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HR高效管理信息資料技巧
信息資料管理，包含人力資源部日常工作中所產(chǎn)生的紙質(zhì)資料和電子資料。對紙質(zhì)資料和電子資料進(jìn)行處理的過(guò)程，形成了各種數據進(jìn)而提高工作水平，信息資料處理最終會(huì )形成各種檔案或臺賬。信息資料生成、收集、整理、存儲、檢索、匯總、分析、輸出等各項工作，形成了信息資料管理整條工作鏈，分布在人力資源部工作的方方面面。
很多HR不重視信息資料管理工作，或者是不明白信息資料如何管理，導致在信息資料管理中花費了不少時(shí)間但卻不能提高工作效率或促進(jìn)工作提高。
一、信息資料包含哪些
信息資料是人力資源工作中所產(chǎn)生的各種信息和資料，部門(mén)工作越多所產(chǎn)生的信息資料也就越多，一般來(lái)說(shuō)包含員工應聘、入職、轉正、崗位異動(dòng)、薪酬變動(dòng)、績(jì)效考核情況、培訓情況、獎罰情況、考察情況、資質(zhì)榮譽(yù)、合同協(xié)議、與保險相關(guān)等各種信息資料，也包含各種通知文件、數據調查、工作規范等其它信息資料。
二、信息資料如何管理
(一)建立各種檔案
人力資源部建立哪些檔案并沒(méi)有標準的說(shuō)法，說(shuō)到檔案一般都會(huì )想到員工檔案，這只是其中一種檔案，還包括其它各種檔案。在實(shí)踐中可以根據公司的情況和工作的連續性、便利性來(lái)建立。
按照模塊和工作來(lái)分，通�？梢苑譃閱T工檔案、培訓檔案、績(jì)效考核檔案、薪資檔案、招聘檔案、文件檔案等。其它各種信息資料盡量歸到幾種檔案中，不能歸集的將單獨建立一套檔案。如果考慮工作的便利性，可以把績(jì)效考核檔案歸集到薪資檔案中，這樣能節省一些工作時(shí)間，但涉及薪資保密的企業(yè)，或者績(jì)效工作和薪酬工作由兩個(gè)人完成且不能交給第三人整理檔案的，可以獨立來(lái)建檔。
如后備人才培養、各種員工滿(mǎn)意度調查、合同協(xié)議簽收單等資料，不能歸入上述幾種檔案的，可以單獨來(lái)建檔。
各種檔案的編制，遵循不同的編制方法：
以員工作為檢索編制檔案的，如員工檔案。
以月進(jìn)行編制檔案的，如培訓檔案、招聘檔案、績(jì)效考核檔案、薪資檔案等。
以年進(jìn)行編制檔案的.，如文件檔案。
以不定周期編制檔案的，如后備人才培養檔案。
不建議以部門(mén)進(jìn)行編制檔案，因為人員在公司內部流動(dòng)，會(huì )導致檔案資料查找麻煩。
(二)建立各種電子信息臺賬
大多電子信息臺賬是與紙質(zhì)檔案相互對應的，如員工信息表、員工培訓統計表、招聘數據統計表、工資表等。日常工作中需要的數據，在電子信息臺賬中查詢(xún)即可，非必要情況不必去查詢(xún)紙質(zhì)檔案。
建立電子信息臺賬，需要有檢索值。檢索值是每個(gè)臺賬中對對象主體進(jìn)行唯一性的編碼或者利用現有信息中的唯一性?xún)热葑鳛闄z索值。如員工信息表以員工作為對象主體，可以以員工編號作為檢索值。員工培訓統計表以培訓班作為對象主體，可以對培訓班進(jìn)行編號作為檢索值，如果和員工信息表配合，可以將全年員工培訓情況和內部講師培訓情況進(jìn)行匯總。招聘數據統計表以應聘人員作為對象主體，對應聘人員進(jìn)行編號作為檢索值，配合著(zhù)部門(mén)崗位信息等，可以對各部門(mén)、各崗位、各層級的招聘情況進(jìn)行匯總分析。工資表以員工作為對象主體，員工編號作為檢索值，但輸出時(shí)一般按照部門(mén)進(jìn)行輸出，所以需要配合員工信息表來(lái)進(jìn)行操作。同理，如考勤、績(jì)效考核、工傷情況等各種臺賬，都需要有檢索值，在和其它臺賬進(jìn)行綜合信息查詢(xún)時(shí)，可以快速的得到自己的數據。
紙質(zhì)檔案和電子臺賬的建立和維護，同樣是需要精力和時(shí)間的，掌握了工作規律，工作會(huì )越來(lái)越效率。電子信息臺賬的建立和檢索值的應用，各種工作數據可以進(jìn)行交叉查詢(xún)和匯總分析，為工作的進(jìn)一步提高提供數據支持。
有公司用E-HR系統，但E-HR系統不可能涵蓋工作的各個(gè)方面，需要用多種手段保證信息資料的保管與數據生成，千萬(wàn)不能因為系統而把自己的工作局限。
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