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論建立和完善保險財務(wù)管理體系
[摘要]國內保險公司，特別是國有獨資保險公司機構龐大、人員及網(wǎng)點(diǎn)眾多，但由于信息技術(shù)落后，資金分散，管理不力，不能形成網(wǎng)絡(luò )上的優(yōu)勢和核心競爭力。如果建立起適合保險業(yè)的、科學(xué)的信息、資金和單證管理系統，并以財務(wù)管理為紐帶將三者有機結合起來(lái)，必將大大提高保險公司的管理效率和效益。
現代信息技術(shù)的應用極大地改變了企業(yè)傳統的經(jīng)營(yíng)方式和管理方式。在目前企業(yè)管理中出現了信息流、資金流、單證流的管理模式，特別是在日常財務(wù)管理方面，出現了以資金管理為中心，信息技術(shù)為手段，單證管理做保證的三位一體的財務(wù)管理體系，財務(wù)管理向著(zhù)更注重效率和效益的方向發(fā)展。保險公司作為面向社會(huì )大眾的金融企業(yè)，其信息、資金及單證無(wú)論是規模還是在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要程度上都不亞于其他行業(yè)，因而更要注重信息、資金、單證三位一體的財務(wù)管理方法。
一、保險公司建立信息、資金、單證三位一體財務(wù)管理體系的必要性
保險公司，特別是國有獨資保險公司，其規模一般較大，但管理較為粗放。從信息管理系統來(lái)看，不僅沒(méi)有建立成功的電子商務(wù)，利用銀行電子支付系統也不充分，而且現有的各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)之間、上下級之間尚不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )化管理，數據不能共享；基層公司的業(yè)務(wù)處理和財務(wù)處理沒(méi)有實(shí)行標準化、系統化的電子處理程序，業(yè)務(wù)、收付費、記賬、統計、分保等環(huán)節信息重復錄入、數據人為調節，結果造成信息傳輸慢，數據失真，甚至出現弄虛作假的情況。這種狀況不能適應保險市場(chǎng)上的競爭，更經(jīng)不起入世后外資保險公司先進(jìn)管理方式和運營(yíng)方式的沖擊。外資保險公司進(jìn)入我國之后，不可能建立很多機構和招聘很多人員，他們主要依靠先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò )和相應的營(yíng)銷(xiāo)策略開(kāi)展業(yè)務(wù)。如果我們的經(jīng)營(yíng)管理方式不加以改變，我們目前網(wǎng)點(diǎn)多的優(yōu)勢不僅發(fā)揮不了作用，而且會(huì )成為成本高效率低的包袱。因而中資保險公司，特別是國有獨資保險公司必須加快信息技術(shù)建設，利用現代信息技術(shù)改造基層公司的業(yè)務(wù)和財務(wù)處理程序。應把現有營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的各種數據信息連接起來(lái)，形成先進(jìn)的信息處理系統，實(shí)現通保通賠，統一管理，將網(wǎng)點(diǎn)多的傳統優(yōu)勢發(fā)揮出來(lái)，然后在現有信息網(wǎng)絡(luò )的基礎上建立電子商務(wù)及電子支付系統，使中資保險公司向國際水平靠近。
在資金管理方面，目前國內保險公司也未形成有效的資金調配、使用及運用系統。資金分散在各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及各級公司，公司各機構之間、上下級之間缺乏科學(xué)的資金管理和調控手段。例如基層公司中已簽單但有多少保費沒(méi)有收回，多少保費滯留在保戶(hù)、外勤、代理人手中，基層公司內部未入賬或虛入賬的資金有多少，現有的資金管理系統不能對這些問(wèn)題進(jìn)行有效地監控。資金的收付缺乏有效的控制制度，資金管理不統一、不規范，“三假一私存”等現象時(shí)有發(fā)生，從而造成資金流失、浪費，甚至出現違法亂紀的情況。各網(wǎng)點(diǎn)及各級公司日常需要多少業(yè)務(wù)周轉資金缺乏科學(xué)的界定，存款普遍存在盲目性，而且各網(wǎng)點(diǎn)及上下級之間缺乏統一的支付手段，使資金的流動(dòng)性大大降低，從而降低資金使用效率，增加資金管理成本。外資保險公司進(jìn)入我國保險市場(chǎng)之后，隨著(zhù)競爭的日趨激烈及保險市場(chǎng)的國際化，費率會(huì )逐步降低，賠付率將逐漸提高，資金運用取得的投資收益將成為保險公司利潤的重要來(lái)源。而我們目前的資金管理辦法無(wú)法適應保險業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢。因此，中資保險公司必須建立一套科學(xué)的適應現代信息技術(shù)和支付方法的資金管理、資金調控及資金運用系統。
保險業(yè)務(wù)中的絕大多數單證都涉及財務(wù)與資金，但基層公司單證的印制、領(lǐng)用、保管、使用、編號、銷(xiāo)號等制度既不統一又不規范，各種單證之間的銜接、制約不緊密，財務(wù)核算過(guò)程中單證的傳遞，會(huì )計憑證的附件等不規范，單證有意無(wú)意的流失情況經(jīng)常發(fā)生。單證混亂往往造成數據失真，資金流失，因此必須加強單證的管理。此外，新的信息處理技術(shù)及新的支付手段的出現，對紙質(zhì)原始單證及電腦生成的電子單證有了新的要求，單證管理也要系統化、科學(xué)化。
二、信息、資金、單證管理系統的內容、功能及相互關(guān)系
信息管理、資金管理和單證管理三者既相互獨立，又相輔相成，綜合成為保險公司統一的財務(wù)管理體系。
1.信息管理（數據處理電子化）系統
大型保險公司的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)遍布全國各地，保險業(yè)務(wù)面向各行各業(yè)，涉及千家萬(wàn)戶(hù)。要充分發(fā)揮各個(gè)保險機構的職能和作用，就需要建立完善的電子化和網(wǎng)絡(luò )化信息管理系統，從業(yè)務(wù)處理（簽單、理賠），到收保費付賠款，再到財務(wù)核算及統計分析，在大范圍內（如地市、全省或全國范圍內）建立統一網(wǎng)絡(luò )，而且能與銀行的電子支付系統、因特網(wǎng)等外部信息系統連接，實(shí)現數據共享，網(wǎng)絡(luò )化管理，形成保險公司先進(jìn)的開(kāi)放性的信息管理系統。這樣既能方便保戶(hù)，提高競爭力，又能迅速處理所有財務(wù)信息，使公司各級管理者準確、快速、完整地得到相關(guān)的財務(wù)信息。
信息處理實(shí)現電子化、網(wǎng)絡(luò )化管理之后，業(yè)務(wù)處理中心和財務(wù)處理中心可以對公司的財務(wù)和業(yè)務(wù)信息集中處理。
在信息處理系統中，各險種的簽單、理賠等業(yè)務(wù)信息由相應的計算機軟件進(jìn)行處理，形成業(yè)務(wù)處理系統。業(yè)務(wù)處理系統將信息傳送給收付費系統，收付費系統進(jìn)行收付款業(yè)務(wù)的處理，并將收付款及應收應付信息反饋回業(yè)務(wù)處理系統。業(yè)務(wù)處理系統綜合保單信息及收付費信息生成基層報表，形成面向基層科室的各項業(yè)務(wù)資料及面向外部代理、內部員工的業(yè)績(jì)考核資料，用于基層公司的業(yè)務(wù)管理和調控。
運用電子商務(wù)后，電子商務(wù)系統直接聯(lián)系保戶(hù)并與業(yè)務(wù)處理系統連接，進(jìn)行簽單并進(jìn)行信息處理；運用銀行支付系統后，銀行支付系統與公司收付費系統連接，保戶(hù)可以利用電話(huà)、因特網(wǎng)等手段直接交費，公司也可直接劃撥賠款或儲金，并通過(guò)公司的收付費系統進(jìn)行信息處理。各種信息均與公司的業(yè)務(wù)處理中心和財務(wù)處理中心連接，由中心進(jìn)行核保核賠及賬務(wù)處理，并生成業(yè)務(wù)報表、財務(wù)報表和統計報表。
信息管理系統形成后，要統一內部業(yè)務(wù)流程和管理模式，統一各類(lèi)分析數據和表格標準及格式，避免數據重復錄入、自由修改，基本實(shí)現數據共享、網(wǎng)絡(luò )化應用。系統還要有較強的查詢(xún)功能和各種報表的生成功能，以便各級管理人員根據權限隨時(shí)查詢(xún)各級、各類(lèi)業(yè)務(wù)和財務(wù)統計資料，隨時(shí)對經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行監控。
2.資金管理系統保險公司資金的收付遍布各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，如果運用銀行支付系統，資金的收付更加分散。各收付點(diǎn)及公司上下級之間的資金調度，銀行帳戶(hù)的管理，現金的保管，銀行存款與現金的存取，資金的收付程序以及其他涉及資金的管理方式和管理方法，必須統一納入資金管理系統，進(jìn)行嚴格有效的管理，既要保證資金的流動(dòng)性，保證賠款支出及展業(yè)部門(mén)的業(yè)務(wù)支出，又要保證資金的安全性和增值性。
資金管理系統包括管理資金的人員崗位職責和資金的流轉渠道。資金管理要保證管理人員職責到位并相互牽制，保證資金流轉暢通。
資金的管理必須從源頭管起，信用管理是資金管理的起點(diǎn)。信用管理員根據公司的信用管理制度對要求簽單并索要正式發(fā)票但尚未交付保費的保戶(hù)、業(yè)務(wù)外勤及代辦審批信用度和信用期，符合
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