公文的結構順序排列方法
在公文語(yǔ)段中，邏輯混亂、條理不清、語(yǔ)意模糊的現象時(shí)而可見(jiàn)，究其原因，常常是思路不暢、句序不順。它不僅打亂了閱文者的線(xiàn)性思維，給閱文者對公文內容的輕松理解帶來(lái)困難，而且影響了公文主旨的明確表達。
公文的結構順序常見(jiàn)的有：時(shí)間順序、空間順序、邏輯順序。往往采用歸納式、演繹式的邏輯思維方法，對材料由概括到具體、由現象到本質(zhì)、由整體到局部進(jìn)行安排，形成了固有的三種主要結構模式：縱向式、橫向式、縱橫結合式。下面，筆者從黨政機關(guān)的工作實(shí)際出發(fā)，試結合一些范文或病文，談?wù)動(dòng)嘘P(guān)公文句序排列的技巧，供同行們參考。
一、根據工作職能的主次地位安排句序
公文寫(xiě)作的本質(zhì)表明：機關(guān)管理職能決定文字表現形式，文字表現形式是為機關(guān)管理職能服務(wù)的。公文是為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團體機關(guān)工作服務(wù)的，其公文語(yǔ)句的順序，當然只能按照各自機關(guān)工作職能的特點(diǎn)，根據工作職能的主次地位來(lái)安排。如某省地稅局在一份指示性通知中指出：
為了確保全年任務(wù)的圓滿(mǎn)完成，各級地稅機關(guān)要采取有效措施，加強征管，落實(shí)好組織收入工作的各項措施。一是要推行科學(xué)化、精細化管理，管住稅源;二是要抓住重點(diǎn)，加強稅收征管工作;三是要采取有效措施，積極壓縮欠稅;四是要進(jìn)一步加大稽查力度，打擊偷稅、逃稅等涉稅違法犯罪行為。各級地稅機關(guān)要在當地黨政部門(mén)的領(lǐng)導下，進(jìn)一步強化部門(mén)協(xié)稅護稅，進(jìn)一步提高收入質(zhì)量，增強組織收入工作的后勁。
這段話(huà)采用演繹法，先提出“要落實(shí)好”各項措施，然后具體寫(xiě)“怎樣落實(shí)好”，其順序特點(diǎn)是“先總后分”�！翱傉f(shuō)”部分先講目的，后提任務(wù)�！胺终f(shuō)”部分按“從內到外”的順序來(lái)排列：寫(xiě)“內部”，按照地稅工作“管住稅源——加強征管——壓縮欠稅——打擊犯罪”等四項職能的主次來(lái)安排句序;寫(xiě)“外部”，強調“要在當地黨政部門(mén)的領(lǐng)導下”進(jìn)行。特別是“內部”這一塊，沒(méi)有稅源，就沒(méi)有稅收，就不必征管，這是關(guān)鍵的關(guān)鍵。有了稅源，征管就是最主要的工作，壓縮欠稅是第二位的，違法的畢竟是少數，打擊涉稅違法可以擺在第三位。本語(yǔ)段從主到次，依次推進(jìn)，邏輯緊密，句序清楚。
但如果寫(xiě)作時(shí)不注意，就容易出現句子排序上的毛病，譬如某市監察部門(mén)在工作匯報中寫(xiě)道：
我室的主要任務(wù)是查處違法違紀案件，為了加大查處的力度，我們認真研究了工作方法措施，一是發(fā)揮團隊精神，充分發(fā)揮集體的智慧，突破大案、要案;二是實(shí)行調查組長(cháng)責任制;三是重調查，重證據;四是抓住重點(diǎn)，集中力量突破疑難案件。由于我們做到了以上幾點(diǎn)，提高了辦案的效率和質(zhì)量。
這段話(huà)從整體上來(lái)說(shuō)，是按照“要做什么(任務(wù))——為什么要做(目的)——怎樣做的(做法)——做得怎樣(效果)”的思路排列的，但段落中“工作方法措施(做法)”的排列有一定的隨意性，缺乏必要的邏輯聯(lián)系。有4個(gè)方面值得商榷和修改：
1.句序排列不當。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列順序可概括為“突破大案要案——明確責任——掌握政策——突破疑難案件”。其中“明確責任”是查處案件的制度保障，“掌握政策(重調查、重證據)”是查處案件要堅持的原則，即不管是查處一般案件，還是大案要案、疑難案件，都離不開(kāi)這些制度保障和原則，可列為段首一、二句。2.內容欠全面。從監察室的職能來(lái)看，原文漏掉了最基本的也是最主要的職能：查處一般案件。3.句式長(cháng)短不一。四個(gè)句子中，最長(cháng)的15個(gè)字，最短的僅6個(gè)字，句子排列不美觀(guān)，也不便于對句序的記憶。4.原文的末句“由于我們做到了以上幾點(diǎn)，提高了辦案的效率和質(zhì)量”， 語(yǔ)氣平淡，工作成效顯得平平，公文主旨不夠突出。擬作如下修改：
我室的主要任務(wù)是查處違法違紀案件，針對往年一般做法的局限，我們改進(jìn)了工作措施，加大了查處力度：一是實(shí)行調查組長(cháng)責任制，明確責任(明確責任);二是重調查，重證據，逐一落實(shí)各個(gè)案件(以一般案件為主);三是發(fā)揮集體智慧，重點(diǎn)查處大案要案(大案要案);四是抓住難點(diǎn)，集中力量突破疑難懸案(疑難懸案)。
修改后的語(yǔ)段，有以下優(yōu)點(diǎn)：
第一，理清了句序。按照“明確責任——一般案件——大案要案——疑難懸案”的'順序，也就是按照工作任務(wù)由大到小、工作難度由小到大的順序來(lái)安排句子�！奥鋵�(shí)責任”是基礎，“一般案件”是主體，“大案要案”是重點(diǎn)，“疑難案件”是關(guān)鍵。逐層遞進(jìn)，步步深入，內容全面，闡述清楚。
第二，優(yōu)化了句式。充實(shí)了句子內容，使各個(gè)句子句式大致整齊，語(yǔ)法結構相似，近似排比，鏗鏘有力;加之語(yǔ)氣一致，便于記憶。
第三，調整了語(yǔ)段結構�！叭蝿�(wù)——做法——效果”是使用頻率最高的基本結構形式，但在沒(méi)有具體數據或事實(shí)說(shuō)明“效果”的情況下，不如將其刪去或合并。本語(yǔ)段改用“總述——分述”結構形式，突出了工作“做法”，正符合上級聽(tīng)匯報的要求。
二、按照工作進(jìn)程的先后安排句序
按照工作進(jìn)程，也就是按照時(shí)間順序。我們在對某項工作進(jìn)行決策之后需要安排部署時(shí)，經(jīng)常使用指示性或實(shí)施性的意見(jiàn)、通知;對上級匯報某項工作實(shí)施進(jìn)展情況時(shí)，常常運用階段性總結、工作匯報、經(jīng)驗介紹、政務(wù)信息等文種，這些內容相對單一的公文，適用于按照工作進(jìn)程來(lái)排序。如××日報社紀委一份經(jīng)驗總結的一個(gè)語(yǔ)段：
履行職責，做好干部人事工作的監督。今年5月，報社黨委根據中央《干部選拔任用工作條例》和市委的若干規定，進(jìn)行第四輪中層干部競聘上崗和員工雙項選擇工作。報社紀委從5月22日召開(kāi)動(dòng)員大會(huì )開(kāi)始，先后對自薦推薦、資格審查、競聘演說(shuō)、民主測評、組織考察、公示到最終聘任等六個(gè)程序進(jìn)行全程監督，確保了整個(gè)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正，透明、規范、有序。6月份，報社平穩順利地完成了干部聘任工作，××名業(yè)務(wù)骨干走上新的中層領(lǐng)導崗位，×××名員工完成了自己新一輪崗位的選擇，初步實(shí)現了人適其崗、人盡其才、才盡其用的目標。
工作進(jìn)程排序法，條理清晰，事物發(fā)生、發(fā)展、變化的過(guò)程一目了然，符合人們認識事物的習慣，便于領(lǐng)導者考慮下一步的決策。
三、按照工作職能的邏輯順序安排句序
所謂邏輯順序，就是人們認識客觀(guān)世界的具有規律性的順序，如工作職能各個(gè)環(huán)節之間的必然聯(lián)系、原因和結果、發(fā)展規律、變化趨勢等。例如，××市人民政府《關(guān)于加強防汛工作的通知》中對防汛工作安排的第二條是：
全面落實(shí)各項防汛措施，做到萬(wàn)無(wú)一失。各縣區人民政府、市政府各部門(mén)要對前期防汛各項準備工作進(jìn)行全面檢查，做到組織、工具、物料、技術(shù)、人員五落實(shí)。要積極儲備防汛物料和設備，嚴加管理。要進(jìn)一步強化防汛隊伍，加強防汛實(shí)戰演練，提高搶險技術(shù)水平，并時(shí)刻處于待命狀態(tài)，隨時(shí)聽(tīng)從調遣。要抓緊搶修加固險工險段，對重點(diǎn)部位要責任到人，嚴防死守。
這個(gè)句群緊緊圍繞防汛工作職能，采用“縱橫結合式”排序法。段首提出任務(wù)說(shuō)明“要干什么”，接著(zhù)說(shuō)明“怎樣干”(是縱向排列)——“檢查、落實(shí)、管理、演練、固險”(是橫向排列)。而這五個(gè)方面的工作也有一定的邏輯順序，首先是要“檢查”，通過(guò)檢查才能了解是否已經(jīng)“落實(shí)”，只有落實(shí)了情況，才能有針對性地解決問(wèn)題(是縱向排列);物料設備要嚴加“管理”，人員要演練待命，險段要修固，重點(diǎn)部位要嚴防死守(是橫向排列)。雖然交錯變化，但有條不紊。
排列句序雖較簡(jiǎn)單，但如果缺乏排序的意識，稍不注意就可能出現疏漏，如×市統計局工作總結中的一段話(huà)：
在市統計局，任何一筆數據的產(chǎn)生，都要經(jīng)過(guò)采集、加工、審核、上報、發(fā)布的嚴格流程，重要的數據還必須接受社會(huì )各界的開(kāi)門(mén)評估，并在內部實(shí)行數據質(zhì)量崗位責任制和過(guò)錯糾正制，從而使得各項宏觀(guān)大數沒(méi)有出現趨勢性差錯，得到了各界的認同。
一般來(lái)說(shuō)，認識、舉措、指導思想、總體要求等，應排在“做法”之先，以形成“認識(舉措)——做法——效果”的“句鏈”，沒(méi)有決策，哪有行動(dòng)呢?但這個(gè)語(yǔ)段卻把“做法”列在“舉措”之先，不符合工作職能的邏輯關(guān)系。另外，原因與結果之間也缺乏必然聯(lián)系。數據的產(chǎn)生“要經(jīng)過(guò)”、“必須接受……并實(shí)行(制度)”等都是對工作提出的要求和規定，僅有這些要求和規定未必能產(chǎn)生“不出大差錯”的結果，只有通過(guò)正確的實(shí)踐才能做到這一點(diǎn)。因此，要將“實(shí)行數據質(zhì)量崗位責任制和過(guò)錯糾正制”提前到段首，并將“要、必須”等詞語(yǔ)改成“實(shí)行了、經(jīng)過(guò)了、接受了”等表示已經(jīng)進(jìn)入實(shí)踐程序的詞語(yǔ)。
可修改如下：
在市統計局，實(shí)行了數據質(zhì)量崗位責任制和過(guò)錯糾正制，任何一筆數據的產(chǎn)生，都經(jīng)過(guò)了采集、加工、審核、上報、發(fā)布的嚴格流程，重要的數據還接受了社會(huì )各界的開(kāi)門(mén)評估，從而使得各項宏觀(guān)大數沒(méi)有出現趨勢性差錯，得到了社會(huì )各界的認同。
四、依據領(lǐng)導者決策的心理習慣安排句序
為加快閱文速度，提高辦事效率，閱文者往往有一種心理要求而形成的習慣，比如，同是涉及工作經(jīng)費問(wèn)題，在不同的文體中會(huì )有不同的句序排列要求。
(一)在工作方案、經(jīng)費預算報告、可行性分析報告等文種中，經(jīng)費總額宜排列于語(yǔ)段之首。因為這類(lèi)公文的作用是幫助領(lǐng)導者決策，而領(lǐng)導者從整體和全局出發(fā)，首先考慮的是“要多少錢(qián)”的問(wèn)題，然后才是“為什么要這些錢(qián)”和“這些錢(qián)怎么用”的問(wèn)題。如：
工作經(jīng)費問(wèn)題。2011年經(jīng)濟普查結果顯示，全省有服務(wù)業(yè)法人單位× ×萬(wàn)個(gè)，產(chǎn)業(yè)活動(dòng)單位× ×萬(wàn)個(gè)，個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶(hù)× × ×萬(wàn)家。共涉及× ×大門(mén)類(lèi)××個(gè)大類(lèi)× × ×個(gè)行業(yè)小類(lèi)，工作量相當繁重，還有相應的宣傳發(fā)動(dòng)、專(zhuān)干培訓、報表印刷、軟件開(kāi)發(fā)、數據處理等一系列工作要做。按照分級負責的原則，服務(wù)業(yè)統計調查所需經(jīng)費由同級財政負擔，列入同級財政預算。經(jīng)初步預算，省本級每年大約需要經(jīng)費×× ×萬(wàn)元。
經(jīng)過(guò)修改，將經(jīng)費總額提到段首，內容進(jìn)行了提旨歸納，并刪去不必贅述的有關(guān)政策規定，主旨更加顯現突出，更符合閱文者的閱文心理和閱文習慣。
工作經(jīng)費問(wèn)題。經(jīng)初步預算，省本級每年大約需要經(jīng)費×××萬(wàn)元。其緣由主要有三點(diǎn)：一是統計對象牽涉廣，據2007年經(jīng)濟普查結果顯示，全省有服務(wù)業(yè)法人單位× ×萬(wàn)個(gè)，產(chǎn)業(yè)活動(dòng)單位××萬(wàn)個(gè)，個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶(hù)× × ×萬(wàn)家，共涉及× ×大門(mén)類(lèi)××個(gè)大類(lèi)×× ×個(gè)行業(yè)小類(lèi)。二是工作程序多、要求細，包括宣傳發(fā)動(dòng)、專(zhuān)干培訓、上戶(hù)登記、逐級審核、質(zhì)量抽查和數據處理等一系列工作。三是配套費用較大，包括報表印刷、戶(hù)外宣傳、設備維修、軟件開(kāi)發(fā)等。以上經(jīng)費，擬請按規定列入本級財政預算。
(二)在請求批準撥付經(jīng)費的請示中，宜將所需經(jīng)費總額寫(xiě)在文尾。如某市民政局在請求緊急撥付救災資金的請示中寫(xiě)道：
在財力緊張的情況下，我市市、縣兩級財政共緊急籌撥救災專(zhuān)項資金×××萬(wàn)元，但由于受災面積大、災區人口多、災情嚴重，遠遠不能解決受災群眾的急難。為此，我們除繼續發(fā)動(dòng)群眾生產(chǎn)自救和各縣財政支持外，懇請省民政廳緊急撥付給我市受災救濟款×××萬(wàn)元。
在請示中，文尾的最末一句話(huà)是最顯眼的位置，經(jīng)費總額寫(xiě)在這兒最醒目，給領(lǐng)導者閱文和會(huì )議辦文提供了便捷。一般來(lái)說(shuō)，在“經(jīng)費總額”之后，不要為表達對上級的尊敬寫(xiě)一些恭維話(huà)和懇求語(yǔ)，也不要為領(lǐng)導出謀劃策談經(jīng)費的來(lái)源和安排，更不要強調此項工作的重要性，以引起領(lǐng)導的重視和關(guān)注。且不說(shuō)這些話(huà)是不是畫(huà)蛇添足，就其所在的位置，就足以掩蓋公文主旨的表達。當然，按照慣例，另起一行之后應寫(xiě)上“當否，請批準”、“可否，請批示”之類(lèi)的請求語(yǔ)。
五、對內容復雜的句群，通過(guò)提煉主旨來(lái)顯現句序
一個(gè)語(yǔ)段由一個(gè)或幾個(gè)句群組成，而一個(gè)句群，雖然由若干句子組成，卻都表述一個(gè)中心，句序必然圍繞這一中心問(wèn)題來(lái)安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，對句序的認識就會(huì )由暗到明。有的撰文者在公文中雖然羅列了大量的素材(情況、問(wèn)題、做法、效果)，但沒(méi)有對這些感性材料進(jìn)行理性分析，并提煉歸納出相應的觀(guān)點(diǎn)，一時(shí)是很難分清句序的。如下例：
影響工程進(jìn)展的主要原因，第一，××大學(xué)×××學(xué)院因缺少資金至今仍未恢復施工;第二，××機場(chǎng)擴建在五月底開(kāi)工，××公路計劃在10月份開(kāi)工，今年計劃新開(kāi)工建設的11個(gè)工程項目，大部分仍在做前期準備工作。第三，工程報批報建時(shí)間長(cháng)，征地拆遷難，以地霸x、強行參工參運、阻工鬧事現象屢禁不止，嚴重影響了工程進(jìn)度。
我們如果能對這些情況及結果進(jìn)行分析，也許就會(huì )找到問(wèn)題的癥結。這一語(yǔ)段的主旨是尋找影響工程進(jìn)展的“原因”。原文中前兩個(gè)問(wèn)題都是反映進(jìn)展緩慢的情況(××學(xué)院未恢復施工、新項目長(cháng)期準備)，我們從中可以歸納出隱含的原因：“資金未到位”，這是主因;其次，“投資環(huán)境差”可分兩個(gè)方面，即內環(huán)境(報建手續復雜，審批效率低等引起的“工程報批報建時(shí)間長(cháng)”)和外環(huán)境(征地拆遷難、阻工鬧事多等)，建議修改如下：
影響工程進(jìn)展的主要原因：第一，資金到位難。目前資金到位率僅占預算的××%，因此× ×大學(xué)× × ×學(xué)院至今仍未恢復施工，× ×機場(chǎng)擴建等11個(gè)計劃今年新建的項目，80%仍停留在前期準備階段。第二，報批報建時(shí)間長(cháng)。一般都要×個(gè)月以上。第三，外部環(huán)境差。征地拆遷難，以地x工、強行參工參運、阻工鬧事現象屢禁不止等。
經(jīng)過(guò)提煉、增刪、歸并、分類(lèi)，以上語(yǔ)段內容充實(shí)了，分旨明確了，句序也隨之準確、清晰地劃分開(kāi)來(lái)。
總之，句序的正確排列對于公文的語(yǔ)篇建構和意思的表達有著(zhù)重要的作用，不同的句序即可造成不同的表達效果。因此，在寫(xiě)作時(shí)，為了追求最佳的表達效果，我們完全可以在句子的排列順序上多下點(diǎn)功夫。
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