高校檔案工作“目錄管理”辨析

高校檔案工作“目標管理”的提出，為高校檔案工作提出了一個(gè)近期工作目標。自推行以來(lái)，通過(guò)對高校的檔案工作量化的測試和標準的評定，使其在檔案工作管理體制 、列入學(xué)校各項管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗、規 范地考核，從近幾年推廣的情況看，對高校檔案工作確實(shí)起到了一定的推動(dòng)作用。高校檔案工作自此有了一個(gè)統一的衡量尺度，各校檔案管理水平在此標準尺度的衡量下，優(yōu)者勝出。而今，通過(guò)其推行的過(guò)程，執行的效果，其對高校檔案工作的現實(shí)作用，探尋其可 能產(chǎn)生的中期。高校檔案“目標管理”的推行狀況和實(shí)施特點(diǎn)： ? 1?其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的進(jìn)程? (2)加強隊伍建設，檔案管理形成? 由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊 ，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設，規范了學(xué)校檔案管理和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設，對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。 ? 高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門(mén)據此展開(kāi)各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門(mén)與有關(guān)部門(mén)密切配合，參與 學(xué)�？蒲谐晒�鑒定、基建項目竣工、設備開(kāi)箱驗收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類(lèi)日趨勢科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類(lèi)方案，并在實(shí)體分類(lèi)的基礎上，開(kāi)始多途徑的嘗試信息分類(lèi)的實(shí)踐。多數試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過(guò)程的“短期陣痛”后，已開(kāi)始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再 上新臺階奠定了基礎。? (5)引入化手段，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源? 高校檔案部門(mén)在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉換被 動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現代，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿(mǎn)足了 利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。? 高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門(mén)單獨配備或更新了化設備，并配備了與之相應的專(zhuān)業(yè)人員，輔助檔案現代化管理工作的開(kāi)展，并已取得可喜成果。? 領(lǐng)導檔案意識加強，為檔案部門(mén)解決了大量現實(shí)。通過(guò)“目標管理”使檔案部門(mén)獲得與其他教學(xué)部門(mén)等同的位置，接授檔案專(zhuān)業(yè)考評，其考核過(guò)程和結果在校內引起關(guān)注和重視， 客觀(guān)上提高了檔案部門(mén)在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏(yíng)得了相應的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗中全方位得到鍛煉�？己撕吞岣�。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開(kāi)發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實(shí) 的基礎。? 從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門(mén)綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門(mén)從檔案管理的初級階段步入中、高級階段的轉折點(diǎn)。? 3?從推進(jìn)程度其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn) “目標管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標管理”的 有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問(wèn)題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門(mén)邊緣學(xué)科，其承載 涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體，則將失去 其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作 用與。上述問(wèn)題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒(méi)能找準檔案工作的位置——服務(wù)性、輔助性，過(guò)分夸大了檔案部門(mén)的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整 體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級協(xié)調學(xué)校的整體規劃和片面干預教、科、 研工作的實(shí)施過(guò)程。相反，如果從檔案行政管理部門(mén)的角度出發(fā)，重新審視高�！澳繕斯芾� ”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關(guān)協(xié)調和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調和縱向隸屬的關(guān)系在處理問(wèn)題的方式上顯然是不同的 。據此可見(jiàn)，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進(jìn)速度，應當采用“最小阻力法”， 將問(wèn)題的難點(diǎn)由制發(fā)機關(guān)與行政主管機關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達性，加強實(shí)施的可操作性。? 從高校檔案部門(mén)對考評工作的反饋意見(jiàn)看，認為考評基本反映出高校檔案工作的特點(diǎn)和 檔案管理的全過(guò)程，具有較強的可操作性。但是，經(jīng)過(guò)整體考評過(guò)程后，總感覺(jué)有些缺憾。 在實(shí)際考核和驗收過(guò)程中，似乎比較偏重申報性文件資料的齊備與否，而實(shí)際工作的量化程 度及考評前后的差異狀況未能充分體現出來(lái)。這樣會(huì )出現一些負效應，一些學(xué)校在初步了解 了考評程序后，在申報文件和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實(shí)內 功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據此預測其中期效果，終究 會(huì )對高校檔案工為此，應給予高義重視。盡快采取有效措施，以利該項工作全面、深入的推進(jìn)和。

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