檔案可追溯制度建設研究管理論文

　　【摘要】目的：從根本上提升檔案的管理水平，確保檔案材料的嚴肅性完整性。方法：建立檔案管理工作標準化，實(shí)施規范的檔案工作流程；建立現代信息化載體檔案管理責任追溯制度，完善技術(shù)平臺建設，確保歸檔齊全、無(wú)涂改、流失、造假等問(wèn)題。厘清管理人員責任和權力清單，建立科學(xué)有效的監督、制約、協(xié)調機制依法管理檔案，依法追溯責任。結論：檔案管理責任追溯制度建設的必要性與可行性。

　　【關(guān)鍵詞】檔案管理；責任追溯制；建設必要性

　　一、指導思想

　　“十三五”時(shí)期是全面建成小康社會(huì )的關(guān)鍵時(shí)期，也是深化改革開(kāi)放、加快轉變經(jīng)濟發(fā)展方式的攻堅時(shí)期，由此，檔案工作有了新的更高要求。準確把握新形勢要求，深入總結檔案管理存在的問(wèn)題，探討建立檔案追溯體系，是發(fā)揮檔案主管部門(mén)職能，強化檔案利用，加快檔案信息化建設管理的迫切需要。建立健全檔案追溯制度是全面落實(shí)《檔案法》的重要環(huán)節，通過(guò)檔案追溯體系建設，強化檔案工作者的檔案意識和主體責任，從基層檔案室（館）等源頭把好檔案質(zhì)量關(guān)，從根本上提升檔案管理和督導水平，確保檔案無(wú)涂改、丟失、造假等問(wèn)題。

　　二、檔案追溯制度建設的研究?jì)热?/strong>

　　檔案管理責任追溯制度是指在檔案室與檔案館業(yè)務(wù)管理、檔案監督指導、檔案執法三個(gè)層面中確保管理、記錄的準確性、完整性、規范性。簡(jiǎn)言之，就是對檔案機構、檔案人員的一切檔案管理行為及后果都必須和能夠追溯責任的制度。主要分：檔案管理責任追溯體系建設的必要性與可行性；檔案管理責任追溯制度的建立；檔案管理責任追溯的平臺建設；實(shí)現檔案管理責任追溯體系建設的保障和應用四個(gè)模塊進(jìn)行研究。

　　三、檔案管理責任追溯制度建設的現狀及問(wèn)題

　�。ㄒ唬�檔案基礎管理記錄不全。目前，仍有立檔單位存在多年檔案未整理或整理后沒(méi)有安全保管，未按規定要求移交進(jìn)館，綜合檔案館庫容量飽和未能及時(shí)接收等現象，這些現象都有可能造成檔案資源的流失。還有每年各立檔單位檔案登記數量只有監督指導處室掌握，本級檔案館沒(méi)能及時(shí)了解，有可能造成檔案移交時(shí)與原登記數量不符。加之基層檔案人員變動(dòng)頻繁，人員變動(dòng)中檔案移交不到位，也可能導致檔案遺失。而檔案管理頂層設計滯后，問(wèn)題多年后才會(huì )顯現，因為沒(méi)有相關(guān)的管理記錄，因此也沒(méi)法對相關(guān)人員追究相應的問(wèn)責措施。

　�。ǘ�）檔案監督管理無(wú)相關(guān)記錄。各級檔案行政管理部門(mén)以及相關(guān)主管部門(mén)到單位監督指導時(shí)對涉及檔案的行為活動(dòng)依法進(jìn)行監督管理及相應責任提出規定要求沒(méi)有記錄，單位對監督指導時(shí)提出的問(wèn)題有無(wú)整改也沒(méi)有相關(guān)憑證，事后執法檢查問(wèn)責時(shí)，由于責任不清晰明確，執法時(shí)很難追究，檔案工作監管制度不夠健全完善。監督指導工作不規范，法律法規賦予的有些權利沒(méi)有很好履行，結果往往在不同程度上造成監督指導工作自身的“軟弱性”和不確定性。比如：監督指導人員有沒(méi)有去單位指導？有沒(méi)有根據國家標準指出對方單位需要整改的問(wèn)題？指導后單位有沒(méi)有進(jìn)行整改？監督指導人員有沒(méi)有跟蹤落實(shí)？有些監督指導人員責任心不強，沒(méi)有認真履行監督指導職責，領(lǐng)導也無(wú)從知道。

　�。ㄈ�）館藏檔案資源缺失。一是檔案室與檔案館銜接不順暢。按《福建省檔案管理條例》規定，檔案室每年應向檔案行政管理部門(mén)報送檔案登記表和電子檔案目錄，而依據《檔案法》，中央一級、省級和設區的市級機關(guān)單位的檔案，自形成之日起20年內向同級國家檔案館移交，這就可能存在移交時(shí)檔案實(shí)體的數量和當初檔案登記的數量不符，電子檔案目錄也可能存在不相符現象，而基層檔案館工作人員少，無(wú)法抽出人力進(jìn)行核實(shí)。二是檔案形成與管理的責任人沒(méi)有明確，檔案的形成范圍在各單位、各項目、各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，僅依靠檔案部門(mén)與檔案人員很難保證檔案資源完整齊全。（四）社會(huì )普遍存在檔案意識不強，單位檔案責任不明。建立檔案管理責任制度是必要的，這個(gè)必要性在可追溯體系所遵循的“問(wèn)題—源頭—責任”這一邏輯中，主要解決“源頭”的問(wèn)題。只有建立了檔案管理責任追溯制度，才能在發(fā)現問(wèn)題后，更快速更確切地查出問(wèn)題的源頭，使之有跡可循，有據可查。

　　四、建立責任追溯體系方法

　　建立檔案管理責任追溯制度完善了檔案事業(yè)管理鏈。

　�。ㄒ唬�實(shí)現事故發(fā)生時(shí)倒查問(wèn)責，方便“溯源”。在我國當前的檔案管理過(guò)程中，監管記錄這一方面始終是空白的，所以當管理事故真正發(fā)生時(shí)，就很難厘清導致事故發(fā)生的原因，也就難以實(shí)現倒查問(wèn)責。檔案管理責任追溯制度的建立，將會(huì )填補這一空白。事故發(fā)生之后，可以在監督指導的臺賬里提取相關(guān)信息，可以倒查產(chǎn)生問(wèn)題的原因，具體操作的人員及操作方法，本著(zhù)“誰(shuí)管理，誰(shuí)負責”的原則，實(shí)現事故的倒查問(wèn)責，解決事故發(fā)生后“溯源”的問(wèn)題。

　�。ǘ�）減少事故發(fā)生后的損失，實(shí)現“召回”。召回指通過(guò)命令或溝通的手段讓作用對象返回作用主體身邊的行為過(guò)程。通常人們理解的“召回”多數在指生產(chǎn)商對于有缺陷或有質(zhì)量問(wèn)題的商品，無(wú)償提供處理或收回的制度。狹義的理解通常在實(shí)物的基礎上，通過(guò)“召回”以降低產(chǎn)品危害，提高產(chǎn)品售后服務(wù)，減少企業(yè)損失。本文所指“召回”是在檔案管理過(guò)程中，可能出現的管理質(zhì)量、技術(shù)等方面的缺陷，從而進(jìn)行“召回”。眾所周知，檔案是不可再生資源，檔案這一“產(chǎn)品”一旦遭受損壞等，其后果都是不可逆的。隨著(zhù)大環(huán)境日新月異的變化，新時(shí)代的檔案監督指導需要不斷地完善和創(chuàng )新管理方法。在此所言之“事故”和“召回”，指在新形勢下完善和創(chuàng )新的管理模式里，須備有“預案”，一旦某種方法對檔案本身，或者檔案管理上會(huì )造成損害，當即進(jìn)行“召回”，即技術(shù)或方法上的修復與更正。新時(shí)期的檔案，尤其是電子檔案的增多，對檔案管理要求越發(fā)提高，管理手段需要與時(shí)俱進(jìn)。而檔案管理責任追溯制度的建立，可以迅速了解新措施、新方法在各全宗單位檔案管理中的運用情況，一旦出現任何異常，都便于第一時(shí)間做出“召回”措施，及時(shí)進(jìn)行補救。

　�。ㄈ�）降低檔案管理事故發(fā)生的概率，形成“約束”。制度是要求共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，使各項工作按計劃按要求達到預計的目標。建立檔案管理責任追溯制度，不僅是規范檔案管理操作過(guò)程的依據，同時(shí)也是對監督指導部門(mén)人員、檔案管理人員行為的約束。往往在管理事故發(fā)生過(guò)程中，人為因素是誘發(fā)事故的一大原因。建立檔案管理責任追溯制度，是進(jìn)一步完善檔案管理建設依據，是完善檔案管理鏈上重要的一個(gè)環(huán)節。它以制度形式約束和規范檔案管理操作行為，包括檔案管理、監督、指導、執法等行為。只有共同約束指導與被指導人員，才能真正形成約束力，有效發(fā)揮制約作用，降低管理事故發(fā)生的概率。

　　五、建立責任追溯的必要性和可行性

　　可行性。建立檔案管理責任追溯制度，是基于理論基礎和物質(zhì)基礎都成熟的基礎上，其可行性可從兩個(gè)方面來(lái)看。

　　1.技術(shù)可行性。

　　技術(shù)可行性即指建立檔案管理責任追溯制度所需的技術(shù)性條件的成熟度和現實(shí)性具備可操作性。檔案管理責任追溯制度是檔案工作管理過(guò)程的操作規范，無(wú)須特別前沿或先進(jìn)的技術(shù)或設備，只需通過(guò)對監督指導人員及檔案管理人員進(jìn)行操作規范培訓，熟練掌握檔案管理操作即可，故不存在技術(shù)性難題，在日常檔案管理工作中即可滿(mǎn)足需要。隨著(zhù)新時(shí)期檔案管理水平進(jìn)一步提升，逐步將以現代化管理技術(shù)代替傳統管理技術(shù)，這是新形勢下檔案工作的需要。檔案管理責任追溯制度也是配合了時(shí)代的發(fā)展的步伐，順應檔案事業(yè)發(fā)展的必然。

　　2.組織可行性。

　　組織可行性主要要求制定合理的實(shí)施進(jìn)度計劃、設計合理的組織機構、選擇經(jīng)驗豐富的管理人員、建立良好的協(xié)作關(guān)系，保證制度得以順利實(shí)施。建立檔案管理責任追溯制度，是檔案管理工作的一大進(jìn)步。它協(xié)調了監督指導部門(mén)和全宗單位的關(guān)系，有效促進(jìn)檔案管理規范化。指導人員和檔案管理人員按照統一標準進(jìn)行規范操作，共同推進(jìn)檔案管理工作的協(xié)調發(fā)展。故檔案管理責任追溯制度在組織可行性上體現出優(yōu)勢。

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