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文秘必備日常工作會(huì )議流程
組織日常工作會(huì )議也是文秘的主要工作之一，日常工作會(huì )議也是一門(mén)大學(xué)問(wèn)，下面一起來(lái)學(xué)習日常工作會(huì )議主要流程吧。
日常工作會(huì )議主要流程：
會(huì )后工作。提到了會(huì )中工作所要注意的幾個(gè)事項，詳情請閱讀本文。
1.會(huì )議文件資料的立卷歸檔
1)會(huì )議文件的收集整理工作
(1)確定會(huì )議文件的收集范圍。
(2)選擇收集會(huì )議文件的渠道。
(3)運用收集文件的不同方法。
2)會(huì )議文件的立卷歸檔
把會(huì )議過(guò)程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導報告和講話(huà)、會(huì )議記錄或紀要、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議報道等，進(jìn)行分類(lèi)立卷歸檔。
2.會(huì )議經(jīng)費結算工作
(1)收款的方法和時(shí)機。有些會(huì )議要由與會(huì )代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓費、住宿費、餐飲費等)。
�、賾跁�(huì )議通知或預訂表格中詳細注明收費的標準和方法。
�、趹⒚髋c會(huì )人員可采用的支付方式(如現金、支票、信用卡等)。
�、廴缬眯庞每ㄊ召M，應問(wèn)清姓名、卡號、有效期等。
�、荛_(kāi)具發(fā)票的工作人員事先要與財務(wù)部門(mén)確定正確的收費開(kāi)票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無(wú)法開(kāi)具正式發(fā)票時(shí)，應與會(huì )議代表協(xié)商，開(kāi)具收據或證明。
(2)在訂購各種設備和享受服務(wù)時(shí)，應掌握付款的方法和時(shí)間。
3.安排與會(huì )人員返程
案例
天地公司邀請全國的客戶(hù)到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開(kāi)發(fā)的系列化妝品的洽談?dòng)嗀洉?huì )。秘書(shū)初萌負責安排與會(huì )人員的返程工作，初萌想先解決容易預訂的近處與會(huì )者的車(chē)票問(wèn)題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車(chē)票預訂問(wèn)題，而且她想當然地認為，只要為大家盡可能預訂火車(chē)硬臥票就行了。結果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車(chē)、機票而對主辦方十分不滿(mǎn)。有些代表拿到票后，又要求更換車(chē)票或退票，結果鬧得大家不歡而散，使洽談?dòng)嗀洉?huì )的工作成果大打折扣。
分析
會(huì )議結束并不意味著(zhù)會(huì )議工作就結束了，有外部人員參加的會(huì )議應根據會(huì )議的長(cháng)短、外部與會(huì )人數多少等情況及早安排好與會(huì )人員的返程事宜。做好與會(huì )人員的返程工作，主要包括以下兩點(diǎn)
1.提早做好與會(huì )者的票務(wù)登記預訂工作
(1)應根據會(huì )期長(cháng)短、外地與會(huì )人數多少等實(shí)際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會(huì )者的行程。
(2)要事先了解外地與會(huì )人員對時(shí)間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。
(3)一般情況下，要按先遠后近的次序安排返程機票、車(chē)票的預訂事宜，要掌握交通工具的航班、車(chē)次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門(mén)溝通聯(lián)系，提前預訂好飛機、火車(chē)、汽車(chē)、輪船票。
(4)屆時(shí)應編制與會(huì )者離開(kāi)的時(shí)間表，安排好送行車(chē)輛，派人將外地與會(huì )人員送到機場(chǎng)、車(chē)站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應安排有關(guān)領(lǐng)導同志為與會(huì )人員送行。
2.幫助與會(huì )者提前做好返程準備
(1)提醒與會(huì )者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì )議駐地單位借用的各種物品。
(2)提醒與會(huì )者及時(shí)與會(huì )務(wù)組結清各種賬目，開(kāi)好發(fā)票收據。
(3)幫助與會(huì )者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。
(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。
(5)幫助部分與會(huì )者托運大件物品。
4.會(huì )議總結
總結工作要以科學(xué)的績(jì)效考評標準為指導�？�(jì)效考評標準是指對會(huì )議工作人員績(jì)效的數量和質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)的準則，它應具有完整性、協(xié)調性和比例性。
(1)會(huì )議工作總結要根據崗位責任制和工作任務(wù)書(shū)的內容逐條對照檢查�？偨Y工作的方法如下。
�、贆z查會(huì )議目標的實(shí)現情況。
�、跈z查各個(gè)小組的分工執行情況。
�、蹖T工自我總結和集體總結相結合。
�、芤钥偨Y經(jīng)驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。
(2)決定會(huì )議效果的主要因素有以下幾個(gè)。
�、偈欠窬哂姓匍_(kāi)會(huì )議的必要。
�、跁�(huì )議準備得是否充分。
�、圩h程是否科學(xué)合理。
�、苤鞒秩说哪芰λ�。
�、菔欠駠栏窨刂屏藭�(huì )議人數。
�、夼c會(huì )人數是否達到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。
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