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職場(chǎng)商務(wù)禮儀【五】
21.私人電話(huà)，應長(cháng)話(huà)短說(shuō)——
因自己的私事而常使用公司的電話(huà)是一件不好的事，因此要盡量少使用公司的電話(huà)打給自己的朋友們。
但是，對于打來(lái)的電話(huà)，一般人會(huì )認為電話(huà)費是由對方支付的，因此不會(huì )增加公司負擔。
當然，上司不會(huì )對接聽(tīng)一兩分鐘的私人電話(huà)有微詞�？墒�，當變成了長(cháng)達幾十分鐘的超長(cháng)電話(huà)時(shí)，那就是另一回事了。在公司里，無(wú)論哪部電話(huà)，都是因工作需要而特地準備的。
由于私人電話(huà)時(shí)間過(guò)長(cháng)，而使公司不能進(jìn)行重要的工作聯(lián)系，會(huì )使公司帶來(lái)重大的損失。
因此，也應該長(cháng)話(huà)短說(shuō)，盡快回到工作崗位上。
22.電話(huà)中途斷線(xiàn)，應主動(dòng)打過(guò)去——
我們時(shí)常會(huì )遇到這樣的情形：當通過(guò)電話(huà)與對方交談時(shí)，電話(huà)在中途突然因操作失誤而斷線(xiàn)。
要是事情沒(méi)有談完，應由先前打電話(huà)的一方重新?lián)艽�，以使談�?huà)繼續下去。但不能因事情大致已談完，就對此聽(tīng)之任之。
重新?lián)芡ㄖ�，再向對方致歉�?ldquo;非常抱歉，剛才電話(huà)中途斷線(xiàn)了”。
應具備始終由自己主動(dòng)重打的意識，除非對方使用公用電話(huà)，那就另當別論了。
23.電話(huà)聲音不清楚，怎么辦?——
我們時(shí)常會(huì )因話(huà)聲音小而聽(tīng)不清楚，此時(shí)，你是否會(huì )因此而提高嗓音，大聲地說(shuō)：“對不起，我聽(tīng)不太清楚，請說(shuō)大聲一點(diǎn)?”
即使對方的聲音的確很小，也要采用如電話(huà)的狀況不好，因此聽(tīng)不清楚之類(lèi)的說(shuō)法。如“很抱歉，電話(huà)的聲音聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)遠”，或“很抱歉，能不能請你再說(shuō)一遍”，明白無(wú)誤地反問(wèn)對方，并加以確認復述一遍。
24.“請稍等片刻”，不宜超過(guò)一分鐘——
筱雯在打電話(huà)的中途，需要用到資料，因此向對方說(shuō)了一句“請稍等片刻”，就開(kāi)始查閱資料�？墒�，她想要找的資料臨時(shí)卻找不到。過(guò)了五分鐘后她好不容易將資料搬到了辦公桌上，并且終于拿起了聽(tīng)筒，電話(huà)卻斷掉了。
由于筱雯拚命地尋找資料，無(wú)意間便忘記了時(shí)間，而對請對方“稍等片刻”，五分鐘似乎是太長(cháng)了。在商業(yè)上，“片刻”以一分鐘為限。如果過(guò)了一分鐘，就已經(jīng)超出了“片刻”的范圍，這一點(diǎn)要多加注意。
在這種情形下，如果判斷出尋找資料需要花費一分鐘以上的時(shí)間，就須告訴對方“對不起，待會(huì )兒我打給您”，再掛斷電話(huà)，這才是正確的禮儀。
此外，即使在一分鐘以?xún)戎匦履闷鹇?tīng)筒，也必須說(shuō)上一句“讓您久等了”。
25.電話(huà)留言記錄，應該注明清楚——
當在電話(huà)上受人之托，轉達留言時(shí)，必須作記錄�？雌饋�(lái)似乎理所當然，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。雖然有些公司有內部專(zhuān)用的記錄格式紙，但在多數公司，受托人只能自己加以整理。
在留言條中除了要寫(xiě)明對方的公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)、人名、事由;此外，還應寫(xiě)出接電話(huà)者，即你的名字。否則見(jiàn)到留言條的職員，在稍后即使想詢(xún)問(wèn)細節，也會(huì )因不知道接電話(huà)的人是誰(shuí)而無(wú)可奈何。
由于業(yè)務(wù)員等大多出門(mén)在外，見(jiàn)到留言條通常已是黃昏時(shí)的事了。比如當事人剛從A公司回來(lái)，看見(jiàn)來(lái)自于A(yíng)公司的希望與其聯(lián)系的留言條，慌忙打電話(huà)過(guò)去，卻發(fā)現那是早上去A公司之前，對方留下的口信。為了防止出現這類(lèi)的差錯，也必須在留言條上填寫(xiě)接到電話(huà)的時(shí)刻。
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