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檔案管理實(shí)現數字化與網(wǎng)絡(luò )化的策略
數字檔案館是新型文件和檔案管理信息化的必然結果，下面是小編搜集整理的一篇探究檔案管理實(shí)現數字化與網(wǎng)絡(luò )化的論文范文，供大家閱讀查看。
檔案管理要想真正的實(shí)現數字化與網(wǎng)絡(luò )化，需要做很多準備工作，建立完善的數據庫體系就是其中之一，因為數據庫建設質(zhì)量如何直接關(guān)系到檔案信息資源是否能夠實(shí)現共享，滿(mǎn)足所有網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)的要求，因此相關(guān)人員應該根據自身檔案管理部門(mén)的特點(diǎn)建立數據庫，并且收集大量的電子文件，增加檔案管理的內容。
1“數字化”的構建，給檔案事業(yè)帶來(lái)了前所未有的巨大發(fā)展機遇
1.1檔案信息資源的合理配置是檔案工作自身發(fā)展的必然選擇。檔案工作的根本目的，在于充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，為社會(huì )主義現代化建設服務(wù)。在知識和信息已經(jīng)成為經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展首要資源的今天，要求檔案工作必須提供方便、快捷、超越時(shí)空限制的信息服務(wù)�；ヂ�(lián)網(wǎng)絡(luò )的迅速擴展，網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)的大量涌現，以及信息服務(wù)的潮涌而至，無(wú)疑為我們開(kāi)拓檔案服務(wù)的時(shí)空范圍，擴大社會(huì )化利用提供了難得的發(fā)展機遇。
1.2城域網(wǎng)的建設，架起了連接檔案館和因特網(wǎng)的橋梁，使“天塹”變?yōu)?ldquo;通途”.各級各類(lèi)檔案館作為管理檔案的機構，保存著(zhù)大量的檔案信息，但信息的利用率卻相對較低，大量的信息資源鎖在“深閨”.如果將這些信息公布于因特網(wǎng)上，憑著(zhù)其歷史記錄的原始性、真實(shí)性、權威性特點(diǎn)，相信會(huì )吸引大量的讀者閱覽檔案信息，從而使檔案館擴大影響，達到開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的目的，實(shí)現其社會(huì )功能。同時(shí)，也會(huì )給檔案館提供無(wú)限生機。
1.3隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )工程的深入開(kāi)展，必將產(chǎn)生大量的電子文件，具有保存價(jià)值的電子文件，必須歸檔保存。電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案將逐步成為檔案館館藏中的主流成分，對電子檔案如何接收、管理、提供利用及信息共享與信息安全等，勢必成為檔案館事業(yè)在新形下發(fā)展需要面對的新問(wèn)題。
2推進(jìn)檔案信息化建設的步伐，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源的措施
2.1積極主動(dòng)地將館藏檔案與網(wǎng)絡(luò )信息相結合，加快檔案數字化管理進(jìn)程。檔案數字化，其手段就是對檔案實(shí)現全文存儲，它在檔案信息管理系統中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據中進(jìn)行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實(shí)現檔案圖文信息的全文檢索，用戶(hù)界面友好，易于掌握。
2.2加快數字檔案館建設，努力適應飛速發(fā)展的檔案利用需求。數字檔案館是新型文件和檔案管理信息化的必然結果。數字技術(shù)的應用完善并發(fā)展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長(cháng)久。數字檔案檢索系統方便、快捷，不僅極大地滿(mǎn)足了利用要求，而且，利用者可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的局限，隨時(shí)、隨地實(shí)現檔案的異地查找。利用網(wǎng)絡(luò )的交互方式，數字檔案館能夠向利用者提供更加專(zhuān)指、更具特色的檔案咨詢(xún)服務(wù)，改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案服務(wù)的落后面貌。
3檔案信息資源數字化與網(wǎng)絡(luò )化管理需要注意的問(wèn)題
3.1著(zhù)重數據庫建設。檔案信息資源管理要想真正的實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化，第一需要做的就是數據庫建設，因為數據庫的主要功能就是存放檔案信息，如果建設質(zhì)量存在問(wèn)題，那么，網(wǎng)絡(luò )上的檔案信息很難實(shí)現共享，也就失去了網(wǎng)絡(luò )化管理檔案信息的價(jià)值。因為如果數據庫建設存在問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)在查找相應的檔案信息時(shí)，無(wú)論什么樣的檢索要求都不能滿(mǎn)足檢索條件，這就給使用者帶來(lái)了一定的困擾，還有些數據庫存在重復建設的現象，造成了網(wǎng)絡(luò )資源的嚴重浪費。因此相關(guān)人員要將管理重點(diǎn)放在數據庫的建設上面，使其成為內容豐富并且使用價(jià)值極高的數據庫。
在數據庫建設方面，最為重要的就是結構的設計，這并不是一項簡(jiǎn)單的工作，傳統的結構設計只是單純將單機數據庫簡(jiǎn)單的地移到網(wǎng)絡(luò )中即可，這種結構方式并不能實(shí)現檔案信息的共享，因為在結構設計時(shí)，要由國家相關(guān)部門(mén)統一調配，有針對性的進(jìn)行設計，逐漸優(yōu)化結構設計方案，尤其是盡可能的避免單機數據庫存在的問(wèn)題，真正的實(shí)現檔案信息資源的共享。
3.2電子文件的收集。電子檔案與傳統的紙質(zhì)檔案相比，優(yōu)勢的確很多，但是存在的技術(shù)會(huì )更多更復雜，有很多的影響因素阻礙其發(fā)展，面對著(zhù)些問(wèn)題，檔案管理部門(mén)在現階段很難獨立完成，因此可以將電子檔案信息的生成部門(mén)、檔案管理部門(mén)以及計算機管理部門(mén)有效的結合起來(lái)共同來(lái)管理檔案信息。這其中電子檔案生成部門(mén)因其是直接生成檔案的部門(mén)，因此能夠很快的識別出該檔案是否具有原始性，也就是是否具有法律效力;而檔案管理部門(mén)一直都在進(jìn)行管理工作，對各項業(yè)務(wù)都了如指掌，因此可以掌握全局，發(fā)揮統籌作用;而計算機管理部門(mén)是檔案信息實(shí)現數字化與網(wǎng)絡(luò )的關(guān)鍵，它還掌握這最先進(jìn)的網(wǎng)路技術(shù)。所以如果三者能夠有機結合起來(lái)，對電子信息的發(fā)展將起到不可磨滅的作用。
3.3要有完善的設備。主要設備就是計算機，但是要想真正的發(fā)揮計算機的性能，其硬件以及軟件設備質(zhì)量都要有所保證，要實(shí)時(shí)的更新設備，這是提高電子檔案數字化程度的關(guān)鍵，還要定時(shí)去計算機進(jìn)行殺毒，以防不法分子惡意侵入計算機中，盜取檔案信息，造成嚴重損失。
3.4提高電子檔案管理人員的水平。這是實(shí)現檔案管理數字化以及網(wǎng)絡(luò )化的關(guān)鍵，如果沒(méi)有高素質(zhì)的人才做支撐，一切都無(wú)從談起，因此需要相關(guān)部門(mén)加大人才培養和引進(jìn)的力度。這些人才不僅要具有豐富的理論知識，還要具有一定的實(shí)踐能力，有著(zhù)豐富的電子檔案管理經(jīng)驗，當發(fā)生問(wèn)題能夠及時(shí)的解決。電子檔案管理人員不僅僅要具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識，還要對計算機操作有一定的了解，甚至要具備一定的計算機維修能力，以防計算機出現故障，能夠及時(shí)解決，不影響工作效率。
綜上所述，可知檔案信息資源實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化以及數字化的管理并不是一件容易的事情，雖然在數字化時(shí)代，為檔案信息資源管理的發(fā)展提供了強有力的支持，但是也需要各方面相互配合，比如電子檔案生成部門(mén)以及檔案管理部門(mén)之間的配合，才能真正實(shí)現檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò )化，并且保證其安全。
參考文獻
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