檔案管理制度通用

　　在不斷進(jìn)步的時(shí)代，各種制度頻頻出現，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準則和依據。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編為大家收集的檔案管理制度通用，歡迎閱讀與收藏。

檔案管理制度通用1

　　第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。

　　第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書(shū)寫(xiě)材料要適合長(cháng)期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

　　第三條歸檔文件應為原件。

　　第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的.完整性。文件材料不完整、不系統的不能通過(guò)鑒定、驗收。

　　第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進(jìn)行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續

檔案管理制度通用2

　　第一條設立專(zhuān)門(mén)的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專(zhuān)人負責，做到“專(zhuān)人專(zhuān)柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護檔案的'完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應按照類(lèi)別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤(pán)、U盤(pán)等特殊載體的檔案須配置密封盒和專(zhuān)門(mén)的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業(yè)移交的檔案后，應對移交檔案進(jìn)行嚴格檢查，確保后續托管業(yè)務(wù)能順利開(kāi)展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫并及時(shí)完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

　　第七條各類(lèi)外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補或復制。

檔案管理制度通用3

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司設立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實(shí)現電子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

　　五、立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的.齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　六、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內容。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

檔案管理制度通用4

　　一、總則

　　集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　1、凡集團總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門(mén)檔案資料的完整性、延續性、真實(shí)性。

　　2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書(shū)立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。

　　二、歸檔范圍

　　1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

　　2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

　　3、公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )形成的文件材料;

　　4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)

　　5、政府、項目批文、合同;

　　6、公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);

　　7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

　　8、各分子公司及集團總部各部門(mén)年度工作計劃及資金計劃;

　　9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);

　　10、公司有效證照、證件、印章;

　　11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

　　12、公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

　　13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

　　14、集團、各分子公司獲得的社會(huì )榮譽(yù)資料;

　　15、其他有必要歸檔管理的.資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　三、立卷歸檔要求

　　1、集團行政人事部應即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

　　2、集團各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

　　3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類(lèi)造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

　　4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn)：

　　(1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

　　(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi);文電應全在一立卷。

　　(3)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。

　　四、檔案保管期限

　　1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　2、確定集團檔案保管期限的原則

　　(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　　(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(cháng)期保管。

　　(3)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

　　五、檔案保密級別

　　1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

　　2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。

　　3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。

　　4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

　　六、檔案的借閱

　　1、各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿，方可借閱。

　　2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。

　　3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。

　　4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。

　　5、有密級的檔案調閱、復制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。

　　6、借閱的檔案用完后，應及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

　　7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

　　8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規定辦理。

　　七、電腦檔案的管理

　　1、所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類(lèi)存放。

　　2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區域進(jìn)行檢查。

　　八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。

　　3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷(xiāo)毀。

　　4、銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。

　　九、罰則

　　1、集團各分子公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。

　　2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。

　　3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

　　4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。

　　5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

　　6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

　　十、附則

　　1、本制度自9月1日生效。

　　2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

　　3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細則。

　　4、以往的相關(guān)規定與本辦法不一致的，以本制度為準。

檔案管理制度通用5

　　一、必須設有專(zhuān)門(mén)庫房或專(zhuān)柜對各類(lèi)檔案進(jìn)行保管。

　　二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。

　　三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

　　四、庫房?jì)瘸�密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無(wú)關(guān)的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。

　　五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專(zhuān)用設備，并定期保養，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。

　　六、檔案室要防止陽(yáng)光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的.場(chǎng)所。

　　七、檔案管理人員必須每季度對庫房?jì)鹊臋n案進(jìn)行核對，做到帳物相符。

　　八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專(zhuān)人負責保管，不得丟失。

檔案管理制度通用6

　　1、產(chǎn)生目的

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　3、正文

　　3.1文件資料的收集

　　3.1.1收集范圍

　　凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

　　3.1.1.1上級來(lái)文

　　(1)上級機關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執行的會(huì )議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執行的文件;

　　(2)上級領(lǐng)導視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

　　3.1.1.2公司文件材料

　　(1)會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件和領(lǐng)導的講話(huà)稿等;

　　(2)公司發(fā)布(包括轉發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　(3)公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;

　　(4)公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告;

　　(5)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料;

　　(6)公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;

　　(7)公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤(pán)片等)、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

　　(8)公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;

　　(9)公司領(lǐng)導人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報、電話(huà)記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料;

　　(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;

　　(11)公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;

　　(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書(shū)、有紀念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

　　(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;

　　(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;

　　(16)公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;

　　(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

　　(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

　　(19)公司外事活動(dòng)中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈禮品清單、工作來(lái)往文件等;

　　(20)各種普查工作中形成的文件材料。

　　3.1.2收集中應注意的問(wèn)題

　　3.1.2.1公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。

　　3.1.2.2正文和附件要同時(shí)收集。

　　3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

　　3.1.2.4作者、時(shí)間、數字模糊不清和簽發(fā)手續不全、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現要補充完整后再立卷歸檔。

　　3.1.2.5有領(lǐng)導重要批示意見(jiàn)的文件處理單，應隨文件一起存檔。

　　3.1.2.6有請示無(wú)批復的.文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒(méi)有書(shū)面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

　　3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復寫(xiě)的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

　　3.1.2.8經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應用公用信箋寫(xiě)上文件名稱(chēng)，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

　　3.2立卷歸檔

　　3.2.1公文立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　3.2.2文件材料的分類(lèi)

　　應先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(cháng)期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類(lèi)目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應的措施進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。

　　3.2.3立卷分工

　　3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷;

　　3.2.3.2下級單位報來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷; 3.2.3.3上級單位頒發(fā)的專(zhuān)業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專(zhuān)業(yè)性文件，由辦公室立卷。

　　3.2.4歸檔

　　3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門(mén)負責管理)。

　　3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統化，必須層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內文件目錄。

　　3.2.4.3不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

　　3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

　　3.3檔案保管

　　3.3.1檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　3.3.2膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1借閱檔案必須當面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

　　3.4.3借閱時(shí)間最長(cháng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。

　　3.4.4歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。

　　3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　3.4.6底圖一般不予外借。

　　3.5檔案銷(xiāo)毀

　　對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可以定期銷(xiāo)毀。

　　3.6檔案統計

　　3.6.1銷(xiāo)毀秘密公文，應進(jìn)行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

　　3.6.2要及時(shí)對檔案數量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統計。

　　3.6.3除按上級主管部門(mén)的要求及時(shí)填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

　　3.6.4統計數字要準確真實(shí)。

　　3.6.5對永久、長(cháng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統計，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫存發(fā)展趨勢。

　　3.7檔案保密

　　3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。

　　3.7.2不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。

　　3.7.3檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。

檔案管理制度通用7

　　一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

　　二、各類(lèi)檔案的借（查）閱，必須填寫(xiě)《檔案借（查）閱申請單》

　　三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書(shū)指定的委托人，經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程后方可借閱。

　　四、外單位來(lái)人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長(cháng)簽字批準，方可查閱。

　　五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。

　　六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的.檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉借、拆開(kāi)、調換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

　　七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷(xiāo)毀等，應立即知會(huì )辦公室進(jìn)行處置。

　　八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時(shí)做好催還工作。

　　九、借出和歸還檔案時(shí)，應做好清點(diǎn)手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

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