如何做好辦公室秘書(shū)工作

　　在競爭激烈的社會(huì )中，如何做好秘書(shū)工作，對于涉世未深的我來(lái)說(shuō)，只能通過(guò)兩年的辦公室經(jīng)驗和閱讀的有關(guān)書(shū)籍以及對領(lǐng)導工作經(jīng)驗的學(xué)習，做出簡(jiǎn)單的歸納，旨在表明自身的認識，以求進(jìn)步。

　　一、能力是基礎：

　　秘書(shū)工作是一個(gè)施展綜合才能的舞臺。我們寒窗苦讀來(lái)的知識，我們的應變能力，我們的決斷力，我們的適應力以及我們的協(xié)調能力將在這樣的一個(gè)舞臺上得以展示，所以，我認為綜合能力的具備是做好秘書(shū)工作的基礎。

　　1、作為辦公室文秘人員，必須具備“專(zhuān)與廣”的知識。

　　秘書(shū)工作沒(méi)有盲區，只要領(lǐng)導工作有可能涉及的領(lǐng)域， 秘書(shū)就不能說(shuō)“不”。比如，作為一名分管工業(yè)經(jīng)濟的政府領(lǐng)導的秘書(shū)，首先要具備作為秘書(shū)的一些基本素質(zhì)，如語(yǔ)言文字表達能力、文電處理能力、會(huì )務(wù)接待能力等。其次要熟悉工業(yè)經(jīng)濟、市場(chǎng)經(jīng)濟以及從國家到地方的相關(guān)政策法規、本地區經(jīng)濟運行狀況等方面的知識。不能說(shuō)出話(huà)來(lái)、寫(xiě)出文稿來(lái)處處是“雷區”、句句是“外行話(huà)”。再次要對除此以外的政治、歷史等其他領(lǐng)導工作可能涉及的領(lǐng)域有所了解。因此，秘書(shū)必須是多面手，不僅要對其他相關(guān)方面的知識有所了解，而且要做到廣。只專(zhuān)不廣或只廣不專(zhuān)都難以勝任秘書(shū)工作。

　　2、具備良好的人際關(guān)系和協(xié)調能力

　　秘書(shū)每天都要和上司、同事、來(lái)賓、部門(mén)等接觸和打交道，因此必須樂(lè )業(yè)敬群，以?xún)?yōu)雅的舉止談吐和高素質(zhì)的涵養創(chuàng )造良好的人際關(guān)系，從這個(gè)意義上說(shuō)，秘書(shū)應當是一位出色的公關(guān)人員。

　　特別是和領(lǐng)導的相處中，更應該處理好自己和領(lǐng)導的關(guān)系。理順與領(lǐng)導的關(guān)系，尊重而不奉承吹捧，主動(dòng)而不越位脫軌，服從而不盲從附和。秘書(shū)工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調度、協(xié)調、綜合加工的作用。同時(shí)由于秘書(shū)往往跟領(lǐng)導走得很近，不僅在許多方面直接參與領(lǐng)導決策，而且還掌握著(zhù)包括領(lǐng)導個(gè)人隱私的一些鮮為人知的秘密。所以，秘書(shū)在公共場(chǎng)合活動(dòng)時(shí)要注意內外有別、把握分寸，對什么該說(shuō)什么不該說(shuō)，必須心中有數，不能為了嘩眾取寵、一時(shí)興趣而口無(wú)遮攔。否則，不僅會(huì )泄露一些工作秘密，而且還可能損害領(lǐng)導者的形象，于工作、于己都不利。有人說(shuō)秘書(shū)是領(lǐng)導的一面鏡子，不可避免要打上領(lǐng)導的烙印。在旁觀(guān)者眼里，秘書(shū)的言行舉止折映出領(lǐng)導的為人風(fēng)格。因此，秘書(shū)謹言慎行，時(shí)刻牢記自己的一言一行不是個(gè)人行為，若行事只顧打自己的小算盤(pán)或借機謀利，就會(huì )不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領(lǐng)導的名聲，甚至會(huì )帶來(lái)嚴重后果。組織安排我們?yōu)轭I(lǐng)導服務(wù)，是信任，也是考驗。因此，要經(jīng)得住考驗，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀(guān)。

　　另外，綜合協(xié)調職能是秘書(shū)工作的重要內容，要注重協(xié)調的方式與方法。根據對上，對下，對內，對外的不同對象，把握好協(xié)調藝術(shù)，以提高協(xié)調的實(shí)效。要及時(shí)化解，疏導工作中的矛盾，形成工作合力。要講政治，顧大局，多溝通，常聯(lián)系，勤思考，把堅持原則的堅定性與策略方法的靈活性統一起來(lái)，在協(xié)調中實(shí)現服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

　　3、要能未雨綢繆，具有開(kāi)拓創(chuàng )新精神，能創(chuàng )造性的開(kāi)展工作

　　“成功垂青于有準備的人”。秘書(shū)工作的從屬性決定了它的被動(dòng)性，但被動(dòng)性不等于被動(dòng)應付。作為秘書(shū)，一方面要努力樹(shù)立參謀助手意識，想領(lǐng)導之所想，謀領(lǐng)導之所謀，切實(shí)增強工作的主動(dòng)性，即未雨綢繆;另外，要自覺(jué)圍繞領(lǐng)導意圖，站在全局的高度思考問(wèn)題，找準上級精神與本單位工作的結合點(diǎn)和切入點(diǎn)，換位超前思考，不斷提高自己的認識水平，政策水平和工作能力，做到前與后的協(xié)調統一，就是對與領(lǐng)導有關(guān)的工作要超前考慮、提前完成，留有一定的提前量。

　　一個(gè)秘書(shū)要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能見(jiàn)風(fēng)使舵，左右搖擺，隨隨便便發(fā)表議論。做秘書(shū)要打牢基礎，端正根本，“本立而道生�！币�通過(guò)黨性鍛煉，來(lái)加強自身修養，堅定政治信念，牢固樹(shù)立起正確的世界觀(guān)，人生觀(guān)，價(jià)值觀(guān)，在關(guān)鍵時(shí)刻能審時(shí)度勢，看清方向，把握住自己，這是做秘書(shū)必備的首要素質(zhì)。

　　二、態(tài)度是保障

　　在工作中，不管做任何事，我們都應該將心態(tài)回歸到零，把自己放空，抱著(zhù)學(xué)習的態(tài)度，將每一次工作都視為新的開(kāi)始，一段新的體驗，一扇成功的機會(huì )之門(mén)。如果視工作如雞肋，食之無(wú)味，棄之可惜，做得心不甘情不愿，于公于私都沒(méi)有裨益。所以我們對待工作的良好態(tài)度就是我們能夠好好工作的保障。工作態(tài)度是衡量一個(gè)工作人員是否敬業(yè)的重要標準，假如一個(gè)工作人員連基本的工作態(tài)度——熱愛(ài)本職工作、積極主動(dòng)、有責任心、干事不拖拉都沒(méi)有的話(huà)，他又如何能對本職工作盡職盡責呢?

　　古人云，“大山之高，非一石也，累卑然后高”，沒(méi)有任何事一蹴而就，沒(méi)有任何人一舉成名，也沒(méi)有人只耕耘無(wú)收獲。要把握好心態(tài)、端正好態(tài)度，要隨時(shí)保持“天生我材必有用”的信念。也許在普通崗位，但不能自卑，即使身居要職，也無(wú)須自傲。我工作，我快樂(lè )，只要腳踏實(shí)地把自己的工作做到位，持之以恒，永不松懈，你就會(huì )發(fā)現自己的心胸越來(lái)越寬廣，不論做什么事，始終保持快樂(lè )的心態(tài)。以一種快樂(lè )的心態(tài)去工作，把工作快樂(lè )化，讓自己每天以嶄新的眼光，積極的心態(tài)去對待屬于自己或來(lái)之不易的一份工作。熱愛(ài)自己的工作，從平凡的工作中感受到它的不平凡之處，充分享受工作后的快樂(lè )。工作是物質(zhì)的基礎，快樂(lè )是精神的享受。

　　在秘書(shū)這個(gè)職位上，大多是一些瑣碎重復的工作，因而秘書(shū)在工作中可能會(huì )遇到與上司溝通不好、上司給的某份工作感覺(jué)吃力、對瑣碎重復的工作感到怨煩等方面的挫折。古曰“天降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能�！� 遇到挫折時(shí)應進(jìn)行冷靜分析，從客觀(guān)、主觀(guān)、目標、環(huán)境、條件等方面，找出受挫的原因，采取有效的補救措施。樹(shù)立一個(gè)辯證的挫折觀(guān)，經(jīng)常保持自信和樂(lè )觀(guān)的態(tài)度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。學(xué)會(huì )自我寬慰，能容忍挫折。要心懷坦蕩，情緒樂(lè )觀(guān)，發(fā)奮圖強。善于化壓力為動(dòng)力，改變內心的壓抑狀態(tài)，以求身心的輕松，從而讓目光面向未來(lái)。同時(shí)，讓而不爭，勤而不怨，盡心政務(wù)是秘書(shū)的本份。秘書(shū)熬夜守更，傷神累心是家常便飯，平時(shí)應高標準，嚴要求，早來(lái)一點(diǎn)，晚走一步，多干一點(diǎn)，干好一點(diǎn)。工作不推三擋四，拈輕怕重，但凡定下來(lái)的事就要立說(shuō)立行，說(shuō)到做到，不能虎頭蛇尾，半途而廢。特別是接人待物，辦文辦會(huì )，處理公務(wù)，要精益求精，慎重周詳，抓綱舉目，不出紕漏。要牢固樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)，無(wú)私奉獻精神，恪盡職守，兢兢業(yè)業(yè)，全身心投入到工作中去。

　　在處理事情的過(guò)程中要“想得到”“做得細”“抓得實(shí)”。辦公室工作無(wú)小事，是對辦公室性質(zhì)特別、職能重要而言，當我們面對大量繁雜的事務(wù)，立足于抓大事，是明智的，但是對于一些小事也不能不顧及，要想得到，抓了西爪也要想到抓芝麻，什么都不能遺漏，對辦公室工作講，小事辦好了就是小事，小事辦不好就會(huì )影響全局，貽誤工作，就是大事。機關(guān)工作無(wú)小事，辦公室工作更是無(wú)小事，因此我們在工作中要細心，細致 ，要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，來(lái)不得半點(diǎn)敷衍和虛假，在每個(gè)時(shí)期，面對每一件大小事情，都要時(shí)時(shí)刻刻，事事處處堅持認真再認真，細致再細致的原則。每一句話(huà)，每一個(gè)電話(huà)，每一件小事都要據實(shí)情，講實(shí)話(huà)，創(chuàng )實(shí)效，不能夠圖虛名，舍小而求大，要樹(shù)立實(shí)事求是干工作的念頭，實(shí)事求是反映大小情況，包括聽(tīng)取基層意見(jiàn)，聽(tīng)取群眾看法，向領(lǐng)導反映情況等，都要全面真實(shí)，無(wú)論工作的大還是小，要一步一個(gè)腳印，不能做表面文章。

　　一個(gè)人的工作是他人生態(tài)度的表現，一生的職業(yè)，就是我們志向的展示，理想的所在。所以，了解一個(gè)人的工作態(tài)度，從某種程度上就是了解了那個(gè)人。因此，美國前教育部長(cháng)著(zhù)名教育家威廉貝•內特說(shuō)“工作就是我們要用生命去做的事�！� 所以我們一定要調整好心態(tài)，把工作當成一種生活方式，因為它不僅僅是賺錢(qián)的手段，也是人生積累經(jīng)驗的重要組成部分，是生命的舞臺，是施展才能的紐帶，其中的快樂(lè )與困苦，是茫茫大海中的自然起伏，而生命的價(jià)值，就是在一次次跌宕起伏中實(shí)現的。

　　單位是一條大河，我們是一條小河。積極努力，盡職盡責做好自己的工作，將工作視作最大樂(lè )趣，全身心投入工作之中，才會(huì )激發(fā)自己潛能，為單位多做貢獻，單位這條大河才會(huì )波濤洶涌，小河才不會(huì )干涸。每個(gè)人都渴望成功，然而，成功從來(lái)不是一蹴而就的，需要我們拼搏才會(huì )贏(yíng)得。而這種拼搏動(dòng)力來(lái)自于我們積極進(jìn)取的心態(tài)，消極被動(dòng)的態(tài)度是對單位不負責任，對自己的未來(lái)不負責任。單位和個(gè)人之間都是相輔相成的，單位和個(gè)人的利益是緊緊相連的，自己努力的付出，單位得到了發(fā)展，我們會(huì )得到豐厚的回報，同時(shí)自己也獲得了比物質(zhì)回報更加珍貴的東西：尊重。

　　三、熱情是動(dòng)力

　　熱情是夢(mèng)想飛行的必備燃料。這種燃料一旦被點(diǎn)燃，將讓你的引擎在飛行期間生氣勃勃地持續運轉。有史以來(lái)，熱情驅使著(zhù)世界上最杰出的人士，為追求“自我實(shí)現”而在他迷戀的領(lǐng)域里達到人類(lèi)成就的巔峰，同時(shí)推動(dòng)社會(huì )的進(jìn)步。

　　如果你不能使自己的全部身心都投入到工作中去，你無(wú)論做什么工作，都可能淪為平庸之輩。成功與其說(shuō)是取決于人的才能，不如說(shuō)取決于人的熱忱。這個(gè)世界為那些真正具有責任感和自信心的人大開(kāi)綠燈，到生命終結的時(shí)候，他們依然熱情不減當年。無(wú)論出現什么困難，無(wú)論前途看起來(lái)是多么的暗淡，他們總是相信能夠把心目中的理想圖景變成現實(shí)。

　　如果不能使自己的全部身心都投入到工作中去，那么你無(wú)論做什么工作，都可能淪為平庸之輩。做事馬馬虎虎，只有在平平淡淡中了卻此生。如果是這樣，你的人生結局將和千百萬(wàn)的平庸之輩一樣。一個(gè)人缺乏熱忱，一定是一個(gè)無(wú)精打采的人，即使所有的機會(huì )都來(lái)到身邊，也會(huì )稀里糊涂地把它們喪失殆盡。

　　法國寓言家拉•封丹曾說(shuō)：“無(wú)論做任何事情，都應遵循的原則是：追求高層次。你是第一流的，你應該有第一流的選擇，在工作中加入‘熱情’�！弊约旱纳�活是個(gè)人一生唯一的創(chuàng )造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也要活得優(yōu)美、高貴。把自己當成那個(gè)木匠，想想自己的房子，用自己的智慧好好建造。因為墻上的銘牌上始終寫(xiě)著(zhù)：“生活是自己創(chuàng )造的�！� 對自己的工作熱情的人，不論工作有多少困難，或需要多少的努力，始終會(huì )用不急不躁的態(tài)度去進(jìn)行，而且一定能夠出色地完成任務(wù)。愛(ài)默生說(shuō)過(guò)：“有史以來(lái)，沒(méi)有任何一件偉大的事業(yè)不是因為熱情而成功的�！�

　　同樣一份工作，同樣由你來(lái)干，有熱情和沒(méi)有熱情，結果是截然不同的。前者使你變得有活力，工作干得有聲有色，創(chuàng )造出許多輝煌的業(yè)績(jì)，使領(lǐng)導對你刮目相看。而后者，使你變得懶散，對工作冷漠處之，當然就不會(huì )有什么發(fā)明創(chuàng )造，潛在能力也無(wú)所發(fā)揮。你不關(guān)心工作，領(lǐng)導也不會(huì )關(guān)心你;你自己垂頭喪氣，領(lǐng)導自然對你喪失信心。成為單位里可有可無(wú)的人，你也就等于取消了自己繼續從事這份職業(yè)的資格。

　　與我同齡的許多年輕人，工作大多是茫然的。他們每天在茫然中上班、下班，到了固定的日子領(lǐng)回自己的薪水，高興一番或者抱怨一番之后，仍然茫然地去上班、下班……他們從不思索關(guān)于工作的問(wèn)題：什么是工作?工作是為什么?怎樣才能做好工作?可以想像，這樣的年輕人，他們只是被動(dòng)地應付工作，為了謀生或薪水而工作，他們不可能在工作中投入自己全部的熱情和智慧。他們只是在機械地完成任務(wù)，而不是去創(chuàng )造性地、充滿(mǎn)熱情地工作。

　　工作就是充滿(mǎn)熱情，工作就是付出努力。正是為了成就什么或獲得什么，我們才專(zhuān)注于什么，并在那個(gè)方面付出精力。從這個(gè)本質(zhì)的方面說(shuō)，工作不是我們?yōu)榱酥\生才去做的事，而是我們用生命做的事，要做好工作，就一定要培養熱情工作的習慣。我們只有把工作當成一種樂(lè )趣，成為生活中的不可缺少的要素，才不會(huì )覺(jué)得有負擔，才能使人的思路敏捷充滿(mǎn)活力，精力充沛。緊張有序的工作環(huán)境，能充分調動(dòng)人身上的各種積極因素，把人塑造得規范、強健、靈敏、富于理性。工作充滿(mǎn)快樂(lè )、壓力、拼搏、淚水……使人生變得豐富多彩，工作的成果不但為社會(huì )創(chuàng )造了價(jià)值，同時(shí)還為家庭創(chuàng )造了財富。工作就是讓人憑借熱情找到自己的智慧和潛能，發(fā)揮自身的才能，從而獲得自我價(jià)值，讓自己釋放著(zhù)內在的美和光亮。

　　四、學(xué)習是源泉

　　我們所擁有的能力，無(wú)論是創(chuàng )造力、決策力還是敏銳的洞察力，決非一開(kāi)始就擁有，也不是一蹴而就，而是在長(cháng)期的工作中學(xué)習得到的。作為秘書(shū)，更應該不斷努力的學(xué)習“充電”，積極的“更新”自己的思想，站在改革發(fā)展的角度看問(wèn)題，才能抓住全局，成為一名合格稱(chēng)職的秘書(shū)。

　　1、刻苦學(xué)習，努力提高文字水平。

　　秘書(shū)一般不要求有倚馬萬(wàn)言的才氣，但應該有相當扎實(shí)的文字功底。秘書(shū)最忌諱不學(xué)無(wú)術(shù)，有為才有位，在學(xué)習上不能有絲毫懈怠，必須抓緊時(shí)間，刻苦鉆研，蓄勢待發(fā)。學(xué)習要珍分惜秒，知難而進(jìn)，廣泛涉獵，博覽群書(shū)。最好多聯(lián)系思想和工作實(shí)際，學(xué)以致用。

　　2、秘書(shū)要有豐盈的儲藏，必須在學(xué)習中積累。

　　“天才在于積累”。要做一名合格的秘書(shū)，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀(guān)點(diǎn)的積累。思想觀(guān)點(diǎn)具有繼承性，借鑒別人的東西，開(kāi)闊自己的思維，豐富自己的頭腦。無(wú)論是看東西，還是聽(tīng)講話(huà)，或者閑談，只要發(fā)現好的思想觀(guān)點(diǎn)，就隨時(shí)記下來(lái)，日積月累，就成為寫(xiě)材料的良師益友;二是數據的積累。事實(shí)證明，數據是非常有價(jià)值的材料。所以要逐年積累，經(jīng)常分析、研究，一方面從中發(fā)現有價(jià)值的信息，另一方面恰當運用這些數據，使寫(xiě)出來(lái)的材料更有說(shuō)服力。三是正反典型的積累。典型具有多種功能，先進(jìn)典型如同一面旗幟，給人以導向，給人以激勵，給人以啟迪，給人以示范，它是先進(jìn)思想的凝聚，影響社會(huì )各個(gè)方面，感染力強。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓，給人以深思，給人以財富，典型材料積累多了，寫(xiě)講話(huà)、寫(xiě)報告，就思如涌泉，論證有力，就事論理，思想深邃。實(shí)踐證明，只有通過(guò)積累，才能不斷豐富知識，增強素質(zhì)，提高寫(xiě)作水平，才能真正成為一名合格的秘書(shū)。

　　3、深邃的思想觀(guān)點(diǎn)是當好參謀之本，做好秘書(shū)工作之魂。

　　只有思想深邃，當參謀才有灼見(jiàn)，寫(xiě)東西才能精深，工作才能卓有成效。為此，做好秘書(shū)就得不斷努力的學(xué)習“充電”，積極的“更新”自己的思想，認識不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透過(guò)紛繁的外在現象看到問(wèn)題的本質(zhì)，不僅了解事物的現狀，還能根據事物發(fā)展趨勢有所預測。認識事物最重要的一點(diǎn)，就是把看到事物諸多方面的現象，聯(lián)貫起來(lái)思索，從整體上加以分析。新的思想和觀(guān)點(diǎn)，不是“閉門(mén)造車(chē)”，別出心裁，更多的還是對實(shí)踐中提出的問(wèn)題有所提煉、概括和升華。 如能從司空見(jiàn)慣的現象中講一點(diǎn)與眾不同的見(jiàn)解，講人人心中所想、筆下所無(wú)的東西;能把一些分析的意見(jiàn)，進(jìn)行系統歸納和概括;能把原則性思想觀(guān)點(diǎn)具體化，能把領(lǐng)導的思想和意見(jiàn)進(jìn)行深化和完善;能從理論和實(shí)踐結合上說(shuō)明問(wèn)題，能提出突破性措施和建議等等，這些都是“創(chuàng )新”。角度是觀(guān)察問(wèn)題的立腳點(diǎn)。角度不同，對問(wèn)題的認識就不同。正如古語(yǔ)所說(shuō)：“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同�！边@說(shuō)明看問(wèn)題的角度是非常重要的，要寫(xiě)好材料，必須把握好自己看問(wèn)題的角度。

　　當前，在社會(huì )變革和經(jīng)濟發(fā)展時(shí)期，秘書(shū)工作也面臨許多新情況、新特點(diǎn)、新問(wèn)題，迫使自身要改革創(chuàng )新，就像其他一切事物一樣，只有不斷地發(fā)展和進(jìn)步，才能適應新形勢的需要。

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