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怎樣管理時(shí)間才高效-讓時(shí)間變高效的十大管理技巧
時(shí)間管理可以幫助你把每一天、每一周甚至每個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行有效的合理安排與運用。下面，小編為大家分享讓時(shí)間變高效的十大管理技巧，希望對大家有所幫助!
「想到就能做」，善用行動(dòng)工作
「行動(dòng)」工作可以大幅度的改變我們的工作效率，這里指得就是在我的行動(dòng)裝置上進(jìn)行的工作，包含手機、平板，或者非常輕便的筆電，以及可以在任何環(huán)境下進(jìn)行工作，像是會(huì )議室、咖啡廳、捷運上、行人馬路口。
這里不是說(shuō)要大家「什么時(shí)候都在工作」，就像前面說(shuō)的，這不是時(shí)間管理的目的，甚至違背時(shí)間管理的精神。
「行動(dòng)工作」對我的意義是，什么時(shí)候我都「可以」工作，只要我想要、需要以及有必要，我可以立即的推進(jìn)工作進(jìn)度，不用回到辦公室，不會(huì )遺忘資料，善用每一個(gè)值得善用的時(shí)間。前面第二點(diǎn)所說(shuō)的切割工作，就很需要行動(dòng)工作一起搭配，才能更加善用空檔。
另外，我自己的經(jīng)驗是常常很多時(shí)候我的「工作靈感」、「工作問(wèn)題與解決的方法」是發(fā)生在「行動(dòng)中」。這時(shí)候如果我善用行動(dòng)工具來(lái)工作，就可以立即儲存想法、推展進(jìn)度、解決問(wèn)題，當下就去掉一個(gè)待辦清單，這樣整體來(lái)看更能節省自己的時(shí)間。
「到此為止」，設定大中小截止線(xiàn)
我自己的時(shí)間管理經(jīng)驗告訴我，有「到此為止」的想法是非常重要的。很多時(shí)候我為了要把一件工作做好，可以無(wú)止盡的進(jìn)行準備、規劃、收集資料，在執行上我也可以永遠的去修改任何細節而讓其感覺(jué)更好，但這種事情如果沒(méi)有一個(gè)終止，那麼沒(méi)有任何工作可以被完成。
甚至，有時(shí)候這樣的永無(wú)止盡想法一直拖到了真正非要完成不可時(shí)，反而只能急就章，最后結果更加慘烈。
所以我在工作時(shí)隨時(shí)都會(huì )給自己「到此為止」的截止線(xiàn)，而且可以區分三個(gè)層次，第一個(gè)大截止線(xiàn)是這個(gè)專(zhuān)桉必須完成的那一天，或許是一個(gè)月后。
第二個(gè)中截止線(xiàn)是我切割這個(gè)專(zhuān)桉后，設定的每週進(jìn)度，每一週結束前，無(wú)論如何我要達到這個(gè)進(jìn)度，無(wú)論做出來(lái)的結果是100分還是80分(當然，如果只有 60 分就要調整進(jìn)度)。
第三個(gè)小截止線(xiàn)是每天每個(gè)時(shí)段的瑣碎任務(wù)，例如這個(gè)任務(wù)我要花兩個(gè)小時(shí)做，或者更真實(shí)的情況是：「我只有兩個(gè)小時(shí)可以做」，那么我就做出兩個(gè)小時(shí)能夠做到的現在最好的結果，接著(zhù)就「到此為止」。
當然要追求一個(gè)更好的結果，但比起強求這一次做到最好，而實(shí)際上自己并沒(méi)有任何具體能力、條件去保證這一點(diǎn)，那麼不如追求「下一次」比「這一次」做得更好。
幫自己留下「神圣時(shí)間」
我有一個(gè)習慣是每天都有預留一段「神圣時(shí)間」，可能是晚上10點(diǎn)到12點(diǎn)，或是早上5點(diǎn)到7點(diǎn)，但也有可能是某個(gè)假日中午的12點(diǎn)到2點(diǎn)，當然這個(gè)神圣時(shí)間是留在我自己心裡的，只有我自己知道。
但是無(wú)論任何人要給我安排什麼事情、無(wú)論任何任務(wù)需要安排什麼時(shí)間，都絕對不會(huì )碰觸到我心中的這段每日的「神圣時(shí)間」，當我跟別人說(shuō)：「不好意思，這一天真的沒(méi)有時(shí)間了�！箤�(shí)際的意思就是除了神圣時(shí)間外，沒(méi)有其他時(shí)間可以安排了。
「神圣時(shí)間」的時(shí)段不是固定每天一樣，但「神圣時(shí)間」一定是用來(lái)執行一個(gè)我自己非常想要執行的事情，可能是寫(xiě)一篇部落格文章，也可能是學(xué)習一個(gè)事物，或是讀一本書(shū)。
擁有「神圣時(shí)間」的好處就是：我自己想做的事情總是會(huì )一直保持進(jìn)度。而這一點(diǎn)正是時(shí)間管理的真諦：
完成比之前更多的任務(wù)「不是」時(shí)間管理，要真正完成自己想做的事情，才是時(shí)間管理。
「少量多餐」的工作切割法
時(shí)間管理不只是安排時(shí)間，而是可以在有時(shí)間的時(shí)候具體有效的完成現在可以做的任務(wù)，讓你無(wú)論面臨什么樣的時(shí)間變化都可以應付自然，只要有空檔，我就有事情可以做，總是可以推進(jìn)工作進(jìn)度。
很多時(shí)候我們其實(shí)是「浪費了太多空檔時(shí)間」，明明開(kāi)會(huì )前有30分鐘空檔，明明下午臨時(shí)空出1個(gè)小時(shí)，但我們把這些空檔浪費掉了。(參考：這 10 件事情，不如留到「零碎時(shí)間」再做更有效率!)
要改善這個(gè)問(wèn)題，具體的作法就是「切割工作」，一件工作盡可能的切割成很多個(gè)任務(wù)步驟，每一個(gè)都要能獨立執行，并且每一個(gè)都能在60、30甚至20分鐘以?xún)韧瓿伞?/p>
這樣一來(lái)，我們不用等到有完整的兩個(gè)小時(shí)才能開(kāi)始工作，而是少量多餐，一天之中只要給我4個(gè)30分鐘的空檔，我就可以把這項工作完成。仔細計算一下：
-上班開(kāi)始后大家還沒(méi)開(kāi)始互相丟工作的30分鐘。
-中午午休前大家開(kāi)始放下工作的30分鐘。
-下午開(kāi)會(huì )前覺(jué)得做什么都會(huì )被打斷的30分鐘。
-傍晚下班前開(kāi)始醞釀下班心情的30分鐘。
只要切割成多的任務(wù)，你真的可以空出空檔來(lái)完成一個(gè)本來(lái)很龐大的工作。而且少量多餐會(huì )讓我感覺(jué)輕松，一次要吃下大餐則負擔太過(guò)沉重，反而產(chǎn)生了厭食的感覺(jué)。
「不要打斷自己」，關(guān)閉過(guò)度的提醒
我以前也是會(huì )使用像是新郵件提醒這類(lèi)工具，但是后來(lái)我發(fā)現那對我來(lái)說(shuō)是工作效率的另一個(gè)大敵，是的，沒(méi)錯，我透過(guò)郵件通知即時(shí)收到最新任務(wù)了，但結果卻是讓我從現在的工作上分心、打斷了現在的工作。
一旦從現在正在進(jìn)行的工作抽離，要回頭繼續工作，就要花費更多時(shí)間的浪費，這其實(shí)非常劃不來(lái)。
所以現在我都不裝任何電腦上的通知軟體，把 Chrome 的通知關(guān)閉，也把手機上的通知關(guān)閉，我不要這些新任務(wù)的通知來(lái)干擾我，而讓自己可以「在這段工作結束后」才去看看有什么新通知。
這是一個(gè)小小的方法上的改變，可是可以大幅的增加工作效率，讓每一段工作都能最有效率、最準確的完成。
「告別今日」，寫(xiě)下明日的任務(wù)清單
我曾經(jīng)在「今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個(gè)數位工作習慣」中分享過(guò)這個(gè)想法，對我來(lái)說(shuō)每天晚上寫(xiě)下明日的任務(wù)清單有兩層意義。
第一是告別今日，既然要寫(xiě)下明日任務(wù)，那麼當然表示我整理了今天完成的、未完成的工作，把今日的任何問(wèn)題、錯誤留在今日封存，然后看向明日，好好計畫(huà)那麼「接下來(lái)我可以做什麼」。
時(shí)間管理的關(guān)鍵就是永遠只看現在與未來(lái)，只思考接下來(lái)怎麼做，因為人沒(méi)辦法回到過(guò)去去改變已經(jīng)在之前的時(shí)間點(diǎn)上發(fā)生的事情。
第二則是讓明天一開(kāi)始就能很快的進(jìn)入工作狀態(tài)，并且在一日裡可能的各種意外來(lái)臨之前，優(yōu)先完成最重要的工作。
「給自己休息時(shí)間」
最后回頭呼應第一點(diǎn)，在第一點(diǎn)中預留的神圣時(shí)間依然是「要做什么事情」的時(shí)間，但除此之外，還要預留真正休息的時(shí)間。
短的來(lái)說(shuō)可能是每工作30分鐘就一定休息5分鐘，中的來(lái)說(shuō)可能是每天中午會(huì )睡個(gè)午覺(jué)，晚上會(huì )去好好吃飯，長(cháng)的還說(shuō)則是計畫(huà)周末的旅行出游。
時(shí)間管理終極的意義還是在「怎么樣擁有自己的時(shí)間」，怎么樣更快完成工作只是為了讓自己多擁有一個(gè)時(shí)間的手段與過(guò)程，而這些自己真正休息的時(shí)間，才能讓自己享受人生，回頭好好珍惜自己，并且也獲得更多工作的動(dòng)力。
所以千萬(wàn)不要自己壓榨自己，總是去想「反正我犧牲週末就能完成」，多嘗試換個(gè)想法：「在週末前我可以怎么精簡(jiǎn)工作、善用工具、請人幫忙、溝通協(xié)調」，來(lái)讓目前的工作順利達到截止線(xiàn)?
「就照著(zhù)做吧!」建立可以遵循的步驟流程、待辦清單
如果自己有些工作在本質(zhì)上是要反覆做的(或者以后還有做的機會(huì ))，那么當然要依據這次的經(jīng)驗，建立一個(gè)固定的流程，而且要把這個(gè)流程寫(xiě)下來(lái)，并且把流程轉化成一個(gè)一個(gè)具體、連續的待辦步驟，讓自己下一次可以照著(zhù)做就好。
這不只是說(shuō)下一次可以比較輕松，而是有一個(gè)「具體步驟流程」可以相對容易克服工作上最大的敵人：自己的焦慮。
無(wú)論是之前做過(guò)的工作，還是這一次全新的陌生專(zhuān)桉，我都會(huì )從自己的經(jīng)驗或請教別人的經(jīng)驗中，事先建立好這次的「流程」、「步驟」、「待辦清單」，并且把這個(gè)流程非常明確、具體的寫(xiě)在筆記上。
在執行專(zhuān)桉時(shí)，無(wú)論遇到什么挫折、阻礙，即使心情再低落、腦袋再混亂，我都知道「只要打開(kāi)這份流程筆記，照著(zhù)繼續做下一步就好」，事先把大概的流程確定下來(lái)，可以很大程度的讓整個(gè)工作更加順暢，自然的無(wú)論如何時(shí)間就能在自己的掌控之中。
「刪去法」，去除多余的步驟
第五點(diǎn)中建立了工作流程、待辦清單后，我還會(huì )做一件事情，就是開(kāi)始刪去那些其實(shí)沒(méi)有必要的步驟。
尤其在有時(shí)間壓力下，千萬(wàn)不要忘記第一點(diǎn)，這種時(shí)候依然要留給自己神圣時(shí)間，所以一定要刪去多馀的步驟或任務(wù)。
而且一定有可以刪去的，只要我們仔細的去思考專(zhuān)桉的目的、工作的意義和整個(gè)流程的邏輯性，就可以找出那些可以精簡(jiǎn)的部份，精簡(jiǎn)的愈多，你就愈容易獲得掌控這次專(zhuān)桉時(shí)間的權力。
「不要高估自己」，排出真正可以完成的時(shí)間
在排定工作流程時(shí)，難免會(huì )發(fā)生「本來(lái)想要今天完成的任務(wù)但沒(méi)有完成」，這時(shí)候要思考一個(gè)問(wèn)題：我是不是太高估自己了?這樣安排了一大堆今日要完成的任務(wù)，結果變成只是一種心理安慰，那么，不如下次真正排出自己可以確實(shí)完成的任務(wù)數量吧!
雖然數量一定會(huì )變少，但這樣才會(huì )讓自己真正知道需要多少時(shí)間來(lái)完成這項任務(wù)，請務(wù)必「真正的認識自己能力的極限、感覺(jué)的極限」，不只是能力上做不做得到，也要在意自己的精神力是不是能支撐，然后才知道自己確實(shí)可以完成什么樣的任務(wù)進(jìn)度。
不要每一次沒(méi)有達成目標時(shí)就想：「下次我拼一下應該就可以」，或是「那就把今天沒(méi)做完的全部丟到明天一起做，但明天原本預計要做的還是做完」，這種想法是時(shí)間管理的另外一個(gè)大陷阱，會(huì )讓你永遠都沒(méi)有辦法「安排出真正符合自己的時(shí)間管理方桉」，永遠都在趕工。
很多時(shí)候專(zhuān)桉開(kāi)始前會(huì )讓你預估時(shí)間，與其錯誤的預估一個(gè)月就能完成，不如準確的預估自己實(shí)際上需要兩個(gè)月時(shí)間，比起緊縮導致最后延誤，反而準確推出的效果更好，因為一個(gè)專(zhuān)桉很有可能還牽涉到其他團隊的配合，不是你自己的事情，只有時(shí)間準確才能讓每個(gè)團隊搭配出最好的效果。
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