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論建立和完善保險財務(wù)治理體系
[摘要]國內保險公司,特別是國有獨資保險公司機構龐大、職員及網(wǎng)點(diǎn)眾多,但由于信息技術(shù)落后,資金分散,治理不力,不能形成上的上風(fēng)和核心競爭力。假如建立起適合保險業(yè)的、的信息、資金和單證治理系統,并以財務(wù)治理為紐帶將三者有機結合起來(lái),必將大大進(jìn)步保險公司的治理效率和效益。信息技術(shù)的極大地改變了傳統的經(jīng)營(yíng)方式和治理方式。在企業(yè)治理中出現了信息流、資金流、單證流的治理模式,特別是在日常財務(wù)治理方面,出現了以資金治理為中心,信息技術(shù)為手段,單證治理做保證的三位一體的財務(wù)治理體系,財務(wù)治理向著(zhù)更注重效率和效益的方向。保險公司作為面向大眾的企業(yè),其信息、資金及單證無(wú)論是規模還是在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要程度上都不亞于其他行業(yè),因而更要注重信息、資金、單證三位一體的財務(wù)治理。
一、保險公司建立信息、資金、單證三位一體財務(wù)治理體系的必要性
保險公司,特別是國有獨資保險公司,其規模一般較大,但治理較為粗放。從信息治理系統來(lái)看,不僅沒(méi)有建立成功的商務(wù),利用銀行電子支付系統也不充分,而且現有的各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)之間、上下級之間尚不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )化治理,數據不能共享;基層公司的業(yè)務(wù)處理和財務(wù)處理沒(méi)有實(shí)行標準化、系統化的電子處理程序,業(yè)務(wù)、收付費、記賬、統計、分保等環(huán)節信息重復錄進(jìn)、數據人為調節,結果造成信息傳輸慢,數據失真,甚至出現弄虛作假的情況。這種狀況不能適應保險市場(chǎng)上的競爭,更經(jīng)不起進(jìn)世后外資保險公司先進(jìn)治理方式和運營(yíng)方式的沖擊。外資保險公司進(jìn)進(jìn)我國之后,不可能建立很多機構和招聘很多職員,他們主要依靠先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò )和相應的營(yíng)銷(xiāo)策略開(kāi)展業(yè)務(wù)。假如我們的經(jīng)營(yíng)治理方式不加以改變,我們目前網(wǎng)點(diǎn)多的上風(fēng)不僅發(fā)揮不了作用,而且會(huì )成為本錢(qián)高效率低的包袱。因而中資保險公司,特別是國有獨資保險公司必須加快信息技術(shù)建設,利用現代信息技術(shù)改造基層公司的業(yè)務(wù)和財務(wù)處理程序。應把現有營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的各種數據信息連接起來(lái),形成先進(jìn)的信息處理系統,實(shí)現通保通賠,同一治理,將網(wǎng)點(diǎn)多的傳統上風(fēng)發(fā)揮出來(lái),然后在現有信息網(wǎng)絡(luò )的基礎上建立電子商務(wù)及電子支付系統,使中資保險公司向國際水平靠近。
在資金治理方面,目前國內保險公司也未形成有效的資金調配、使用及運用系統。資金分散在各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及各級公司,公司各機構之間、上下級之間缺乏科學(xué)的資金治理和調控手段。例如基層公司中已簽單但有多少保費沒(méi)有收回,多少保費滯留在保戶(hù)、外勤、代理人手中,基層公司內部未進(jìn)賬或虛進(jìn)賬的資金有多少,現有的資金治理系統不能對這些進(jìn)行有效地監控。資金的收付缺乏有效的控制制度,資金治理不同一、不規范,“三假一私存”等現象時(shí)有發(fā)生,從而造成資金流失、浪費,甚至出現違法亂紀的情況。各網(wǎng)點(diǎn)及各級公司日常需要多少業(yè)務(wù)周轉資金缺乏科學(xué)的界定,存款普遍存在盲目性,而且各網(wǎng)點(diǎn)及上下級之間缺乏同一的支付手段,使資金的活動(dòng)性大大降低,從而降低資金使用效率,增加資金治理本錢(qián)。外資保險公司進(jìn)進(jìn)我國保險市場(chǎng)之后,隨著(zhù)競爭的日趨激烈及保險市場(chǎng)的國際化,費率會(huì )逐步降低,賠付率將逐漸進(jìn)步,資金運用取得的投資收益將成為保險公司利潤的重要來(lái)源。而我們目前的資金治理辦法無(wú)法適應保險業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢。因此,中資保險公司必須建立一套科學(xué)的適應現代信息技術(shù)和支付方法的資金治理、資金調控及資金運用系統。
保險業(yè)務(wù)中的盡大多數單證都涉及財務(wù)與資金,但基層公司單證的印制、領(lǐng)用、保管、使用、編號、銷(xiāo)號等制度既不同一又不規范,各種單證之間的銜接、制約不緊密,財務(wù)核算過(guò)程中單證的傳遞,憑證的附件等不規范,單證有意無(wú)意的流失情況經(jīng)常發(fā)生。單證混亂往往造成數據失真,資金流失,因此必須加強單證的治理。此外,新的信息處理技術(shù)及新的支付手段的出現,對紙質(zhì)原始單證及電腦天生的電子單證有了新的要求,單證治理也要系統化、科學(xué)化。
二、信息、資金、單證治理系統的、功能及相互關(guān)系
信息治理、資金治理和單證治理三者既相互獨立,又相輔相成,綜合成為保險公司同一的財務(wù)治理體系。
1.信息治理(數據處理電子化)系統
大型保險公司的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)遍布全國各地,保險業(yè)務(wù)面向各行各業(yè),涉及千家萬(wàn)戶(hù)。要充分發(fā)揮各個(gè)保險機構的職能和作用,就需要建立完善的電子化和網(wǎng)絡(luò )化信息治理系統,從業(yè)務(wù)處理(簽單、理賠),到收保費付賠款,再到財務(wù)核算及統計,在大范圍內(如地市、全省或全國范圍內)建立同一網(wǎng)絡(luò ),而且能與銀行的電子支付系統、因特網(wǎng)等外部信息系統連接,實(shí)現數據共享,網(wǎng)絡(luò )化治理,形成保險公司先進(jìn)的開(kāi)放性的信息治理系統。這樣既能方便保戶(hù),進(jìn)步競爭力,又能迅速處理所有財務(wù)信息,使公司各級治理者正確、快速、完整地得到相關(guān)的財務(wù)信息。
信息處理實(shí)現電子化、網(wǎng)絡(luò )化治理之后,業(yè)務(wù)處理中心和財務(wù)處理中心可以對公司的財務(wù)和業(yè)務(wù)信息集中處理。
在信息處理系統中,各險種的簽單、理賠等業(yè)務(wù)信息由相應的機軟件進(jìn)行處理,形成業(yè)務(wù)處理系統。業(yè)務(wù)處理系統將信息傳送給收付費系統,收付費系統進(jìn)行收付款業(yè)務(wù)的處理,并將收付款及應收應付信息反饋回業(yè)務(wù)處理系統。業(yè)務(wù)處理系統綜合保單信息及收付費信息天生基層報表,形成面向基層科室的各項業(yè)務(wù)資料及面向外部代理、內部員工的業(yè)績(jì)考核資料,用于基層公司的業(yè)務(wù)治理和調控。
運用電子商務(wù)后,電子商務(wù)系統直接聯(lián)系保戶(hù)并與業(yè)務(wù)處理系統連接,進(jìn)行簽單并進(jìn)行信息處理;運用銀行支付系統后,銀行支付系統與公司收付費系統連接,保戶(hù)可以利用電話(huà)、因特網(wǎng)等手段直接交費,公司也可直接劃撥賠款或儲金,并通過(guò)公司的收付費系統進(jìn)行信息處理。各種信息均與公司的業(yè)務(wù)處理中心和財務(wù)處理中心連接,由中心進(jìn)行核保核賠及賬務(wù)處理,并天生業(yè)務(wù)報表、財務(wù)報表和統計報表。
信息治理系統形成后,要同一內部業(yè)務(wù)流程和治理模式,同一各類(lèi)分析數據和表格標準及格式,避免數據重復錄進(jìn)、自由修改,基本實(shí)現數據共享、網(wǎng)絡(luò )化應用。系統還要有較強的查詢(xún)功能和各種報表的天生功能,以便各級治理職員根據權限隨時(shí)查詢(xún)各級、各類(lèi)業(yè)務(wù)和財務(wù)統計資料,隨時(shí)對經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行監控。
2.資金治理系統保險公司資金的收付遍布各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn),假如運用銀行支付系統,資金的收付更加分散。各收付點(diǎn)及公司上下級之間的資金調度,銀行帳戶(hù)的治理,現金的保管,銀行存款與現金的存取,資金的收付程序以及其他涉及資金的治理方式和治理方法,必須同一納進(jìn)資金治理系統,進(jìn)行嚴格有效的治理,既要保證資金的活動(dòng)性,保證賠款支出及展業(yè)部分的業(yè)務(wù)支出,又要保證資金的安全性和增值性。
資金治理系統包括治理資金的職員崗位職責和資金的流轉渠道。資金治理要保證治理職員職責到位并相互牽制,保證資金流轉暢通。
資金的治理必須從源頭管起,信用治理是資金治理的出發(fā)點(diǎn)。信用治理員根據公司的信用治理制度對要求簽單并索要正式發(fā)票但尚未交付保費的保戶(hù)、業(yè)務(wù)外勤及代辦審批信用度和信用期,符合規定的開(kāi)據保險單和正式發(fā)票。應收保費治理員對應收保費進(jìn)行跟蹤清收,對信用期內未交費的保戶(hù)、業(yè)務(wù)外勤或代辦按制度進(jìn)行處理,保證資金回收,或解除保險責任。收付員、核算員、主管出納和主管按照規定的程序對資金的收付進(jìn)行治理。
資金的流轉系統要保證資金的活動(dòng)性、安全性和資金使用效益。各支公司的保費收進(jìn)存進(jìn)收進(jìn)基本戶(hù),檢查未達賬及銀行退票等事項,并隨時(shí)將其余額轉進(jìn)公共基本戶(hù)。各支公司或網(wǎng)點(diǎn)的賠款基本戶(hù)和用度戶(hù)核定最高限額,保證賠款和用度支出,定期或定額由公共基本戶(hù)補充。資金要集中到公共基本戶(hù),公共基本戶(hù)在統籌全轄業(yè)務(wù)資金的條件下,按照資金運用的有關(guān)制度,將節余資金上劃或用于資金運用,以進(jìn)步資金效益。
在資金流轉系統中,收款員將收到的支票和現金存進(jìn)收進(jìn)基本戶(hù)。核算員從賠款基本戶(hù)提取現金交與付款員,付款員從賠款基本戶(hù)開(kāi)支票或用現金賠付,當日將結余現金退回核算員。核算員負責其他存款戶(hù)和用度戶(hù)的治理,并負責將收進(jìn)基本戶(hù)的資金劃進(jìn)公共基本戶(hù)。主管出納負責公共基本戶(hù)及全部資金調控;在銀行電話(huà)付費或因特網(wǎng)付費時(shí),主管出納負責銀行支付系統資金與公共賬戶(hù)資金的劃撥,并及時(shí)補充各付款單位的賠款資金和用度資金。主管出納和主管會(huì )計要利用機系統隨時(shí)監控所轄各賬戶(hù)的資金余額與流向,保證資金的活動(dòng)性與安全性,同時(shí),集中盡可能多的資金在國家答應范圍內或爭取國家政策進(jìn)行穩妥的資金運用,進(jìn)步資金效益。
假如采用更先進(jìn)的信息處理技術(shù)和支付手段,也可以取消基層公司的收進(jìn)基本戶(hù)和賠款基本戶(hù),利用公共基本賬戶(hù)實(shí)行通保通賠。
3.單證治理系統單證是連接資金治理與信息治理之間的紐帶。首先,公司的資金與數據不能孤立存在,二者必須通過(guò)單證相對應,彼此相互支持和制約;其次,資金的收付流轉,數據的錄進(jìn)必須有單證及單證制度做依據;此外,資金的流失總是伴隨單證的流失而形成的,單證的治理是資金安全的重要保證。因而,單證的印制、保管、領(lǐng)用、流轉、以及根據單證進(jìn)行資金收付及數據錄進(jìn)等一系列程序和制度必須進(jìn)行同一治理,形成單證治理系統。
保險經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中主要有兩種單證,一是業(yè)務(wù)單證,二是財務(wù)單證。業(yè)務(wù)單證有些與財務(wù)沒(méi)有直接關(guān)系,有些與財務(wù)有直接關(guān)系,是財務(wù)活動(dòng)的依據。從財務(wù)治理角度講的單證包括財務(wù)單證和與財務(wù)有直接關(guān)系的業(yè)務(wù)單證。
單證治理系統的建立主要包括單證治理制度和單證流轉渠道。單證治理制度包括各種單證的治理權限以及單證的印刷、保管、領(lǐng)用、填制、傳遞等制度,單證流轉渠道指單證的流向及各種單證的正本、副本、各聯(lián)在使用中相互交織而形成的流轉網(wǎng)絡(luò )。在單證治理系統中,必須結合和適應信息治理和資金治理,公道設計單證的治理制度和流轉渠道,以保證信息的真實(shí)及資金的安全。
三、全面建立三位一體的財務(wù)治理體系以信息治理系統、資金治理系統和單證治理系統為主要組成部分的財務(wù)核算和財務(wù)治理體系是信息技術(shù)廣泛應用于經(jīng)營(yíng)治理條件下較為先進(jìn)的財務(wù)治理方式。保險公司這樣的企業(yè),其數據、資金和單證具有量大、面廣、分散、傳輸頻繁的特點(diǎn),綜合建立三位一體的財務(wù)治理體系對其經(jīng)營(yíng)和更為重要。財務(wù)部分要積極參與公司的信息技術(shù)建設,制定財務(wù)治理體系的總體規劃,實(shí)施先進(jìn)的財務(wù)信息、資金和單證的治理辦法,并制定縝密的公司內部控制制度,將信息、資金和單證的治理有機地結合起來(lái),使三者相互協(xié)調、相互制約,成為有機的整體。
財務(wù)部分要充分有效地利用信息技術(shù)手段改革現行會(huì )計核算和財務(wù)治理體制,簡(jiǎn)化核算層次,精減核算職員,正確高效地進(jìn)行業(yè)務(wù)和財務(wù)數據的收集、整理、傳送、工作。在財務(wù)治理活動(dòng)中還應對所轄各項治理指標和考核指標的制定、考核、調控納進(jìn)信息治理系統,建立基于公司效益和員工貢獻度的激勵機制,對全轄范圍進(jìn)行直接、及時(shí)的財務(wù)處理和財務(wù)控制,為公司領(lǐng)導提供正確、及時(shí)的財務(wù)信息,及時(shí)編制各類(lèi)對內對外會(huì )計、統計報表。
在保險公司,貨幣資金是公司最主要也是最重要的資金形式,因此我們在財務(wù)治理系統中主要闡述的是貨幣資金的治理。實(shí)際上,固定資產(chǎn)、在建工程、辦公用品和低值易耗品、債權債務(wù)及其他無(wú)形資產(chǎn)和各項用度也完全可以按照資金治理的原理制定治理制度和治理流程,納進(jìn)財務(wù)治理體系。
在信息、資金、單證三位一體的財務(wù)治理體系中,信息治理系統、資金治理系統和單證治理系統是各自獨立、開(kāi)放和可擴展性的。隨著(zhù)新的信息技術(shù)和支付手段的不斷應用,三個(gè)治理系統中的治理技術(shù)和治理方式也要相應發(fā)展,但三者要相互結合、相互協(xié)調,一但三者脫節,就會(huì )造成比傳統手工治理更為嚴重的后果。
綜上所述,對于國內保險公司,特別是機構龐大、職員眾多的國有獨資保險公司來(lái)說(shuō),逐步穩妥地建立數據處理網(wǎng)絡(luò )系統,運用信息、資金、單證三位一體的財務(wù)治理方法,既能發(fā)揮營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)多的傳統上風(fēng),又保持了財務(wù)治理方式的先進(jìn)性,這對于我國進(jìn)世后增強國有保險公司與外資保險公司的競爭實(shí)力是相當重要的。
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