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文秘擬辦辦公室意見(jiàn)的寫(xiě)法
擬辦意見(jiàn)是辦公室文秘人員或辦公室主任在來(lái)文處理過(guò)程中所撰寫(xiě)的應由哪位領(lǐng)導審批、哪一部門(mén)承辦以及承辦過(guò)程中可能涉及到的事項提出的初步處理意見(jiàn)，它是供領(lǐng)導批辦文件的重要參考依據，是辦公室在文件處理時(shí)發(fā)揮參謀助手作用、節省領(lǐng)導工作時(shí)間的有效措施之一。下面是文秘擬辦辦公室意見(jiàn)的寫(xiě)法：
一、擬辦意見(jiàn)撰寫(xiě)的范圍
并非所有來(lái)文都要撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，一般來(lái)說(shuō)，以下四種來(lái)文需要撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。
1. 上級單位主送本單位并需要貫徹落實(shí)的文件;
2. 本單位所屬部門(mén)或下級單位主送本機關(guān)需要答復的文件;
3. 平級單位或不相隸屬單位主送本單位需要答復的文件;
4.重要的保密性較強的資料以及所屬部門(mén)、下級單位主送單位的情況報告和信函。
二、擬辦意見(jiàn)撰寫(xiě)的前期準備
擬辦意見(jiàn)的撰寫(xiě)看似簡(jiǎn)單，但要寫(xiě)出恰當的擬辦意見(jiàn)并非易事。要寫(xiě)好擬辦意見(jiàn)，首先必須認真閱讀文件，領(lǐng)會(huì )文件精神，全面了解文件所提出的問(wèn)題和要求，具體要做好以下幾個(gè)方面的前期準備工作：
1. 弄清來(lái)文主送和抄送單位，初步確定批辦和閱知范圍。
2.根據文件的標題和內容，確認來(lái)文是請示性還是報告性文件，來(lái)文中提出了什么問(wèn)題，是否需要辦理。掌握的原則是：有問(wèn)題需要答復為“批辦”，無(wú)問(wèn)題不需要答復為“閱知”。
3.弄清來(lái)文的內容與何人何部門(mén)有關(guān)系，是何人何部門(mén)主管，需要何人何部門(mén)了解，從而根據領(lǐng)導分工確定由誰(shuí)或哪個(gè)部門(mén)承辦，涉及到幾個(gè)部門(mén)承辦的由哪個(gè)部門(mén)牽頭，應由哪位領(lǐng)導批示需要哪些領(lǐng)導和部門(mén)閱知。
4.弄清來(lái)文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本著(zhù)方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對絕密文件按絕密文件的處理規定辦理。
三、擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法
擬辦意見(jiàn)的撰寫(xiě)無(wú)固定不變的格式，但總的原則是文字要準確，觀(guān)點(diǎn)要鮮明，要簡(jiǎn)明扼要，使人一目了然。具體來(lái)講有以下幾種情況：
1.對上級單位主送本單位并需要貫徹落實(shí)的文件，要根據文件的要求和需要落實(shí)的問(wèn)題，提出擬請哪位領(lǐng)導批示，由哪個(gè)部門(mén)承辦以及需送哪些領(lǐng)導和部門(mén)閱知的意見(jiàn)。對需要幾個(gè)部門(mén)承辦的來(lái)文，擬辦意見(jiàn)要寫(xiě)明主辦(牽頭)部門(mén)或主辦人。擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法一般是“請××領(lǐng)導批示，請××領(lǐng)導審閱，擬請××部門(mén)辦理”或“請××領(lǐng)導審示，擬請××部門(mén)會(huì )同××部門(mén)辦理”或“請××批示，擬請××部門(mén)商××部門(mén)承辦”。對上級單位下發(fā)的閱知性文件和重要的保密性較強的資料以及所屬部門(mén)、下級單位主送本單位的情況報告和信函，要根據其內容提出閱知和分送意見(jiàn)，擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法一般是“請××領(lǐng)導閱處”或“請××領(lǐng)導審閱請××部門(mén)閱”，或“請××領(lǐng)導及××領(lǐng)導(部門(mén))閱酌”。
2.對本單位所屬部門(mén)及下級單位主送本單位需要答復的文件，要根據文件所請示的需要答復的問(wèn)題和要求，提出由哪個(gè)部門(mén)承辦和如何辦理的擬辦意見(jiàn)。對涉及面廣、內容比較復雜的請示性文件，要根據具體情況，提出不同的擬辦意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法一般是：“請××領(lǐng)導閱示，××部門(mén)閱辦”或“請××領(lǐng)導批示，擬請××部門(mén)主辦，會(huì )同××部門(mén)閱辦”，緊接著(zhù)簡(jiǎn)明扼要擬提如何辦理的意見(jiàn)。
3.對平行單位和不相隸屬單位主送本單位需要答復的文件，要根據文件提出的需要辦理的事項，商洽的問(wèn)題，提出由哪位領(lǐng)導審批或哪一部門(mén)承辦和如何辦理的擬辦意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法一般是“請××領(lǐng)導批示，××部門(mén)承辦”，緊接著(zhù)擬提如何辦理意見(jiàn)。
4.對重大問(wèn)題不便撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)或者不能確定應該由哪個(gè)部門(mén)來(lái)承辦的，則擬辦意見(jiàn)一般只寫(xiě)“請××領(lǐng)導批示”或“請××領(lǐng)導閱示”即可。
四、撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)應注意的事項
1.對一些難以提出擬辦意見(jiàn)的，或認為所提擬辦意見(jiàn)沒(méi)有把握，應先與來(lái)文單位或有關(guān)部門(mén)聯(lián)系商洽，確有把握再撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，以免擬辦意見(jiàn)不準而造成公文要求落實(shí)不到位。
2.為使領(lǐng)導準確批示來(lái)文，擬辦意見(jiàn)要隨有關(guān)資料、政策依據、背景材料一并呈送，供領(lǐng)導批辦時(shí)參考。如果來(lái)文同本單位、其他單位以前發(fā)的文件有關(guān)，應將有關(guān)文件一并附上;如果來(lái)文以前涉及過(guò)同類(lèi)問(wèn)題，應將過(guò)去的來(lái)文和處理情況附上;如果有關(guān)領(lǐng)導對此類(lèi)來(lái)文過(guò)去作過(guò)批示，最好仍請原領(lǐng)導批示，若原領(lǐng)導不在或調離或調整，擬請其他領(lǐng)導批辦時(shí)，應將原領(lǐng)導批辦意見(jiàn)附上或在擬辦意見(jiàn)中注明，以免天長(cháng)日久批辦領(lǐng)導很難件件記清或批辦領(lǐng)導不同導致批辦意見(jiàn)前后不一致。
3.對承辦部門(mén)提出處理意見(jiàn)后轉回來(lái)的文件，應根據承辦部門(mén)所提意見(jiàn)及要求再次寫(xiě)出擬辦意見(jiàn)。
4.對抄送本單位的請示性文件，一般不寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，只分送有關(guān)領(lǐng)導和部門(mén)閱知。
5. 撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)要注意政策把關(guān)。
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