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企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統構建論文
文章摘要：隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)的壯大，需要記載的檔案越來(lái)越多，如果還是采用傳統的紙質(zhì)檔案，將會(huì )降低檔案管理的難度和成本。本文探討如何建立企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統，尋找更加科學(xué)的管理方法。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；電子信息技術(shù)管理；系統
電子信息技術(shù)管理系統簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是管理企業(yè)的檔案系統，是光盤(pán)存儲、數據庫管理、圖像編輯、信息共享和處理一站式的全新的現代化管理系統。數據檔案上網(wǎng)，即可實(shí)現企業(yè)員工對數據的共享，設置權限，使得相應部門(mén)的工作人員可對數據進(jìn)行處理更新。這樣有利于信息的調用和傳播，提高企業(yè)的工作效率。但是如何構建一套安全可靠實(shí)用的電子信息技術(shù)管理系統是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一道難題。
1構建企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統的原則
1.1實(shí)用性原則。
每個(gè)企業(yè)都有每個(gè)企業(yè)的文化和業(yè)務(wù)，所以每個(gè)企業(yè)都必須根據自身的實(shí)際情況來(lái)構建電子信息技術(shù)管理系統。只有這樣，才能體現出自身企業(yè)的特點(diǎn)，才能夠讓企業(yè)員工更加有效的了解和熟悉企業(yè)的電子信息技術(shù)管理系統。任何看似先進(jìn)而不使用的系統都不是好系統。
1.2安全性原則。
企業(yè)的電子信息技術(shù)管理系統包含大量的企業(yè)信息，如果信息安全得不到保證，將會(huì )導致企業(yè)信息外泄。輕則讓員工私人信息泄露，重則很多商務(wù)信息傳到競爭對手手上，將會(huì )讓企業(yè)利益很大程度的受損，導致企業(yè)受到沉重打擊。所以電子信息技術(shù)管理系統的安全性處于非常重要的地位。
1.3開(kāi)放性原則。
企業(yè)帶腦子信息管理系統不進(jìn)要在企業(yè)內部對相關(guān)的工作人員開(kāi)放，還要對外部訪(fǎng)客進(jìn)行開(kāi)放。系統需要有相應的端口與其他系統相連，比如PS系統、CAD系統等，可以讓企業(yè)內部人員直接整合相關(guān)的信息，達到內部信息共享的目的，提高生產(chǎn)科研效率。另一方面讓企業(yè)外部人員能夠進(jìn)入系統，了解企業(yè)產(chǎn)品和文化，或許每一位瀏覽企業(yè)信息的人都是潛在的顧客。
1.4先進(jìn)性原則。
電子信息技術(shù)管理系統如同手機一樣，也是一個(gè)快速發(fā)展的商品。企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻保持系統的先進(jìn)性，不能讓陳舊的系統影響企業(yè)的發(fā)展，及時(shí)更新和完善對于企業(yè)的發(fā)展有著(zhù)促進(jìn)作用。
2構建企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統的方法
2.1準備階段。
首先，需要相關(guān)工作人員廣泛的收集企業(yè)的相關(guān)信息，尋找合適的電子信息技術(shù)管理軟件開(kāi)發(fā)公司，了解信息管理的發(fā)展趨勢，以選擇最適合的電子信息技術(shù)管理系統。其次，協(xié)調企業(yè)各部門(mén)工作人員召開(kāi)會(huì )議，了解各部門(mén)的信息管理需求，并將這些需求轉達給管理系統開(kāi)發(fā)公司，初步達成合作意向。最后搭建企業(yè)信息管理系統操作和使用制度，讓系統有序運行，幫助企業(yè)提高工作效率。
2.2建立階段。
首先，協(xié)同信息管理系統軟件開(kāi)發(fā)公司安裝企業(yè)電子信息系統，連接企業(yè)的局域控制網(wǎng)絡(luò )，把需要接入系統的其他系統和打印機等外部設備接入系統，初步構建較為完善企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統。其次，組織企業(yè)各部門(mén)相關(guān)工作人員，進(jìn)行系統的試運行，檢查存在不足的地方和不合理的地方，或者有哪些地方需要改進(jìn)的。最后，講試運行期間的問(wèn)題匯總提交給系統開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行修改。
2.3交付使用階段。
第一，開(kāi)發(fā)公司對相關(guān)部門(mén)后臺運作員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓，保證后臺運行員工能夠正確使用。第二，系統全面對企業(yè)內部和企業(yè)外部進(jìn)行開(kāi)放運行，正式交付使用。第三，必須和開(kāi)發(fā)公司簽署系統的售后和技術(shù)服務(wù)工作，做好系統的安全維護工作。
3構建電子信息技術(shù)管理系統的注意事項
3.1準備工作。
構建企業(yè)的電子信息技術(shù)管理系統是一項牽扯廣泛的復雜工作。這里面會(huì )涉及到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)的生產(chǎn)信息，需要資金和技術(shù)的支持。如果準備工作做不到位，將會(huì )導致部門(mén)之間協(xié)調不順暢，延誤系統構建的進(jìn)步性和科學(xué)性，甚至導致系統構建計劃流產(chǎn)。
3.2需求分析。
電子信息技術(shù)管理工作的目的在于提高各個(gè)部門(mén)交流和生產(chǎn)的效率，所以必須認真分析各個(gè)部門(mén)的需求，不能夠憑借該系統構建部門(mén)的意愿來(lái)搭建。這會(huì )導致系統不符合實(shí)際需求，浪費大量的人力、物力和財力。輕則是工作失誤，重則是生產(chǎn)事故。只有認真分析各個(gè)部門(mén)的需求，才可以構建符合生產(chǎn)需要的信息管理系統，以提高企業(yè)的效率。
3.3聯(lián)合開(kāi)發(fā)。
每個(gè)企業(yè)都有自己的公司文化和專(zhuān)長(cháng)，企業(yè)自身對本單位的信息比較了解，而系統開(kāi)發(fā)公司的優(yōu)勢在于開(kāi)發(fā)應用系統。單靠企業(yè)自身或者開(kāi)發(fā)公司都是無(wú)法直接完成構建電子信息技術(shù)管理系統的任務(wù)。聯(lián)合開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢在于兩家單位互補，企業(yè)選擇開(kāi)發(fā)單位的時(shí)候也要看中它的研發(fā)案例和經(jīng)驗。盡量尋找一家有能力、安全可靠、售后積極的公司。
3.4專(zhuān)人銜接。
企業(yè)構建電子信息技術(shù)管理系統，必須要委任專(zhuān)人來(lái)對接系統開(kāi)發(fā)公司，不要隔幾天就換一個(gè)人。因為每一個(gè)人對企業(yè)電子管理系統的理解都是不一樣的，對開(kāi)發(fā)公司來(lái)說(shuō)，同一個(gè)人接洽，有利于信息的對接和意圖的理解，更有利于保障系統開(kāi)發(fā)的周期，避免因為溝通不一致，導致系統開(kāi)發(fā)周期延長(cháng)。
3.5試用對象。
選擇正確的試用對象，可以有效的評價(jià)和發(fā)現企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統存在的不足和可以改進(jìn)的地方。特別是系統后天運行和系統對接企業(yè)其他系統的銜接，一定要選擇較為專(zhuān)業(yè)的工作人員來(lái)試用，保證系統正式運行不會(huì )出現錯誤而導致企業(yè)生產(chǎn)效率的降低。
3.6項目監控。
企業(yè)信息管理系統是一個(gè)大的工程，投入較大，周期較長(cháng)，一定要安排專(zhuān)門(mén)部門(mén)對接系統開(kāi)發(fā)公司，實(shí)時(shí)監控系統的開(kāi)發(fā)進(jìn)步，保證系統能夠按照預定的時(shí)間進(jìn)行開(kāi)發(fā)并投入使用。好的企業(yè)電子信息系統將會(huì )極大的提高生產(chǎn)效率，對企業(yè)的發(fā)展有事半功倍的效果。不好的電子信息技術(shù)管理系統將會(huì )導致各個(gè)部門(mén)怨聲載道，互相推諉，反而拉低工作效率。企業(yè)信息電子化管理已成為現代企業(yè)管理的趨勢，需根據自身的發(fā)展特點(diǎn)，構建符合企業(yè)自身實(shí)際需求的電子信息技術(shù)管理系統。
參考文獻：
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[2]陳啟申.ERP.從內部集成起步.電子工業(yè)出版社.2012年9月
[3]劉芊.管理信息系統.水利水電出版社.2014年9月
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