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秘書(shū)的基本定義及相關(guān)常識
“秘書(shū)”一詞。古已有之，今天人們談到秘書(shū)，往往與文牘，領(lǐng)導的助手、智囊、參謀等聯(lián)系在一起，有的聯(lián)系得更廣泛一些。下面是小編分享的秘書(shū)的基本定義及相關(guān)常識，一起來(lái)看一下吧。
一、“秘書(shū)”應認定為是一種職務(wù)
這是針對學(xué)術(shù)界有人提到的秘書(shū)是一種職位、職業(yè)、職稱(chēng)而言的。把秘書(shū)界定在一種職位、職業(yè)或職稱(chēng)上并非錯誤。但是界定在職務(wù)上更符合它的本義，最具實(shí)質(zhì)意義。
二、秘書(shū)與領(lǐng)導者保持著(zhù)盡小的空間
在“秘書(shū)”定義中，有不少關(guān)于秘書(shū)與領(lǐng)導空間位置的表述，大多為"秘書(shū)身處領(lǐng)導近身"等詞句。應該說(shuō)，它反映了一種客觀(guān)狀況，表明了秘書(shū)與領(lǐng)導保持著(zhù)盡小空間的事實(shí)。但是，這種表述不全面，因為它僅僅從物質(zhì)空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們在精神空間上具有著(zhù)同樣接近的另一面。
三、秘書(shū)“以文字材料的處理為主要特征”
在傳統觀(guān)念中，秘書(shū)常常與秀才聯(lián)系在一起，什么是秘書(shū)--秘書(shū)就是搞文字工作的，寫(xiě)東西的。以后，秘書(shū)學(xué)科的建立，人們在理性的高度努力作出科學(xué)概括的時(shí)候，也始終沒(méi)有忘記秘書(shū)的文牘性，只是把“制掌文書(shū)”與“事務(wù)處理”--一同作為了秘書(shū)的根本特征加以揭示。應當看到，這是認識上的一大變化，是客觀(guān)對象發(fā)展的及時(shí)反映。然而，從理論上和實(shí)踐中來(lái)分析，這一認識又存在著(zhù)兩個(gè)問(wèn)題。
一是按邏輯學(xué)分析，“制掌文書(shū)”與“處理事務(wù)”這兩個(gè)概念顯然不相互排斥，而是交叉。
二是從實(shí)際狀況看，“制掌文書(shū)”的表述不及“文字材料處理”的表述準確和全面。
四、秘書(shū)所做事情的全部是“信息和其他事務(wù)”
嚴密地說(shuō)，秘書(shū)所處理的信息大部分也應歸屬事務(wù)工作的范疇;但還有一個(gè)層面，就是秘書(shū)的思想、智慧融入領(lǐng)導決策之中，即不少人稱(chēng)之為的輔助決策、參謀、智囊等等。
除了信息處理以外，秘書(shū)還有大量的其他事務(wù)工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專(zhuān)著(zhù)都努力想把這部分事務(wù)工作羅列清楚，但又總是得不到滿(mǎn)意的結果。究其原因，是秘書(shū)為領(lǐng)導者服務(wù)這一特點(diǎn)所致。
五、秘書(shū)是為領(lǐng)導者提供服務(wù)的行政人員
這有三層意思，一是秘書(shū)所做的事情是服務(wù)性的，二是秘書(shū)服務(wù)的對象是領(lǐng)導者，三是秘書(shū)是行政人員。
至于秘書(shū)是“行政人員”的認定，實(shí)際上是對秘書(shū)的歸屬作出的描述。指出秘書(shū)是行政人員，一是可將秘書(shū)與技術(shù)類(lèi)人員、管理類(lèi)人員(嚴格意義上的行政人員)，與體力勞動(dòng)者區別開(kāi)來(lái);二是體現秘書(shū)工作是整個(gè)管理活動(dòng)的組成部分的觀(guān)點(diǎn)。
基于定義“秘書(shū)”的幾個(gè)基本問(wèn)題的如上認識，筆者認為，所謂“秘書(shū)”是一種職務(wù)，指與領(lǐng)導者保持盡小的空間，專(zhuān)為其提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。
擴展：秘書(shū)接待工作禮儀常識
送客禮儀
(1)主動(dòng)幫助賓客確認并拿取所攜帶的行李物品，并幫助賓客小心提送到車(chē)上。
(2)根據客人身份的尊貴程度，將客人送至電梯間、公司大門(mén)口或直至將客人送上車(chē)。
(3)送客人到電梯時(shí)，要為客人按電梯按鈕，在電梯門(mén)關(guān)上前道別。
(4)如果要陪同客人乘坐電梯，通常是客人先進(jìn)電梯，主人后進(jìn);主人先出電梯，客人后出。
(5)秘書(shū)人員和上司一起送客時(shí)，要比上司稍后一步。
(6)安放好行李后，向賓客作一下交代。
(7)要施禮感謝光臨和致告別語(yǔ)，如祝您旅途愉快，歡迎下次再來(lái)!、祝您一路平安，同時(shí)希望我們合作愉快!等。
(8)幫助賓客關(guān)車(chē)門(mén)時(shí)，時(shí)間要恰到好處，不能太重，也不能太輕。
(9)車(chē)門(mén)關(guān)好后，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車(chē)輛啟動(dòng)時(shí)，面帶微笑，揮手告別，目送車(chē)子離開(kāi)后才能離開(kāi)。
接待、拜訪(fǎng)禮儀常識
一、接待的禮儀有哪些?
答:待客分為迎客、敬煙、敬茶、送客等基本環(huán)節。
(1)迎客的禮儀。如果你事先知道有客人來(lái)訪(fǎng)，要提前打掃門(mén)庭并備好茶具、煙具、飲料等，準備好水果、糖、咖啡等等�？腿嗽诩s定時(shí)間到來(lái)，應提前出門(mén)迎接。即使是十分熟悉的客人來(lái)到家中，也應換上便衣。
(2)敬煙的禮儀。敬煙是我國現代家庭待客的一種習俗，是待客時(shí)不可忽視的禮儀。另外，一般不對女性客人敬煙。
(3)敬茶的禮儀。要事先把茶具洗干凈。將茶水倒入杯中三分之二為佳。應雙手給客人端茶。對有杯耳的杯子，通常是用一只手抓住杯耳，另一只手托住杯底，把茶水送給客人。切忌用手指捏住杯口邊緣往客人面前送。
(4)送客的禮儀�？腿烁孓o，一般應婉言相留�？腿艘�，應等客人起身后，再起身相送。送客一般應送到樓下。
二、拜訪(fǎng)的禮儀有哪些?
答:(1)拜訪(fǎng)前，最好用電話(huà)或書(shū)信與主人約好時(shí)間。時(shí)間約定后，要準時(shí)赴約。如遇特殊情況，要事先與主人打招呼，重新約定拜訪(fǎng)時(shí)間。
(2)要注意選好拜訪(fǎng)時(shí)間。盡量回避被訪(fǎng)者的用餐和休息時(shí)間。
(3)儀表應整潔莊重、樸素大方，以表示對主人的尊重。
(4)到主人門(mén)前時(shí)，要輕輕敲門(mén)或按門(mén)鈴。
(5)進(jìn)入主人家門(mén)后，要將自己的帽子、大衣、手套、雨具等交給主人的家人處理。
(6)如果主人屋內是地毯或地板鋪地，則應向主人要求換拖鞋。
(7)進(jìn)入屋內后，要向其他先來(lái)的客人打招呼，待主人安排座位后就座。
(8)主人端茶點(diǎn)煙，要起身道謝，雙手迎接;主人獻糖果，要等年長(cháng)者和其他客人先取之后自己再取用;煙灰要彈在煙灰缸內，果皮、果核不要亂扔亂放。
(9)不可隨便翻弄主人家的東西。
(10)告辭前要向主人表示謝意。主人送出門(mén)口時(shí)，客人邁出一步要轉回身致謝。如果主人站在門(mén)口，客人要走出幾步后或在轉彎處，回過(guò)身來(lái)告別。
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