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當代秘書(shū)的口語(yǔ)交際素養
秘書(shū)的語(yǔ)言交際是秘書(shū)職業(yè)活動(dòng)不可缺少的內容之一，其口語(yǔ)表達直接影響著(zhù)秘書(shū)工作的順利開(kāi)展和企事業(yè)單位的發(fā)展和生存，具有十分重要的意義。下面是小編分享的當代秘書(shū)的口語(yǔ)交際素養，一起來(lái)看一下吧。
當代秘書(shū)的口語(yǔ)交際素養
一、秘書(shū)口語(yǔ)交際的一般素質(zhì)
秘書(shū)言語(yǔ)表達的誠懇、認真，準確、清晰，得體、恰當，是秘書(shū)創(chuàng )設良好交流環(huán)境、傳遞信息，使人際關(guān)系融洽的重要保證。
1.真誠溝通，以善為本，善解人意
真誠是跨時(shí)代、跨國度的一條永恒交往原則，也是每個(gè)人期待的交往方式。因為人都有安全的需要，出于這種需要，人們都希望自己可以把握周?chē)h(huán)境，把握自己的交往對象。言談中給予對方真實(shí)真誠，是取得信任的重要因素。真誠相待，表達的內容真摯樸實(shí)，感情的表現自然生動(dòng)，交談具有感染力。
言談中，秘書(shū)應注意避免粗暴簡(jiǎn)單地說(shuō)話(huà)，不講假話(huà)、大話(huà)、空話(huà);不講不該講的內容，更不誤傳信息;也不做不禮貌地隨意打斷他人說(shuō)話(huà)的事;也不為了取悅人而阿諛?lè )畛谢蛑粓笙膊粓髴n(yōu);不隨意承諾。
除此之外，與人溝通還應事先做些準備，譬如溝通對象是誰(shuí)，溝通的內容有哪些，溝通的目的是什么，你希望達到怎樣理想的結果，對方可能希望達到的結果，溝通的時(shí)間和地點(diǎn)，溝通時(shí)可能討論的話(huà)題，溝通時(shí)如何表達和傾聽(tīng)，溝通時(shí)要注意哪些問(wèn)題等等都須事先了解及計劃。正所謂“知己知彼，百戰不殆”。當然，還須協(xié)助上級處理好與客人溝通時(shí)的關(guān)系，細致入微、善解人意、有理有節;當上級對問(wèn)題處理不當或有疏忽時(shí)，秘書(shū)應迅速給予適當的彌補，始終保持單位與客人間的和諧有效的溝通氛圍。
2.態(tài)度莊重，用語(yǔ)禮貌，有涵養
態(tài)度莊重有禮，尊重他人，這在人際交往中可以確保交際交流暢通，并可自保自我人格的不受侮辱。
學(xué)會(huì )禮貌、得體地說(shuō)好各類(lèi)話(huà)。在客人面前不該說(shuō)的話(huà)別說(shuō)，在同事面前不該亂傳達的話(huà)別亂傳達，在領(lǐng)導面前不該多話(huà)的時(shí)候就別亂多話(huà)。且不搬弄是非，不講同行同事壞話(huà)，更不要毀謗他人。也千萬(wàn)不能把自己以往的習慣性動(dòng)作帶到職場(chǎng)溝通中，尤其是在對外溝通時(shí)，不做無(wú)關(guān)緊要的小動(dòng)作，如收看手機短訊、修指甲、打哈欠等。 3.言簡(jiǎn)意賅，準確得體，思路清晰
任何言語(yǔ)的交流，都要做到意思準確完整，講述清楚明白。英國哲學(xué)家培根曾說(shuō)：“交談時(shí)的含蓄和得體，比口若懸河更可貴�！币虼�，秘書(shū)在交流中，要提前做好相應的準備，說(shuō)話(huà)時(shí)在言語(yǔ)上有所區別，注意分寸。最好能以簡(jiǎn)潔明了的話(huà)語(yǔ)表達其意，讓聆聽(tīng)者容易理解。深入淺出，通俗易懂，口語(yǔ)化，使用平易自然的基本詞和常用詞，語(yǔ)音準確，吐字清晰，語(yǔ)調自然流暢，有助于溝通感情，傳遞信息。
二、秘書(shū)口語(yǔ)交際的實(shí)踐素養
由于秘書(shū)工作的承上啟下的樞紐位置，以及其從屬性、政策性、事務(wù)性的職業(yè)特征，因此伴隨而生的是其職業(yè)口才特征：思想性強、實(shí)踐性強、時(shí)間性強、涉及的知識面廣。秘書(shū)要成為一名優(yōu)秀的溝通人員，不僅僅是掌握一些溝通的方法和技巧，更重要的是要具有較高的職業(yè)素養、文化素養和內在素質(zhì)。作為秘書(shū)應使自己的言談體現如下的特征。
1.思想性強
秘書(shū)工作歷來(lái)就是從屬于某個(gè)企事業(yè)單位，其工作都是圍繞一定的組織而展開(kāi)，都是為了保證領(lǐng)導者的工作順利和企事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。尤其是我國的秘書(shū)工作，都是為黨和國家各級機關(guān)及企事業(yè)單位服務(wù)，為建設具有中國特色的社會(huì )主義服務(wù)，這就使得我國秘書(shū)工作具有很強的政策性和思想性特征，在其語(yǔ)言表達上體現出較高的思想政策水平。
2.實(shí)踐性強
(1)針對專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)實(shí)際。秘書(shū)在黨政機關(guān)和企事業(yè)單位的承上啟下、聯(lián)系內外的樞紐作用，在決策中的參謀作用，在上級處理日常工作以及其他事務(wù)工作中輔助管理的助手作用，決定了秘書(shū)工作的絕大多數內容都是與本單位集體或職工個(gè)人的實(shí)際問(wèn)題密切聯(lián)系，這就使得秘書(shū)的口語(yǔ)表達內容必須直接針對本單位的實(shí)際和專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)。
(2)涉及社會(huì )實(shí)際問(wèn)題。秘書(shū)的口語(yǔ)表達內容或直接或間接地涉及社會(huì )實(shí)際問(wèn)題。社會(huì )經(jīng)濟的變革和發(fā)展，一些具體問(wèn)題一定會(huì )在某些行業(yè)或基層企事業(yè)單位出現，秘書(shū)在向上級反映、向群眾解釋時(shí)必然觸及社會(huì )存在的實(shí)際問(wèn)題。所以，要對情況進(jìn)行認真調查，積極面對，并進(jìn)行慎重、積極有效的說(shuō)明和解釋。
(3)緊密聯(lián)系本單位的業(yè)務(wù)。秘書(shū)工作的口語(yǔ)表達與本單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)聯(lián)系緊密，這是秘書(shū)工作的從屬性質(zhì)、輔助功能所決定的。所以，其言談交流的內容要圍繞本單位的業(yè)務(wù)實(shí)際，貼切、實(shí)在。
(4)觸及職工群眾的具體問(wèn)題。秘書(shū)口語(yǔ)交流的很多內容會(huì )觸及到職工群眾的思想及利益實(shí)際。秘書(shū)的日常工作會(huì )經(jīng)常面對職工群眾非常關(guān)心的福利待遇和技術(shù)崗位的安排等具體實(shí)際的問(wèn)題，以及職工群眾在思想上出現的各種各樣實(shí)際問(wèn)題，這也促使秘書(shū)必須圍繞這些問(wèn)題作有效的解釋和說(shuō)明。
3.時(shí)間性強
秘書(shū)工作的樞紐地位決定秘書(shū)口頭語(yǔ)言表達的時(shí)間性強這一特征。一個(gè)單位的日常管理工作很多時(shí)候會(huì )由秘書(shū)來(lái)監督執行。所以，秘書(shū)在貫徹黨和國家的方針政策和企事業(yè)單位的規章制度時(shí)要及時(shí)，在處理管理問(wèn)題和專(zhuān)業(yè)技術(shù)問(wèn)題時(shí)要有緊迫感，答復客戶(hù)和內部職工群眾反映的問(wèn)題要迅速及時(shí)，在談判等交際活動(dòng)中更要快速有效地進(jìn)行對話(huà)。
4.涉及知識面廣
秘書(shū)是一種特殊的社會(huì )角色，他要像心理學(xué)家一樣善于洞察別人，要像外交官一樣善于處理各種交際關(guān)系。秘書(shū)工作的對內對外聯(lián)系職能，決定了秘書(shū)在工作中要面對各種各樣的人員，回答各種各樣的問(wèn)題，如涉及方針政策的，按章辦事;涉及專(zhuān)業(yè)知識的，須熟練地運用專(zhuān)業(yè)知識宣傳解釋?zhuān)越鉀Q生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中出現的實(shí)際問(wèn)題;涉及文化知識的，積淀豐厚，了然于胸，厚積薄發(fā);涉及心理學(xué)知識的，摸準心理需求，了解和學(xué)會(huì )剖析他人性格心理，以豐富的心理學(xué)知識進(jìn)行溝通協(xié)調，準確領(lǐng)會(huì )他人的意圖，理解他人的立場(chǎng)，和諧融洽人際關(guān)系，掌握主動(dòng)，知人善言，使談話(huà)“正中下懷”。秘書(shū)的知識豐富，善于把握和展開(kāi)話(huà)題，敏銳敏感，巧妙運用交談的方法和技巧，在自然和諧的交談中快速了解對方個(gè)性和性格，把握對方的心理及需求，使溝通交際和諧有效進(jìn)行。
三、秘書(shū)口語(yǔ)交際的藝術(shù)
作為領(lǐng)導和各單位、各部門(mén)溝通的重要橋梁，秘書(shū)的能言、善言是不可忽視的技能。荀子說(shuō)：“口能言之，身能行之，國寶也�！币粋�(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)，不一定是一個(gè)演說(shuō)家，但一定要能言、善言。說(shuō)話(huà)是一門(mén)藝術(shù)，秘書(shū)口語(yǔ)表達更需要高度和境界。秘書(shū)只有具有良好的素質(zhì)和素養，以其出色的口才進(jìn)行交際和溝通，才能協(xié)調好關(guān)系，輔政參政，為工作的順利進(jìn)行打下堅實(shí)的基礎，從而積極有效地推進(jìn)工作。
1.善于傾聽(tīng)顯誠意
傾聽(tīng)，是對他人的尊重，是建立良好關(guān)系的前提。認真傾聽(tīng)對方的述說(shuō)，你會(huì )更深入地了解他人，了解和客觀(guān)、辨證地看待自己。聆聽(tīng)越多，掌握的信息就越全面，就越容易與對方成為良好的談話(huà)伙伴。善聽(tīng)是走向善說(shuō)的捷徑。在交際場(chǎng)中，能說(shuō)會(huì )道的人不一定是善于交際的人，善于傾聽(tīng)的人才是真正會(huì )交際的人。會(huì )說(shuō)的，有鋒芒畢露的時(shí)候，也會(huì )有言過(guò)其實(shí)之失。靜心傾聽(tīng)不僅沒(méi)有這些弊病，而且還有兼聽(tīng)則明的好處。認真傾聽(tīng)、細心觀(guān)察，有助于少作不成熟的評論，避免不必要的誤解。美國杰出的女企業(yè)家瑪麗·凱曾風(fēng)趣地說(shuō)：“一位優(yōu)秀的管理人員應該多聽(tīng)少講，也許這就是上天為何賜予我們兩只耳朵、一張嘴巴的緣故!” 因此，要提高口語(yǔ)表達能力，良好的傾聽(tīng)習慣是前提。
(1)盡量不打斷說(shuō)話(huà)者的話(huà)題。在傾聽(tīng)的過(guò)程中，無(wú)論你有多么渴望一個(gè)新的話(huà)題，多么想發(fā)表自己的見(jiàn)解，都不要去打斷說(shuō)話(huà)者的話(huà)題，而是默默地先將自己想說(shuō)的話(huà)記在心中，直到對方自己結束了說(shuō)話(huà)，再接下去發(fā)表自己的見(jiàn)解。講話(huà)者最討厭的就是別人打斷他的講話(huà)，因為這很容易讓說(shuō)話(huà)者誤解為你打斷他思路是你對他的不尊重。
(2)巧妙表達自己的意見(jiàn)。面對面交流時(shí)，要認真傾聽(tīng)，不要表示出或堅持明顯與對方不合的意見(jiàn)，不要表露出自己的不良情緒，哪怕有委屈也不要怨氣沖天，耐心、同情的傾聽(tīng)會(huì )化解怨氣而使人變得通情達理，因為對方希望的是聽(tīng)的人認真傾聽(tīng)自己的傾訴，或希望聽(tīng)的人能設身處地的為他著(zhù)想，而不是給他意見(jiàn)。但可配合對方的證據，婉轉提出你自己的意見(jiàn)，比如當對方說(shuō)完話(huà)時(shí)，你可以重復他說(shuō)話(huà)的某個(gè)部分、或某個(gè)觀(guān)點(diǎn)如以“正如你指出的意見(jiàn)一樣，我認為”、“我完全贊成你的看法”的答話(huà)回應，證明你是在注意傾聽(tīng)他所講的話(huà)并有所贊成，使對方把你引為知音知交，之后可以婉轉地提出“關(guān)于這個(gè)我還認為可以……”使對方容易接受你的建議。
(3)善于體察言外之意。一個(gè)聰明的傾聽(tīng)者，不能只是僅僅滿(mǎn)足表層的聽(tīng)和理解，要用心，善于營(yíng)造談話(huà)時(shí)的輕松自然的氛圍，促使對方積極交談。善于從說(shuō)話(huà)者的言語(yǔ)中聽(tīng)出話(huà)中之話(huà)、話(huà)外之音，從其語(yǔ)情、語(yǔ)勢、微妙的肢體動(dòng)作中發(fā)現隱含的信息，把握說(shuō)話(huà)者的真實(shí)意圖。只有這樣，才能做到真正的交流和溝通。
(4)善于互動(dòng)回應。當對方講話(huà)時(shí)，要注意傾聽(tīng)，隨時(shí)用語(yǔ)言或其他方式積極回應，給予必要的反饋。首先，要有誠心。要抱著(zhù)謙虛的態(tài)度聽(tīng)。與對方交流時(shí)，略微靠近說(shuō)話(huà)者，看著(zhù)對方眼睛及鼻子的三角區域，維持五至十五秒的目光接觸，用你關(guān)注的目光讓他感受到你的尊重和虔誠，贏(yíng)得他的贊許，獲得他的信任，使其暢所欲言。其次，要有專(zhuān)心。要仔細地聽(tīng)而不要三心二意。如時(shí)不時(shí)地給對方一個(gè)微笑;贊成對方說(shuō)話(huà)時(shí)，可以輕輕地點(diǎn)一下你的頭;對他所說(shuō)的話(huà)感興趣時(shí)，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后來(lái)怎么樣了呢?”等讓對方感覺(jué)到你不愿漏掉任何一個(gè)字，確實(shí)在聽(tīng)和鼓勵、對他所說(shuō)內容的渴望;在對方話(huà)還沒(méi)有說(shuō)完之前，不要打斷對方的話(huà)語(yǔ)。有了這樣專(zhuān)注的態(tài)度，對方才愿吐露心扉。
2.恰當重復凸信息
無(wú)論是在接受上級批評，還是在聽(tīng)取客戶(hù)介紹情況，當對方說(shuō)完之后，都必須對雙方所談內容的要點(diǎn)加以提煉并重復一遍。特別是對重要工作、會(huì )議及商務(wù)約談的時(shí)間、地點(diǎn)、金額等重要信息要進(jìn)行再次核對，有效地避免差錯，保證工作的順利開(kāi)展。
3.陽(yáng)光微笑傳溫情
微笑是人與人之間最直接的表達，是傳達感情的最直接的方式。西方有一句諺語(yǔ)：“只有用微笑說(shuō)話(huà)的人，才能擔當重任�！比穗H交往是一個(gè)互動(dòng)的過(guò)程，當你面帶微笑，對方也會(huì )不自覺(jué)地被你感染，不由自主地喜歡上你，開(kāi)始也對你微笑，心情愉悅，交談的氛圍融洽和諧。微笑可以拉近人與人之間的距離。工作生活中遇到困難，用微笑去處事應變往往就能解決許多難以解決的問(wèn)題，帶來(lái)成功。
4.真誠贊美融真情
莎士比亞曾說(shuō)：“贊美是照在人心靈上的陽(yáng)光�！毙睦韺W(xué)家威廉·杰爾士也說(shuō)：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣賞�！辟澝谰拖駞f(xié)奏曲，那和諧悅耳的聲音讓人如癡如醉;贊美就像潤滑劑，可以調節相互間的關(guān)系;贊美如同和煦陽(yáng)光，讓人們感受人間溫情。每個(gè)人都希望獲得別人的肯定，并據以確認自己的重要性，因此，內心都非�？释说馁澷p。贊美對方的行為，往往會(huì )收到意想不到的效果。邱吉爾說(shuō)：“你想要其他人具有怎樣的優(yōu)點(diǎn)，你就要如何地去贊美他�！彼悦貢�(shū)在交際交流時(shí)，不要吝嗇贊美。
人人都喜歡被贊美，但贊美要恰到好處。由衷的贊美給對方帶來(lái)愉快以及被肯定的滿(mǎn)足的時(shí)候，你也享受到了一份喜悅和生活的樂(lè )趣，這是非常難得的感覺(jué)。真誠地贊美來(lái)自?xún)刃纳钐�，是心靈的感應，是對被贊美者的羨慕和欽佩，能使對方受到感染、產(chǎn)生共鳴。真誠、發(fā)自?xún)刃�、友善、無(wú)私的、適當的贊美，既給對方帶去快樂(lè )，贏(yíng)得對方的好感，又能得到對方真誠的理解和熱情的支持，幫助我們做好工作，愉快生活。
5.幽默談吐促溝通
幽默是社交的潤滑劑，有時(shí)一句幽默的話(huà)就會(huì )使尷尬沉悶的場(chǎng)面得到解脫。人際交往中雙方為了某一個(gè)問(wèn)題爭執不清而影響了正常的工作進(jìn)程時(shí)，秘書(shū)打圓場(chǎng)的說(shuō)辭“我們大家是為了共同的利益的，那么就讓我們先談?wù)劰餐c(diǎn)吧”，往往就會(huì )使談判進(jìn)展很順利，彼此的見(jiàn)解也便會(huì )磨合。
但工作中，秘書(shū)要恰當地使用幽默，因為秘書(shū)這一特別的職位決定了秘書(shū)的特殊身份。秘書(shū)是單位的“窗戶(hù)”，接觸的人多，為人要穩重，思維要敏捷，處世要干練。有業(yè)務(wù)員談生意就是要見(jiàn)老板，而推銷(xiāo)業(yè)務(wù)其他主管也有權拍板決定。秘書(shū)這樣說(shuō)：“對不起!我們老板很忙的，日理萬(wàn)機，現在沒(méi)時(shí)間接待你。你這事找我們專(zhuān)屬的主管就可以了�！睒I(yè)務(wù)員還是不依不饒，說(shuō)：“你們老板一天做一萬(wàn)件事，我想那么他也不會(huì )多我這件事的啊!”秘書(shū)微笑說(shuō)：“很抱歉，在你還沒(méi)到來(lái)前，我們老板已經(jīng)做完一萬(wàn)件事了�！睒I(yè)務(wù)員聽(tīng)后笑著(zhù)知趣地就去找主管了。在這里秘書(shū)用了一個(gè)小小的幽默就為老板擋了不必要的麻煩，同時(shí)又沒(méi)讓外人有這個(gè)企業(yè)服務(wù)態(tài)度差的印象。
溝通就是維護對方面子的藝術(shù)，從心理上說(shuō)，誰(shuí)都不愿意自己的行為受到他人的強制或干預，過(guò)于直接的或赤裸裸的威脅，那樣只會(huì )導致對方產(chǎn)生逆反心理。幽默的溝通語(yǔ)不僅能體現秘書(shū)的文雅、和藹，也能給他人帶去尊敬和心理的舒適，博得他人的好感和諒解。
6.委婉拒絕好形象
秘書(shū)工作并不是領(lǐng)導說(shuō)什么就要全部聽(tīng)話(huà)或答應去做。同樣的，當客人或同事提出不合理的要求，單位或秘書(shū)個(gè)人不能去做或并不能完全做到的時(shí)候，也要學(xué)會(huì )委婉禮貌地拒絕，并說(shuō)出不合理之處。在拒絕的時(shí)候態(tài)度要明確，不含糊，有的事情必須要有原則。但講述的過(guò)程中要盡可能地講明原因，并真誠地表示歉意，而不可出口傷人。這種婉轉拒絕的藝術(shù)，在保護他人面子的同時(shí)，也保護了自己的形象。
7.快慢適宜好節奏
說(shuō)話(huà)時(shí)掌握合適的節奏，是實(shí)現有效溝通不可缺少的。優(yōu)秀的秘書(shū)通常會(huì )通過(guò)停頓來(lái)調整說(shuō)話(huà)的節奏，正常語(yǔ)速的講話(huà)過(guò)程中的適當停頓能引起聽(tīng)話(huà)者的注意，有意的重音強調也能使聽(tīng)話(huà)者及時(shí)把握內容的重點(diǎn)。不管是秘書(shū)還是上級，每天都非常忙碌，為了節省時(shí)間，秘書(shū)在向上級反映情況或匯報工作時(shí)，總是希望快點(diǎn)把話(huà)說(shuō)完，而忽視了上級是否在聽(tīng)，由此使得工作的開(kāi)展遇到阻礙。所以，說(shuō)話(huà)速度的快慢節奏，需要合理地把握。
總而言之，說(shuō)話(huà)是一種技能，也是一種藝術(shù)。當今社會(huì )是一個(gè)講究人際溝通的時(shí)代，這是一個(gè)以口才贏(yíng)天下的時(shí)代。俗話(huà)說(shuō)，語(yǔ)表人意，言為心聲。語(yǔ)言是人類(lèi)有效的溝通工具，尤其是秘書(shū)開(kāi)展工作的有效工具。語(yǔ)言是人類(lèi)表達思想的載體，是人類(lèi)繁衍至今凝煉積淀、不可或缺的成功智慧。秘書(shū)的人生在社交中度過(guò)，話(huà)語(yǔ)交流伴隨著(zhù)每一刻，好的話(huà)語(yǔ)是生活的調味劑，是事業(yè)的推進(jìn)器，是家庭的和諧曲，也是實(shí)現自己的凱旋曲。因此，秘書(shū)必須掌握好說(shuō)話(huà)的藝術(shù)，讓成功的交流推動(dòng)事業(yè)和自己成功的步伐。
秘書(shū)應該具備怎樣的素質(zhì)
一、素質(zhì)及其對秘書(shū)工作的作用
素質(zhì)，是指一個(gè)人在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識、技能等方面，經(jīng)過(guò)長(cháng)期鍛煉、學(xué)習所達到的一定水平。它是人的一種較為穩定的屬性，能對人的各種行為起到長(cháng)期的、持續的影響甚至決定作用。
秘書(shū)作為領(lǐng)導身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質(zhì)。首先，高素質(zhì)是秘書(shū)輔助領(lǐng)導貫徹執行好黨的路線(xiàn)、方針、政策的可靠保證；其次，高素質(zhì)是提高秘書(shū)部門(mén)工作質(zhì)量和工作效率的重要依托；第三，高素質(zhì)是建立一支符合時(shí)代要求的優(yōu)秀秘書(shū)隊伍的需要。秘書(shū)人員貼近領(lǐng)導，直接為領(lǐng)導的工作服務(wù)，必須有較高的思想水平和政策水平，過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)能力，高速的辦公效率，既能深刻領(lǐng)會(huì )黨的路線(xiàn)、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門(mén)的情況，把“上情”與“下情”有機地結合起來(lái)，運用現代化辦公手段，創(chuàng )造性地開(kāi)展工作，做好綜合服務(wù)，才能適應時(shí)代要求，充分發(fā)揮秘書(shū)職能，做好秘書(shū)工作。
二、秘書(shū)從業(yè)人員的基本素質(zhì)
�。ㄒ唬﹥�(yōu)良的思想政治素質(zhì)
1、堅定的政治立場(chǎng)和政治態(tài)度。能否堅持正確的政治立場(chǎng)，對于秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)是十分重要的。尤其是在國際形勢紛繁復雜，國內改革逐步深化的今天，秘書(shū)人員必須站在黨和人民的立場(chǎng)來(lái)想問(wèn)題、辦事情。不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動(dòng)上與黨中央保持高度一致，自覺(jué)地貫徹落實(shí)黨的路線(xiàn)、方針、政策。
2、較強的政治識別能力。秘書(shū)工作有較強的政治性，具備較強的政治鑒別力有利于秘書(shū)人員毫不動(dòng)搖地堅持黨的路線(xiàn)、方針、政策，按黨的要求做好各項工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正確對待改革開(kāi)放中的新情況、新問(wèn)題，并正確地研究和解決。
3、較高的遵守紀律的自覺(jué)性。紀律具有十分重要的意義，正是依靠鐵的紀律，我們的黨才能和人民群眾萬(wàn)眾一心，取得改革、發(fā)展、穩定的大好局面，取得政治、經(jīng)濟和社會(huì )的全面發(fā)展。紀律是我們事業(yè)成功的重要保證。就秘書(shū)人員而言，紀律是推動(dòng)一切工作正常運轉的根本。由于秘書(shū)人員貼近領(lǐng)導，輔助領(lǐng)導工作，所以必須高度自覺(jué)的嚴格要求和約束自己，把自己置于組織合群中的監督之下。
�。ǘ┝己玫穆殬I(yè)道德
職業(yè)道德是人們從事具體職業(yè)活動(dòng)所應遵守的行為規范，是道德在各行各業(yè)的具體表現，充分反映了社會(huì )對各行各業(yè)的根本要求。各行各業(yè)都有自己特定的道德規范，秘書(shū)工作也是如此：
1、熱愛(ài)祖國，為人忠誠。這既是每個(gè)中華人民共和國公民最基本的人生準則和道德規范，也是秘書(shū)人員最基本的行為準則。忠于職守，即使忠于黨，忠于國家和人民利益的具體表現，也是要為本單位、本機關(guān)努力做好工作的要求，這兩個(gè)方面從根本上是統一的，秘書(shū)人員要把他們結合起來(lái)。
2、工作積極，求真務(wù)實(shí)。服務(wù)領(lǐng)導是秘書(shū)工作的基本職能。市場(chǎng)經(jīng)濟瞬息萬(wàn)變，令人難以把握，秘書(shū)人員要強化主動(dòng)服務(wù)，及時(shí)把握經(jīng)濟運行和社會(huì )發(fā)展變化情況。一要認真為領(lǐng)導決策服好務(wù)，做到知情早、曉事快、見(jiàn)事深、謀事準，堅持換位思考，多角度、全方位看問(wèn)題；二要認真為基層群眾服務(wù)，轉變作風(fēng)，走出機關(guān)，深入基層，聽(tīng)取呼聲，做到下情上達，上情下傳，互相溝通；三要講求效率，求真務(wù)實(shí)。工作要雷厲風(fēng)行、講求時(shí)效，這種工作作風(fēng)是我們黨一直都在提倡的優(yōu)良傳統。
3、與人為善，團結友善。秘書(shū)工作頭緒極多，同上下左右發(fā)生聯(lián)系，涉及面廣，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘書(shū)人員要有團結合作的精神，與各個(gè)方面人員搞好團結，到相互配合，步調一致。
4、謙虛謹慎，平等待人。秘書(shū)人員接觸機要，接近領(lǐng)導，在人們心目中是領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導的代言人。他們的言行、道德修養、工作作風(fēng)往往對群眾影響很大。因此，秘書(shū)的一言一行、一舉一動(dòng)都要從維護領(lǐng)導機關(guān)的威信出發(fā)，擺正自己的位置，為領(lǐng)導當好參謀。
�。ㄈ┰鷮�(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)
業(yè)務(wù)素質(zhì)是能力的標志，也是其他素質(zhì)的一種反映，又是各類(lèi)素質(zhì)綜合發(fā)揮作用的重要條件。對于秘書(shū)人員來(lái)講，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括以下幾方面：
1、認識事物的能力。
這種能力是指人們在時(shí)間經(jīng)驗基礎上，對客觀(guān)事物的本質(zhì)和規律能夠正確地了解和把握。秘書(shū)人員工作綜合性強，接觸面寬，經(jīng)常會(huì )遇到各種事物和問(wèn)題，如何去認識和解決需要較強的認識和識別能力。具體講，需要培養以下幾種能力：
觀(guān)察感知能力。觀(guān)察的客觀(guān)性和觀(guān)察的敏銳性，準確地掌握住觀(guān)察的目的、對象與重點(diǎn)、并及時(shí)將觀(guān)察加以升華，形成合乎實(shí)際的理性認識，對秘書(shū)人員十分重要。秘書(shū)只有具備較強的觀(guān)察感知能力，時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀(guān)察，善于發(fā)現容易忽略的“死角”，撲捉政治經(jīng)濟生活中一切有價(jià)值的信息，才能變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
辨別是非能力。秘書(shū)人員工作于領(lǐng)導身邊，又介于領(lǐng)導和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調、接待來(lái)訪(fǎng)、洽談工作、解決問(wèn)題等方面，必須明辨是非，處理得當。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認識論來(lái)觀(guān)察分析事物，把握事物的本質(zhì)，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書(shū)本身的政策水平、思維能力以及綜合知識、社會(huì )閱歷等因素決定。
分析綜合能力。分析綜合，就是要善于透過(guò)現象看本質(zhì)，從個(gè)別的事物中找出他們的內在聯(lián)系和規律性。秘書(shū)人員能否較好地發(fā)揮參謀助手的作用，很大程度上取決與分析綜合能力的強弱。因此，秘書(shū)要自覺(jué)以科學(xué)的理論來(lái)指導自己的工作，提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來(lái)探求同一種事物，盡量做到舉一反三，觸類(lèi)旁通。
隨機應變能力。秘書(shū)承擔大量事物性工作，常會(huì )出現一些意想不到的情況，這就要求秘書(shū)人員要有遇事不慌、處事冷靜的應變能力，處理問(wèn)題既要符合原則，又要機動(dòng)靈活。
2、語(yǔ)言文字運用能力
語(yǔ)言文字運用能力包括口頭表達能力和文字表達能力。秘書(shū)部門(mén)是上下左右工作聯(lián)系的樞紐，信息交匯的中心，使秘書(shū)與語(yǔ)言文字結下了不解之緣，秘書(shū)必須具備全面而熟練的語(yǔ)言文字運用能力。主要包括以下方面：
閱讀能力。秘書(shū)人員要經(jīng)常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。一是要回精讀，如對重要文件或經(jīng)典著(zhù)作逐句逐字研究，從字里行間領(lǐng)會(huì )其微言大義；二是要能夠快讀和泛讀，如善于大致瀏覽，領(lǐng)會(huì )精神實(shí)質(zhì)，提煉濃縮，摘要主旨。
視聽(tīng)能力。就是要聽(tīng)話(huà)并理解別人的話(huà)。秘書(shū)人員要善于耐心傾聽(tīng)和正確理解別人的發(fā)言，并用清晰簡(jiǎn)明精練的語(yǔ)言加以復述。
言談能力。語(yǔ)言能力是秘書(shū)的基本功之一。秘書(shū)人員語(yǔ)言能力的基本要求是：鮮明準確，簡(jiǎn)練明晰，口吃清楚，語(yǔ)速適中，措辭得體，切合身份。
寫(xiě)作能力。文字表達能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書(shū)從事各種應用文的寫(xiě)作，要求熟練掌握各種應用文體的寫(xiě)作要領(lǐng)和技巧，迅速準確地撰寫(xiě)出觀(guān)點(diǎn)正確、內容充實(shí)、結構嚴禁、表達流暢、格式規范、文筆精練的各類(lèi)應用文。
技能操作能力�？萍嫉陌l(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及對秘書(shū)提出更高的要求。它要求秘書(shū)人員必須掌握運用現代化先進(jìn)辦公設備的能力。主要包括熟悉計算機操作技術(shù)、復印技術(shù)、打字技術(shù)、錄音技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、微縮技術(shù)等現代辦公手段能夠熟練掌握現代辦公設備的使用方法。
3、組織協(xié)調社交能力。
主要包括管理能力、協(xié)調能力、社交能力和辦事能力。
管理能力。秘書(shū)要為領(lǐng)導出主意、當參謀、搞好工作服務(wù)，就要具有較強的管理能力。秘書(shū)要充分利用自己接觸全面工作機會(huì )較多的有利條件，自覺(jué)鍛煉自己立足全局、綜合分析的能力。判斷秘書(shū)人員管理能力的強弱，在于看他是否能夠滿(mǎn)足領(lǐng)導工作的客觀(guān)需要，在對領(lǐng)導交辦的事情的處理上，是否能夠靈活、果斷、雷厲風(fēng)行、協(xié)調得力。
協(xié)調能力。搞好協(xié)調是秘書(shū)部門(mén)的一項經(jīng)常性工作。秘書(shū)人員的協(xié)調能力是指在領(lǐng)導的交辦下，積極主動(dòng)地溝通信息，調節關(guān)系，統一步調，促進(jìn)機關(guān)工作靈活運行，提高工作效率。一是對上協(xié)調，樹(shù)立全局意識。要站得高，看得遠，想得深。二是橫向協(xié)調，樹(shù)立商量意識。凡是由秘書(shū)部門(mén)主辦的事情，在醞釀、處理、決策之前，都要注意及時(shí)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商溝通。三是對下協(xié)調，要樹(shù)立服務(wù)意識。在協(xié)調中要謙虛謹慎，擺正位置，搞好服務(wù)，出好主意。
社交能力�，F代秘書(shū)人員經(jīng)常跟隨領(lǐng)導參加一些社會(huì )活動(dòng)或外出聯(lián)系工作。因而應具有較強的社會(huì )活動(dòng)能力，善于待人接物，真正成為承上啟下、協(xié)調左右、聯(lián)系內外的行家。提高這種素質(zhì)，需要秘書(shū)人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關(guān)的技能，諳熟人際交往的知識。
辦事能力。秘書(shū)人員要埋頭苦干、忠誠老實(shí)，但絕不是要機械被動(dòng)。秘書(shū)人員所從事的管理事務(wù)，都要有秘書(shū)人員獨立思考，獨立完成。秘書(shū)雖不必是“專(zhuān)才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁簡(jiǎn)巨細都能應付的“通才”，具有獨立辦事能力和組織管理能力。
�。ㄋ模┙】档男睦硭刭|(zhì)
秘書(shū)的心理素質(zhì)是決定秘書(shū)活動(dòng)和行為好壞的一個(gè)重要因素。秘書(shū)工作的職業(yè)特點(diǎn)決定了秘書(shū)人員必須具備多方面的心理素質(zhì)。秘書(shū)心理素質(zhì)的好壞，集中表現在秘書(shū)的角色意識上，角色意識對于秘書(shū)的工作具有指導意義。秘書(shū)的角色意識是指秘書(shū)個(gè)體在社會(huì )實(shí)踐中發(fā)展起來(lái)的，通過(guò)思維、語(yǔ)言為核心的心理活動(dòng)，對所從事的職業(yè)的認識和評價(jià)。秘書(shū)必須具備如下五個(gè)角色意識：
1、輔弼意識
輔弼意識主要是指秘書(shū)人員應該認識到對領(lǐng)導的輔弼功能，自覺(jué)地、心甘情愿地當好領(lǐng)導的參謀助手，演好領(lǐng)導的配角。秘書(shū)活動(dòng)無(wú)論從工作方法還是工作內容看，都表現出輔弼管理的特性。秘書(shū)人員只有具備了輔弼意識，才能在領(lǐng)導的管理決策過(guò)程中，沿著(zhù)領(lǐng)導工作的方向和目標，根據領(lǐng)導的決策意圖，隨時(shí)選擇有效的方法和途徑，為領(lǐng)導管理決策提供智力和體力服務(wù)，充分發(fā)揮秘書(shū)人員的參謀助手作用。
2、信息意識
對于現代的領(lǐng)導來(lái)說(shuō)，即使掌握準確的信息，是進(jìn)行科學(xué)決策和管理的前提和基礎。所謂秘書(shū)的信息意識，就是指秘書(shū)對信息作用的認識和高潮獲取信息的努力程度。秘書(shū)具有了信息意識，應能隨時(shí)根據領(lǐng)導的意圖、需求和愿望，通過(guò)理發(fā)的、合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價(jià)值的信息，及時(shí)準確供給領(lǐng)導者在管理決策活動(dòng)中使用。
3、效率意識�！靶省痹且粋�(gè)經(jīng)濟術(shù)語(yǔ)，即用最少的勞動(dòng)消費獲取最大的經(jīng)濟效益�，F在一切工作目的的通用語(yǔ)，效率意識逐漸引入人們的行為規范中，成了衡量新型領(lǐng)導者和現代人才的標準。對秘書(shū)來(lái)說(shuō)，效率意識就是他們在為領(lǐng)導提供有效服務(wù)時(shí)，對其成果大小的超前估價(jià)和認識，衡量秘書(shū)效率意識的強弱的標準就是看秘書(shū)活動(dòng)成效的優(yōu)劣。秘書(shū)效率意識的強弱程度如何，直接關(guān)系到秘書(shū)部門(mén)甚至領(lǐng)導部門(mén)工作效率，因此秘書(shū)如果不培養和樹(shù)立效率意識，要想提高對領(lǐng)導的服務(wù)質(zhì)量，那只能是一句空話(huà)。
4、自我意識。自我意識是人類(lèi)特有的一種心理現象，是一個(gè)人自己對自己的評估和看法。秘書(shū)的自我意識，即是秘書(shū)個(gè)體借助內部語(yǔ)言和思維，對自身狀態(tài)和心理變化進(jìn)行感知和控制的一種心理活動(dòng)，包括三方面內容：一是自我察覺(jué)，主要解決“我是一個(gè)什么樣的人”、“我是怎樣做的”問(wèn)題；二是自稱(chēng)分析，主要解決“我這個(gè)人怎么樣”、“我是否勝任工作”的問(wèn)題；三是自稱(chēng)控制，主要解決“我應當一個(gè)怎樣的人”、“目前我尚須作何努力”的問(wèn)題。自稱(chēng)意識對秘書(shū)角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘書(shū)總是具有很強的自我意識。
5、創(chuàng )造意識。當代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書(shū)人員一個(gè)重要的心理素質(zhì)就是必須具備勇于進(jìn)取和大膽創(chuàng )新的精神。對秘書(shū)來(lái)說(shuō)，創(chuàng )造意識就是要求他們打破舊觀(guān)念，克服“領(lǐng)導咋說(shuō)就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng )造性，不因循守舊，不墨守陳規，沖破舊框框，提出新見(jiàn)解，訂立新章法，采取新行動(dòng)，更好地發(fā)揮他們的主觀(guān)能動(dòng)性，實(shí)現自我價(jià)值。
三、秘書(shū)人員素質(zhì)的培養
�。ㄒ唬┵F在勤奮學(xué)習
學(xué)習是提高秘書(shū)人員素質(zhì)的基礎環(huán)節，也是在當前政治、經(jīng)濟、文化各方面深刻變革過(guò)程中，應對新形勢、新課題的當務(wù)之急。結合秘書(shū)工作，要突出抓好三個(gè)方面的學(xué)習：
1、針對辦公室工作的需要，學(xué)習好經(jīng)濟、科技、管理、法律等專(zhuān)業(yè)知識，還要學(xué)習與自己工作相關(guān)的秘書(shū)業(yè)務(wù)知識。尤其要注意理論與實(shí)踐的聯(lián)系，從工作實(shí)踐中找學(xué)問(wèn)。秘書(shū)工作人員每天要和社會(huì )各界打交道，只有書(shū)本知識而沒(méi)有實(shí)際經(jīng)驗，寫(xiě)文章就必然空發(fā)議論，紙上談兵，處理問(wèn)題就可能脫離實(shí)際，束手無(wú)策。因此，學(xué)習要全面，要結合自身工作情況。
2、學(xué)習使用現代化辦公設備�，F在，我們已進(jìn)入了辦公自動(dòng)化的時(shí)代，各種先進(jìn)辦公設備的運用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與發(fā)展，大大提高了辦公效率，把秘書(shū)人員從過(guò)去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來(lái)，也給秘書(shū)人員提出了新的課題，作為秘書(shū)，必須努力掌握使用現代辦公設備的能力，以適應新要求，協(xié)助強領(lǐng)導順利決策，靈活指揮。
�。ǘ┲卦趯�(shí)踐鍛煉
紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行。素質(zhì)的提高僅靠學(xué)習書(shū)本是難以完成的，一個(gè)稱(chēng)職的高素質(zhì)秘書(shū)人員必須經(jīng)受實(shí)踐的鍛煉，才能牢固地打好基礎，充分發(fā)揮參謀、助手作用。
首選，領(lǐng)導要在實(shí)際工作中給秘書(shū)人員交任務(wù)、壓擔子，尤其對一些新進(jìn)秘書(shū)部門(mén)工作的人員，要在嚴格要求的前提下，放手把一些重要任務(wù)交給他們去辦，使他們在艱苦磨煉中縮短“適應期”，迅速成長(cháng)，早日成熟。這樣也有利于秘書(shū)部門(mén)工作人員的新老交替，以免形成老秘書(shū)忙得團團轉，新秘書(shū)在一旁看的現象，促進(jìn)新老秘書(shū)的共同提高。
其次，要注意組織秘書(shū)人員深入基層，深入實(shí)際，了解情況。秘書(shū)人員由于長(cháng)期在機關(guān)工作，在領(lǐng)導身邊，紙面上的東西掌握較多，而實(shí)踐經(jīng)驗知道的少，容易出現脫離實(shí)際的偏向，因此，要有計劃地安排秘書(shū)人員到基層，深入到工作一線(xiàn)，了解情況，增長(cháng)見(jiàn)識。這對于秘書(shū)人員增長(cháng)感性認識，不斷提高分析、處理問(wèn)題的能力，是大有益處的。
�。ㄈ﹪烙诠芾肀O督。
秘書(shū)人員要具有較高的素質(zhì)，除了自身努力之外，離不開(kāi)工作環(huán)境、領(lǐng)導環(huán)境和管理三方面的影響。在良好的環(huán)境中，其愛(ài)鍛煉的程度就高，學(xué)到的東西就多，素質(zhì)也隨之提高。因此，要建立一個(gè)較好外部環(huán)境：
1、工作環(huán)境。秘書(shū)部門(mén)是各級領(lǐng)導機關(guān)的辦事機構。作為領(lǐng)導的助手，其工作本身就具有其他部門(mén)和人員無(wú)法比擬的優(yōu)越性和受教育的有利條件。秘書(shū)人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會(huì )，努力工作，實(shí)實(shí)在在地學(xué)好本領(lǐng)。
2、領(lǐng)導環(huán)境。在影響秘書(shū)人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領(lǐng)導者的作用。首先，領(lǐng)導應高度重視秘書(shū)工作和對秘書(shū)人員素質(zhì)的培養。一是既要重視對秘書(shū)人員的使用，又要重視對他們的培養；二是要注意啟動(dòng)秘書(shū)人員的內在動(dòng)力，激發(fā)他們自我提高的意識。其次，要關(guān)心支持秘書(shū)人員自我素質(zhì)的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創(chuàng )造條件。
3、管理環(huán)境。由于秘書(shū)工作環(huán)境的特殊，使他們自身不免會(huì )產(chǎn)生優(yōu)越感，因此，對他們必須嚴格管理，嚴格監督，實(shí)踐表明，良好的管理環(huán)境與秘書(shū)人員的素質(zhì)培養和提高有直接關(guān)系。放松管理和缺乏有力監督，會(huì )使一些意志不堅定、思想不健康、作風(fēng)不端正的秘書(shū)人員走上歧途。
秘書(shū)人員素質(zhì)直接關(guān)系到秘書(shū)能否完成好本職工作，做好領(lǐng)導的參謀助手，將各項工作落實(shí)到實(shí)處，促進(jìn)社會(huì )各項事業(yè)不斷向前發(fā)展。造就一支政治強、作風(fēng)實(shí)、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的秘書(shū)隊伍，是建設社會(huì )主義現代化事業(yè)的客觀(guān)要求，也是新時(shí)代對我們秘書(shū)從業(yè)人員提出的一項新課題，是一項長(cháng)期的任務(wù)，秘書(shū)工作者要在實(shí)踐中積極探索，積累經(jīng)驗，逐步提高。
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