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如何設計工作崗位說(shuō)明書(shū)
如何設計工作崗位說(shuō)明書(shū)?
無(wú)論是在職企業(yè)的HR從業(yè)人員還是有志于在人力資源管理專(zhuān)業(yè)有所成就的初學(xué)者，工作崗位說(shuō)明書(shū)設計的是否合理決定了其人力資源管理體系基礎的夯實(shí)度。相對許多企業(yè)的剛剛從事人力資源管理工作的人員而言，或者已經(jīng)在這個(gè)崗位工作許久的人來(lái)說(shuō)，我常常發(fā)覺(jué)很多企業(yè)不重視工作崗位說(shuō)明書(shū)的設計及應用。如此，就會(huì )出現企業(yè)這種和那種使企業(yè)老板或HR感到困惑的事情發(fā)生，其實(shí)很多問(wèn)題就出在工作崗位說(shuō)明書(shū)的設計、推廣和應用上。
人力資源的工組崗位說(shuō)明書(shū)體系，不僅包含崗位的基礎信息、崗位的職責和權限、崗位的目的、能力素質(zhì)模型等，同時(shí)通過(guò)這些模板的設計和應用就能充分體現一家公司人力資源管理水平的高低。
一.設計工作崗位說(shuō)明書(shū)的前提：
工作崗位說(shuō)明書(shū)的設計是基于公司的組織機構圖而設計的。我經(jīng)常發(fā)現企業(yè)的HR從業(yè)人員往往忽視工作崗位說(shuō)明書(shū)與組織機構圖的內在聯(lián)系，有很多企業(yè)的老板或者HR并沒(méi)有深刻認識到這一點(diǎn)。老板不懂也就罷了，但是作為HR可不能不懂。之所以很多企業(yè)的人力資源管理者不受到老板的重用，不是老板不識貨或者不重視人力資源管理，而是人力資源管理人員的水平僅僅停留在招聘、考勤及簡(jiǎn)單的日常工作層面上。為此，HR埋怨自己的工資不高，怨恨老板有眼不識金香玉，卻從來(lái)沒(méi)有認真檢討過(guò)自己的不足。
為此，在設計工作崗位說(shuō)明書(shū)前，人力資源從業(yè)人員首先要審視自己公司的組織機構圖是否合理?公司的人力資源配置圖與組織機構圖的搭配是否科學(xué)和緊密?知不知道什么樣的組織機構圖和人員配置圖是科學(xué)的?為什么這樣搭配才是科學(xué)的、合理的?
作為企業(yè)的人力資源管理者你這樣設計的組織機構圖對公司的戰略實(shí)現起到哪些推波助瀾的作用?作為HR你思考過(guò)這些嗎?假如你忽略了組織機構圖與工作崗位說(shuō)明書(shū)的這些關(guān)系和必然聯(lián)系，那么你設計出的工作崗位說(shuō)明書(shū)在企業(yè)的實(shí)際應用中肯定效果會(huì )打折。
為此，一個(gè)專(zhuān)業(yè)的HR一定是一個(gè)懂得組織機構圖與崗位說(shuō)明書(shū)密不可分的人才。從事HR的很多，但是真正稱(chēng)得上人才的HR很少，原因多數來(lái)自HR不專(zhuān)業(yè)、不用心的緣故。
二.工作崗位說(shuō)明書(shū)設計的程序與注意事項：
1、名稱(chēng)的確定：
工作崗位說(shuō)明書(shū)也叫工作職務(wù)描述書(shū)，無(wú)論名稱(chēng)確定哪項、其核心內容基本都有以下構成。對于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，掌握了這種模式及方法對于今后的工作將會(huì )獲得很大的幫助，隨著(zhù)工作的經(jīng)驗的不斷加強和深入，日久天長(cháng)自然就會(huì )領(lǐng)悟其中的奧妙所在。
2、編號的應用：
編號是組成工作崗位說(shuō)明書(shū)的另一個(gè)組成部分，一家具有一定規模的公司將會(huì )越來(lái)越重視編號的應用。作為HR編號的確定是為今后便于查閱和規范人力資源工作管理而設計，所以從一開(kāi)始就要引起高度重視，不要等到需要編號的時(shí)候再去編號，那樣不僅工作效率提高不上去，同時(shí)也不便于公司規范化管理，便為以后公司完善 CIS企業(yè)行為識別系統時(shí)打下一個(gè)良好的基礎。
怎樣設計編號?例如：HRM---GG---001,HRM代表著(zhù)公司人力資源管理，GG代表公司高級管理人員的拼音字母代名詞，001代表著(zhù)高級管理人員的編號。假如這是一家集團公司下設很多分公司，那么遇到這種情況如何在編號上區分出來(lái)呢?
例如：一家市政公司下設一個(gè)預制件廠(chǎng)，還有一個(gè)瀝青廠(chǎng)，這個(gè)時(shí)候你可以在編號上這樣設計就能分開(kāi)，便于人力資源系統化查詢(xún)。
HRM----YGG----001,HRM----LGG---001,Y代表著(zhù)預制廠(chǎng)的拼音符號，L代表著(zhù)瀝青廠(chǎng)的拼音符號，這樣以來(lái)便于人力資源管理的保管和查
GG 代表高管，也是就公司廠(chǎng)長(cháng)、副廠(chǎng)長(cháng)等級別的人物。那么高管級別以下的主管如何編號呢?可以這樣：ZG、CG、ZY、GR等，分成主管、次管、職員、工人，如此你的工作崗位說(shuō)明書(shū)的編號就算完成了，不過(guò)整體工作崗位說(shuō)明書(shū)完成后不要忘記還有一項重要的工作就是，關(guān)于編制工作崗位說(shuō)明書(shū)的名詞解釋和崗位說(shuō)明書(shū)編號明細表。這樣你的人力資源工作才能做細、做好。
三、崗位基礎信息：
崗位基礎信息包含以下幾個(gè)方面，當你完善這些的時(shí)候才便于你去人才市場(chǎng)招聘人員，否則，讓內行人一眼就看得出來(lái)那些在人才市場(chǎng)招聘的企業(yè)、那些負責招聘的人員是不規范的。一個(gè)在人力資源管理上不規范的公司不難想象出是個(gè)什么狀態(tài)。為此，崗位基礎信息里需要包括如下內容：
l 崗位名稱(chēng)：如總經(jīng)理助理。
l 崗位編號：如HRM----CG----004
l 崗位部門(mén)：如總經(jīng)辦
l 崗位定員：如2人
l 直接上司：如總經(jīng)理
l 直接下級：如暫無(wú)
l 職務(wù)級別：次管級
l 薪酬類(lèi)型：如月薪制、年薪制或其他
l 所轄人數：如暫無(wú)、如分管XX科室
l 可升遷崗位：主管級
l 可替換崗位：主管級或次管級
l 書(shū)寫(xiě)人：
l 審核人：XXX
l 編寫(xiě)日期：2010年5月10日星期一
l 注明解釋?zhuān)篐RM代表公司人力資源管理文件，CG為拼音符號，C代表著(zhù)公司次管級別，G表示管理者，004代表查閱編號。
以上的基礎資料才能讓?xiě)刚咭荒苛巳豢炊约涸诠镜奈恢眉奥氊熕凇?/p>
四、崗位在組織機構中的位置：
也就是說(shuō)，工作崗位說(shuō)明書(shū)的組成部分離不開(kāi)崗位在組織機構中的位置這個(gè)展示。這樣表明有助于應聘者或者人力資源的從業(yè)者清晰明確崗位在組織機構中的位置和重要性。
那么，是不是把公司的組織機構圖原封不動(dòng)的在此列出啊?答案是否定的，只要將公司的各個(gè)中心或部門(mén)列出即可。旨在讓受聘人一看就能明白自己所處的部門(mén)和位置即可。
五、崗位目的：
企業(yè)用任何一位員工，尤其是管理層人員都會(huì )因事設人，當然有時(shí)也會(huì )因人設事。無(wú)論哪種方式其目的是相同的，即為了實(shí)現公司的戰略目標而設定的崗位。對此，HR在書(shū)寫(xiě)和編制崗位目的時(shí)，千萬(wàn)記住該崗位是圍繞著(zhù)實(shí)現公司整體戰略服務(wù)而描繪的職責、任務(wù)、目標提煉的經(jīng)典話(huà)語(yǔ)。不能太過(guò)于啰嗦，因為具體的職責會(huì )在下項崗位職責中具體描述。所以，HR在編制時(shí)既要圍繞企業(yè)的戰略目的又要涵蓋日常工作的內容而設計。
其實(shí)，從某種角度而言，這也是人力資源管理對員工績(jì)效考評的依據，而崗位具體職責部分則是分開(kāi)量化而已。在此不贅述。
六、工作關(guān)系：
HR在設置工作關(guān)系時(shí)，通常的情況分為公司內部關(guān)系和公司外部關(guān)系。內部關(guān)系主要是針對該職位所在公司的銜接部門(mén)及溝通指數而設定�？梢栽O置模塊如下：?jiǎn)挝�、人員及部門(mén)、頻繁程度。其中在頻繁度里包含頻繁、經(jīng)常和偶爾三項。
單位是指這個(gè)崗位需要與內部的溝通部門(mén)，如總經(jīng)理的助理，需不需要與董事會(huì )成員溝通?需要。需不需要與行政部、市場(chǎng)部、生產(chǎn)部及策劃部等溝通，需要。如此，作為HR你在設置內部關(guān)系時(shí)就要考慮該職務(wù)需要與哪些部門(mén)及人員溝通。
另外在編制頻繁程度時(shí)可不是瞎寫(xiě)的，要考慮到該職務(wù)和總經(jīng)理的工作作風(fēng)等等因素。 有的是頻繁，有的就應該是經(jīng)常，有的只能是偶爾。這其中的奧妙很多，要觀(guān)察高級管理人員之間的復雜關(guān)系和排斥、嫉妒等等因素在里面。
公司外部的溝通關(guān)系，就更需要你了解更多的情況才能制定。不僅要掌握該崗位人員的學(xué)識、見(jiàn)識、為人處世的技能，同時(shí)還要了解該崗位人員的口才和社會(huì )交際本領(lǐng)等。
在你設計這些的同時(shí)，還要考慮下一步你在設計工作崗位說(shuō)明書(shū)承擔職責那一塊，因為二者是有連帶關(guān)系的，否則你的績(jì)效考評就會(huì )流產(chǎn)。人力資源管理是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性很強的工作，同時(shí)也是一項動(dòng)態(tài)性很強的管理工作。所謂動(dòng)態(tài)性很強是指無(wú)論是人還是工作環(huán)境都時(shí)時(shí)發(fā)生著(zhù)微妙的變化，它需要從事人力資源管理的工作者對事對物都要具有良好的驅動(dòng)力、情商、更要具有豐富的知識閱歷等。
七、工作摘要：
工作摘要與工作目的有著(zhù)不同的概念區分。從總的原則來(lái)看，工作摘要就是將承擔職責的主要概況進(jìn)行描述。
例如：還以總經(jīng)理助理為例：
為總經(jīng)理的日常工作事物處理好各方面的協(xié)調關(guān)系，為總經(jīng)理制定的年度工作計劃提出合理化和科學(xué)化的建議，為總經(jīng)理制定的公司戰略提出可行性的分析報告及戰術(shù)推進(jìn)計劃等。
對內不僅與公司各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導保持經(jīng)常性的接觸，同時(shí)還要給總經(jīng)理提供與各個(gè)高管人員接觸后留下的印象、工作作風(fēng)、可用程度、發(fā)展空間等等感悟與評價(jià)，以便給總經(jīng)理提供各部領(lǐng)導晉升、降級、獎勵和懲罰等參考依據。對外協(xié)調與總經(jīng)理接觸頻繁的政商兩界領(lǐng)導，便于彌補總經(jīng)理因事物繁忙而疏忽的事項。
你在編寫(xiě)工作摘要時(shí)，首要考慮總經(jīng)理到底需要一個(gè)什么樣的助理?總經(jīng)理的性格、愛(ài)好、脾氣、容忍度、社交群體、文化素養、成長(cháng)環(huán)境、為人處世的誠信度等等。這些詳情的了解是你選擇與書(shū)寫(xiě)工作摘要必須要慎重思考的，否則最終老板就會(huì )責備你不會(huì )選人，責任全在你的身上。再有你對這個(gè)助理的績(jì)效考評如何推行?會(huì )不會(huì )搬起石頭砸自己的腳等等。
你在設計這些工作摘要的時(shí)候可要謹慎啊，否則你接下來(lái)的績(jì)效考核不能有效的展開(kāi)，老板會(huì )認為你華而不實(shí)的。很多企業(yè)的老板不會(huì )是說(shuō)自己不好，而是埋怨你這個(gè)人事部長(cháng)太弱。生活在一個(gè)多數老板依靠機遇發(fā)財、文化程度盡管不高、但是虛榮心很強的時(shí)代，人力資源管理者不僅要專(zhuān)業(yè)，而且還要懂得什么樣的老板什么樣的手段對待，否則的話(huà)，你按照什么以人為本，科學(xué)發(fā)展觀(guān)等等口號教條的東西生搬硬套是不行的。
八、承擔責任：
這部分是整個(gè)工作說(shuō)明書(shū)的重點(diǎn)部分，這個(gè)部分設計的好壞直接關(guān)系到下一步的績(jì)效考評工作的有效進(jìn)行。如果你是一個(gè)專(zhuān)業(yè)人士，你通過(guò)一家公司設計的承擔責任這塊就能看出這家公司的人力資源部長(cháng)是否專(zhuān)業(yè)?同時(shí)也能判斷出這家公司的老板及手下那些副總是否懂得企業(yè)管理或者人力資源管理等。
你會(huì )經(jīng)�？吹胶芏嗖欢蛘卟粚�(zhuān)業(yè)HR設計的承擔責任這一項時(shí)，每個(gè)開(kāi)頭都寫(xiě)負責什么什么?就看這一點(diǎn)，這家公司的HR就是個(gè)庸才。并非負責什么寫(xiě)的不對，而是不細化，正因為不細化便出現很多公司沒(méi)有執行力，而老板卻不知道到底原因出在哪里?也不明白他啟用的HR是個(gè)廢人。這年頭，做企業(yè)的老板再也不像從前了，只要有錢(qián)就能辦公司，不是儒商很難做強做大企業(yè)的。
那么如何正確書(shū)寫(xiě)或者編制這塊呢?
首先作為HR要懂得專(zhuān)業(yè)工具的運用，也就是說(shuō)這部分HR要運用崗位說(shuō)明書(shū)常用動(dòng)詞表。在常用動(dòng)詞表中借鑒和思考運用的名詞與工作要求相匹配，如下：
一、 規劃：
規劃的解釋為：為實(shí)現組織的長(cháng)期發(fā)展目標和長(cháng)期利益，對組織的發(fā)展方向、資源配置、實(shí)現目標的途徑和手段所作的安排。
從上述的解釋來(lái)看，那么HR在編制說(shuō)明書(shū)的時(shí)候，是否要考慮給什么職位的人編寫(xiě)時(shí)要寫(xiě)上規劃?警衛人員需要嗎?做飯的食堂師傅需要嗎?車(chē)工、鉗工、焊工等需要嗎?這些人是不需要的。只有高管層人員才需要，主管層也有需要的，但是次管層就是執行層了當然很少需要的了。明白了這些，你在給高級管理人員編制說(shuō)明書(shū)的時(shí)候第一項就是有規劃的內容。試想，一個(gè)沒(méi)有規劃或者不會(huì )規劃的高管，能做好工作嗎?民營(yíng)企業(yè)或者外資、合資高級管理人員可不同于公務(wù)員之類(lèi)的那些共產(chǎn)黨的領(lǐng)導……
所以，董事長(cháng)、總經(jīng)理、副總、人力資源部長(cháng)、生產(chǎn)主管、銷(xiāo)售主管、企劃主管、財務(wù)主管等，在編制工作崗位說(shuō)明書(shū)的時(shí)候一定要編寫(xiě)規劃一項。什么職務(wù)編寫(xiě)什么與職務(wù)有關(guān)的規劃。
我今天與兩個(gè)在公司里做財務(wù)的人員交流，問(wèn)他財務(wù)人員主要職責是什么?這兩個(gè)人的回答都不清晰，不難想象與判斷出這兩公司在經(jīng)營(yíng)與管理上的滯后，否則他的財務(wù)人員只會(huì )整理帳務(wù)，不會(huì )規劃財務(wù)。這就像社會(huì )上很多人考財務(wù)證書(shū)，但是從來(lái)就沒(méi)有認真思考過(guò)怎樣才能升遷財務(wù)總監，作為財務(wù)總監除了掌握財務(wù)知識外，不懂6S 管理如何根據數字報表判斷費用的增加與降低來(lái)源之處?
所以在給公司高管層設計規劃時(shí)，一定要圍繞公司的戰略層面編制。在給主管層設計時(shí)既要考慮戰略層又要考慮執行層的多種要素。
二、計劃：
計劃與規劃有相同的地方也有不同之處。計劃的解釋為：規定組織的目標，制定整體戰略以實(shí)現這些目標，以及將計劃逐層展開(kāi)，以便將協(xié)調和將各種活動(dòng)一體化。
如果是這樣的要求，這就需要公司的高管層、次管層人員在編制工作說(shuō)明書(shū)時(shí)都要有計劃這一項。規劃屬于公司的戰略層面，而計劃多數是指戰略的執行層面。所以對于公司執行層管理人員的計劃能力的素質(zhì)要求就很?chē)栏�，�?huì )不會(huì )計劃?能不能分解戰略?如何有效逐層展開(kāi)計劃，推行計劃等，這是考驗企業(yè)中層領(lǐng)導的核心所在。
看看那些老國營(yíng)企業(yè)，是不是都在各個(gè)科室的墻面上，用個(gè)相框寫(xiě)著(zhù)工作職責?有用嗎?沒(méi)有用。有人照做嗎?沒(méi)有。有人天天抬頭就能看見(jiàn)的職責一問(wèn)三不知，什么原因呢?
你再看看那些工商、稅務(wù)、派出所、村部、財務(wù)等等辦公室的墻上不是都有這種所謂的職責明示嗎?結果如何?你再看看哪些成功的大公司墻上一個(gè)這樣的虛張聲勢的東西都沒(méi)有，其結果為何很好啊?
三、 起草：
起草的解釋為：將思想轉化為書(shū)面文件的過(guò)程。凡是企業(yè)的高管層、次管層與執行層人員是不是需要經(jīng)常起草文件?生產(chǎn)部門(mén)主管出現了質(zhì)量事故需要起草不?銷(xiāo)售部門(mén)的人員需要起草市場(chǎng)調研報告不?總經(jīng)理的文秘或助理需要起草各種會(huì )議文案不?采購部長(cháng)需要起草關(guān)于購進(jìn)材料的請示報告不?都需要。這些需要還僅僅是日常工作的簡(jiǎn)單行為，更主要的是要起草與本工作相關(guān)的推進(jìn)工作的方法、構思和建議等等。為此，HR在給管理人員設計說(shuō)明書(shū)時(shí)，你沒(méi)有清晰明確的起草要求，就導致企業(yè)的執行力欠缺。
四、擬定：
擬定與起草差不多，但是凡是需要向上級領(lǐng)導匯報的它的準確用詞就是擬定。擬定的概念就是：提出文件或制度的草案，并提交上級領(lǐng)導審議的行為。
所以HR應該對所有公司的管理人員，在編制說(shuō)明書(shū)時(shí)要有擬定的用詞，至于根據各個(gè)職位的不同，該職位需要擬定的文件或者制度不同而已。
所為擬定就是還沒(méi)有經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導批準和認可的前期文案，什么職務(wù)的人員需要擬定什么呢?如果作為HR你要在工作說(shuō)明書(shū)里明確地標明出來(lái)，否則，公司的管理人員不逼到頭上會(huì )主動(dòng)寫(xiě)擬定?所以，HR一定要在工作說(shuō)明書(shū)中依據本職務(wù)的權重而設計需要該職位擬定的文案和制度。
為何很多企業(yè)的人力資源管理者不受到重視?為何有的人力資源經(jīng)理在企業(yè)的地位很低、有的卻很高，原因源自此的運用和奧妙。當人家不怕你的時(shí)候，你的地位自然很低，當你的績(jì)效考評讓他膽戰心驚時(shí)，你的地位自然就會(huì )很高。
五、制定：
在人力資源管理體系中的工作崗位說(shuō)明書(shū)里，作為HR的從業(yè)者，在給公司內部各個(gè)崗位人員設計承擔責任欄目時(shí)，有關(guān)制定的運用，通常而言是歸屬于管理層人員時(shí)所采用。當然普通的職員也有類(lèi)似的描述，但是僅限于特殊工種或者該工種的工作范圍有著(zhù)經(jīng)常書(shū)寫(xiě)報告的規定，那么亦可用此。
制定----戰略、目標、方案、制度、計劃等內容在獲得批準之前的形成過(guò)程，包括擬定、修改、討論、審核等環(huán)節。
如何你是個(gè)人力資源部長(cháng)，你不難從中領(lǐng)悟到制定這個(gè)詞的運用。所以在給管理層人員設計工作職責時(shí)，制定的詞不是隨便寫(xiě)的，要根據公司組織機構圖對該職務(wù)賦予的期望及滿(mǎn)足公司戰略經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標而設定。當然了既不能生搬硬套，又要靈活掌握。
六、組織：
讓我們先看看組織是如何釋疑的：是通過(guò)設計和維持組織內部的結構和相互之間的關(guān)系，使人們?yōu)閷?shí)現組織的目標而有效協(xié)調工作的過(guò)程。
作為HR你如何運用組織編制工作說(shuō)明書(shū)呢?比如：一個(gè)生產(chǎn)部的部長(cháng)他應該組織什么?這時(shí)你就可以很容易地想象出生產(chǎn)部長(cháng)一定要組織生產(chǎn)、會(huì )議、質(zhì)量、納期等等。那么你需要寫(xiě)多少個(gè)組織啊?記�。阂粋�(gè)優(yōu)秀的HR人員在編制說(shuō)明書(shū)時(shí)，針對一個(gè)職務(wù)最多不能超過(guò)兩個(gè)組織。通常我在編寫(xiě)時(shí)絕對沒(méi)有第二個(gè)組織字眼的出現。為此，工作崗位說(shuō)明書(shū)的設計是個(gè)費神的工作，不僅要具有極強的人力資源管理的專(zhuān)業(yè)知識，同時(shí)還要懂得6S生產(chǎn)現場(chǎng)管理，要不你寫(xiě)出的生產(chǎn)部長(cháng)的說(shuō)明書(shū)會(huì )流于形式而不實(shí)用。同樣，如果你不懂得AS售后服務(wù)體系，那么你給售后服務(wù)部部長(cháng)所設計的也會(huì )缺東少西的。所以很多公司的人力資源部長(cháng)就會(huì )去百度上查相同的東西，結果不倫不類(lèi)的，其效果可想而知。這種現象的產(chǎn)生直接導致很多公司沒(méi)有執行力。
七、管理：
管理-----運用組織賦予的權利和資源，同他人一起或者通過(guò)他人更有效地達成組織目標的過(guò)程。
這就是管理的釋疑，你如何設計呢?例如：一個(gè)采購部長(cháng)，你在設計說(shuō)明書(shū)時(shí)應該考慮哪些因素?
1、 采購部長(cháng)應不應該管理團隊?應該。
2、 該不該管理當月采購計劃的有效完成?應該。
3、 通常鎖定的供應商原材料突然短缺，該不該管理?我想生產(chǎn)部長(cháng)可不管你那些，你采購部長(cháng)進(jìn)不來(lái)原材料我拿什么生產(chǎn)，不能給客戶(hù)發(fā)貨能是我的責任嗎?巧婦難為無(wú)米之炊!看看事情是不是一環(huán)套一環(huán)啊，你在設計說(shuō)明書(shū)的時(shí)候僅僅考慮采購部長(cháng)還不行，還要思考與其相聯(lián)系部門(mén)之間的關(guān)系與協(xié)調。否則為什么那些大學(xué)里學(xué)習幾年人力資源管理的學(xué)生企業(yè)不愿意要啊，就是這個(gè)原因。
所以，我在給徒弟講課的時(shí)候一再重申：管理的概念就是——懂得心的經(jīng)營(yíng)并具有超越常規的管理人才。徒弟們一個(gè)個(gè)都蒙頭轉腦了，從字面上話(huà)可以理解，但是拿到真刀真槍的戰場(chǎng)上能得心應手運用自如的人，沒(méi)有幾年的努力是做不到甚至做不好的。
八、實(shí)施、落實(shí)：
實(shí)施、落實(shí)-----按照計劃安排行動(dòng)，確保完成既定目標。 HR在書(shū)寫(xiě)這塊的時(shí)候首先考慮的是這一項多數針對管理層的，尤其是執行層人員的崗位說(shuō)明書(shū)中涵蓋多一些。無(wú)論實(shí)施還是落實(shí)都是執行某一項或多項工作，那么你怎樣編寫(xiě)呢?我列舉一二，從中你就領(lǐng)悟了其中的方法。
例如：
1、董事長(cháng)的工作說(shuō)明書(shū)關(guān)于實(shí)施、落實(shí)應該如何編寫(xiě)。董事長(cháng)是公司的最高決策者，他需要實(shí)施去哪里購買(mǎi)掃地的拖把嗎?他應該落實(shí)食堂今天中午的白菜洗干凈沒(méi)有嗎?他不需要，因為他不是實(shí)施這些事情的，為此，你在編制董事長(cháng)的實(shí)施時(shí)，首要思考的是站在企業(yè)全局的層面上董事長(cháng)應該做什么?這時(shí)你的思考方向對了，你的實(shí)施就有內容量。
如：實(shí)施公司年度制定的新建一處分公司的戰略計劃有效推進(jìn)，組織各部門(mén)領(lǐng)導定期舉辦項目進(jìn)展會(huì )議，協(xié)調在推進(jìn)過(guò)程中出現阻礙進(jìn)程的重大事宜。
2、如果同樣是一家公司，也就是這家正在籌備分公司的總經(jīng)理，如何編制落實(shí)這一項呢?
如：落實(shí)總公司制定出的分公司籌備工作逐項推進(jìn)與驗收工作，確保在籌建過(guò)程中依據戰略目標組織進(jìn)程、控制期限、跟進(jìn)項目及反饋信息。
你看看，這樣編制不就是既符合總公司的要求，又便于董事長(cháng)監督與考核分公司總經(jīng)理的工作嗎?為此，人力資源在編寫(xiě)說(shuō)明書(shū)的時(shí)候千萬(wàn)記住不是給分公司總經(jīng)理編寫(xiě)的就只是想到這個(gè)總經(jīng)理，還有考慮到其相關(guān)的與之有著(zhù)密切關(guān)系的人員，他們相互之間的工作說(shuō)明書(shū)都有著(zhù)千絲萬(wàn)縷的關(guān)系。
九、貫徹：
貫徹----在組織中層層下達指令，使組織接受并執行某項規章制度、規定、規范等內容，并對執行情況進(jìn)行監督檢查，確保達到預期效果。
我們從事HR的人都知道，人力資源的績(jì)效考評依據何在?其中之一不就是考核工作崗位說(shuō)明書(shū)承擔責任這一塊嗎?所以，相對企業(yè)中的管理者能不能有貫徹能力是考核是否合格與優(yōu)秀的重要指標之一。為此，你在設計說(shuō)明書(shū)時(shí)就要考慮全面些，既考慮到將該職位所應該承擔的職責寫(xiě)進(jìn)說(shuō)明書(shū)中，又要考慮到你寫(xiě)完后下一步的績(jì)效考評如何使用?否則你豈不是搬起石頭砸自己的腳嗎?
當我們看到貫徹的時(shí)候一定要想到只有部門(mén)領(lǐng)導才具有貫徹的權利。職位高一些的就貫徹相對而言大一些的戰略和制度，職位低一些的就要給他編制如何貫徹的方法，貫徹后人力資源如何跟蹤、檢查和監督等問(wèn)題。這樣你在編制的時(shí)候頭腦里就有了概念，那么，接下來(lái)你的績(jì)效考核也就順其自然不脫節了。
十、指導：
指導-----對工作的方法、思路、步驟、規則給予指導、建議和引導。我們僅從名詞的解釋中就不難看出來(lái)，HR在設計指導這個(gè)責任時(shí)分量有多重要?績(jì)效考評的指數有多高?所以，工作崗位說(shuō)明書(shū)不僅僅是為績(jì)效考評準備的，同時(shí)也是為招聘所必需的。
很多公司天天埋怨招聘不到好的人才，可是從來(lái)做HR的就沒(méi)有思考過(guò)為何招聘不到好的人才?老板當然不懂了，就知道以增加工資待遇為砝碼，三千工資找不到，再加500元。就這樣即便你招聘到了人才會(huì )長(cháng)久嗎?能留住嗎?遇到競爭對手給5000元是不是就跳槽了?
再說(shuō)了，你沒(méi)有一份好的、優(yōu)秀的崗位說(shuō)明書(shū)，你能選到好的人才嗎?看看，不僅公司分好壞，一個(gè)工作說(shuō)明書(shū)也分好壞，更何況很多公司還沒(méi)有工作說(shuō)明書(shū)呢，有的就是責任掛板。
如：財務(wù)室的墻面上，寫(xiě)著(zhù)會(huì )計崗位責任、出納員工作職責等就萬(wàn)事大吉了，就認為我把你的職責掛在你的辦工桌上方了，你天天抬頭就能看見(jiàn)的�？墒悄阋�(jiàn)過(guò)這種方式在人力資源的管理中能發(fā)揮著(zhù)舉足輕重的作用嗎?不能。中國人幾千年遺留的形式主義至今還根深蒂固地影響著(zhù)企業(yè)老板的壽命。
對此，HR在寫(xiě)指導這塊時(shí)要考慮到該崗位具有哪些對下屬工作方法的指導?這個(gè)職位結合公司的實(shí)際情況他能指導哪些工作?他是否具有指導能力?如果他自己都不能指導自己，還能指導別人哪些?
從該項中人力資源從業(yè)人員在編制時(shí)就要考慮這個(gè)職務(wù)他的指導能力，都需要知道什么?他應該給下屬哪些思路?在工作崗位說(shuō)明書(shū)中如何描繪這些思路?在績(jì)效考評中用什么方式解決考評其指導能力的模塊?
十一、協(xié)調：
協(xié)調------調節工作中出現的矛盾，使工作能夠順利進(jìn)行。
如何書(shū)寫(xiě)調節?調節也是針對部門(mén)領(lǐng)導職務(wù)而設定的，根據每個(gè)部門(mén)領(lǐng)導所涉及的工作范圍、工作特點(diǎn)和工作方向而定。
如：采購部長(cháng)的說(shuō)明書(shū)
協(xié)調銷(xiāo)售部和生產(chǎn)部之間的銷(xiāo)售計劃與生產(chǎn)計劃的密切銜接，及時(shí)彌補因銷(xiāo)售部門(mén)臨時(shí)增派銷(xiāo)售任務(wù)訂單給生產(chǎn)部帶來(lái)的生產(chǎn)計劃變更，繼而所需的原料及配件采購。
你看看，這樣不僅把采購部長(cháng)的工作職責寫(xiě)進(jìn)去了，同時(shí)也用說(shuō)明書(shū)的形式督促采購部長(cháng)打造和諧團隊精神，不能存在個(gè)人自?huà)唛T(mén)前雪，休管他人瓦上霜的個(gè)人主義。
其實(shí)，企業(yè)真正需要的人力資源部長(cháng)，不僅要懂得人事本專(zhuān)業(yè)，更要懂生產(chǎn)現場(chǎng)管理。如果一個(gè)生產(chǎn)型的公司，這個(gè)人力資源部長(cháng)對6S生產(chǎn)現場(chǎng)一點(diǎn)都不懂的話(huà)，那么，很難有效的展開(kāi)人力資源工作。即使你很專(zhuān)業(yè)你寫(xiě)出的工作崗位說(shuō)明書(shū)也缺少實(shí)用性和前瞻性。
為此，一個(gè)優(yōu)秀的HR，從某種角度而言要具有多面性的知識，只有這樣才能更好發(fā)揮專(zhuān)業(yè)的共性。很多企業(yè)的人力資源管理者僅知道按照理論去制定制度，結果企業(yè)的老板總是抱怨公司沒(méi)有執行力。一旦這種狀況發(fā)生與人力資源部長(cháng)的能力有著(zhù)直接或間接責任。一旦有一天企業(yè)的老板突然清醒了，原來(lái)根源在人力資源部長(cháng)沒(méi)有盡職盡責或者水平欠缺，那么你距離下崗將指日可待。
十二、監督：
監督----在執行過(guò)程中通過(guò)檢查發(fā)現現狀與標準的差距，反饋意見(jiàn)，促使執行者達到標準的過(guò)程。
記�。罕驹~的運用重點(diǎn)不在檢查發(fā)現現狀，也不在現狀與標準之間的差距，重要的關(guān)鍵環(huán)節是反饋，是通過(guò)反饋你采取了哪些有效的改進(jìn)辦法?你又是如何促進(jìn)執行者達到標準的過(guò)程?如果僅僅由檢查發(fā)現問(wèn)題，則所出現的問(wèn)題距離要求的目標尚有一段距離。那么，缺少實(shí)際解決或幫助改進(jìn)的策略，所有的檢查與督促還要依靠員工自己來(lái)想辦法，其效果自然不會(huì )明顯，同時(shí)也就失去督促的意義。
所以，HR在設計的時(shí)候，要考慮到目前公司處于管理的哪個(gè)階段?在這個(gè)階段中管理者的督促力度有多大?員工能不能經(jīng)過(guò)督促迅速改進(jìn)?改進(jìn)后的各類(lèi)激勵制度是否緊密銜接?這些問(wèn)題的思考和落實(shí)才是有效編制說(shuō)明書(shū)的前提。
徒弟們，你們記住了嗎?任何一本人力資源管理的書(shū)籍中，尤其是那些企業(yè)管理咨詢(xún)公司的咨詢(xún)顧問(wèn)、項目經(jīng)理等寫(xiě)的書(shū)籍或文章，都不可能把最精華的、最重點(diǎn)的或者說(shuō)需要的注意事項告訴你。即使寫(xiě)出來(lái)了，即使告訴你了，你也看不懂，看懂了真正到企業(yè)的實(shí)戰中你也不會(huì )變換和應用。這就需要你們不斷的學(xué)習和實(shí)踐，在實(shí)踐中總結、探索或者直接向老師請教避免走更多的彎路。
十三、檢查：
檢查-------將標準與結果對比。
你看明白了嗎?是將標準與結果對比。為此，HR在設計說(shuō)明書(shū)時(shí)，不要以為不就是檢查嗎?只要是領(lǐng)導，我就給他的說(shuō)明書(shū)中寫(xiě)上檢查這、檢查那的。這樣想對不對?不能說(shuō)你錯，只能說(shuō)你考慮問(wèn)題不具體或者對流程管理與工作崗位說(shuō)明書(shū)之間的關(guān)系弄不明白?
從制定檢查就可以反映出，公司目前針對所檢查事項的標準制定出來(lái)沒(méi)有?即使制定出來(lái)了，你的標準是否符合公司目前的狀況?不符合你下一步的調整措施是什么?調整流程是什么?調整的結果最終需要與具體部門(mén)人員核對沒(méi)有?征詢(xún)他們可實(shí)施的建議沒(méi)有?
你制定的標準與結果，是不是你現有員工通過(guò)努力就能達到的?這些問(wèn)題才是HR應該在設計說(shuō)明書(shū)時(shí)就應該思考周密的。如果你僅僅會(huì )書(shū)寫(xiě)，不會(huì )下一步的績(jì)效考核，也不管三七二十一，只要是領(lǐng)導我就寫(xiě)檢查，至于你檢查的如何?效果如何?我可不管你哪些?你想想，如果你這樣的水平和心態(tài)，你的工作還能做好嗎?你設計的工作崗位說(shuō)明書(shū)是不是一張廢紙?
十四、檢驗：
檢驗-----運用儀器設備檢查對象特征并與設定的標準對比，反饋意見(jiàn)，促使執行者達到標準。
檢查和檢驗的相同之處都是檢，不同之處在于一個(gè)是查、一個(gè)是驗。因此，在編制工作崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)，要考慮到具體內容是用表格去檢查還是借助儀器來(lái)檢驗。不管是表格檢查還是儀器檢驗，其關(guān)鍵都是你對本崗位的熟悉程度，你越熟悉設計的工作崗位內容，你寫(xiě)出的檢驗就越符合實(shí)際工作需要。
即使不借助儀器就不叫檢驗嗎?不對，不借助儀器時(shí)也可以檢驗。在這里盡管是借助儀器，但是在工作崗位說(shuō)明書(shū)的設計里可不是借助儀器的，你一定要理解和掌握。
如：質(zhì)檢部長(cháng)或質(zhì)檢員的工作崗位說(shuō)明書(shū)：
檢驗生產(chǎn)一車(chē)間的機械設備是否處于正常運作狀態(tài)，將檢驗結果填寫(xiě)設備運轉狀況檢驗單，要求每月25日前將檢驗單匯總后呈交生產(chǎn)部長(cháng)并保留原稿。
你看看，如果這樣書(shū)寫(xiě)檢驗承擔責任時(shí)，是不是人力資源的績(jì)效考評工作就有了依據，也有了檢查的標準。同時(shí)針對檢驗結果來(lái)考核生產(chǎn)車(chē)間對設備的保養、維護是否到位等等。
企業(yè)管理像一條鎖鏈，都是一個(gè)環(huán)節一個(gè)環(huán)節連接起來(lái)的。人力資源管理也是如此�？墒乾F在企業(yè)的人事，就會(huì )停留在簡(jiǎn)單的考勤、招聘、養老保險的繳納上，這樣能做好工作?這樣你的工資能高?這樣老板會(huì )重用你嗎?
十五、考核：
考核-------調查、了解工作過(guò)程和結果，并與標準、計劃、目標對比后給予評價(jià)。
這就是考核的釋義。記住書(shū)寫(xiě)考核時(shí)要圍繞調查過(guò)程、了解結果，還要思考過(guò)程與結果銜接不足的是什么?當與標準、計劃及目標不符的時(shí)候，你除了給予評價(jià)外，總結的教訓是什么?改進(jìn)的方法有哪些?
當你思考能達到這一系列的時(shí)候，你在起草考核一詞時(shí)，就知道針對不同職位，應該如何書(shū)寫(xiě)考核什么問(wèn)題了。
如：區域經(jīng)理工作崗位說(shuō)明書(shū)：
考核區域經(jīng)理在季度市場(chǎng)調研中，針對市場(chǎng)的價(jià)格、廣告投放量、品牌美譽(yù)度及消費者認知度的總結準確率。分析與判斷下個(gè)季度的應對措施是否符合消費市場(chǎng)的需求及消費者的期待。
如果你這樣給區域經(jīng)理設計承擔責任這一項，那么你就很清楚指定的標準、設立的目標，應該從哪個(gè)角度來(lái)對比。同時(shí)也能反饋出你的考核項目是否涵蓋這些元素。
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