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項目經(jīng)理的項目溝通技巧
項目經(jīng)理有80%甚至更多的時(shí)間都用于進(jìn)行項目的溝通工作，可以說(shuō)溝通是每個(gè)項目經(jīng)理一生的功課，而會(huì )不會(huì )說(shuō)話(huà)，也成為評判一個(gè)項目經(jīng)理溝通能力高低的重要指標。以下是小編跟大家分享項目經(jīng)理的項目溝通技巧，希望對大家能有所幫助！
項目經(jīng)理的項目溝通技巧 篇1
一、概述
項目溝通管理如是說(shuō)：“管理者要用70%的時(shí)間用于與人溝通，而項目經(jīng)理需要花費90%或更多的時(shí)間溝通”。作為一名項目經(jīng)理，不應該埋在一大堆的技術(shù)、管理工作中，而應站在較高的角度審視整個(gè)項目，必須花大量的時(shí)間去做溝通工作，使自己既能準確地把自己的意圖傳遞給項目相關(guān)人員，同時(shí)又能及時(shí)正確地去理解項目相關(guān)人員的需求，達成一種共識，使他們理解你、支持你、幫助你，那么項目就成功了一半，否則就很難成功地組織完成這個(gè)項目。
因此，良好的溝通不但是提高項目完成的質(zhì)量和效率、降低項目成本的必由之路，更是關(guān)系到項目成敗的關(guān)鍵因素之一。ISO 10006-2003《質(zhì)量管理—項目質(zhì)量管理指南》、 ISO/IEC TR 16326-1999《軟件工程--項目管理ISO/IEC 12207應用指南》、GB/T19016-2005《質(zhì)量管理體系—項目質(zhì)量管理指南》等對項目管理及其溝通提出了規范性要求，為便于理解和實(shí)施，筆者擬把多年的項目管理的實(shí)踐經(jīng)驗體會(huì )與讀者共享。
二、項目溝通的對象與時(shí)機
項目管理的過(guò)程包括項目啟動(dòng)、需求確認、計劃安排、項目實(shí)施、項目驗收、項目收款等各階段，在各個(gè)階段都需要有項目經(jīng)理圍繞項目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量等要素與客戶(hù)、項目組成員、供應商、上層管理者及其他相關(guān)項目經(jīng)理等進(jìn)行溝通、協(xié)調和控制。與項目各相關(guān)方之間持續、有效的溝通，是促成項目成功的諸多因素中最重要的一項因素。
1.與客戶(hù)的溝通
客戶(hù)是項目成果的使用者。因此，在項目的全過(guò)程中都應與其決策層、業(yè)務(wù)部門(mén)保持及時(shí)有效的溝通，以便獲得他們的支持、參與和推動(dòng)，特別是項目的啟動(dòng)期間更為重要。良好的溝通能使雙方對于項目目標、范圍達成共識，保證項目健康的進(jìn)行。如果項目初期就沒(méi)有得到客戶(hù)的支持和認同，很難想象該項目能成功。
為了達到獲得支持的目的，溝通必須做到以下幾點(diǎn)：
首先，培養客戶(hù)對項目的價(jià)值與戰略重要性的認同感。形成雙向交流，以保持信息的一致性，增強項目進(jìn)度的透明度，并確保雙方了解項目的進(jìn)展。
其次，必須通過(guò)良好的溝通就客戶(hù)的需求達成一致，否則會(huì )給項目帶來(lái)無(wú)窮的隱患，甚至會(huì )使項目前功盡棄。筆者負責的部門(mén)曾經(jīng)承接了一個(gè)小型項目，安排A作為項目經(jīng)理，由于項目不大，忽視了與客戶(hù)的溝通，在項目的細節需求方面沒(méi)有主動(dòng)去和客戶(hù)達成共識，開(kāi)發(fā)人員花了許多精力進(jìn)行開(kāi)發(fā)、測試，結果客戶(hù)在試用時(shí)認為不能滿(mǎn)足他們的需求，既耗費了人力，延長(cháng)了工期，增大了成本，同時(shí)又影響了客戶(hù)的滿(mǎn)意度。
再次，還要與客戶(hù)在管理思想、管理理念上要達成一致，爭取客戶(hù)的理解和支持。
2.與項目組成員的溝通
項目組成員是項目實(shí)施的主力軍，他們對項目的認識、對項目的投入狀態(tài)，以及團隊成員間的和諧程度，都會(huì )對項目成功造成不容忽視的影響。如果項目中一些重要信息沒(méi)有進(jìn)行充分有效的溝通，如在制定計劃、實(shí)施情況、技術(shù)問(wèn)題等方面與相關(guān)人員溝通不足，就會(huì )造成各行其事、重復勞動(dòng)、甚至造成不必要的損失。
與項目組成員的溝通，要注意把握以下三點(diǎn)：
(1)項目經(jīng)理不但自己要把工作重點(diǎn)放在溝通上，還要引導整個(gè)項目團隊進(jìn)行有效的溝通。
(2)作為項目經(jīng)理，為調動(dòng)項目組成員的的工作熱情、提高其效率，還應充分了解項目成員的個(gè)性、喜好等，并采取不同的溝通方法，使項目組成員的工作協(xié)調一致，從而保證按時(shí)、按質(zhì)、按量完成預期的任務(wù)。
(3)“有人的地方就有沖突”，作為項目經(jīng)理，應盡可能地避免項目組成員之間發(fā)生沖突，當沖突發(fā)生后應采取積極的態(tài)度和適當的方法解決，以維持項目組的.和諧氛圍。解決這類(lèi)沖突有兩個(gè)很重要的原則：一是不能全部采用正式、生硬的方式去解決，應該多尋求一些非正式渠道來(lái)溝通;二是要倡導互相理解和尊重。
3.與供應商的溝通
對于系統集成項目，項目經(jīng)理必須考慮供應商這一重要環(huán)節。因為供應商所提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、交貨期等將直接影響到項目的質(zhì)量和進(jìn)度。因此，要保證供應商能按項目計劃進(jìn)度及時(shí)地提供符合要求的產(chǎn)品，當質(zhì)量出現問(wèn)題時(shí)能及時(shí)有效地處理，既不影響工期又能保證質(zhì)量，就必須進(jìn)行良好的溝通。
4.與上層管理者的溝通
上層管理者往往更加關(guān)心的是項目的工期、成本、質(zhì)量等等。作為項目經(jīng)理，就應該經(jīng)常主動(dòng)地與上層管理者保持溝通，及時(shí)地反饋信息，特別是將可能會(huì )延期、將增加項目費用、可能會(huì )產(chǎn)生質(zhì)量問(wèn)題的苗頭等等提早匯報，使上層管理者能及時(shí)并適時(shí)調整工作計劃，在人力、物力、財力等方面給予支持，保證項目的順利進(jìn)行。
5.與其他相關(guān)項目經(jīng)理之間的溝通
對于大型的項目，項目經(jīng)理還應與項目的其他方的項目經(jīng)理保持良好的溝通，因為其他方所負責的項目的進(jìn)度、質(zhì)量等也將會(huì )對本項目的進(jìn)度、質(zhì)量和成本等產(chǎn)生影響。比如，系統集成項目會(huì )與建筑施工隊或裝潢公司有配合問(wèn)題，系統集成方何時(shí)入場(chǎng)最佳，都必須與建筑施工隊或裝潢公司進(jìn)行及時(shí)有效地溝通。
三、實(shí)現有效溝通的途徑
溝通管理的目標是及時(shí)并適當地創(chuàng )建、收集、發(fā)送、儲存和處理項目的信息，以增強溝通的有效性。項目經(jīng)理應從以下方面考慮。
1.取得項目相關(guān)方的信任
項目經(jīng)理應該清醒地認識到自己的職業(yè)來(lái)自多方的信任和委托，因此必須保持自己的個(gè)人魅力，在知識、技能、個(gè)人品德、洞察問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力上勝人一籌，使自己能夠得到他人的認同，樹(shù)立必要的威信，這是保證有效溝通的前提。
成功的項目經(jīng)理應具有良好的溝通技巧，包括能夠有效地闡明工作內容、傾聽(tīng)反饋并采取行動(dòng)，在團隊成員之間培養融洽的氣氛，坦誠地和相關(guān)人員溝通，使所有相關(guān)方形成一個(gè)共同體。
2.制定切實(shí)可行的溝通計劃
一個(gè)有效的溝通計劃將會(huì )促進(jìn)團隊的發(fā)展，實(shí)現客戶(hù)的同步，實(shí)現項目文件的減少。
有效的溝通計劃應該考慮以下幾點(diǎn)：
(1)確定項目相關(guān)文件保存方式。對于收集到的不同類(lèi)型的信息,應制定統一規章制度,將與項目有關(guān)的重要文件進(jìn)行建檔、保存。
(2)建立項目組織聯(lián)系方式。項目涉及到多方人員，為提高工作效率，應該建立一個(gè)專(zhuān)用于項目管理的所有相關(guān)人員的聯(lián)系方式名冊，做到簡(jiǎn)潔、明了。
(3)確定工作匯報方式。明確表達項目組成員對項目經(jīng)理、項目經(jīng)理對上級和相關(guān)方的工作匯報方式，包括匯報時(shí)間、匯報形式。比如項目組成員每天通過(guò)EMAIL向項目經(jīng)理匯報，項目經(jīng)理每周通過(guò)EMAIL向直接客戶(hù)和上級匯報，緊急匯報可通過(guò)電話(huà)及時(shí)溝通，每?jì)芍茼椖拷M進(jìn)行一次項目工作溝通會(huì )議等等。
(4)統一項目文件格式。對于項目統一文件模板，是規范管理的一項措施，所以必須統一各種文件模板，并提供編寫(xiě)指南，以保證項目溝通的效率。
(5)溝通計劃應簡(jiǎn)單實(shí)用。溝通計劃是用來(lái)執行的，要保證項目相關(guān)人員已經(jīng)正確理解，避免為計劃而計劃，使其束之高閣。
3.采取多種有效的方式進(jìn)行溝通
優(yōu)秀的項目經(jīng)理知道如何計劃溝通工作，了解每一個(gè)團隊成員需要什么類(lèi)型的信息，并在項目工作中根據不同的目的采用不同的溝通方式。
(1)書(shū)面材料。對于一些重要的、需雙方確認的信息可以采取這種正式的方式進(jìn)行溝通。
(2)電子郵件。通過(guò)這種方式可以方便地傳遞與客戶(hù)、供應商、項目團隊成員之間、上層管理者之間的文件，比如項目計劃、備忘錄、會(huì )議紀要、工作報告、項目文檔等等。
(3)提供一個(gè)正式的論壇。在此上面可以公布用來(lái)溝通的政策和工作程序。
(4)即時(shí)消息�？赏ㄟ^(guò)電話(huà)、短信平臺等使項目各方可以實(shí)時(shí)地溝通。
(5)項目會(huì )議。通過(guò)項目會(huì )議溝通項目狀況、存在的問(wèn)題，以及解決的方式等。
(6)電視電話(huà)網(wǎng)絡(luò )會(huì )議。為身處異地的團隊成員提供一個(gè)參與溝通的方式。
(7)內部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)留言板�？膳c全體成員進(jìn)行正式地溝通項目狀況，進(jìn)展和目標。
(8)實(shí)地溝通。與你的團隊、客戶(hù)、供應商等面對面地溝通。
(9)非正式溝通活動(dòng)。如聯(lián)誼活動(dòng)、聚會(huì )、個(gè)別交流等，都可使其與項目相關(guān)方關(guān)系更加融洽。
(10)使用先進(jìn)的項目管理軟件工具�？商岣邷贤ǖ男屎陀行�。
4.保證信息的正確傳遞
信息的傳遞一定是雙向。首先，必須保證你所傳遞的信息是正確的信息，而不是給他們提供過(guò)量的不相關(guān)的或是重復性的信息，也就是說(shuō)傳遞的信息質(zhì)量要高;其次，必須保證信息被接收者收到了，即所有的溝通方式，必須有回饋機制，以確認接收者已收到;再次，必須保證對收到信息的理解是正確的，以免給項目帶來(lái)或大或小的損失。對于一些重要的信息，在可行的情況下采用雙方的會(huì )談可能會(huì )更快更準確地讓人接收。
項目管理中涉及到眾多的項目相關(guān)方，而項目經(jīng)理與項目各個(gè)相關(guān)方之間建立良好的溝通是非常必要的，同時(shí)為保證項目溝通的有效性，項目經(jīng)理應采取適當的溝通方式、規范的溝通行為，保證信息傳遞的準確、及時(shí)、理解無(wú)誤，只有這樣，才能為項目的成功提供保證。
項目經(jīng)理的項目溝通技巧 篇2
1、宜謙虛禮讓?zhuān)伞皳砹?/strong>”
項目經(jīng)理一定要注意尊敬客戶(hù)。與客戶(hù)溝通時(shí)，項目經(jīng)理需要有良好的態(tài)度和謙虛的心態(tài)，溝通時(shí)語(yǔ)氣要禮貌柔和，讓客戶(hù)感覺(jué)到您不但是一位了不起的專(zhuān)家而且是一位修養高尚的人，這樣更容易贏(yíng)得客戶(hù)的配合和理解。
當然，忌“據理力爭”,并不是說(shuō)我們不需要向客戶(hù)表達我們的看法和觀(guān)點(diǎn)，只是需要我們注意表達的方式和方法。
總結之，項目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜謙虛禮讓?zhuān)伞皳砹帯薄?/p>
2、宜留有緩沖，忌當場(chǎng)回絕
經(jīng)驗欠佳的項目經(jīng)理，在與客戶(hù)溝通時(shí)，總會(huì )不自覺(jué)地當場(chǎng)給客戶(hù)一個(gè)“是”或“否”的結論，其實(shí)這種做法是欠妥的，特別是當場(chǎng)回絕客戶(hù)則更不可取。因為這樣做，一方面可能會(huì )出現回復給客戶(hù)的結論不當，另一方面也會(huì )讓客戶(hù)感覺(jué)到您不是在用心對待他們的需求。
當客戶(hù)提出需求變更特別是一些我們認為比較棘手的需求變更時(shí)，我們定不可當場(chǎng)回絕客戶(hù)，正確的做法應該是先把問(wèn)題記錄下來(lái)，等進(jìn)行變更評估或報告上級批準后再答復客戶(hù)，甚至可以請自己的上司與客戶(hù)溝通。這樣做既會(huì )讓這件事情得到一個(gè)比較妥善的解決，同時(shí)也會(huì )讓客戶(hù)感覺(jué)到您是一個(gè)做事穩健的人、一個(gè)思維嚴謹的人、一個(gè)對事負責的人，從而為以后的合作打好基礎。
總結之，項目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜留有緩沖，忌當場(chǎng)回絕。
3、宜換位思考，忌刻意說(shuō)服
在項目的建設過(guò)程中，我們經(jīng)常會(huì )遇到客戶(hù)提出新的需求，為了盡量避免項目需求的變更，有些項目經(jīng)理往往急于從“自身”的利益出發(fā)，想方設法去說(shuō)服客戶(hù)，這種做法實(shí)不可取。
對客戶(hù)提出的需求，當我們難以理解或接受時(shí)，不妨先換位思考，從客戶(hù)的角度去體會(huì )和分析客戶(hù)如此期望的理由，這樣更容易理解客戶(hù)提出的需求是否合理。如果分析的結果標明客戶(hù)提出的需求是項目所不需要的，我們大可以從項目對客戶(hù)的價(jià)值的角度去引導客戶(hù)并最終讓客戶(hù)放棄;如果客戶(hù)提出的需求確實(shí)是項目所需要的，則我們可以通過(guò)執行需求變更流程的方式去影響這些變更(結果可能是終止變更、無(wú)償變更或有償變更)。
作為一個(gè)項目經(jīng)理，真正站在客戶(hù)的角度去思考問(wèn)題，客戶(hù)是能感覺(jué)得出來(lái)的，并能最終贏(yíng)得客戶(hù)的認同。如果為了一己之私利總想試圖去說(shuō)服客戶(hù)，則必將被客戶(hù)所疏遠，最終得不償失。
總結之，項目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜換位思考，忌刻意說(shuō)服。
4、宜主題明確，忌海闊天空
有些時(shí)候，我們可能需要和客戶(hù)溝通一些項目方面的問(wèn)題或向客戶(hù)介紹、匯報項目情況，這時(shí)我們只需要主題鮮明言簡(jiǎn)意賅地把主題講清楚就可以了，而不要去滔滔不絕談一些與主題無(wú)關(guān)的話(huà)題。因為這樣做一方面浪費自己和客戶(hù)的時(shí)間，另一方面也可能導致該說(shuō)的事情沒(méi)有說(shuō)清楚。
記住，我們與客戶(hù)是溝通而不是演講，目的是為建設好項目服務(wù)，而不是去展示自己的.“口才”有多棒、見(jiàn)識有多廣。
總結之，項目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜主題明確，忌海闊天空。
5、宜當面溝通，忌背后議論
在和客戶(hù)的溝通交往中，難免會(huì )出現一些彼此誤會(huì )甚至產(chǎn)生些許沖突的情況。如何處理這些問(wèn)題?有些項目經(jīng)理礙于客戶(hù)是甲方因而不敢或不愿和他們當面溝通，選擇了背后發(fā)牢騷或與朋友“傾訴”的方式。實(shí)際上，這種方式與事無(wú)益甚至會(huì )導致誤解加深或關(guān)系惡化，因為背后議論別人是對別人最大的不尊重，況且您的背后牢騷很可能會(huì )不脛而走傳到客戶(hù)的耳中。
良好的做法是，在適當的環(huán)境下采用適當的方式與客戶(hù)當面坦誠溝通，因為這樣做至少可以讓客戶(hù)清楚您對他的“不滿(mǎn)”并且您很愿意去正面化解彼此之間存在的“不快”。這樣會(huì )使彼此之間的關(guān)系良性化并最終解決問(wèn)題。
總結之項目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜當面溝通，忌背后議論。
“善于溝通的人，一言明百理;不善于溝通的人，百言不明一理。項目經(jīng)理與客戶(hù)的溝通，不是指項目經(jīng)理善于說(shuō)話(huà)，善于高談闊論就能夠解決問(wèn)題，更為關(guān)鍵的是項目經(jīng)理要具備足夠的引導項目建設的能力”。實(shí)踐表明，采用如上的一些原則和方法與客戶(hù)溝通，我們付出的代價(jià)會(huì )更小，而獲得的客戶(hù)滿(mǎn)意度會(huì )更高。以上總結的項目經(jīng)理與客戶(hù)溝通的五宜和五忌，是作者的一些體會(huì )，但愿這些總結能為廣大項目經(jīng)理在與客戶(hù)的溝通過(guò)程中帶來(lái)裨益。
項目經(jīng)理的項目溝通技巧 篇3
1.不要說(shuō)“但是”，而要說(shuō)“而且”
試想你很贊成一位同事的想法，你可能會(huì )說(shuō)：“這個(gè)想法很好，但是你必須......”，本來(lái)說(shuō)話(huà)字字千金、伶牙俐齒的你，這樣一說(shuō)，對他的認可就大打折扣了。
你完全可以說(shuō)出一個(gè)比較具體的希望來(lái)表達你的贊賞和建議，比如說(shuō)：“我覺(jué)得這個(gè)建議很好，而且，如果你再稍微改動(dòng)一下的話(huà)，也許會(huì )更好......”
2.不要說(shuō)“錯”，而要說(shuō)“不對”
一位同事不小心把一項工作計劃浸上了水，正在向客戶(hù)道歉。你當然知道，他犯了錯誤，惹惱了客戶(hù)，于是你對他說(shuō)：“這件事是你的錯，你必須承擔責任�！�
這樣一來(lái)，只會(huì )引起對方的厭煩心理，你的目的是調和雙方的'矛盾，避免發(fā)生爭端。
所以，把你的否定表達得委婉一些，實(shí)事求是的說(shuō)明你的理由。比如說(shuō)：“你這樣做的確是有不對的地方，你最好能夠為此承擔責任�！�
3.不要說(shuō)“僅僅”
在一次通力攻關(guān)會(huì )上，你提出了一條建議，你是這樣說(shuō)的：“這僅僅是我的一個(gè)建議�！�
請注意，這樣說(shuō)絕對不可以的！因為這樣一來(lái)，你的想法、功勞甚至你的價(jià)值都會(huì )大大貶值。本來(lái)是很利于合作和團隊意識的一個(gè)主意，反而讓同事們只感覺(jué)到你的自信心不夠。
你應該這樣說(shuō)：“這就是我的建議�！�
4、不要說(shuō)“本來(lái)”
你和你的談話(huà)對象對某件事各自持不同看法，你輕描淡寫(xiě)的說(shuō)道：“我本來(lái)是持不同看法的�！�
一個(gè)看似不起眼的小詞，卻不但沒(méi)有突出你的立場(chǎng)，反而讓你沒(méi)有了立場(chǎng)。其他類(lèi)似的表達方式還有“的確‘和”嚴格來(lái)講“等。
有威信的領(lǐng)導都是直接了當的說(shuō)：“對此我有不同看法�！�
5.不要說(shuō)“務(wù)必”，而要說(shuō)“請您.......”
你不久就要把自己所負責的一份企劃書(shū)交上去，大家壓力已經(jīng)很大了，而你又對大家說(shuō)：“你們務(wù)必再考慮一下......”，這樣的口氣恐怕很難帶來(lái)高效率，反而會(huì )給別人壓力，使他們產(chǎn)生逆反心理。
但如果反過(guò)來(lái)呢，誰(shuí)會(huì )拒絕一個(gè)友好而禮貌的請求呢？所以最好這樣說(shuō)：“請您考慮一下.....”
6.不要再說(shuō)“老實(shí)說(shuō)”
公司開(kāi)會(huì )的時(shí)候，會(huì )對各種建議進(jìn)行討論，于是你對一名同事說(shuō)：“老實(shí)說(shuō)，我覺(jué)得........”，在別人看來(lái)，你好像在特別強調你的誠意。你當然是非常有誠意的，可是干嘛還要特別強調一下呢？
所以，你最好說(shuō)：“我覺(jué)得，我們應該........”
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