機關(guān)文秘必備的“武功秘籍”

　　公文寫(xiě)作水平的提高非一朝一夕之功，不能一蹴而就、一步到位，也不能蹩腳郎中治病——頭痛醫頭、腳痛醫腳，就寫(xiě)而寫(xiě)、為練而練。下面給大家介紹機關(guān)文秘必備的“武功秘籍”，歡迎閱讀!

　　機關(guān)文秘必備的“武功秘籍”

　　劈柴不照紋，累死劈柴人。我們進(jìn)行公文寫(xiě)作的“紋”，就是所在部門(mén)的發(fā)展脈絡(luò )，即所處發(fā)展階段、發(fā)展態(tài)勢、優(yōu)勢特點(diǎn)、存在短板等情況�？梢酝ㄟ^(guò)查閱上級來(lái)文、下級呈文、本部門(mén)成文、信息簡(jiǎn)報、發(fā)展規劃以及歷年工作部署、總結等文件資料來(lái)熟悉和掌握。對發(fā)展脈絡(luò )有了宏觀(guān)性、格局性的把握，起草公文才能更具指導性和針對性。

　　2強化語(yǔ)感培養要多“看”

　　多瀏覽黨報黨刊、上級講話(huà)、條例辦法，認真研究領(lǐng)導在各種場(chǎng)合的發(fā)言，領(lǐng)會(huì )公文的寫(xiě)作要求、寫(xiě)作要領(lǐng)，參悟行文習慣、行文特點(diǎn)，并不斷深化理解、咀嚼揣摩。這樣起草公文時(shí)才能“賣(mài)什么吆喝什么”“到哪山唱哪歌”，既不講外行話(huà)，又符合行文習慣。

　　3加強邏輯認知要多“學(xué)”

　　邏輯是思維的體操，學(xué)習一些基本的邏輯常識，掌握一些概念關(guān)系、性質(zhì)命題、推理方法等方面的邏輯知識，了解一些常見(jiàn)的邏輯錯誤、邏輯理念、邏輯方法，不但可以防止寫(xiě)文章過(guò)程中出現主次不分、條理不清、概念混亂、邏輯跳躍等多種問(wèn)題，還可以讓思維更加全面、深刻和理性，對矛盾問(wèn)題的處理更加科學(xué)合理，起草公文也會(huì )更加得心應手。

　　4提高語(yǔ)法水平要多“練”

　　詞匯是語(yǔ)言的材料，語(yǔ)法是使詞匯材料有機組合的規則。學(xué)習鞏固基本的語(yǔ)法知識，掌握主、謂、賓等成分的概念、位置、作用，學(xué)會(huì )分析句子成分并經(jīng)常加以練習。在起草公文時(shí)就會(huì )比較敏感，對語(yǔ)句不通順、存在語(yǔ)法問(wèn)題的病句就能直指要害并加以糾正。

　　5積累文學(xué)素養要多“讀”

　　多閱讀古今中外的經(jīng)典著(zhù)作，揣摩名家感知世界、描述事物、評論說(shuō)理的功夫和本領(lǐng)，對于一些膾炙人口的經(jīng)典段落，可以進(jìn)行摘抄，加深體會(huì )。日積月累，才會(huì )使文字的使用更精準、更到位。

　　6不斷推敲研究要多“改”

　　一篇相同命題的公文，要看“高手”和前輩們是如何切題、闡述、論證的，再對照自己的文章，看看問(wèn)題在哪、差距在哪。自己寫(xiě)成的公文要及時(shí)“熱處理”，多讀幾遍，看看行文方式、邏輯關(guān)系、遣詞造句有無(wú)問(wèn)題。如有條件還可以進(jìn)行“冷處理”，擱置一段時(shí)間再拿出來(lái)，以旁觀(guān)者角度查找不足。對于上級修改過(guò)的文稿要認真保存、經(jīng)常翻閱，學(xué)習寫(xiě)作思路、寫(xiě)作方法，對自己文稿中出現過(guò)的問(wèn)題要避免再犯，對不理解的問(wèn)題應及時(shí)查閱和請教。

　　公文寫(xiě)作三部曲

　　醞釀準備階段：要胸有成竹　　

　　“凡事預則立，不預則廢”，就像蓋房子一樣，公文寫(xiě)作動(dòng)筆之前，也要對其有一個(gè)完整、可靠的規劃和準備。事先準備充分與否，直接影響以后寫(xiě)作的進(jìn)度和質(zhì)量。公文寫(xiě)作的準備既包括內容，也包括形式，要通過(guò)充分的醞釀準備，達到對整篇公文胸有成竹。具體來(lái)說(shuō)，公文寫(xiě)作的準備應從以下幾方面著(zhù)手。

　　（一）明確“為什么寫(xiě)”——主旨目的要明。

　　公文是公務(wù)活動(dòng)中傳情辦事的工具。每一篇公文的發(fā)出，都有其特定的作用，也就是公文所要達到的目的。寫(xiě)一篇公文，首先要明確這篇公文是要達到什么樣的目的。比如：是要解決全局問(wèn)題，還是要解決局部問(wèn)題；是要對方了解、認識到某些問(wèn)題，還是要求對方采取行動(dòng)、措施等等。要根據公文的寫(xiě)作目的和達到這一目的的根據，確定公文所要表明的主要觀(guān)點(diǎn)、主張，即公文的主題。如果是領(lǐng)導交辦的寫(xiě)作任務(wù)，起草者應就這些問(wèn)題向領(lǐng)導進(jìn)行仔細詢(xún)問(wèn)，認真研究，很好地領(lǐng)會(huì )個(gè)中含義，切不可不懂裝懂，自由發(fā)揮。

　　（二）把握“寫(xiě)什么”——材料搜集要全。

　　“巧婦難為無(wú)米之炊”，有無(wú)豐富的寫(xiě)作材料和參考資料，對于一篇公文的成敗，起著(zhù)十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要運用和參考的有關(guān)內容方面的資料。既要有面上的情況，又要有點(diǎn)上的情況；既要有正面的事例，又要有反面的事例；既要有新近的事實(shí)，又要有歷史的事實(shí)；既要有上頭的精神，又要有下面的反映。全方位地掌握了解資料后，思想觀(guān)點(diǎn)就會(huì )更加客觀(guān)，方法步驟就會(huì )切實(shí)可行，寫(xiě)作起來(lái)便游刃有余，寫(xiě)出的公文也就豐滿(mǎn)充實(shí)。

　　（三）確定“怎樣寫(xiě)”——謀篇布局要細。

　　謀篇布局，就是圍繞主題把有關(guān)內容組織成篇的過(guò)程。公文的成敗，往往取決于謀篇布局。主要應該確定三個(gè)方面的內容：

　　一是定格式。要根據公文的主旨和目的，確定公文的發(fā)文對象，選擇適當的文種。

　　二是定結構。即要為公文建框搭架，即撰寫(xiě)寫(xiě)作提綱。寫(xiě)作提綱至少要解決如下問(wèn)題：一是要進(jìn)一步確定中心論點(diǎn)和寫(xiě)作思路；二是要確定總體結構、段落層次，解決好先寫(xiě)什么、后寫(xiě)什么的問(wèn)題；三是要選擇主要材料和骨干事例，根據文章的總體結構進(jìn)行合理安排；四是要初步擬出文章的大小標題；五是要基本確定文章的開(kāi)頭、結尾和論證方式，即如何開(kāi)篇，如何收尾，如何轉承啟合銜接過(guò)渡等。一般而言，為確保公文的準確、嚴肅和寫(xiě)作速度，再簡(jiǎn)單的公文，寫(xiě)作前都應擬個(gè)提綱。

　　三是定重點(diǎn)。要根據文章的主旨目的，確定哪一部分應詳寫(xiě)，哪一部分應略寫(xiě)。上述三個(gè)方面確定之后，剩下的就是文字工作了。

　　草擬初稿階段：要一氣呵

　　準備工作好比是“十月懷胎”，起草環(huán)節則是“一朝分娩”。初稿寫(xiě)作不順利，就難以高效率地完成預定的寫(xiě)作任務(wù)。從筆者的實(shí)踐經(jīng)驗看，起草初稿最好是一氣呵成。

　　（一）身心俱入。撰寫(xiě)公文，也需要一種發(fā)自?xún)刃牡膶?xiě)作欲望。公文寫(xiě)作者應當力求變被動(dòng)為主動(dòng)，形成一種“我要寫(xiě)”的心理狀態(tài)。在還不具備這種寫(xiě)作心理的時(shí)候，就不要急于下筆。一般來(lái)說(shuō)，缺乏寫(xiě)作欲望的主要原因還是準備不充分，沒(méi)有達到呼之欲出的境界，在這種情況下，應該對文章重新進(jìn)行研究和思考，一旦成竹在胸，就容易激發(fā)寫(xiě)作熱情。熱情調動(dòng)起來(lái)后，就應該專(zhuān)心致志、全力以赴地進(jìn)行寫(xiě)作。

　　（二）一氣呵成。初稿只是個(gè)“胚胎”，還有待修改，所以初稿寫(xiě)作時(shí)不必過(guò)于拘謹，應盡可能寫(xiě)得豐厚一些，盡可能把與主題有關(guān)的材料寫(xiě)進(jìn)去，把語(yǔ)言展開(kāi)一些，不一定求精求簡(jiǎn)，而應該力求表達到位。較之開(kāi)始的寫(xiě)作提綱，是多安排幾個(gè)層次，還是合并某些內容，這時(shí)也可放開(kāi)一些寫(xiě)，根據主題表達的需要，做一些必要的調整。如果初稿寫(xiě)作時(shí)過(guò)于拘謹，處處苛求，不斷地否定自己，那只能是寫(xiě)寫(xiě)停停，文氣也可能是斷斷續續，這種做法是不可取的。寫(xiě)作時(shí)遇到難點(diǎn)不要停筆，“跳過(guò)”繼續往下寫(xiě)。一氣呵成的文章，往往能文氣貫通，思路暢通。

　　（三）不離主旨。當起草者的主觀(guān)積極性調動(dòng)起來(lái)后，其思想經(jīng)驗的積累也自然會(huì )被調動(dòng)起來(lái)，文思泉涌，常常會(huì )產(chǎn)生一種角色變化的'感覺(jué)，儼然覺(jué)得自己是一位領(lǐng)導者，容易在寫(xiě)作過(guò)程中加入自己的觀(guān)點(diǎn)和意圖。但公文寫(xiě)作畢竟是“代言”而不是“自言”，是代表組織發(fā)號施令、指導工作和溝通信息，公文的行文主旨、中心思想、主要觀(guān)點(diǎn)在寫(xiě)作前早已確定。因而執筆者在寫(xiě)稿時(shí)，在觀(guān)點(diǎn)、結論、主張等公文的思想、主題方面要按照既定方針，不能隨心所欲地改變和無(wú)限度地發(fā)揮，對自己的思想要有所收束，不能讓它代替領(lǐng)導和集體的意圖。

　　修改定稿階段：要雙向審改

　　作為執筆者，在修改公文時(shí)，既要站在行文者的角度，又要從受文者的角度對公文進(jìn)行審改。

　　（一）要站在行文者的角度檢驗公文的準確性。

　　對公文的修改，要從大處著(zhù)眼，小處落筆，先檢查公文的主旨材料、通篇結構是否有毛病，然后從字、詞、句、段逐一進(jìn)行檢驗修改。

　　1. 看主題是否正確，表達是否清楚。首先檢查主題是否正確，是否符合黨和國家的有關(guān)法規、方針政策等等。主旨正確了，再看主旨是否表達清楚，要從三個(gè)方面檢驗：一是要檢查公文的大小標題是否概括準確，是否直接、簡(jiǎn)潔、鮮明地反映主題；二是要檢查公文內容表述是否集中，是否緊扣主題，反映主題；三是要看文章的思想性是否與主旨相統一。

　　2. 看結構是否合理。修改時(shí)應檢驗結構布局是否完整合理，有無(wú)殘缺脫漏；段落層次是否分明并合乎邏輯；過(guò)渡照應是否恰當；開(kāi)頭結尾是否得體等等。

　　3. 看選材是否正確、典型。根據寫(xiě)作目的和公文主旨的需要，對初稿選用的材料要認真檢驗核實(shí)。對虛假失實(shí)的材料要堅決舍棄；材料空洞貧乏的應適當補充以使主旨基礎堅實(shí)。

　　4. 看語(yǔ)言是否精當，標點(diǎn)符號是否規范。初稿形成后，要逐字逐句推敲語(yǔ)言，刪繁就簡(jiǎn)，竭力將可有可無(wú)的字、句、段刪去。同時(shí)，用詞要準，要考慮公文的語(yǔ)體特色，以使語(yǔ)言達到準確、精煉、規范、明白、樸實(shí)、生動(dòng)的要求。另外，還要檢查標點(diǎn)符號使用是否恰當，有無(wú)錯別字等。這些看似細枝末節，但如果馬虎大意，造成疏漏，就會(huì )使受文者產(chǎn)生誤解或引發(fā)歧義，甚至出現重大錯誤，給工作帶來(lái)困難或造成損失。

　　（二）要站在受文者的角度檢驗公文的可行性。

　　執筆者在修改公文時(shí)，還要從受文者的角度出發(fā)，對公文內容的正確性、可行性和指導性進(jìn)行檢驗。

　　一要查政策界限是否正確。每件公文規定要做什么，不要做什么，應當怎么做，政策界限必須正確，否則，在執行中必然會(huì )產(chǎn)生偏差。

　　二要查措施辦法是否明確具體。要重視檢查“工作交代”是否明確。凡請示的文件，均須寫(xiě)明情況和自己的要求及意見(jiàn)，并寫(xiě)明希望何機關(guān)何人何時(shí)答復何項問(wèn)題。凡指示的文件，對各級的要求，亦應規定明確。

　　三要查措施辦法是否可行，各方面有無(wú)抵觸。文件提出的實(shí)現目標的措施和解決問(wèn)題的方法必須切實(shí)可行，否則，就可能成為一紙空文，達不到行文目的。

　　因此，要注意查明下列問(wèn)題：提出措施、方法的理由是否充分，它與客觀(guān)條件是否符合，在行文范圍內是否有普遍指導意義。同時(shí)，要檢查文件的內容與中央、上級發(fā)布的方針、政策、規定等是否保持一致，與同級平行機關(guān)的有關(guān)規定、辦法有無(wú)抵觸，與過(guò)去本單位制定的有關(guān)政策規定是否有矛盾。如有不一致的地方，要根據情況進(jìn)行修改或適當處理。另外，還要查看文稿本身的標題和內容、觀(guān)點(diǎn)和材料之間有無(wú)自相矛盾、互相抵觸的地方。以上三點(diǎn)得到全面解決，才能有效推動(dòng)受文者自覺(jué)地按公文要求行動(dòng)，促進(jìn)公文目標的實(shí)現。

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