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秘書(shū)必備的知識和能力
秘書(shū)是傳統的職業(yè)之一，就是負責掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機構或部門(mén)負責人處理日常工作的人員。下面是小編幫大家整理的秘書(shū)必備的知識和能力，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，企業(yè)和個(gè)人對秘書(shū)的需求越來(lái)越旺盛，人才市場(chǎng)對秘書(shū)素質(zhì)及技能的要求有別于傳統,適應現代企業(yè)需求的高級秘書(shū)，已成為搶手的職業(yè)新寵。在無(wú)紙化辦公和網(wǎng)絡(luò )辦公的大趨勢下，更多的高級秘書(shū)將逐步成為高層管理人士，在企業(yè)中具有舉足輕重的作用。秘書(shū)必備的理論知識、基本技能與專(zhuān)業(yè)知識及專(zhuān)業(yè)技能的結合，已成為人才市場(chǎng)對秘書(shū)素質(zhì)與技能的帶有普遍性的要求，這也標志著(zhù)目前我國秘書(shū)行業(yè)已經(jīng)與國際接軌。有關(guān)專(zhuān)家預言，20世紀最大的職業(yè)群體為會(huì )計，而21世紀最大的職業(yè)群體是秘書(shū)。
秘書(shū)職業(yè)的現狀
(一)社會(huì )對秘書(shū)人員的需求狀況。當今社會(huì )對秘書(shū)人員的需求情況，據近幾年來(lái)人才市場(chǎng)的信息統計分析，社會(huì )對秘書(shū)的需求大致可以分為以下4類(lèi)人員：
1. 服務(wù)類(lèi)秘書(shū)：如公司辦公室，基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類(lèi)秘書(shū)。指在生活方面為領(lǐng)導提供服務(wù)和幫助的秘書(shū)人員，通常是專(zhuān)為較高級的領(lǐng)導人配備的。
2. 事務(wù)類(lèi)秘書(shū)：如企業(yè)、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員，公關(guān)文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領(lǐng)導下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。及時(shí)處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷(xiāo)毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會(huì )議的記錄及會(huì )務(wù)工作。
3. 文書(shū)類(lèi)秘書(shū)：如在企業(yè)，基層行政事業(yè)單位負責文字起草，文字處理的專(zhuān)業(yè)文字秘書(shū)。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書(shū)人員，即人們通常所說(shuō)的一個(gè)機關(guān)或單位的“筆桿子”“秀才”。負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。
4. 管理類(lèi)秘書(shū)：如企事業(yè)單位的總經(jīng)理助理、辦公室主任、部門(mén)經(jīng)理等具有管理能力的秘書(shū)人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績(jì)效考核、晉級晉職、薪資福利、各類(lèi)保險、統計報表等事項的具體事宜并進(jìn)行管理。
目前，我國企事業(yè)單位尤為需要高層次的滿(mǎn)足國際化要求的高級秘書(shū)。打造高素質(zhì)的秘書(shū)已成為市場(chǎng)的迫切要求，也將為秘書(shū)專(zhuān)業(yè)人才提供較好的就業(yè)前景。
(二)秘書(shū)人員自身素質(zhì)狀況分析。
1. 業(yè)務(wù)水平欠缺，專(zhuān)業(yè)技能薄弱。這是目前秘書(shū)表現最弱的一點(diǎn)。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的趨勢，秘書(shū)人員的很多工作, 比如傳統的文書(shū)寫(xiě)作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動(dòng)辦公系統所取代，現代辦公效率同時(shí)大為提高。雖然絕大部分秘書(shū)的文化層次不低，但是由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的行業(yè)業(yè)務(wù)知識培訓，在初入職的時(shí)候，工作效率低，不能及時(shí)保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導交辦的工作任務(wù)，也不能適應市場(chǎng)經(jīng)濟的快節奏。
2. 創(chuàng )新能力及意識低下。創(chuàng )新能力及意識是對秘書(shū)素質(zhì)的考驗，當今很多秘書(shū)缺乏創(chuàng )新意識和能力，主要表現在以下兩方面：首先，墨守成規的傳統觀(guān)念難以打破。任何事情和工作都按照領(lǐng)導說(shuō)得做，依葫蘆畫(huà)瓢，沒(méi)有自己獨立的風(fēng)格和個(gè)性。慣性順向思維及依賴(lài)性過(guò)強。其次，工作缺乏主動(dòng)性。日常工作中采取被動(dòng)的工作方式，滿(mǎn)足于跟著(zhù)領(lǐng)導的指揮棒行事，沒(méi)有主動(dòng)積極、樂(lè )于開(kāi)拓的創(chuàng )新精神，而目前企事業(yè)單位強調的是秘書(shū)要具有時(shí)代感和創(chuàng )新意識，能有效地提出新見(jiàn)解、新看法，具有預見(jiàn)性、前瞻性，積極主動(dòng)展開(kāi)工作，充分發(fā)揮出主觀(guān)能動(dòng)性。
3. 知識老化過(guò)時(shí)，知識儲備不足。
隨著(zhù)信息時(shí)代的到來(lái)，傳統的知識儲備已不能滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展及需求，知識更新迫在眉睫。部分秘書(shū)目前還局限于傳統知識結構，不善于接受和學(xué)習新知識，不善于對已學(xué)知識進(jìn)行整合。一些秘書(shū)人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學(xué)也難抽出時(shí)間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書(shū)依靠老秘書(shū)傳幫帶的方式，知識、經(jīng)驗難免有局限性，缺乏現代管理方面的綜合性知識和能力。
4. 缺乏“通才”及“全才”。當今對秘書(shū)綜合素質(zhì)要求越來(lái)越高，除了專(zhuān)業(yè)知識和技能之外，還要有行業(yè)知識和社會(huì )知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。
秘書(shū)應具備的能力和知識
(一)秘書(shū)應具備的能力。
1. 普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎�，F代秘書(shū)工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善于觀(guān)察事務(wù)，發(fā)現問(wèn)題，這樣才能加強輔佐領(lǐng)導的主動(dòng)性，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動(dòng)的核心，一個(gè)人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2. 通用能力�，F代的秘書(shū)人員要掌握表達、調研、管理、辦事4種通用能力。秘書(shū)的首要職能就是運用語(yǔ)言載體進(jìn)行信息溝通，輔助領(lǐng)導的活動(dòng)，因此，表達能力是最關(guān)鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個(gè)方面�，F代秘書(shū)要既擅長(cháng)寫(xiě)，又長(cháng)于說(shuō)，無(wú)論寫(xiě)說(shuō)，都要做到準確簡(jiǎn)潔、適用合理。秘書(shū)人員的調研能力包括調查能力及研究能力兩方面，秘書(shū)調研能力的強弱直接影響著(zhù)秘書(shū)參謀助手作用的發(fā)揮。秘書(shū)的管理能力包括3個(gè)方面:輔助計劃能力、組織實(shí)施能力和溝通協(xié)調能力�，F代秘書(shū)必須具備較強的管理能力以輔助領(lǐng)導的管理活動(dòng)，為領(lǐng)導活動(dòng)提供全局性和超前性的智能服務(wù)。范圍廣，內容多，頭緒多的事務(wù)性工作要求秘書(shū)人員要有較強的應變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時(shí)準確、妥善地處理事務(wù).同時(shí)，還要有較強的人際交往能力，能善于通過(guò)建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng )造良好的人際環(huán)境，提高辦事的效率。
3. 專(zhuān)業(yè)技能。作為現代秘書(shū)，必須具備較強的專(zhuān)業(yè)技能，如語(yǔ)言溝通表達能力、外語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力、計算機操作能力、速記能力。秘書(shū)人員工作一個(gè)重要的任務(wù)就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現代秘書(shū)具備扎實(shí)的文字功底, 要精通語(yǔ)法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫(xiě)作規律，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實(shí)的內容。因此秘書(shū)一定要加強寫(xiě)作訓練，熟練掌握各類(lèi)應用文的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達技巧，平時(shí)隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫(xiě)作水平, 培養精確的文字表達能力。加入WTO 后的中國, 外貿出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿易總額中占據了相當大的比重, 對外貿易中多多少少都會(huì )用到外語(yǔ)，因此這也客觀(guān)地要求現代秘書(shū)必須具備較強的外語(yǔ)能力。計算機操作能力是現代秘書(shū)應具備的又一個(gè)基本能力要求，秘書(shū)要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計算機網(wǎng)絡(luò )，還要對辦公室常用設備的使用達到熟練程度。速記是近年來(lái)被提到日程上來(lái)的一種錄入能力，領(lǐng)導在口頭表述的時(shí)候，秘書(shū)要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時(shí)間，提高工作效率。
4. 創(chuàng )新能力。秘書(shū)還應具備一定的創(chuàng )新能力。秘書(shū)的創(chuàng )新能力，是指秘書(shū)人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導的意圖, 發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，創(chuàng )造性地為領(lǐng)導提供最佳服務(wù)的能力。在知識經(jīng)濟時(shí)代，各種信息瞬息萬(wàn)變的情況下, 要求秘書(shū)在實(shí)際工作中勇于探索、改革創(chuàng )新。所謂創(chuàng )新，就是無(wú)論從工作內容還是從工作方式上都有新意、新內容、新辦法。
要做到這些，秘書(shū)人員必須注重自身的繼續教育和綜合能力的培養，激勵自己盡快增長(cháng)理論知識和實(shí)踐才干，在思想觀(guān)念、行為傾向、知識結構、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經(jīng)濟時(shí)代對人才的要求。
(二)秘書(shū)應具備的知識。
1. 基本知識�；局R是秘書(shū)工作者知識結構的關(guān)鍵。一切其它知識離不開(kāi)基本基礎知識的鋪墊，否則就是“無(wú)源之水, 無(wú)本之木”。秘書(shū)應具有的基本知識可分為兩類(lèi)：一方面是社會(huì )科學(xué)知識，相當于高中水平的語(yǔ)文、政治、歷史、地理等知識;另一方面是自然科學(xué)知識，即物理、化學(xué)、數學(xué)、生物知識，除此之外還應懂得一點(diǎn)經(jīng)濟知識，法律知識和科技常識，并且熟練一門(mén)外語(yǔ)。
2. 專(zhuān)業(yè)知識。秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)知識可分為兩大部分，第一部分是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎知識，第二部分是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)知識。行業(yè)知識是指秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識的另一部分，是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)知識。這是秘書(shū)知識結構中的核心部分�？傮w來(lái)說(shuō)，行業(yè)知識是指秘書(shū)在單位所從事的行業(yè)要求秘書(shū)必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專(zhuān)業(yè)知識”。在秘書(shū)學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專(zhuān)業(yè)知識的重要性。在國外，對秘書(shū)職業(yè)早按第二專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、技術(shù)秘書(shū)、醫務(wù)秘書(shū)等。
3. 拓展知識。秘書(shū)人員不僅要了解并熟知專(zhuān)業(yè)知識和生活當中的一些基礎知識，還應該掌握一些相關(guān)的邊緣知識來(lái)拓展自己更好的工作。比如心理學(xué)、禮儀學(xué)、公關(guān)關(guān)系學(xué)、企業(yè)管理學(xué)等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手�，F代秘書(shū)人員不僅應該是一個(gè)專(zhuān)才，還應該是通才、全才。
拓展：商務(wù)秘書(shū)基本禮儀知識
(1)秘書(shū)著(zhù)裝的基本要求：
第一，色彩要素。俗話(huà)說(shuō)：“沒(méi)有不美的色彩，只有不美的搭配�！鄙嗜绻钆浜侠�，就會(huì )恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會(huì )失去整體美，破壞視覺(jué)的和諧美感。女秘書(shū)的職業(yè)裝色調應該單一一點(diǎn)，不可以“色彩斑斕”。女秘書(shū)應該多多注意“三色原則”。三色原則是在國外經(jīng)典商務(wù)禮儀規范中被強調的，國內著(zhù)名禮儀專(zhuān)家也多次強調過(guò)這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著(zhù)，應當保持在三種色彩之內，即女秘書(shū)的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應超過(guò)三種顏色。這是因為從視覺(jué)上講，服裝的色彩在三種以?xún)容^好搭配。一旦超過(guò)三種顏色就會(huì )顯得雜亂無(wú)章。
第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過(guò)服裝搭配加以彌補和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點(diǎn)，再選擇適合的職業(yè)女裝，自然會(huì )達到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒(méi)什么腰身，這類(lèi)女秘書(shū)適宜選擇腰身合體、線(xiàn)條簡(jiǎn)潔的職業(yè)裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領(lǐng)處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長(cháng)得比較修長(cháng)，線(xiàn)條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對寬松，就轉移了別人的視線(xiàn)。
第三，膚色要素。選擇與搭配職業(yè)女裝時(shí)也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協(xié)調。
第四，年齡要素。女秘書(shū)的年齡不同，應選擇不同的服裝。年輕的女秘書(shū)可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時(shí)尚、前衛，如西裝上衣是單個(gè)扣的，因為她們有活力與朝氣。而年齡較大的女秘書(shū)一般選擇黑、灰、海軍藍等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩重。
(2) 稱(chēng)謂的選擇和使用
一般情況下，在商務(wù)活動(dòng)中，有兩套稱(chēng)謂方法，第一種就是稱(chēng)對方為某某先生、某某女士，這也是最為穩妥和最為普遍的一種稱(chēng)謂方式;
第二種我們可以稱(chēng)呼對方為某某經(jīng)理、某某主管、某某總監，以及某某領(lǐng)導，就是說(shuō)直接稱(chēng)謂他的職務(wù)。
(3) 握手
握手的次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領(lǐng)導和上級以及長(cháng)輩先伸手，下級和晚輩再握手。
握手時(shí)，對方伸出手后，我們應該迅速地迎上去，握手的時(shí)候最應該避免的是很多人互相地交叉握手。
握手時(shí)還要避免上下過(guò)分地搖動(dòng)。
(4) 相互介紹
在相互介紹的時(shí)候，應該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開(kāi)始介紹，如果是分為主方和客方的話(huà)，應該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。
(5) 互換名片
要雙手拿出自己的名片，這時(shí)候有一個(gè)停頓，要注意將名片的方向調整到最適合對方觀(guān)看的位置，再雙手遞過(guò)去。雙手接過(guò)對方的名片，要簡(jiǎn)單地看一下上面的內容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長(cháng)時(shí)間地拿在手里不停地擺弄，而應該把名片放在專(zhuān)用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。
(6) 其他注意事項
社交場(chǎng)所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制
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