服務(wù)檔案管理制度范本

　　在現在社會(huì )，接觸到制度的地方越來(lái)越多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編收集整理的服務(wù)檔案管理制度范本，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　服務(wù)檔案管理制度1

　　第一條 為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條 檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

　　第三條 歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

　　第四條 檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的`防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。

　　第五條 檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

　　5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　第六條二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

　　服務(wù)檔案管理制度2

　　1、總則

　　1.1、為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)服務(wù)，特制定本制度。

　　1.2、本制度所稱(chēng)的檔案，是指公司各個(gè)部門(mén)以及個(gè)人在從事工作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的對公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種文字 、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。

　　1.3、公司所有部門(mén)和個(gè)人均有保護公司檔案的義務(wù)。

　　1.4、公司的檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理的方式，共同維護檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營(yíng)中的借鑒和利用。

　　1、5、本制度適用于公司所有檔案資料的管理。

　　2、檔案管理的機構與職責

　　2.1、公司的檔案工作實(shí)行部門(mén)收集保管，辦公室統一歸檔的原則。

　　2.2、公司辦公室為公司檔案管理的主管部門(mén)，對公司的檔案資料實(shí)行統一的歸檔和日常管理，并對公司各部門(mén)的檔案管理進(jìn)行指導、監督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。

　　2.3、公司各部門(mén)為檔案管理的分管部門(mén)，負責管理本部門(mén)的檔案資料。公司各部門(mén)負責人均應指定專(zhuān)人(兼職檔案員)負責收集、保管本部門(mén)的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。

　　2.4、辦公室的檔案管理員和各部門(mén)的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應保持相對穩定，名單須報到辦公室進(jìn)行備案，各部門(mén)的檔案工作人員如有變動(dòng)須及時(shí)通知辦公室。

　　2.5、檔案工作人員出現工作變動(dòng)或離職時(shí)，應將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　2.6、所有檔案工作人員應忠于職守，遵守公司保密制度，嚴守公司秘密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內容。

　　3、檔案管理

　　3.1、檔案的歸檔

　　3.1.1、公司應歸檔的檔案資料包括：行政文書(shū)檔案、人事檔案、營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、設備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項目檔案等。

　　3.1.2、對于應當立卷歸檔的材料，各部門(mén)須按照規定，定期向本部門(mén)的檔案工作人員移交、集中管理，任何個(gè)人不得據為已有。

　　3.1.3、除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均由辦公室負責整理分類(lèi)，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。

　　3.1.4、公司各部門(mén)(人力資源部除外)的檔案工作人員應于每年的12月20日將本部門(mén)本年度的檔案材料移交到辦公室。

　　3.2、檔案保管

　　3.2.1、公司所有檔案資料均進(jìn)行專(zhuān)人、專(zhuān)柜管理。

　　3.2.2、檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門(mén)的檔案工作人員應配合檔案管理員進(jìn)行。

　　3.2.3、檔案工作人員應做好案卷的準確、及時(shí)歸檔，并根據檔案的密級和保管期限的不同，分類(lèi)進(jìn)行管理。

　　3.2.4、檔案工作人員應參照國家的規定和公司<保密制度>，對檔案資料進(jìn)行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會(huì )，經(jīng)批準后執行。

　　3.2.5、所有檔案資料劃分四個(gè)密級：普通級、秘密級、機密級和絕密級。具體劃分標準見(jiàn)<保密制度>。

　　3.2.6、檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的`存放地點(diǎn)要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防霉、防光。

　　3.2.7、對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關(guān)規定執行。

　　3.3、檔案的查閱、借閱

　　3.3.1、公司員工查閱、借閱檔案時(shí)，應嚴格辦理查閱(借閱)手續，由檔案管理員對查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱(chēng)、查閱(借閱)時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細登記。

　　3.3.2、查閱(借閱)密級檔案時(shí)，如查閱人為<保密制度>中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫(xiě)<檔案查閱(借閱)申請單>，經(jīng)檔案管理員審核，批準人審批后方可進(jìn)行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內容與本身工作無(wú)關(guān)的檔案。

　　3.3.3、檔案查閱(借閱)的批準權限：普通檔案由辦公室主任審批;秘密級檔案由行政總監審批;機密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級檔案由董事長(cháng)審批。

　　3.3.4、原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復制副本，供需要部門(mén)借閱，副本在使用部門(mén)使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷(xiāo)毀，其處理等同于檔案原件。

　　3.3.5、查閱、借閱公司檔案者應愛(ài)護檔案，不得在文件上作任何標記、標志和涂改，不得損壞檔案。

　　3.3.6、嚴禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進(jìn)行復印和復制，否則將按照公司<保密制度>的有關(guān)規定予以處罰。

　　3.4、檔案的銷(xiāo)毀

　　3.4.1、對于超過(guò)保管期限或確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，檔案管理員應將銷(xiāo)毀檔案

　　3.4.2、清單上報辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報批準人批準后，方可銷(xiāo)毀。

　　3.4.3、任何人不得私自銷(xiāo)毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷(xiāo)毀由總經(jīng)理審批，機密級和絕密級檔案的銷(xiāo)毀由董事長(cháng)審批。檔案的銷(xiāo)毀具體見(jiàn)<檔案銷(xiāo)毀程序>。

　　3.4.4、檔案銷(xiāo)毀時(shí)應有2人以上進(jìn)行現場(chǎng)監督，嚴禁私自銷(xiāo)毀檔案。

　　4、附則

　　4.1、本制度由公司辦公室制訂，并負責解釋和組織實(shí)施。

　　4.2、本制度報總經(jīng)理批準后施行，修改時(shí)亦同。

　　4.3、本制度施行后，凡既有的類(lèi)似規章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準。

　　4.4、本制度自頒布之日起施行。

　　服務(wù)檔案管理制度3

　　1.目的

　　規范全公司的檔案管理。

　　2. 適用范圍

　　本制度適用于公司及所屬各部門(mén)檔案管理。

　　3.管理原則

　　分類(lèi)分部門(mén)管理，行政部統一監管。

　　4.職責與權限

　　4.1各部門(mén)必須設兼職的`檔案管理員，規范部門(mén)檔案管理。

　　4.2行政部不定期對各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監督和檢查(每月至少抽查一次)，對違反本制度的部門(mén)有權進(jìn)行處罰。

　　5.檔案的分類(lèi)

　　(1)證照類(lèi)：如營(yíng)業(yè)執照及各類(lèi)證照。

　　(2)文件類(lèi)：分外來(lái)文件和內部文件。

　　(3)制度類(lèi)。

　　(4)合同類(lèi)。

　　(5)計劃總結和會(huì )議紀要類(lèi)。

　　(6)財務(wù)類(lèi)。

　　(7)圖紙類(lèi)：工藝文件、圖紙、說(shuō)明書(shū)等。

　　(8)人事管理類(lèi)：人事檔案、培訓記錄、健康檔案、安全、消防等等。

　　6.檔案的歸口存放部門(mén)

　　(1)公司級檔案存放在行政部。

　　(2)其它檔案由歸口部門(mén)負責存放。

　　7.檔案建檔要求

　　建立檔案時(shí)要有檔案編號和檔案目錄。

　　8.檔案裝訂

　　檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊等保管。

　　9.保存年限

　　原則上公司重要檔案永久保存，進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導批準。

　　10 檔案日常管理

　　10.1 借閱

　　10.1.1 借閱手續

　　(1)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應出示經(jīng)公司領(lǐng)導批準的《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。

　　(2)檔案歸還時(shí)，檔案管理員填寫(xiě)歸還日期。

　　10.1.2 檔案借閱審批權限

　　(1)證照類(lèi)：由公司總經(jīng)理或者其授權人審批。

　　(2)文件類(lèi)：由行政部審批，財務(wù)、技術(shù)類(lèi)等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權人批準。

　　(3)制度類(lèi)：由行政部審批。

　　(4)合同類(lèi)：由公司總經(jīng)理或者其授權人審批。

　　(5)計劃總結和會(huì )議紀要類(lèi)：由行政部審批。

　　(6)財務(wù)類(lèi)：由總經(jīng)理或者其授權人審批。

　　(7)圖紙類(lèi)：由總經(jīng)理或者其授權人審批。

　　(8)人事管理類(lèi)：人力資源部審批。

　　10.1.3 借閱人不得轉借、拆卸、調換、損壞、復印所借檔案。

　　10.1.4 借閱人必須在規定期限內歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當日必須歸還，特殊情況不得超過(guò)七天。

　　10.1.5 若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經(jīng)濟損失的，行政部對相關(guān)責任人進(jìn)行內部行政或經(jīng)濟處罰。

　　10.2 銷(xiāo)毀

　　10.2.1 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)公司批準，不得銷(xiāo)毀公司檔案。

　　10.2.2 銷(xiāo)毀前按照清冊清點(diǎn)，銷(xiāo)毀時(shí)由行政部監督銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀后相關(guān)人員在清冊上簽名，并將監銷(xiāo)情況存檔�！稒n案銷(xiāo)毀審批表》由行政部永久保存。

　　10.3 移交

　　10.3.1 需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進(jìn)行移交。

　　10.3.2 移交前，按照清冊清點(diǎn);移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　11.附則

　　本制度解釋權歸人力資源部，經(jīng)總經(jīng)理審批后執行。

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