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如何掌握接打電話(huà)的小技巧

時(shí)間:2023-02-27 03:02:35 職場(chǎng)禮儀 我要投稿
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如何掌握接打電話(huà)的小技巧

  很多人都有過(guò)這樣的感覺(jué),本來(lái)想的好好的一件事,拿起電話(huà)卻不知道如何去表達,尷尬不已。如果是跟朋友打電話(huà)犯點(diǎn)這樣的錯誤也沒(méi)什么大的問(wèn)題,可是如果是工作,這樣就是一種極不專(zhuān)業(yè)的表現了。那么我們接打電話(huà)時(shí)應該要注意哪些問(wèn)題呢?趕快來(lái)看一下吧!

如何掌握接打電話(huà)的小技巧

  當你給他人打電話(huà)時(shí),你應調整好自己的思路,當你的電話(huà)鈴響起之時(shí),你應該盡快集中自己的精力,暫時(shí)放下手頭正在做的事情,以便你的大腦能夠清晰地處理電話(huà)帶來(lái)的信息或商務(wù)。當然,上述過(guò)程應該迅即完成,如果你讓電話(huà)鈴響得時(shí)間過(guò)長(cháng),對方會(huì )掛斷電話(huà),你便會(huì )失去得到信息或生意的機會(huì )。以下幾點(diǎn)是你在接電話(huà)時(shí)可以參考和借鑒的技巧:

  1、隨時(shí)記錄

  在手邊放有紙和鉛筆,隨時(shí)記下你所聽(tīng)到的信息。如果你沒(méi)做好準備,而不得不請求對方重復,這樣會(huì )使對方感到你心不在焉、沒(méi)有認真聽(tīng)他說(shuō)話(huà)。

  2、自報家門(mén)

  一拿起電話(huà)就應清晰說(shuō)出自己的全名,有時(shí)也有必要說(shuō)出自己所在單位的名稱(chēng)。同樣,一旦對方說(shuō)出其姓名,你可以在談話(huà)中不時(shí)地稱(chēng)呼對方的姓名。

  3、轉入正題

  當你接聽(tīng)電話(huà)時(shí),不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間,而應立即做出反應。一個(gè)好的開(kāi)場(chǎng)白可能是:“您需要我做什么?”當你覺(jué)出對方有意拖延時(shí)間,你應立即說(shuō):“真不巧!我正要參加一個(gè)會(huì )議,不得不在5分鐘后趕到會(huì )場(chǎng)。”這樣說(shuō)會(huì )防止你們談?wù)摬槐匾默嵤,加速商?wù)談話(huà)的進(jìn)展。

  4、避免將電話(huà)轉給他人

  自己接的電話(huà)盡量自己處理,只有在萬(wàn)不得已的情況下才能轉給他人。這時(shí),你應該向對方解釋一下原因,并請求對方原諒。例如,你可以說(shuō):“布朗先生會(huì )處理好這件事的,請他和您通話(huà)好嗎?”在你作出這種決定之前,應當確定地方愿意你將電話(huà)轉給他人。例如,你可以說(shuō):“對于這件事,我們很快會(huì )派人跟您聯(lián)系的。”

  5、避免電話(huà)中止時(shí)間過(guò)長(cháng)

  如果你在接電話(huà)時(shí)不得不中止電話(huà)而查閱一些資料,應當動(dòng)作迅速。你還可以有禮貌地向對方說(shuō):“您是稍候片刻,還是過(guò)一會(huì )兒我再給您打過(guò)去?”

  讓對方等候時(shí),你可以按下等候鍵。如果你的電話(huà)沒(méi)有等候鍵,就把話(huà)筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時(shí)間超過(guò)你所預料的時(shí)間,你可以每隔一會(huì )兒拿起電話(huà)向對方說(shuō)明你的進(jìn)展。如,你可以說(shuō):“約翰先生,我已經(jīng)快替您找完了,請您再稍候片刻。”當你查找完畢,重新拿起電話(huà)時(shí),可以說(shuō):“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。

  對于接電話(huà)的人來(lái)講,當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話(huà)時(shí)打進(jìn)電話(huà),你可以選擇合適的詞語(yǔ)讓你通話(huà)的人稍候。然后拿起另一部電話(huà)說(shuō):“你能否稍等?我正在接聽(tīng)一個(gè)電話(huà)。”如果打來(lái)電話(huà)的人只是有一些小事,便可以當即回絕,然后迅即轉向第一個(gè)電話(huà),而這個(gè)人也會(huì )意識到你很忙而加速你們的討論。

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