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崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)流程
崗位說(shuō)明書(shū)是對企業(yè)崗位的崗位目的、崗位職責、工作權限、工作關(guān)系和任職條件等相關(guān)內容的一個(gè)定義性說(shuō)明。編制崗位說(shuō)明書(shū)是對企業(yè)崗位進(jìn)行的整體全面的描述，它是人力資源咨詢(xún)項目中一個(gè)重要的工作模塊，有利于之后開(kāi)展的崗位評價(jià)、績(jì)效考核等人力資源規劃各項工作，其重要程度可以喻之為人力資源咨詢(xún)項目的基石。
崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)流程 篇1
為使大家對崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)有一個(gè)整體性的認識，本文將主要從下述兩個(gè)維度闡述其編寫(xiě)方法：一是崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)流程，二是崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)內容。同時(shí)也總結了編寫(xiě)過(guò)程中的一些細節注意點(diǎn)和相關(guān)技巧。
一、崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)流程
崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)實(shí)際上是一個(gè)從信息對稱(chēng)到知識形成的過(guò)程。信息對稱(chēng)是完成信息的收集過(guò)程，目的在于了解崗位職責，其內在邏輯可以表示成：了解公司了解部門(mén)了解崗位。
因此，在操作層，我們對信息的收集工作首先是要在宏觀(guān)角度了解公司部門(mén)的職能情況，這是工作的第一步，即組織梳理，這里所采用的方法主要是訪(fǎng)談和資料收集。
第二步，從微觀(guān)層面，我們要了解崗位的具體職責，這里所采用的則是訪(fǎng)談和問(wèn)卷調查。
開(kāi)展崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作的主要思路是，在公司內部資源的基礎上，有效地整合外部資源，編制出兼顧公司實(shí)際和科學(xué)性的崗位說(shuō)明書(shū)。這一編制流程主要包括下述幾個(gè)部分：
1.公司已有資料收集。首先要對公司已有的相關(guān)資料進(jìn)行整理收集。這主要包括已有的部門(mén)崗位職責說(shuō)明，如《xx公司中高層目標責任說(shuō)明書(shū)》等，還包括了相應的年/季度工作報告、工作總結等。這些資料有利于了解公司各崗位工作大致的職責方向及內容。
2.公司員工訪(fǎng)談。員工訪(fǎng)談是編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的重要依據。訪(fǎng)談中需要了解的內容有：現有崗位職責、崗位權限、崗位之間的相互關(guān)系等。
3.公司員工問(wèn)卷調查。員工問(wèn)卷調查和訪(fǎng)談都是編寫(xiě)崗位職責說(shuō)明書(shū)的重要內部依據，針對不同特點(diǎn)的公司設計不同類(lèi)型的問(wèn)卷，其調查內容一般包括：個(gè)人基本情況、崗位目的、工作職責、主要工作關(guān)系、工作匯報關(guān)系、對其他崗位的指導監督、工作時(shí)間與環(huán)境、對任職者的基本要求等。
4.科學(xué)資料查閱�？茖W(xué)資料指的是資料庫中相應崗位說(shuō)明書(shū)模板或其他項目中的崗位說(shuō)明書(shū)。在收集和分析公司內部相應資料后，我們還需要了解相同或相似崗位說(shuō)明書(shū)的一般性?xún)热�，以作參考�?/p>
5.初步說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)。前四個(gè)步驟主要是從不同方面進(jìn)行了一個(gè)資料收集、整合和分析的過(guò)程，在此基礎上，我們將編寫(xiě)初步的崗位說(shuō)明書(shū)。崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)內容將在下節作詳細闡述說(shuō)明。
6.驗證核實(shí)。崗位說(shuō)明書(shū)的初稿完成之后，是一個(gè)復查驗證的過(guò)程。為了保證崗位說(shuō)明書(shū)的內容契合公司崗位實(shí)際，需要將初稿和相應崗位人員進(jìn)行核實(shí)，確保其真實(shí)可靠。
7.終稿輸出。通過(guò)驗證核實(shí)后得到最終的崗位說(shuō)明書(shū)。
二、崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)內容
根據不同公司和不同崗位的特點(diǎn)，崗位說(shuō)明書(shū)的內容也不盡相同，這里將說(shuō)明通常崗位說(shuō)明書(shū)的編制內容。一般來(lái)說(shuō)，說(shuō)明書(shū)的內容包括說(shuō)明書(shū)屬性、崗位基本情況、崗位目的、崗位職責、崗位主要權限、工作溝通關(guān)系和任職條件等。
1.說(shuō)明書(shū)屬性。描述了崗位說(shuō)明書(shū)相應的屬性信息，包括編制日期、頁(yè)號、文件編號、修訂日期、版本號、制定人、審核人和批準人等。
2.崗位基本情況。
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描述了這個(gè)崗位的一些基本屬性，包含：崗位名稱(chēng)、所屬部門(mén)、直接上級、直接下屬和崗位編制等項。描述原則：直接上級和直接下屬描述的內容是崗位名稱(chēng)而非具體人名，例如，人力資源部部長(cháng)的直接上級是人力資源總監，而不是人力資源總監XXX。另外，崗位名稱(chēng)要注意準確、合理。
3.崗位目的。描述了企業(yè)為什么要設置這個(gè)崗位，這個(gè)崗位設置以后將發(fā)揮什么樣的作用。
崗位目的通常的填寫(xiě)模式為：為了……，在……的指導下（影響下），（做）……（工作）。例如，營(yíng)銷(xiāo)總監崗位的目的是：為了完成銷(xiāo)售額、實(shí)現利潤及獲得市場(chǎng)占有率，在公司的營(yíng)業(yè)發(fā)展方向和產(chǎn)品影響下，制定營(yíng)銷(xiāo)策略和優(yōu)化營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)的組織結構，提高部門(mén)績(jì)效，完善服務(wù)質(zhì)量。
4.崗位職責。描述了該崗位的主要職責、具體工作等。
描述原則：首先將工作進(jìn)行分類(lèi)，確定一級職責，然后填寫(xiě)每一類(lèi)職責的具體工作內容。另外，需要對該崗位在每一項主要職責中所承擔的具體工作責任進(jìn)行界定和區分，即明確承擔的是領(lǐng)導（工作）、組織開(kāi)展（工作）、具體執行實(shí)施（工作）、協(xié)調（工作）還是監督（工作）。
5.崗位主要權限。描述了該崗位有權自主處理的事情或做出的決定，一般包括建議權、提案權、審核權、審批權、執行權、考核權、審計權、監控權、獎罰權、申訴權和知情權等。實(shí)際上，從我們可以用簡(jiǎn)潔的方法去描述崗位權限：
其一，中高層的崗位權限主要包括部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)的審批權、管轄部門(mén)的人事任免權、權限內的財務(wù)審批權、管轄部門(mén)的`績(jì)效考核權、對上級領(lǐng)導的建議權
其二，基層員工的崗位權限最簡(jiǎn)單的包括兩類(lèi)，一是建議權，可以描述為部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)的建議權；二是申訴權，即對績(jì)效考核結果的申訴權。
描述原則：需要明確擁有權限的依據（法律、公司政策、指令等等）。
6.工作溝通關(guān)系。溝通關(guān)系主要劃分為兩部分：在企業(yè)內部，需要和企業(yè)內的哪些部門(mén)，或者上級崗位打交道；在企業(yè)外部，要和哪些政府部門(mén)，相關(guān)企業(yè)、客戶(hù)、或者社會(huì )中介機構打交道。
7.任職條件。描述了什么樣的人才能擔任這個(gè)崗位的職責，主要包括下述內容：學(xué)歷要求、外語(yǔ)要求、專(zhuān)業(yè)要求、專(zhuān)業(yè)知識、所需能力、工作經(jīng)驗和其他要求。
描述原則：這里需要明確專(zhuān)業(yè)知識和所需能力的區別。專(zhuān)業(yè)知識是指勝任該崗位需要了解的政策法規、行業(yè)知識、技術(shù)知識或該崗位涉及的專(zhuān)業(yè)知識；而所需能力一方面是指員工勝任該崗位工作需具備的一般性技能，另一方面是指員工行為對外部環(huán)境及各種信息所表現出來(lái)的一貫反應，該類(lèi)能力可以預測個(gè)人長(cháng)期在無(wú)人監管下的工作狀態(tài)。
三、編寫(xiě)細節注意點(diǎn)
在遵循流程編制說(shuō)明書(shū)內容的同時(shí)，對細節的關(guān)注也顯得十分重要，項目組從格式上總結了一些細節注意點(diǎn)：
1.文字格式。文字的對齊方式是左對齊還是居中；標題、頁(yè)眉、頁(yè)腳和正文中字體的統一；標題字體和正文字體的區別。
2.數字格式。阿拉伯數字格式的統一（在科技論文中一般會(huì )使用New Roman或Arial格式）
3.符號格式。文檔結構圖各層次的標題符號是否一致；標點(diǎn)符號是英文格式還是中文格式的，是半角還是全角；段落或句末是否加上標點(diǎn)；表示并列關(guān)系的兩個(gè)詞語(yǔ)之間用什么符號隔開(kāi)（這個(gè)問(wèn)題很重要，例如在崗位說(shuō)明書(shū)中，“溝通部門(mén)/崗位”可能會(huì )帶來(lái)疑問(wèn)，這是表示需要描述“溝通部門(mén)”和“崗位”，還是僅需描述兩者中的一個(gè)內容即可？）數量表示符號的統一，例如是用“一年工作經(jīng)驗”還是“1年工作經(jīng)驗”
4.其他。邊框和底紋顏色的統一；表格框的粗細是多少；段落的行間距是單倍行距還是1.25等；段落文字編號是自動(dòng)縮進(jìn)還是手動(dòng)調整；段首調整是Tab鍵縮進(jìn)還是空格鍵調整；標點(diǎn)符號和文字之間有否空格
同時(shí)，除了格式上的細節注意點(diǎn)，在文章內容等各方面都需要加以注意。例如在遣詞造句上，要使用淺顯易懂的文字，用語(yǔ)要明確，不要模棱兩可（可參考《崗位說(shuō)明書(shū)撰寫(xiě)動(dòng)詞表》）�？偟膩�(lái)說(shuō)，在編寫(xiě)說(shuō)明書(shū)的過(guò)程中要做到脈絡(luò )清晰、兼顧細節，為后續工作的開(kāi)展打下良好基礎。
四、崗位說(shuō)明書(shū)，不僅可以讓領(lǐng)導對下屬的工作心里有數，還有諸多好處：
1、對簽訂勞動(dòng)合同解除簽訂勞動(dòng)合同風(fēng)險有好處，職位設計的成功會(huì )使招聘有據可依，避免因簽訂勞動(dòng)合同后工作崗位職責與招工時(shí)承諾的崗位不同而造成勞動(dòng)合同無(wú)效
2、對員工樹(shù)立工作目標增強工作積極性創(chuàng )造性有好處，職位設計成功后，就要對員工進(jìn)行定崗，定崗可以使員工心中有指標，肩上有壓力，工作有動(dòng)力，可以極大地激發(fā)員工的創(chuàng )造性，有效地促進(jìn)各項工作的開(kāi)張和指標任務(wù)的完成。
3、對公司管理有好處，職位設計可以使每個(gè)職工的工作得到明確，避免工作的重復性使崗位權限范圍清晰、作業(yè)銜接緊湊，可以使機構精干、運行高效。
4、對節約成本有好處，定崗后可以有效解決機構龐大問(wèn)題，有效節約人力成本，減少人力資源的浪費。
5、可以給年終考評提供依據，可為將要編寫(xiě)的人事工資系統和績(jì)效考核系統提供依據，便于將來(lái)的績(jì)效考核管理。
崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)流程 篇2
一、崗位說(shuō)明書(shū)編制誤區
崗位說(shuō)明書(shū)在企業(yè)實(shí)際應用中出現的各類(lèi)問(wèn)題很大程度上源于崗位說(shuō)明書(shū)編制時(shí)陷入的種種誤區，歸納總結為以下幾點(diǎn)。
編制崗位說(shuō)明書(shū)的目的不清晰。管理要求科學(xué)化、標準化和規范化，崗位說(shuō)明書(shū)的編制作為企業(yè)管理和人力資源管理的重要基礎工作之一，越來(lái)越受到重視。然而，很多企業(yè)編制崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)沒(méi)有經(jīng)過(guò)充分的思考和調研，對企業(yè)管理現狀和存在的問(wèn)題缺乏基本判斷，導致崗位說(shuō)明書(shū)編制工作的目的不清晰。有些企業(yè)甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)、嚴謹的崗位分析，就盲目的隨大流開(kāi)展崗位說(shuō)明書(shū)的編制工作，并冠之以“先解決有沒(méi)有，再解決好不好的”大帽子。這樣編織出來(lái)的崗位說(shuō)明書(shū)只能浮于案頭或束之高閣，對企業(yè)管理和人力資源管理沒(méi)有絲毫的益處。
閉門(mén)造車(chē)，為編制而編制。崗位說(shuō)明書(shū)的編制需要企業(yè)各級員工的理解、支持和參與，特別是各級管理人員的積極配合不容忽視，但有些企業(yè)要求人力資源部門(mén)自己負責崗位說(shuō)明書(shū)的'編制。人力資源管理者確實(shí)或多或少掌握了崗位分析和編制崗位說(shuō)明書(shū)的方法，但人力資源管理者并不熟悉實(shí)際業(yè)務(wù)，也不了解業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，即便是有崗位分析的步驟，想必也是形式化的走走過(guò)場(chǎng)，最多是和各部門(mén)管理者進(jìn)行泛泛的溝通，然而，企業(yè)管理流程的不規范，或管理者自身行為的不規范等問(wèn)題，使得企業(yè)存在職責不清、工作隨意性較大等現象，人力資源部門(mén)自己編織的崗位說(shuō)明書(shū)往往脫離企業(yè)實(shí)際，尤其是對崗位任職條件的描述沒(méi)有客觀(guān)標準和事實(shí)依據。這種憑空杜撰或“情景再現”式的崗位說(shuō)明書(shū)在實(shí)際應用中一定是無(wú)人問(wèn)津的。
員工參與失控。很多企業(yè)意識到員工參與對編制崗位說(shuō)明書(shū)的重要性，也對全員進(jìn)行了培訓，介紹了編制的方法以及崗位說(shuō)明書(shū)的.作用與意義。但人力資源部門(mén)對員工參與的度把握不得當，有些企業(yè)讓管理人員編制所轄下屬的崗位說(shuō)明書(shū)，有些企業(yè)干脆讓?shí)徫蝗温氄咦约壕幹茘徫徽f(shuō)明書(shū)，最后由人力資源部門(mén)統一修訂頒布執行。正式發(fā)布的崗位說(shuō)明書(shū)在實(shí)際應用中產(chǎn)生諸多矛盾和問(wèn)題。這種編制崗位說(shuō)明書(shū)做法是一種投機取巧的方式，是編制崗位說(shuō)明書(shū)萬(wàn)不可取的工作方法。
單純描述崗位職責。很多企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)對崗位職責的描述確實(shí)下了一番功夫，厚厚的一本文件仔細研讀后發(fā)現，這只是企業(yè)所有崗位工作職責的羅列，并不是真正的崗位說(shuō)明書(shū)。崗位說(shuō)明書(shū)的編制確實(shí)需要聚焦于崗位概述和崗位職責的內容，但僅有這些內容并不能反映崗位的全貌，崗位說(shuō)明書(shū)應該反應崗位和崗位任職者的全面信息。
崗位說(shuō)明書(shū)內容混亂。崗位說(shuō)明書(shū)內容混亂主要表現為崗位職責交叉和崗位職責重疊。很多工作需要不同的部門(mén)和崗位配合完成，崗位說(shuō)明書(shū)編制時(shí)沒(méi)有對交叉或重疊部分的工作明確各個(gè)崗位的責權利，最終導致職責不清、多頭領(lǐng)導，出現問(wèn)題時(shí)相互推諉，取得業(yè)績(jì)時(shí)爭名奪利。
崗位說(shuō)明書(shū)一勞永逸。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境和業(yè)務(wù)發(fā)展不斷變化，特別是處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的企業(yè)更是如此。崗位說(shuō)明書(shū)是崗位分析的延續，崗位分析是一個(gè)連續的過(guò)程，在企業(yè)戰略調整、組織變革和流程優(yōu)化的過(guò)程中，崗位的職責也會(huì )變化。一些企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)沒(méi)有隨著(zhù)企業(yè)的變化及時(shí)的進(jìn)行調整、完善和優(yōu)化，原有的崗位說(shuō)明書(shū)成為一紙空文，在新形勢下失去了應用的價(jià)值，其作用也無(wú)從發(fā)揮。
二、應對崗位說(shuō)明書(shū)編制誤區的策略
應對崗位說(shuō)明書(shū)編制誤區，首先是明確崗位說(shuō)明書(shū)編制的目的，其次是企業(yè)要結合實(shí)際需要，選擇適宜的時(shí)機開(kāi)展科學(xué)的、系統的崗位分析工作。只有在目的明確、基礎牢固的情況下，企業(yè)編制的崗位說(shuō)明書(shū)才能對管理工作有實(shí)際指導意義，才能真正發(fā)揮出崗位說(shuō)明書(shū)的作用和價(jià)值。應對崗位說(shuō)明書(shū)編制誤區，需要重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面的工作。
1、建立宣傳機制、溝通機制和參與機制。崗位說(shuō)明書(shū)的編制是一個(gè)自上而下，上下結合的過(guò)程，涉及企業(yè)方方面面和各級員工。建立宣傳機制、溝通機制和參與機制就是要讓所有員工明確自己的工作責任、作用和基本要求，就是要與企業(yè)各級管理人員、骨干員工保持溝通，邀請他們參與崗位說(shuō)明書(shū)的編制工作。各級管理人員和骨干員工是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的中堅力量，獲得他們的肯定和支持有利于崗位說(shuō)明書(shū)編制工作的開(kāi)展。由于人力資源部開(kāi)展的各項工作或多或少都會(huì )涉及到員工個(gè)人利益和企業(yè)利益平衡的問(wèn)題，因此獲取各級管理人員和骨干員工的支持是人力資源部門(mén)開(kāi)展工作的基礎，時(shí)刻都不能忽視或忘記。
2、保證崗位說(shuō)明書(shū)的編制工作對崗不對人。崗位說(shuō)明書(shū)要以企業(yè)可以接受程度為底線(xiàn)，以完成崗位工作的基本要求出發(fā)進(jìn)行編制。無(wú)論是誰(shuí)任職本崗位，本崗位需要完成的工作是一樣的，同一崗位的員工優(yōu)秀與否，是按照崗位說(shuō)明書(shū)中明確的績(jì)效標準衡量出來(lái)的。
3、確保崗位說(shuō)明書(shū)內容明晰，格式統一。崗位說(shuō)明書(shū)內容明晰不僅是指使用簡(jiǎn)潔的文字和精煉的語(yǔ)言，更應做到崗位工作描述具體，既能清晰界定崗位的性質(zhì)和職權范圍，又能真實(shí)反映出各崗位在工作類(lèi)別、重要性和復雜程度上的差別。對于工作內容簡(jiǎn)單的崗位，崗位說(shuō)明書(shū)的內容要詳細具體，對于工作內容復雜的崗位，崗位說(shuō)明書(shū)在編制過(guò)程中要善于歸納總結，精準提煉、高度概括。此外，在崗位說(shuō)明書(shū)編制準備階段，必須設計適合自己企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)標準模板，在此基礎上采用本企業(yè)慣用的思維模式和語(yǔ)言，編制帶有企業(yè)自身特點(diǎn)的崗位說(shuō)明書(shū)。
4、確保崗位說(shuō)明書(shū)的內容完整，詳略得當。崗位說(shuō)明書(shū)的內容很多，崗位概述、崗位職責描述是崗位說(shuō)明書(shū)中必須的內容。崗位基本信息、崗位職能描述和崗位任職條件中某些內容的詳略與取舍應該符合企業(yè)要求，保證崗位說(shuō)明書(shū)內容完整、詳略得當，既能被任職者看懂，又能應用于人力資源管理工作，還能成為企業(yè)決策的參考依據。
5、建立崗位說(shuō)明書(shū)動(dòng)態(tài)管理機制。崗位說(shuō)明書(shū)是企業(yè)崗位管理的基礎，對崗位說(shuō)明書(shū)的管理工作尤為重要。社會(huì )的變化、行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革都會(huì )給崗位提出新的要求，因此，企業(yè)編制出規范的崗位說(shuō)明書(shū)后，人力資源部門(mén)應及時(shí)建立崗位說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理機制，由專(zhuān)人負責管理與更新。通常情況下，企業(yè)每年對崗位說(shuō)明書(shū)至少更新或修訂一次，遇到企業(yè)發(fā)生重大變化時(shí)，應隨時(shí)進(jìn)行調整和完善。
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