文秘會(huì )議主持有哪些技巧

　　有些時(shí)候，領(lǐng)導不但要在會(huì )議上發(fā)言，還要主持會(huì )議。會(huì )議主持人是會(huì )議的“舵手”，要隨時(shí)把握、駕駛好會(huì )議之舟，啟發(fā)引導大家，始終遵循會(huì )議既定的議題、日程，進(jìn)行充分地研討，才能如期達到預想的目的。那么文秘會(huì )議主持有哪些技巧，一起來(lái)學(xué)習下吧：

　　1.會(huì )議要準時(shí)開(kāi)始

　　這是主持會(huì )議人最容易貫徹的一條原則。而由于種種歷史原因，又是難于貫徹的一條。人們由于缺乏會(huì )議意識，有的是覺(jué)得會(huì )議不重要，9點(diǎn)通知10點(diǎn)到;有的是為了顯示身分，如張天翼創(chuàng )造的著(zhù)名典型：華威先生為了與眾不同，故意姍姍來(lái)遲。在這種情況下，領(lǐng)導應以身作則，這樣才能使會(huì )議有個(gè)良好的開(kāi)端，也是提高會(huì )議效率的第一步。

　　2.要開(kāi)宗明義

　　通常在開(kāi)會(huì )前分發(fā)給與會(huì )者的議程表中，你已經(jīng)制定了會(huì )議的內容和目的。但在會(huì )議開(kāi)始時(shí)，仍有必要重申一下會(huì )議的內容和目的。這將幫助與會(huì )者清楚了解要討論的問(wèn)題，容易澄清任何可能出現的最后一刻的混亂。

　　3.良好的開(kāi)端是成功的一半

　　開(kāi)場(chǎng)白最多不超過(guò)一分半鐘。主持人的任務(wù)是把問(wèn)題清楚全面地向大家攤開(kāi)。他還需講清解決問(wèn)題的迫切性，以促使大家立即行動(dòng)。拖泥帶水的開(kāi)場(chǎng)白會(huì )削弱解決問(wèn)題的緊迫感，使會(huì )議剛開(kāi)始就面臨失敗。

　　用豐富多彩的語(yǔ)言來(lái)表達自己的想法，使聽(tīng)者感興趣。明快生動(dòng)的開(kāi)場(chǎng)白能提高整個(gè)會(huì )議的調子和節拍。正如俗話(huà)所說(shuō)，良好的開(kāi)端是成功的一半。

　　4.提供背景材料讓大家決策

　　在開(kāi)場(chǎng)白中，要明確告訴大家先討論一下所有的背景材料，再尋找解決問(wèn)題的辦法。應指出如果不這樣做，個(gè)人就會(huì )取代會(huì )議變成決策工具。如果某個(gè)與會(huì )者想倉促行事，要阻止他。

　　動(dòng)員所有與會(huì )者出謀獻策，幾乎每次會(huì )議總有些默不作聲的人。會(huì )議要開(kāi)得使每個(gè)與會(huì )者都能談看法、出主意，最后歸納，作出決定。

　　5.務(wù)必讓每個(gè)與會(huì )者都發(fā)言

　　務(wù)必讓每個(gè)人都參加討論，參與決策。如果你知道某個(gè)與會(huì )者喜歡發(fā)表會(huì )后議論，設法讓他在會(huì )上發(fā)言，明確表態(tài)。這樣，會(huì )后他再也不能說(shuō)不同意了。這點(diǎn)要取得其他與會(huì )者的配合。這是一種領(lǐng)導藝術(shù)，這種領(lǐng)導藝術(shù)能節省許多開(kāi)會(huì )時(shí)間。

　　開(kāi)會(huì )時(shí)私下交談只會(huì )引起沖突和不和。主持會(huì )議者不能允許任何人把會(huì )議分裂成一個(gè)個(gè)小組討論會(huì )。應使所有與會(huì )者都能聽(tīng)到每個(gè)人的發(fā)言。如果竊竊私語(yǔ)者繼續存在，可以把大家的注意力引到他身上，和藹地請他把所講的告訴大家。

　　6.主持人要善用調和藝術(shù)

　　在會(huì )上，主持者的職能不外乎把大家的意見(jiàn)加以分類(lèi)、篩選、澄清并給予指導。他要記錄事實(shí)，引導討論避免產(chǎn)生意見(jiàn)沖突和意氣用事。引導與會(huì )者朝著(zhù)可能解決問(wèn)題的目標前進(jìn)。每當人們面對面討論時(shí)，感情或事實(shí)肯定會(huì )交織在一起。但是，如果你能采取中立的立場(chǎng)，會(huì )議上的感情氣氛就會(huì )淡薄些，會(huì )議也就比較容易掌握。如果你非表態(tài)不可，盡量通過(guò)部門(mén)里其他人來(lái)表示，也可以引用與你觀(guān)點(diǎn)相同的與會(huì )者的話(huà)。

　　7.防止會(huì )議上的緊張氣氛

　　防止個(gè)人之間或者團體之間產(chǎn)生不融洽的情緒。一旦出現，要立即解決。避免在會(huì )上討論“敏感”的問(wèn)題。講些幽默的話(huà)語(yǔ)，使氣氛變得輕松一些。指出可能雙方都沒(méi)有錯，只不過(guò)是對問(wèn)題的看法和立場(chǎng)不同。待緊張氣氛有所緩和時(shí)，再回過(guò)來(lái)實(shí)事求是地討論這個(gè)問(wèn)題。

　　8.應付分歧意見(jiàn)的技巧

　　對分歧不要視而不見(jiàn)，也不要設法回避。承認分歧，并提請與會(huì )者注意。把分歧意見(jiàn)公布于眾，供與會(huì )者進(jìn)行明智的選擇�？梢詥�(wèn)爭論的雙方：“你到底站在哪一方?”然后再問(wèn)：“你為什么采取那個(gè)立場(chǎng)?”最后問(wèn)：“你建議我們應做些什么?”這樣，他們堅持自己觀(guān)點(diǎn)的強烈度就會(huì )減弱。

　　9.防止“冷場(chǎng)”的辦法

　　一發(fā)現要出現“冷場(chǎng)”，立即用評論、提問(wèn)或解釋的方法，鼓勵大家繼續討論。要知道與會(huì )者發(fā)表的意見(jiàn)逐步減少，意味著(zhù)他們對處理問(wèn)題的緊迫感和能力也隨之下降。

　　10.提問(wèn)的措辭應樸實(shí)無(wú)華

　　會(huì )議主持人往往如此發(fā)問(wèn)：“不知各位有何高見(jiàn)?”這一句話(huà)就把想說(shuō)的人也嚇住了。倒不如改為：“各位有什么想法呢?”樸實(shí)無(wú)華，效果反倒好一些。措辭平和，來(lái)自人人平等的原則，給人帶高帽或貶低人的提高，措辭效果不會(huì )好。

　　11.給人臺階

　　設法用幽默的語(yǔ)言來(lái)掃除會(huì )議中有人下不來(lái)臺的障礙。當緊張氣氛得到緩和后，每個(gè)人都感覺(jué)輕松了。不愿認錯的人也有臺階下了，而且顧全了他人的面子。

　　12.在討論中要經(jīng)常歸納提醒

　　歸納小結是向大家報告會(huì )議進(jìn)展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見(jiàn)進(jìn)行歸納，以提請與會(huì )者注意。否則，不同意見(jiàn)在討論中會(huì )被忽視。如果到會(huì )議結束時(shí)才冒出來(lái)，會(huì )使大家感到沮喪。

　　13.會(huì )議中的小結不超過(guò)30秒鐘

　　歸納小結不要超過(guò)30秒鐘。這段時(shí)間完全夠用。寥寥數語(yǔ)不僅不會(huì )影響會(huì )議的進(jìn)展，還可以向全體與會(huì )者表示你是珍惜時(shí)間的，并設法把大家的想法引向深入。

　　14.會(huì )議要適時(shí)而止

　　會(huì )議議程一經(jīng)發(fā)出，不要更改，不要超過(guò)規定的時(shí)間。如果會(huì )議程序拖延了，要立即采取行動(dòng)。明確告訴大家，要在規定的時(shí)間內開(kāi)完會(huì )。此舉，最得人心。

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