- 相關(guān)推薦
秘書(shū)必須具備的能力
一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，要能根據工作中出現的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能，做出及時(shí)有效的判斷，并與各方面進(jìn)行溝通，圓滿(mǎn)完成上司交代的工作，因此，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫(xiě)作能力和出色的交流溝通能力。
一、判斷能力與執行能力
秘書(shū)于雪已與稅務(wù)局王局長(cháng)約好，今天下午2點(diǎn)陪自已的上司錢(qián)總登門(mén)拜訪(fǎng)他，商談明年本公司環(huán)保節能產(chǎn)品免稅的事。正準備動(dòng)身，前臺來(lái)電話(huà)，說(shuō)東北地區的總代理鄭總來(lái)訪(fǎng)，現在正在會(huì )客室�，F在已經(jīng)1點(diǎn)半了。如果按原計劃去拜訪(fǎng)王局長(cháng)，那就不能接待鄭總;如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長(cháng)的拜訪(fǎng);不僅不好選擇是見(jiàn)王局長(cháng)或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋�，F在辦公室主任一時(shí)也聯(lián)系不上，沒(méi)法向他請示。于雪應該怎么辦?
1、能分析問(wèn)題
盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長(cháng)或鄭總去電話(huà)，推遲或者取消拜訪(fǎng);盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽(tīng)取他的指示;如果不能按原計劃拜訪(fǎng)王局長(cháng)，那么，在告訴王局長(cháng)不能踐約時(shí)，一定要誠實(shí)，說(shuō)明真正原因，盡量注意說(shuō)話(huà)時(shí)的語(yǔ)氣;在處理好這些問(wèn)題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪(fǎng)造成的各種后果;如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度;另外，由于上司活動(dòng)日程的變更，要及時(shí)與有關(guān)方面(比如司機)聯(lián)系，以保持各部門(mén)工作的協(xié)調。
當然，秘書(shū)應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書(shū)一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時(shí)間不到半小時(shí)了。比如說(shuō)這次不能踐約去拜訪(fǎng)王局長(cháng)，并不意味今后也不去了;把原因說(shuō)明，王局長(cháng)不一定就會(huì )計較;而對鄭總來(lái)說(shuō)，由于與錢(qián)總有很深的私交，這次沒(méi)有接待好，在知道了事情原委之后，也許會(huì )一笑了之。于雪在分析這些問(wèn)題時(shí)，實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。
當問(wèn)題出現在你面前之后，你要能分析出問(wèn)題的本質(zhì)，它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問(wèn)題。要能做到這一點(diǎn)，就要求秘書(shū)經(jīng)常保持一種“問(wèn)題意識”;只有這樣，你就不管遇到什么問(wèn)題都會(huì )不慌不忙，從容面對。
2、具備解決問(wèn)題的常識和經(jīng)驗
把問(wèn)題分析清楚了，還要有具備解決問(wèn)題的常識和經(jīng)驗。在這種情況下，于雪還應想好孰先孰后，是先給王局長(cháng)打電話(huà)還是先去見(jiàn)鄭總?是先聽(tīng)取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優(yōu)先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過(guò)來(lái)說(shuō)，就是那些沒(méi)有什么實(shí)際意義的東西暫時(shí)就不要想那么多。
遇到問(wèn)題了，就要想出解決問(wèn)題的辦法，因此，秘書(shū)必須具備豐富的常識和經(jīng)驗。只有這樣，不管遇到什么問(wèn)題，你都能找到靈活的解決辦法。
3、能迅速采取行動(dòng)
想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候，秘書(shū)一定要鎮靜，如果你心里一著(zhù)急，話(huà)就不一定說(shuō)得明白;對方在電話(huà)里半天還沒(méi)聽(tīng)清你說(shuō)的是怎么回事，那么，他可能也會(huì )跟著(zhù)你著(zhù)急。這樣，不僅浪費時(shí)間，而且會(huì )把關(guān)系弄僵，亂上加錯。
無(wú)論你把問(wèn)題看得怎樣透徹，也無(wú)論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動(dòng)把問(wèn)題解決，那問(wèn)題仍然還是問(wèn)題。對于上司來(lái)說(shuō)他看重的是結果，所以，秘書(shū)的實(shí)際行動(dòng)是最重要的。
二、理解能力與洞察能力
小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營(yíng)企業(yè)的總裁秘書(shū)�？斓侥甑琢�，老板一反常態(tài)，既不是與財務(wù)經(jīng)理討論今年的決算，也沒(méi)與銷(xiāo)售部經(jīng)理多討論明年的市場(chǎng)銷(xiāo)毀問(wèn)題，與他們通電話(huà)也就三五分鐘的事;相反，他經(jīng)常帶著(zhù)研發(fā)部的經(jīng)理與當地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不務(wù)正業(yè)。這到底是為什么?小鋼通過(guò)琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤增長(cháng)點(diǎn)，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來(lái)越高，所以，決定利用本公司的傳統優(yōu)勢，開(kāi)發(fā)以觀(guān)光和休閑為特色的生態(tài)農業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時(shí)間，搜集進(jìn)入生態(tài)觀(guān)光農業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗及存在的問(wèn)題，趕在年初董事會(huì )召開(kāi)之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個(gè)項目的籌備工作。
作為秘書(shū)需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問(wèn)題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動(dòng)提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書(shū)不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書(shū)，應該對自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個(gè)準確的判斷。為了節省上司的時(shí)間，作為秘書(shū)應預先知道上司會(huì )把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。
三、信息收集能力和寫(xiě)作能力
在上面這個(gè)例子中，作為秘書(shū)應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個(gè)還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫(xiě)作能力。
對于上司來(lái)說(shuō)，秘書(shū)的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報告。因此，對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無(wú)誤的信息，秘書(shū)應對自己所收集的信息有相當的了解。
你知道了上司準備進(jìn)入生態(tài)觀(guān)光農業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時(shí)，當然能從網(wǎng)上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開(kāi)發(fā)成本，投資回報率這些信息在網(wǎng)上找不著(zhù)，只有通過(guò)朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書(shū)必須有廣泛信息收集的能力。
秘書(shū)收集到信息后要把它們寫(xiě)成專(zhuān)題報告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內外的商業(yè)文書(shū)，比要代替上司起草講話(huà)稿等，所以，寫(xiě)作能力對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是不可欠缺的。比如上面那個(gè)例子，公司準備進(jìn)入生態(tài)觀(guān)光農業(yè)，投資要幾千萬(wàn)甚至上億，對于這么一個(gè)重大的項目，秘書(shū)小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規范的商業(yè)文書(shū)格式把它寫(xiě)出來(lái)呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有董事看，甚至還要讓當地政府有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導看，所以，這份報告必須規范。
四、交流溝通能力
當今社會(huì )己進(jìn)入信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò )己滲入到秘書(shū)工作的各個(gè)層面;不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動(dòng)化程度越來(lái)越高，而且企業(yè)管理的自動(dòng)化程度也越來(lái)越高。企業(yè)管理的自動(dòng)化不僅沒(méi)有削弱人際關(guān)系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關(guān)系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書(shū)，在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用更加重要。一般來(lái)說(shuō)，上司在公司內外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書(shū)必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個(gè)基礎上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通。
【秘書(shū)必須具備的能力】相關(guān)文章：
CFO必須具備的能力03-18
中層領(lǐng)導必須具備的能力05-19
網(wǎng)絡(luò )營(yíng)銷(xiāo)必須具備的能力03-27
總裁必須具備的領(lǐng)導能力11-30
班組長(cháng)必須具備的能力03-18
CFO必須具備的12種能力05-18
項目經(jīng)理必須具備的業(yè)務(wù)能力03-28
中層管理干部必須具備的能力03-13