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商務(wù)傳真禮儀
在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要把重要資料送達到異地，傳統的郵寄書(shū)信的聯(lián)絡(luò )方式，已難于滿(mǎn)足這一方面的要求。在商務(wù)中，因為傳真大都面對的是領(lǐng)導和客戶(hù)，所以需要特別講究禮儀。
【傳真介紹】
傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過(guò)安裝在普通電話(huà)網(wǎng)絡(luò )上的傳真機，對外發(fā)送或是接收外來(lái)的文件、書(shū)信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化的通訊聯(lián)絡(luò )的方式�，F在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。
利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是，它操作簡(jiǎn)便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動(dòng)性能較差，需要專(zhuān)人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候，它的清晰度難以確保。
【傳真使用禮儀】
第一，必須合法使用。
國家規定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設備時(shí)，均須嚴格按照電信部門(mén)的有關(guān)要求，認真履行必要的使用的手續，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經(jīng)電信部門(mén)許可，并辦理相關(guān)的一切手續，不準私自安裝、使用傳真設備。
安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門(mén)正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門(mén)進(jìn)行登記和檢測，然后方可到電信部門(mén)辦理使用手續�！∈褂米詡涞膫髡嬖O備期間，按照規定，每個(gè)月都必須到電信部門(mén)交納使用費用。
第二，必須清楚使用。
使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規范。不然，也會(huì )令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無(wú)誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向對方發(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時(shí)，必須按規定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內容簡(jiǎn)明扼要，以節省費用。單位所使用的傳真設備，應當安排專(zhuān)人負責。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話(huà)采用同一條線(xiàn)路。
第三，必須依禮使用。
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí)，更是要謹記這一條�！〕霾钤谕�，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門(mén)所設立在營(yíng)業(yè)所內的傳真機時(shí)，除了要辦好手續、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時(shí)間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對方的要事。
【傳真注意事項】
傳真的完整性：在發(fā)送傳真時(shí)，應檢查是否注明了本公司的名稱(chēng)、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的聯(lián)絡(luò )電話(huà)。同樣地，應為對方寫(xiě)明收傳真人的姓名、所在公司、部門(mén)等信息。所有的注釋均應寫(xiě)在傳真內容的上方，可以參考以下規范格式。
在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說(shuō)明，也應該在傳真上注明以上內容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。
傳真的清晰度：發(fā)送傳真時(shí)應盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現內容看不清楚的情況。
傳真內容的限制：傳真一般不適用于頁(yè)數較多的文件，成本較高，且占用傳真機時(shí)間過(guò)長(cháng)也會(huì )影響其他工作人員的使用。
傳真的使用時(shí)間：如果沒(méi)有得到對方的允許，不要將發(fā)送時(shí)間設定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
傳真回復問(wèn)題：如果傳真機設定在自動(dòng)接受的狀態(tài)，發(fā)送方應盡快通過(guò)其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認其是否收到傳真。收到傳真的一方也應給予及時(shí)回復，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細節不可輕視。
(一)格式規范
正式的傳真必須有首頁(yè)，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱(chēng)、人員姓名、日期、總頁(yè)數等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁(yè)。如果其中某一頁(yè)不清楚或是未收到時(shí)，可以請對方再發(fā)一次，這樣可以節省雙方的時(shí)間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會(huì )浪費掃描時(shí)間。
(二)內容齊全
正式的傳真信件必須像寫(xiě)信一樣有禮貌，又必要的稱(chēng)呼、問(wèn)候語(yǔ)、敬語(yǔ)、致謝語(yǔ)、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。
(三)及時(shí)通報。
發(fā)送傳真之前可以向對方通報一下，以免發(fā)錯。收到傳真后要盡快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。
【商務(wù)傳真禮儀禁忌】
發(fā)送傳真時(shí)要注意語(yǔ)言，要禮貌不要生硬，不要說(shuō)：“給我信號，我要發(fā)傳真�！被蛘邲](méi)有在傳真上注明是給某某部門(mén)和某某人的情況下，說(shuō)：“傳真是給某某的�！辈蛔寣Ψ接浵铝司蛼炝穗娫�(huà)，對方會(huì )因為匆忙之中沒(méi)有記牢而無(wú)從送達。
當時(shí)方不能準確說(shuō)出要發(fā)送傳真的部門(mén)和個(gè)人就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，()就掛斷傳真電話(huà)，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會(huì )破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務(wù)交往的時(shí)方，而失去合作的機會(huì )。
【商務(wù)傳真禮儀技巧】
當你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對方在沒(méi)有說(shuō)清楚給誰(shuí)，而自己也知道對方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問(wèn)他：“請問(wèn)是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣，商務(wù)對方就會(huì )更明確地交待給你，你就不會(huì )找不到送處或送錯人了。
當你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來(lái)找你，你可以對對方說(shuō)：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事�！被蛘f(shuō)：“我能一會(huì )兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的商務(wù)傳真是不可以讓他人看見(jiàn)的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對方的時(shí)候，你也最好先問(wèn)上一句：“請問(wèn)您，現在方便接收傳真嗎?”也讓商務(wù)對方避免這方面的失誤。
當你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因，領(lǐng)導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時(shí)方說(shuō)：“時(shí)不起，傳真機突然卡住了，我待會(huì )兒再給您傳過(guò)去，好嗎?”如果你處理不好，會(huì )讓對方誤認為你并沒(méi)有誠意發(fā)傳真，或者認為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會(huì )。
【拓展】
傳真使用方法
一、發(fā)送傳真
1、按【傳真】鍵
2、放入原稿
3、輸入傳真號碼
4、按【啟動(dòng)】鍵發(fā)送傳真
二、接收傳真
1、接收模式設定，可以通過(guò)面板的【收傳真自動(dòng)/手動(dòng)】鍵切換至【傳真自動(dòng)】或【傳真手動(dòng)】模式。
傳真自動(dòng)：在指定的振鈴次數內可以接聽(tīng)電話(huà)(默認振鈴4次),然后自動(dòng)給傳真信號。
傳真手動(dòng)：每次都需要接通電話(huà)后，再按啟動(dòng)鍵接收傳真。
2、如何手動(dòng)給傳真信號?
接通電話(huà)后，按面板的綠色啟動(dòng)鍵。
三、如何PC發(fā)送傳真(以Win7系統為例)
1、正確安裝驅動(dòng)(可以通過(guò)隨機光盤(pán)安裝)
2、文件——打印(快捷鍵Ctrl+P)——出現以下對話(huà)框，找到DocuPrint M115 fax——點(diǎn)擊“OK”
3、撥號，添加號碼，然后點(diǎn)擊開(kāi)始即可。
如果需要撥分機，請使用暫停鍵
四、如何PC接收傳真(以win7操作系統為例)
PC-Fax接收功能：將接收到的傳真信息存儲到內存中，并將它自動(dòng)發(fā)送到計數機中，即使計算機關(guān)閉，設備仍會(huì )接收傳真，并存儲在內存中，液晶屏會(huì )如下顯示存儲傳真的數量【PC Fax信息：001】，
打開(kāi)計算機并運行PC-fax接收后，內存中的傳真會(huì )自動(dòng)發(fā)到計算機中。
1、在控制面板打開(kāi)“PC Fax接收”功能
功能——向下鍵找到【傳真】——Ok健然后向下健，找到【遠程傳真選項】——OK健找到【PC Fax接收】——將選項改為“開(kāi)”(如果需要接收PC傳真的同時(shí)收到一份紙質(zhì)傳真，即將【備份打印】改為“開(kāi)”，否則改為“關(guān)”)。
2、在PC端安裝并打開(kāi)【PC Fax接收】，隨機光盤(pán)中有相關(guān)軟件。
開(kāi)始——所有程序——Fuji Xerox——DocuPrint M115f/fs——PC Fax接收——接收
3、右擊計算機任務(wù)欄中的PC-FAX圖標，然后點(diǎn)擊PC-Fax接收設置。出現PC-Fax接收設置對話(huà)框，可以設置接收文件的路徑以及接收文件的格式等
4、瀏覽新的PC-FAX信息
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