辦公室秘書(shū)工作技巧

　　秘書(shū)輔助領(lǐng)導，從事辦公室工作，有其專(zhuān)業(yè)性和規律性。下面是小編為你整理的辦公室秘書(shū)工作技巧，希望對你有用!

　　辦公室秘書(shū)工作技巧

　　辦公室 工作的程序是按照“接受任務(wù)”-“實(shí)施落實(shí)”-“交付反饋環(huán) 節”進(jìn)行的。在實(shí)行這三個(gè)環(huán)節過(guò)程中，需要注意其中的每一個(gè) 細節，以增強工作的有效性。

　　一、確認反饋階段的技巧

　　確認就是接受任務(wù)，反饋就是匯報交付。在戰爭中，每當指揮員 布置完任務(wù)，接受者都要當面復述一遍，即使戰斗最激烈的時(shí)刻也是如此。 只有這樣，才能確保執行者全面準確地領(lǐng)會(huì )指揮員的戰略意圖，避免差錯。

　　秘書(shū)接受領(lǐng)導任務(wù)后，同樣需要復述確認復述有助于秘書(shū)對任務(wù) 加深理解，領(lǐng)導也能從秘書(shū)的復述中及時(shí)發(fā)現自己的疏漏或秘書(shū) 在理解上的偏差。諸如，領(lǐng)導布置任務(wù)后，秘書(shū)應以最精煉的語(yǔ)言將任務(wù)復述確認后再去執行;接到一個(gè)會(huì )議通知電話(huà)，秘書(shū)應 當向授話(huà)人復述一下電話(huà)內容;

　　以傳真、郵件等非面對面方式向 某人傳遞信息后，秘書(shū)應主動(dòng)向對方確認是否收到，是否完整清楚，有無(wú)疑問(wèn)等。

　　確認時(shí)需要注意的細節，如果領(lǐng)導布置的工作內容很簡(jiǎn)單，秘書(shū)可以直接去做;如果領(lǐng)導布置的工作內容較多，秘書(shū)就需要復述一遍，復述時(shí)要精煉、條理，同時(shí)可加入自己的理解，準備采取的方法等;

　　如果接到電話(huà)，除了記錄、復述，還要想到領(lǐng)導可能會(huì )問(wèn)的問(wèn)題，因此要問(wèn)清對方的姓名、電話(huà)號碼。一項任務(wù)完成后秘書(shū)要及時(shí)向領(lǐng)導匯報，反饋工作的進(jìn)度和結 果。這也是贏(yíng)得領(lǐng)導信任的基本途徑。

　　反饋時(shí)需要注意的細節;反饋有緩急之分，一項工作的完成情況 是否必須立即反饋領(lǐng)導，不是憑秘書(shū)的感覺(jué)，而是看領(lǐng)導對這件事的關(guān)注程度和這件事本身的緊爭程度。

　　如領(lǐng)導會(huì )后要趕著(zhù)去拜訪(fǎng)一個(gè)重要客戶(hù)，這時(shí)秘書(shū)應該立即落實(shí)車(chē)輛并把車(chē)型車(chē)號、停 靠地點(diǎn)、司機姓名、手機號碼等信息傳遞給領(lǐng)導。如果秘書(shū)沒(méi)有履行反饋職能，領(lǐng)導找不到車(chē)，便是秘書(shū)的失職。

　　反饋還需要注意時(shí)機場(chǎng)合。如果不是很急迫的事，應在領(lǐng)導不忙或坐車(chē)、閑聊時(shí)匯報。反饋時(shí)語(yǔ)言應簡(jiǎn)練，要突出結果淡化過(guò)程，切忌將匯報變成表功或訴苦，可像聊天一樣，將領(lǐng)導需要掌握的信息傳遞過(guò)去。

　　二、實(shí)施落實(shí)階段的技巧

　　在實(shí)話(huà)落實(shí)階段，秘書(shū)應掌握兩這方面的要點(diǎn)。

　　1、不忘事、不誤事、做好事 秘書(shū)工作無(wú)小事。

　　要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件 夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時(shí)”三種并貼上不同顏色的標簽; 對重要文件加鎖保管并及時(shí)處理;準備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據輕重緩急逐項完成;對重要性事務(wù)、周期性事務(wù)要提前記錄。不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。時(shí)間管理 學(xué)把要做的事情分成重要且緊急，不重要但緊急，重要但不緊急，不重要也不緊急幾類(lèi)。

　　辦公室工作有受支配、制約的部頒(上司 委派的或部門(mén)分配的工作)，也有自己支配的部分(職責內的日 常工作)。秘書(shū)要有科學(xué)明確的工作計劃，包括工作目標、內容 步驟、方法、標準、完成時(shí)間等。要根據輕重緩急決定工作次序， 有條有理地進(jìn)行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后; 重大工作優(yōu)先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時(shí)間用于處理復雜的需連續進(jìn)行的工作如擬寫(xiě)文件;零星時(shí)間用于處理簡(jiǎn) 單的可間斷的工作，如處理信件、查閱資料;還要善于控制諸如 接待來(lái)訪(fǎng)、聯(lián)系電話(huà)等工作的時(shí)間彈性。

　　秘書(shū)應養成記錄工作時(shí)間使用情況的習慣，如每周用于擬稿、接 待、聯(lián)絡(luò )、參加會(huì )議等所占的時(shí)間，以便適當調整優(yōu)化，進(jìn)一步 提高工作效率。不忘事與不誤事都為做好事服務(wù)的，把每件事情做好才是秘書(shū)工作的最終目的。

　　做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用 80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。 20%重要的事情主要指該項工作完成的質(zhì)量可能會(huì )對公司、部 門(mén)、領(lǐng)導產(chǎn)生重大的影響，或對秘書(shū)本人的成長(cháng)產(chǎn)生重大的影響。

　　做好重要的事情，秘書(shū)必須樹(shù)立精品意識，力求盡善盡美，杜絕疏漏和低級錯誤;還要處理好質(zhì)量與效率的關(guān)系，既要保證在規定時(shí)間內完成工作，又要克服片面追求效率而犧牲質(zhì)量的做法。對 80%不太重要的事情要善于借助外力，如果可能可以授權下 屬;要善于合理利用時(shí)間，性質(zhì)相同或相近的工作可以集中處理， 如打電話(huà)、處理文件等;要善于利用歷史資料進(jìn)行處理，如把常用范本分門(mén)別類(lèi)予以存檔。

　　2、準確、及時(shí)

　　如果我們分析出錯的原因就會(huì )發(fā)現，辦公室工作最容易出錯的常常是職能交叉環(huán)節，即兩個(gè)人(或部門(mén))的結合部。杜絕出席的辦法之一，就是將自己的職責范圍擴大，即在遞交工作或任務(wù)時(shí)，如果將隨之實(shí)生的責任比作“接力棒”就要確�！敖恿Π簟边f交到下一名隊員手中時(shí)不落地。

　　秘書(shū)接受任務(wù)時(shí)，首先要分清是否是屬于自己職責范圍，是否是領(lǐng)導交辦的事。若是，就應無(wú)條件保質(zhì)保量地做好;若不是，就應明確告知對方事情的辦理程序和方法。秘書(shū)應做好該做的事，也要對不該做的事說(shuō)“不”，要藝術(shù)性地學(xué)會(huì )拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規律，承擔應負的責任，也可以保證全局工作的順利進(jìn)行。

　　秘書(shū)還應該明白，不該做的事并不等于“可以不 做的事”，在分清職責的前提下，要善于幫助他人、與人合作、 互助互通，學(xué)會(huì )平衡各種人際關(guān)系。如果事情不涉及法律、道德、規則等因素，分清職責后要有選擇地做。下列三類(lèi)事秘書(shū)不應介入;

　　第一，要你做的事已超出了你的能力所及，也就是說(shuō)答應下來(lái)的事就應力爭做好;做不好不如不做，不要幫倒忙。

　　第二，分內的事已經(jīng)令你無(wú)暇他顧，也就是說(shuō)不要種了別人的地荒了自己的田地。

　　第三，你的介入于事無(wú)補。 準確是不失誤，及時(shí)是不耽誤。

　　及時(shí)就是在每一時(shí)間內內完成應 該做的工作。秘書(shū)不要過(guò)多強調領(lǐng)導或工作本身所要求的最后期限，因為秘書(shū)隨時(shí)會(huì )接受新的任務(wù)，這時(shí)雙重的工作會(huì )帶來(lái)過(guò)大 的壓力，最終使工作無(wú)法達到應有的質(zhì)量。領(lǐng)導也隨時(shí)可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領(lǐng)導一般考慮的不是離最后期限你還有多少時(shí)間，而是在此前已經(jīng)給了你多少時(shí)間。

　　秘書(shū)個(gè)人工作總結

　　我是xx年通過(guò)地直事業(yè)單位招聘到辦公室工作的，主要負責精神文明建設、單位考核等相應材料的編撰、整理和收集、文字材料的起草等工作，同時(shí)完成主管領(lǐng)導交辦的其他臨時(shí)性和緊急工作。一年以來(lái)，在院領(lǐng)導、科主任的領(lǐng)導和指導下、同事們的幫助和支持下，較好的履行了工作職責，完成了工作任務(wù)�，F將工作情況小結匯報。

　　一、加強理論學(xué)習，提高自己的政治水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)具有良好的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好本職工作的前提和必要條件。

　　本人自覺(jué)地學(xué)習黨的有關(guān)方針政策、國家的法律法規，認真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān),不斷提高思想素質(zhì)和理論水平,

　　工作中認真履行工作職責,努力完成各項工作任務(wù)。利用工作和業(yè)余時(shí)間系統地學(xué)習了馬列主義、思想、理論和“三個(gè)代表”重要思想，及十八大精神，通過(guò)認真細致學(xué)習，使自己的理論水平較以往有了較大的提高;在政治思想上，正確處理穩定與發(fā)展的關(guān)系，在大是大非問(wèn)題面前保持清醒頭腦，旗幟鮮明，立場(chǎng)堅定地反對各種非法活動(dòng)，堅決維護祖國統一、維護民族團結。在從書(shū)本汲取養分的同時(shí)還謙虛地向周?chē)�理論水平高、業(yè)務(wù)能力強的同志學(xué)習，取人之長(cháng)，補己之短，努力豐富自己、充實(shí)自己、提高自己。

　　二、勤于動(dòng)筆，增強了文字功底和思維能力

　　辦公室工作要求有較強的文字表達能力和邏輯思維能力。為提高自己的寫(xiě)作能力，我從研究已經(jīng)成型的材料入手，細心揣摩，起草文件時(shí)邊寫(xiě)邊改，并請老同事和領(lǐng)導提出意見(jiàn)和建議，然后再進(jìn)行深入加工，經(jīng)過(guò)反復推敲，最后定稿。一年來(lái)，我起草各種綜合性材料三十多份，文件十份。宣傳工作是單位樹(shù)立內外社會(huì )形象的一個(gè)重要手段和窗口，今年我院開(kāi)展《結防信息》宣傳工作，我主要是做好協(xié)辦的組稿工作，對單位工作開(kāi)展情況，發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行宣傳報道，今年我所編發(fā)《XX信息》xx期，我起草結防信息xx多篇。材料的成型需要有詳盡的、準確的第一手資料，這樣才能保證向領(lǐng)導反映準確的信息，為及時(shí)決策提供可靠的依據。在院開(kāi)展對全院各科室增加辦公用具的調查活動(dòng)中，在科主任的指導下，深入xx個(gè)科室各個(gè)辦公室查看辦公用具，將缺少的辦公用具進(jìn)行了初步統計;在制作單位電話(huà)薄時(shí)，我與各科室主任、護士長(cháng)協(xié)調配合，完成了我院各科室職工辦公室、住宅電話(huà)的收集整理。對于工作中存在的問(wèn)題，我總是積極動(dòng)腦筋、想辦法，盡可能完成工作任務(wù)。對印發(fā)的材料、文件，每次都進(jìn)行了認真的審核和校對，至少二遍以上，并請辦公室其他同事幫助把關(guān)，減少出錯機率。

　　三、深入實(shí)踐，提高工作能力。

　　領(lǐng)導的決策和指示的落實(shí)都需要進(jìn)一步的協(xié)調和檢查監督。二月底我院開(kāi)展了對小兒麻疹等疫苗接種工作，我與同事一起對我院xiaqu進(jìn)行了摸底調查，在三月全區開(kāi)展為期x天的脊髓灰質(zhì)炎疫苗接種工作中我抽調安排在固定點(diǎn)發(fā)放疫苗，我堅持崗位，圓滿(mǎn)完成了工作安排，兩次活動(dòng)使我對院工作業(yè)務(wù)有了進(jìn)一步了解。在對門(mén)診綜合樓各科室辦公室安裝科室牌時(shí)，與科主任進(jìn)行仔細確認核對，初步完成了對科室牌的登記，在對科室牌的統計中，也使我對我所各科室設置有了整體認識。

　　今年，我所迎來(lái)了自治區精神文明單位復驗，我與辦公室同事對我所職工家屬院xxx戶(hù)職工家庭開(kāi)展了摸底調查，完成了社區安排的“四知四清四掌握”工作要求，對近三年來(lái)我所開(kāi)展的精神文明工作情況進(jìn)行了收集整理，完成了xxx年精神文明x個(gè)檔案的整理裝訂，對xxx年的精神文明工作進(jìn)行了進(jìn)一步補充完善，順利通過(guò)了精神文明檔案材料的檢查。

　　在年底單位績(jì)效考核中，按照考核要求對單位節能、綜合治理、績(jì)效考核等工作的自查自評進(jìn)行了初步起草，按照地委下發(fā)的對地直單位xxx年績(jì)效考評指標及評分細則，對各方面工作進(jìn)行了梳理，認真準備了考核材料。

　　辦公室負責全院各個(gè)方面工作，既抓總務(wù)后勤、也對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監督，在院辦的領(lǐng)導下，我對下半年每月的值班情況進(jìn)行了的統計，將監督醫德醫風(fēng)的滿(mǎn)意度調查表的裝訂存檔工作，在工作中使我充分認識到辦公室工作的繁瑣和細致，做任何工作都不能馬虎。

　　四、快速反應，完成交辦的臨時(shí)工作和緊急任務(wù)由于院辦工作都是涉及到職工切身利益的大事，所以臨時(shí)性工作和緊急性任務(wù)比較多。在我所tongshi母親重病搶救尋求院幫助時(shí)，救人刻不容緩，情況緊急，科主任將進(jìn)行倡議全所干部職工捐款任務(wù)交給了我，我撰寫(xiě)了愛(ài)心捐款倡議書(shū)，深入各科室積極倡議捐款，由于當時(shí)正值精神文明檢查，在加班完成精神文明檔案整理后，我積極與各科室主任、護士長(cháng)溝通聯(lián)系，用二天時(shí)間完成了全所職工的捐款及統計工作，及時(shí)將全所職工的關(guān)心送到了救助者手中。在重陽(yáng)節和古爾邦節來(lái)臨之際，所部開(kāi)展了對離退休人員和定點(diǎn)扶貧貧困農牧民走訪(fǎng)慰問(wèn)活動(dòng)，此時(shí)，我所退休職工某某同志重病尋求院領(lǐng)導幫助，救人如救火，在科主任的指導下，用一天時(shí)間完成了全院職工對某某同志的愛(ài)心捐款收集統計工作，并對收到的愛(ài)心捐款情況及時(shí)在公示欄向廣大職工公示。

　　雖然我在一年的工作中取得了一定的成績(jì)，無(wú)論在思想認識上還是工作能力上都有了較大的進(jìn)步，但還存在一定問(wèn)題和不足：一是工作有急躁情緒，有時(shí)工作急于求成。二是處理一些工作關(guān)系時(shí)還不能得心應手，工作顯得措手不及，無(wú)從著(zhù)手。在今后的工作中，我還要加強學(xué)習、戒驕戒躁，努力提高自己，以新的面貌、更加積極主動(dòng)的態(tài)度去迎接新的一年的工作任務(wù)，在崗位上發(fā)揮更大的作用，取得更大的進(jìn)步。

　　論辦公室秘書(shū)的工作適應性

　　1 具備良好的職業(yè)道德，是辦公室秘書(shū)適應工作的前提條件

　　職業(yè)道德，指從事一定職業(yè)的人所應遵循的道德規范以及與之相應的道德觀(guān)念、情操和品質(zhì)。視其辦公室秘書(shū)在單位和部門(mén)中所處的特殊地位，要履行好承辦、參謀、管理、協(xié)調等各個(gè)方面的工作職責，客觀(guān)上要求他必須具備良好的職業(yè)道德。然而，只有自己對所從事的職業(yè)產(chǎn)生職業(yè)情感和建立職業(yè)理想，才能相應決定自己的職業(yè)態(tài)度，繼而珍惜職業(yè)榮譽(yù)，遵守職業(yè)紀律，提高職業(yè)技能，建立職業(yè)作風(fēng)，履行職業(yè)道德。唯此，才能做到在瑣碎的日常事務(wù)性工作中，樂(lè )此不疲悉心處理，點(diǎn)滴積累不斷進(jìn)步。

　　2 樹(shù)立角色意識，是辦公室秘書(shū)適應工作的基本要求

　　辦公室秘書(shū)的行為必須十分慎重，語(yǔ)言表達必須注意角色。具體的講，應牢固樹(shù)立以下八大意識。

　　2.1 法規意識。辦公室秘書(shū)一般都掌握著(zhù)單位或部門(mén)的印章印鑒，平時(shí)使用時(shí)看似平凡，然而都及其重要。依據我國現行的法規，在對外交往中，加蓋印章比法人代表簽字更具法律效力。不少的法律糾紛和案例，就是因為種種原因用章不慎導致和國家和單位利益的巨大損失。隨著(zhù)我國法制化推進(jìn)，加入世貿組織以后，必須進(jìn)一步強化規則意識。

　　2.2 “坐標意識”。要清楚自身的位置，找準自身的“坐標”，只有看清自身地位才能夠更好的解決好上下級的關(guān)系。辦公室作為一個(gè)關(guān)鍵的部門(mén)，在傳達信息，接物待人以及協(xié)調日常工作中，具有著(zhù)自身獨特的從屬性的特點(diǎn)。因此，辦公室秘書(shū)要想做好，必須做到不越位，具體來(lái)說(shuō)有以下幾點(diǎn)：干工作不越位，有關(guān)場(chǎng)合不越位，表態(tài)不越位以及處理問(wèn)題和答復問(wèn)題不越位。

　　2.3 服從意識。辦公室秘書(shū)不僅是一名普通的工作者，更是領(lǐng)導意圖和集體決議的傳達者和執行者。在工作中必須堅定的服從領(lǐng)導的意圖是做好辦公室秘書(shū)工作的最基本的原則。在傳達和執行領(lǐng)導意圖的時(shí)候，不能有一點(diǎn)的水分，更不能有一點(diǎn)的個(gè)人意見(jiàn)摻雜，這不僅僅是自己作為辦公室秘書(shū)的職責，更能夠證明一個(gè)人的人格和黨性原則的問(wèn)題。

　　2.4 參與意識。辦公室的一項重要的職能是參與單位的重要工作。作為辦公室秘書(shū)，應該積極主動(dòng)的參加，并主動(dòng)做好各項服務(wù)的事項。首先，辦公室秘書(shū)必須有全局的觀(guān)念，要及時(shí)的了解辦公室的情況，要掌握辦公室各項事務(wù)的進(jìn)度和情況，利用這些信息為領(lǐng)導的行駛決策權提供準確的服務(wù);其次，辦公室秘書(shū)辦事要有一定的前瞻性，并且更不能替代其他的部門(mén)進(jìn)行參加。

　　2.5 協(xié)調意識。辦公室作為單位中一個(gè)重要的樞紐部門(mén)，因此，處理上下左右關(guān)系是一項重要的工作。靈活，是辦公室秘書(shū)需要掌握的。在和上級領(lǐng)導進(jìn)行工作的協(xié)調的時(shí)候，要自覺(jué)的服從領(lǐng)導的意見(jiàn)，態(tài)度要真誠，還需要和領(lǐng)導保持好適合的距離。在向領(lǐng)導請示的環(huán)節中，要堅持誰(shuí)分管就去請示誰(shuí)，避免給自己的工作帶來(lái)不必要的麻煩;而有些時(shí)候領(lǐng)導間也會(huì )出現分歧，這時(shí)候是對辦公室秘書(shū)的一種考驗，應該堅持不傳話(huà)，不評論，不介入，多補臺，多圓場(chǎng)的原則。在同級別的領(lǐng)導之間進(jìn)行工作協(xié)調的時(shí)候，要做到工作不越位，避免影響各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系。

　　2.6 服務(wù)意識。服務(wù)意識是每一個(gè)工作人員都需要樹(shù)立的觀(guān)念。主要體現在為領(lǐng)導服務(wù)，為部門(mén)服務(wù)，還要為本單位的所有人服務(wù)。這些服務(wù)主要體現在日常的工作中，例如要按時(shí)保質(zhì)量的完成領(lǐng)導交代的事情;要協(xié)調好單位各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，多進(jìn)行信息的交流和溝通等。

　　2.7 公關(guān)意識。辦公室是單位的“窗口”，其形象和管理水平從某種意義上說(shuō)是單位的“縮影”。大量的來(lái)人來(lái)文來(lái)電及從事工作洽談等，一般都要先經(jīng)辦公室，這就要求辦公室的每一位工作人員首先要樹(shù)立公關(guān)意識，善于與外界，與社會(huì )交往和合作;其次要努力提高自己的個(gè)人素質(zhì)，鍛煉自己的口頭表達能力，另外還要加強學(xué)習，不斷拓寬自己的知識面。

　　2.8 奉獻意識。辦公室是本單位的辦事機構和服務(wù)部門(mén)，事情繁雜瑣碎，難出成績(jì)。特別是辦公室秘書(shū)，整天忙忙碌碌，經(jīng)常是上班忙，下班累，領(lǐng)導隨叫隨到。因此，辦公室秘書(shū)必須具有淡泊名利，甘為人梯，默默奉獻的意識，不妄自尊大，也不妄自菲薄，努力創(chuàng )造一種先他人之苦而苦，后他人之樂(lè )而樂(lè )的良好心境。

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