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如何不再為效率而憂(yōu)慮
在生活中，做事情我們總是喜歡把效率提在嘴邊，那我們怎么提高效率呢?這里就不得不說(shuō)效率無(wú)非就是把時(shí)間效應提高，節省時(shí)間的說(shuō)法，今天應屆畢業(yè)生網(wǎng)為大家帶來(lái)一些相關(guān)的資料與引用來(lái)幫助大家，希望對您有幫助!
我在一年半以前采納了整個(gè)GTD系統，并且是GTD的超級粉絲。但是，現在我卻不斷嘗試去簡(jiǎn)化這套時(shí)間管理系統，并且獲益頗多。
通過(guò)簡(jiǎn)化時(shí)間管理系統，我發(fā)現自己變得更有效率，也少了很多壓力。在開(kāi)始談?wù)撨@套簡(jiǎn)化方法時(shí)，我想先向你介紹一下GTD的核心要點(diǎn)：
收集——記錄所有你想到的事情和信息;
處理——處理你的備忘錄和收件箱，并且合理地將它們安排好;
情境——將任務(wù)清單按照不同的情境進(jìn)行重新計劃;
項目——任何一件超過(guò)一個(gè)行動(dòng)步驟的任務(wù)都叫做項目;
工作流程——GTD系統相對流暢，你可以根據你現在的情境、有的時(shí)間和精力來(lái)迅速去完成可以做的事情;
每周回顧——這是GTD系統的關(guān)鍵，以保證你的系統正確運行。通過(guò)每周回顧，你可以保證你正在正確執行每件事物;
備忘錄——提醒你下一步該干什么;
存檔——簡(jiǎn)單的字母存檔系統便可以相當容易地滿(mǎn)足你;
將來(lái)某時(shí)/也許清單——用來(lái)記錄那些你沒(méi)有打算現在去完成的事情;
目標——雖然GTD系統中并沒(méi)有強調，需要在每周回顧中規劃。
這些都是基礎，當然還有其他一些要素，不過(guò)我已經(jīng)很迅速地勾勒出了GTD系統的輪廓�？偠灾�，這套系統非常實(shí)用，的確使人更有效率。
簡(jiǎn)化系統
GTD系統有許多需要遵守的原則和培養的習慣，其中每周回顧更是非常必要的。但是，整個(gè)系統是可以簡(jiǎn)化的。通過(guò)簡(jiǎn)化系統，你可以花少量的時(shí)間來(lái)維護整個(gè)GTD系統。下面是簡(jiǎn)化系統的方法：
減少你的任務(wù)。我在處理事情遵循這么一條：在管理任務(wù)前，減少它。如果你只有三件任務(wù)要管理，相比二十件任務(wù)，你只要更少的時(shí)間(甚至不要)去管理了。那你應該如何減少任務(wù)呢?你可以刪除、委派他人、延遲某些任務(wù)。
收集。我認識這是GTD系統非常有效的步驟。在把事情遺忘前，把所有進(jìn)入大腦的想法和要完成的任務(wù)都記錄下來(lái)，這樣你就能夠心無(wú)雜念地集中于一事。我便是隨身攜帶一本Moleskine筆記本，及時(shí)記錄自己的思緒。
最重要的事情。在所有要完成的任務(wù)中，哪三件是今天最重要的?將這三件事記在一個(gè)顯眼的地方，接著(zhù)集中注意力去一一完成它們。如果你完成了這三件事，那今天你就過(guò)得挺有效率的了。
集中處理。除了完成每天最重要的事情外，每天你還會(huì )有很多瑣事需要處理。為了避免這些瑣事影響你去處理最重要的事情，你應該將這些瑣事集中處理。安排每天工作要結束前的一個(gè)時(shí)段，專(zhuān)門(mén)處理它們——在固定的一個(gè)時(shí)間(下午四點(diǎn))去處理郵件，去整理你的文件夾，將所有的收件箱都處理為零，等等，而不是花一天來(lái)處理這些事。我的筆記本上，最頂端總是最重要的事情，而下端才是這些集中處理的事情。
目標。目標如此重要，但是目標太多又會(huì )分散你的注意力(最后一事無(wú)成)。所以，采用一個(gè)簡(jiǎn)單的目標系統就行了：一年一個(gè)大的總目標，然后將總目標分成次級的半年目標，最后將半年目標分離成一個(gè)個(gè)每月、每周小目標。你每天的最重要的事情盡量要于這些目標相關(guān)，使自己不斷靠近半年目標、總目標。只有集中于一個(gè)目標，不要太多，你定會(huì )成功的。
這套簡(jiǎn)化后的系統，仍然保存了GTD的精髓，但是更集中于最重要的任務(wù)，將工作量限制在合理的范圍，也使你避免過(guò)得繁忙而效率降低�？偠灾�，以高質(zhì)量完成你應該完成的最重要的任務(wù)!
采用這套簡(jiǎn)化系統，你需要注意：
工具。我建議使用便攜的紙質(zhì)記事本，使用它來(lái)收集所有的想法和任務(wù)，記錄你每天最重要的事情、集中處理的事情、目標。使用更少的工具，你也更容易管理。
每周回顧。如果每周都沒(méi)有太多的任務(wù)，你或許可以不進(jìn)行每周回顧(但要每月回顧等)。不過(guò)，我還是建議你進(jìn)行簡(jiǎn)短的每周回顧，回顧下周要完成的任務(wù)，確認自己的目標，這些步驟都是非常有幫助的。
將來(lái)某時(shí)/也許、項目清單。如果你需要，那就加入簡(jiǎn)化系統中吧，因為它們也非常實(shí)用。如果沒(méi)必要，那就不要麻煩了，像我就沒(méi)有使用。
存檔。我已不再將文件存檔了，而是全部都放在網(wǎng)絡(luò )上(Google Docs、Gmail等等)，使用這些工具我就能夠迅速找到自己想要的文檔了 。
備忘錄。如果你不是個(gè)大忙人，復雜的43 Folders系統就大可以免了(記住你是簡(jiǎn)化系統，而不是復雜它)。我認為GCal已經(jīng)滿(mǎn)足大部分的提醒功能了。
綜上所述
你若有越少的任務(wù)，你需要管理它們的時(shí)間就越少。從而，你可以將更多的時(shí)間投入到集中完成最重要的任務(wù)上。
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