)票)。增值稅發(fā)票一般有×聯(lián)，如第一聯(lián)存根聯(lián)，由開(kāi)票方留存備查;第二聯(lián)為發(fā)票聯(lián)，是購貨單位報銷(xiāo)聯(lián);第三聯(lián)為稅款抵扣聯(lián)，是購貨單位計算進(jìn)項稅款的證明;第四聯(lián)為記賬聯(lián)，是本企業(yè)核算銷(xiāo)售額和銷(xiāo)項稅額的主要憑證;第五聯(lián)為提貨聯(lián);第六聯(lián)為出門(mén)證聯(lián)(有些企業(yè)產(chǎn)品的出門(mén)證與發(fā)票分開(kāi)，由財務(wù)會(huì )計部門(mén)另外單獨填制)。③發(fā)票開(kāi)好后，開(kāi)票員留下×聯(lián)，其余交收款處辦理結算手續;④每日下班前，開(kāi)票員將收款員退回的發(fā)票記帳聯(lián)與存根聯(lián)進(jìn)行核對后，根據發(fā)票記帳聯(lián)編制銷(xiāo)售日報;⑤將發(fā)票記帳聯(lián)附在銷(xiāo)售日報的后面，一并送交的銷(xiāo)售會(huì )計。
貨幣傳遞線(xiàn)：①收款員接到銷(xiāo)售發(fā)票時(shí)，應審核發(fā)票上的購貨單位、產(chǎn)品名稱(chēng)及規格、產(chǎn)品數量及單價(jià)，應復核銷(xiāo)售發(fā)票上金額的計算是否正確。②復核后，收款員按照發(fā)票金額收款。如屬轉帳結算的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，收款員應核實(shí)其通過(guò)銀行轉帳的款項是否已確實(shí)到帳;客戶(hù)拿來(lái)支票和匯票結算的，應按有關(guān)支票和匯票收受程序辦理;掛帳結算的，應審核其有無(wú)經(jīng)規定的程序批準或合同上有無(wú)此約定。③貨款點(diǎn)收或查實(shí)無(wú)誤后，在發(fā)票上加蓋“現金收訖”或“轉帳收訖”的財務(wù)印章。如合同上規定或企業(yè)領(lǐng)導層批準屬于“先提貨后付款”的，應加蓋其他財務(wù)印章或由批準人簽字，并將發(fā)票的記帳聯(lián)留下，退給開(kāi)票員。④每天下班前，將本班收到的現金清點(diǎn)整理好后，編制收款報表。⑤將收款日報與現金一起交給出納員。⑥出納員將各收款處交來(lái)的現金送存銀行，并匯總編制每日收款報告，把送存銀行的回單附在其后，送交銷(xiāo)售會(huì )計。
產(chǎn)品傳遞線(xiàn)：①倉庫保管人員根據蓋有“現金收訖”、“轉帳收訖”等財務(wù)會(huì )計確認印章的發(fā)票提貨聯(lián)發(fā)貨;②發(fā)貨后，倉庫保管員在發(fā)票上加蓋“貨已發(fā)”的倉庫印戳，將提貨聯(lián)留下。③產(chǎn)品出廠(chǎng)時(shí)，門(mén)衛人員應索回發(fā)票的出門(mén)證聯(lián)，檢查出門(mén)聯(lián)上有無(wú)財務(wù)和倉庫上述印戳，核對產(chǎn)品的數量后放行。④倉庫保管員在下班前，將留下的發(fā)票提貨聯(lián)按順序整理好，填制“發(fā)貨日報表”，然后將提貨聯(lián)附在“發(fā)貨日報表”后面送交財務(wù)會(huì )計部。⑤門(mén)衛人員也必須將收回的出門(mén)證交到財務(wù)會(huì )計部。
發(fā)票與貨幣核對點(diǎn)：發(fā)票與貨幣的核對實(shí)際上是銷(xiāo)售部門(mén)交來(lái)的銷(xiāo)售日報與出納部門(mén)匯總編制的每日收款報告的核對，但從根本上說(shuō)仍是發(fā)票和貨幣的核對。核對的執行人是銷(xiāo)售會(huì )計人員或其他專(zhuān)設的稽核人員。
發(fā)票與貨幣核對的具體步驟是：①復核銷(xiāo)售部門(mén)交來(lái)的銷(xiāo)售日報及其所附的發(fā)票;檢查銷(xiāo)售日報上的數量金額與發(fā)票加總的數量金額是否一致。②審核出納部門(mén)交來(lái)的每日收款報告及所附銀行回單或現金入庫(入本企業(yè)保險柜)單是否合法、真實(shí)、正確;檢查銀行回單或現金入庫單與收款報告的有關(guān)項目是否相符。③最后將審核后的收款報告、銷(xiāo)售日報的有關(guān)數額相核對。
產(chǎn)品與發(fā)票核對點(diǎn)：核對的執行人仍然是銷(xiāo)售會(huì )計人員或其他專(zhuān)設的稽核人。方法是：①先將倉庫交來(lái)的提貨聯(lián)與發(fā)貨日報表進(jìn)行核對，檢查發(fā)貨日報表有關(guān)數字編制的正確性。②再將發(fā)貨日報表的有關(guān)數量數據與銷(xiāo)售日報的有關(guān)數量數據相核對，以驗證產(chǎn)品發(fā)出的數量與銷(xiāo)售記賬的數量是否相符。③必要時(shí)將門(mén)衛交回的出門(mén)證與銷(xiāo)售發(fā)票相核對。
后邊這兩個(gè)核對點(diǎn)，是整個(gè)收入程序的關(guān)鍵控制點(diǎn)。發(fā)票與貨幣的核對，是保證帳款相符、揭露現金結算錯弊的關(guān)鍵;產(chǎn)品與發(fā)票的核對，是保證單單相符、帳實(shí)相符的重要環(huán)節。兩者缺一不可，如果缺少發(fā)票與貨幣的核對，則應該收進(jìn)的款項是否全部收入，現金是否發(fā)生短缺或被截留等現象都很難發(fā)現并控制;如果缺少產(chǎn)品與發(fā)票的核對點(diǎn)，則實(shí)際收入與產(chǎn)品的實(shí)際發(fā)生是否一致，以及有無(wú)利用發(fā)票作弊，開(kāi)出大頭小尾、上聯(lián)與下聯(lián)不一致的發(fā)票以及涂改發(fā)貨數量等問(wèn)題，也很難被揭露和控制。
因此，對于銷(xiāo)售會(huì )計來(lái)說(shuō)，在銷(xiāo)售收入記賬前，認真進(jìn)行上述兩項核對，是極其重要的。發(fā)票與貨幣、產(chǎn)品與發(fā)票不核對清楚，不能記賬。
三、充實(shí)業(yè)務(wù)內容
銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員在開(kāi)發(fā)市場(chǎng)、承攬合同時(shí)，遇到的用戶(hù)千差萬(wàn)別，各有各自的特點(diǎn)，如有的用戶(hù)信譽(yù)很好，但合同需求量不大;有的用戶(hù)信用不好，但合同需求量很大;有的用戶(hù)前期信譽(yù)良好，但后期信譽(yù)大大下降等等，在對待各不同用戶(hù)貨款結算的政策上，需采取不同的辦法，這些以前都是沒(méi)有的。
綜合起來(lái)，應充實(shí)的內容如下：
加強對用戶(hù)信用等級和考察評定。建立用戶(hù)檔案，針對用戶(hù)的訂貨量、存欠款、存欠料等具體情況，對用戶(hù)進(jìn)行信用等級測定，可分為A、B、C、D、E五類(lèi)等級。
對預收款比例的掌握控制。依據五個(gè)信用等級對用戶(hù)采取不同的預收款比例，按100%、80%、60%、40%、20%等訂貨合同金額收預收款。
規范對用戶(hù)來(lái)料受托加工產(chǎn)品貨款和來(lái)料的清算。用戶(hù)來(lái)料加工的貨款和來(lái)料必須按所簽合同的執行情況隨進(jìn)掌握，以避免以出欠款、欠料情況。
加大對用戶(hù)有老欠款又訂新合同貨款的控制。對歷史形成的老欠款用戶(hù)只要仍和企業(yè)有合同往來(lái)的，采取新訂合同貨款不能拖欠，老欠款慢慢歸還的辦法，一方面企業(yè)有了市場(chǎng)，另一方面，也避免老欠款成為呆壞帳。
規范企業(yè)對有意墊資的新產(chǎn)品的貨款管理。企業(yè)開(kāi)發(fā)研制的新產(chǎn)品為了搶占市場(chǎng)、開(kāi)發(fā)市場(chǎng)，而墊資推銷(xiāo)試用的產(chǎn)品，銷(xiāo)售財務(wù)必須有一套供需雙方簽訂的正式合同文本，以確保墊資的產(chǎn)品能最終收回貨款或收回產(chǎn)品樣本。按“專(zhuān)款專(zhuān)用”原則進(jìn)行貨款結算。這是企業(yè)財務(wù)結算中必須遵循的一項基本原則，也是保障企業(yè)利益，防止“死合同”給企業(yè)造成損失的重要措施之一。防止造成合同執行完畢后無(wú)人要的“死合同”的情況發(fā)生。
四、先審核，后核算，嚴格控制銷(xiāo)售費用
根據銷(xiāo)售財務(wù)的工作流程，即：見(jiàn)到合同——收預收款——執行完畢——收齊貨款——填制記帳憑證——開(kāi)發(fā)票——審核——發(fā)票交用戶(hù)提貨或通知鐵路發(fā)運——核算，審核崗位是銷(xiāo)售財務(wù)工作的“守門(mén)員”性質(zhì)的崗位，它關(guān)系到貨款是否正確無(wú)誤收到、記帳科目是否合乎規定。此崗位的設立，很大程度上為銷(xiāo)售收入的實(shí)現、降低應收帳款金額提供了保障，要選擇責任心強、素質(zhì)高、經(jīng)驗豐富的人員負責此崗位。。
加大清欠力度，減少呆壞帳損失。計劃經(jīng)濟時(shí)期形成的大量應收帳款中有相當一部分已經(jīng)或將要成為呆壞帳，若不加大力度清理，必將給企業(yè)造成很大損失。
重視其它業(yè)務(wù)收入管理。企業(yè)在銷(xiāo)售產(chǎn)品的同時(shí)，要相應地為用戶(hù)提供輔助性勞務(wù)和墊付產(chǎn)品的鐵路運費、汽車(chē)運費、保險費、包裝費等費用，還有對使用企業(yè)包裝周轉箱收周轉使用款、對超過(guò)合同約定提貨期的貨物收取一定的倉儲保管費等，這些收入也是企業(yè)收入的一個(gè)重要方面，是企業(yè)總收入的補充，其他業(yè)務(wù)收入占產(chǎn)品銷(xiāo)售收入的l-3%，數額相當可觀(guān)，如果稍有不注意，將會(huì )造成應收的收入收不回來(lái)，使企業(yè)蒙受損失。因此，在銷(xiāo)售財務(wù)實(shí)際工作中，應改變過(guò)去只重視產(chǎn)品收人管理，忽視其他業(yè)務(wù)收入的做法，把其他業(yè)務(wù)收入提高到和產(chǎn)品收入同等重要的地位加以規范管理，保證每一筆其他業(yè)務(wù)收入按時(shí)收回。
分析貨款回收好壞，為開(kāi)發(fā)市場(chǎng)提供信息。銷(xiāo)售財務(wù)應每月每季進(jìn)行簡(jiǎn)單和半年進(jìn)行詳細的銷(xiāo)售資金回收情況分析，對合同執件中貨款回收、欠款清理、銷(xiāo)售費用等進(jìn)行系統分析，并對高附加值高收入的產(chǎn)品，有市場(chǎng)開(kāi)發(fā)潛力的產(chǎn)品提出意見(jiàn)，充分發(fā)揮銷(xiāo)售財務(wù)的作用，變“算死帳”為“算活帳”;為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和開(kāi)發(fā)市場(chǎng)提供信息。同時(shí)，財務(wù)人員也要和用戶(hù)建立良好的商業(yè)信譽(yù)關(guān)系，做到優(yōu)質(zhì)高效地服務(wù)市場(chǎng)、服務(wù)用戶(hù)。
銷(xiāo)售財務(wù)做為企業(yè)財務(wù)管理中的一個(gè)主要方面，其完善和發(fā)展同企業(yè)的管理水平、社會(huì )經(jīng)濟環(huán)境緊密相關(guān)，應做為企業(yè)財務(wù)管理系統中的一個(gè)方面加以重視和研究，最大限度地發(fā)揮其作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)做出應有的貢獻。
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