● ××談判部是代表公司統一采購商品和確定供應商的唯一部門(mén)

● 在確立合同前，供應商須向談判員提供其廠(chǎng)商資信材料，商品的有關(guān)證明及特殊商品政府要求的其它證明（供應商須備有傳真機，否則不能合作）。

☆ 營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼、稅務(wù)登記證復印件。

☆ 生產(chǎn)許可證/代理證書(shū)復印件。

☆ 質(zhì)量檢測合格證/衛生檢疫合格證/進(jìn)京銷(xiāo)售許可（對外埠產(chǎn)品）/商檢證書(shū)（對進(jìn)口產(chǎn)品）。

● ××超市總部供應商合同，對××超市各店均有效。供應商和××超市及其各店均需遵守執行。

● 合同經(jīng)雙方確認后，談判部將供應商的基礎資料及合同條款的談判結果錄入電腦傳送到店，并給供應商在××超市唯一一個(gè)“廠(chǎng)商編碼”（同一供應商供應××超市不同部組單品，僅在“廠(chǎng)商編號”前加部組號以示區別）。

● ××購銷(xiāo)單品清單為合同的重要附件，該附件為××超市選購供應商具體單品的依據，是對確認每一單品基礎信息的全面描述。

● 購銷(xiāo)單品清單須經(jīng)雙方簽字確認，確認后談判部將單品基礎信息錄入電腦傳送到店，并給每一供應商的每一單品在××超市唯一一個(gè)“單品編碼”。

● 供應商基礎資料和其供應的單品基礎信息（單品調整或包裝/規格/價(jià)格等）如有變動(dòng)，須以書(shū)面形式提前一個(gè)月通知談判員，以便及時(shí)更正購銷(xiāo)單品清單，變更電腦系統記錄的供應商基礎資料和單品基礎信息。這樣就會(huì )保證訂貨、收驗貨、對帳及結款的順利，提高雙方數據的準確和效率。

● 雙方確認合同后并非承諾購買(mǎi)，商品的采購需通過(guò)店訂貨單進(jìn)行。如對合同或購銷(xiāo)單品清單有疑問(wèn)請與談判員聯(lián)系。

● 有關(guān)商品及商品促銷(xiāo)的所有問(wèn)題，供應商應與談判員聯(lián)系解決。

● 談判部每星期一、二、四、五為供應商洽談接待日。為提高效率，請與談判員預約洽談時(shí)間。

● 為節省往返時(shí)間，供應商及其單品基礎信息變更和促銷(xiāo)確認請盡量以傳真形式通知談判員。

關(guān)于訂/送/驗收貨

● 店營(yíng)業(yè)部門(mén)依據談判部傳送的供應商及單品基礎資料，根據店內銷(xiāo)售及庫存情況向供應商發(fā)送訂單（訂單須是電腦打印，手寫(xiě)訂單無(wú)效）。

● 訂單須以傳真方式向供應商下達（非傳真方式供應商可拒絕送貨，并向公司稽核部反映）。

● 供應商收到訂單后，要按訂單及時(shí)備貨并按要求時(shí)間送到訂貨店的收貨組。

● 供應商必須按訂單送貨，與訂單不符收貨部拒絕收貨，商品質(zhì)量有問(wèn)題拒絕收貨。同樣錯誤不允許重復發(fā)生。

● 訂單傳真不清楚或訂量不清楚，請與店指定人員聯(lián)系確認。臨時(shí)貨量不足或斷貨，請及時(shí)向各店營(yíng)業(yè)主管或經(jīng)理反映，協(xié)商解決方案。長(cháng)時(shí)間（15天以上）斷貨或供應商已停止生產(chǎn)供應的單品請提前一周向談判員反映，以便談判在電腦系統內及時(shí)終止，店營(yíng)業(yè)不再訂貨。

● 收貨完成后，供應商請在訂/驗貨單上簽字確認。有退貨請確認退價(jià)、量、額后，在退貨單上簽字。并記錄訂/驗貨單、退貨單的流水號。

關(guān)于對帳和結款

● 店財務(wù)部核算員負責與供應商對帳業(yè)務(wù)。

● 在結款日前15天開(kāi)始對帳。對帳時(shí)間為每星期一至星期五上午9：30到12：00。

● 為節省時(shí)間，請供應商在對帳期以傳真形式向核算員報數，在確認核算員收到傳真后的最晚第三天核算員須向供應商電話(huà)答復數額是否相符，如不符雙方應預約時(shí)間詳盡核對。

● 對帳完成后，請按雙方核對的數額開(kāi)具增值稅票，并請供應商在結款日前至少7天將稅票送至財務(wù)部，以保證按期結款。

● 供應商第一次辦理結款，請提供：

☆ 公司授權的結款代表人的證明，包括公司抬頭的信紙、結款代表人的姓名和簽名、蓋有公司章。

☆ 結款代表人的身份證復印件并加蓋有公司章（A4規格紙張）。

☆ 供應商的開(kāi)戶(hù)行及帳號。

● 供應商發(fā)生退票，請用公司抬頭的信紙說(shuō)明支票作廢原因，并加蓋公司章，同時(shí)交納10元手續費。財務(wù)部收到作廢支票日起五個(gè)工作日后重新開(kāi)具支票。

● 供應商支票遺失，請立即到××超市開(kāi)戶(hù)行掛失。如支票未被冒領(lǐng)，自供應商報告之日起30天后財務(wù)部重新開(kāi)具支票。

關(guān)于工作劃分

● 談判部談判員負責：供應商的簽約、終止，單品的新增、終止、變價(jià)等變更，促銷(xiāo)，贊助費用。

● 財務(wù)部負責：核收區談判部談判員與供應商確認的各項贊助費用。

● 店營(yíng)業(yè)/收貨組的營(yíng)業(yè)員/主管負責：訂貨、驗貨、退貨。

● 店財務(wù)部核算員/會(huì )計負責：對帳、結帳、賠償。

● 店營(yíng)業(yè)經(jīng)理負責：長(cháng)期租用店內堆頭、店內廣告。

供應商在以上各環(huán)節遇到問(wèn)題可投訴于談判部：談判經(jīng)理/區經(jīng)理；店內：店長(cháng)。

關(guān)于業(yè)務(wù)其它要求

● 我們合作雙方都希望向顧客提供最低價(jià)優(yōu)質(zhì)的商品，這樣可以贏(yíng)得更多的顧客。對于我們雙方，這就意味著(zhù)銷(xiāo)量的增加和生意的提升。為此，××超市必須擁有最低成本。

● 為推動(dòng)店內銷(xiāo)售，××超市要求供應商積極參與促銷(xiāo)，并支持××超市的促銷(xiāo)活動(dòng)、新店開(kāi)業(yè)和店慶等到活動(dòng)。

● ××超市希望供應商和談判員就商品調整、價(jià)格調整、促銷(xiāo)活動(dòng)等方面多加交流和建議，并愿與供應商分享銷(xiāo)售業(yè)績(jì)和市場(chǎng)信息。

● ××超市要求供應商在合作上必須誠實(shí)，提供的所有資信和證明材料必須合法真實(shí)有效，供應到店的商品必須與談判員洽談選定的商品一致。

● 因商品質(zhì)量問(wèn)題導致顧客投訴或政府專(zhuān)業(yè)部門(mén)檢查處罰的，造成××超市相關(guān)損失由供應商補償。××超市并視嚴重和影響程度決定是否加重處罰或終止合作。

● ××超市規定所有業(yè)務(wù)洽談必須與談判員在公司的談判間進(jìn)行，所有業(yè)務(wù)活動(dòng)公開(kāi)。

● ××超市為保護我們合作雙方的利益和顧客的權益及員工隊伍的清廉，所有業(yè)務(wù)活動(dòng)公開(kāi)透明。

● ××超市相信供應商給予談判或營(yíng)業(yè)員工的任何好處（如回扣、禮品或其它好處）都會(huì )導致雙方經(jīng)營(yíng)成本的上升和不必要的費用支出，我們不希望有這種情況發(fā)生，所以××超市規定：

☆ 凡××超市員工，不論職務(wù)高低，都不得出于個(gè)人利益從與××超市有業(yè)務(wù)往來(lái)的公司或個(gè)人，收受任何禮品、小費、現金等形式的饋贈。這些饋贈包括：娛樂(lè )活動(dòng)票券、有價(jià)證券、現金或商品形式的回扣，供應商支付的旅行、節日禮物、餐飲等。

☆ 該規定請供應商支持配合。如供應商出于自身利益賄賂××超市員工，一經(jīng)發(fā)現即終止合作。如××員

     工出于個(gè)人利益向供應商索要或利用權力壓制供應商的正常合作，請直接向公司稽核部反映。

☆ 供應商贊助××超市的任何費用，都須有談判員和供應商雙方確認的××超市的收費單據，供應商  憑此單據到財務(wù)部交納確定的費用，財務(wù)部收訖后在收費單據上核章并向供應商開(kāi)具相應發(fā)票，供應商將財務(wù)核章的收費單據交給談判員，談判員將此單據粘貼在合同中。談判員未填收費單據或財務(wù)部未開(kāi)具相應發(fā)票，供應商有權拒絕交納。

☆ 未按時(shí)限交納的費用，總部憑確認的合同或收費單據有權從應付貨款中扣除。

關(guān)于供應商建議或投訴舉報

● ××超市愿意聽(tīng)取接受供應商對雙方業(yè)務(wù)合作有幫助、生意有提升的好的建議或意見(jiàn)。

● ××超市對供應商利益的維護，就是各級嚴格執行雙方確認的合同、協(xié)議、單據及公司的規定。供應商對不執行的員工、部門(mén)可寫(xiě)清事實(shí)向公司稽核部投訴舉報。公司對所有投訴舉報內容（信件、陳述、舉報人等）高度保密。

  稽核部地址：XX市XX區××超市稽核部，郵編 

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