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試論高職院校檔案信息化建設的制約因素及應對措施
【論文關(guān)鍵詞】檔案工作 信息化 制約因素 應對措施【論文摘要】檔案信息化是以計算機、網(wǎng)絡(luò ),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導,按照信息社會(huì )和國家檔案行政管理部門(mén)的要求,開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)和利用的現代化管理過(guò)程。在網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件和現代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應用的當今社會(huì ),我國已步入信息化穩定發(fā)展期,隨著(zhù)信息社會(huì )和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應用現狀、應對措施等方面就如何進(jìn)一步加強高職院校檔案信息化建設進(jìn)行了分析研究。
檔案是國家機構、社會(huì )組織和個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會(huì )實(shí)踐服務(wù)的一項業(yè)務(wù)系統,它深深植根于人類(lèi)社會(huì )的生產(chǎn)、生活之中,與人類(lèi)社會(huì )發(fā)展同步,并隨著(zhù)社會(huì )文明程度的提高越來(lái)越深入到社會(huì )生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域,在經(jīng)濟發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設中發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用。在網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件和現代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應用的當今社會(huì ),我國已步入信息化穩定發(fā)展期,隨著(zhù)信息社會(huì )和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現代檔案管理的重要組成部分。
檔案信息化是以計算機、網(wǎng)絡(luò ),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導,按照信息社會(huì )和國家檔案行政管理部門(mén)的要求,開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)和利用的現代化管理過(guò)程。
1 高職院校檔案信息化應用現狀
由于多數高職院校是在原來(lái)的中專(zhuān)校合并的基礎上組建而成的,所以,情況比較復雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導致各單位對檔案信息化的認識程度參差不齊,嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設和發(fā)展。主要表現在以下幾個(gè)方面:
1.1 對檔案工作重要性認識不到位
不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調”等傳統做法;另外,有部分長(cháng)期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿(mǎn)意、很熟練,認為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業(yè)務(wù)“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進(jìn)取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長(cháng)期從事檔案工作和資格老獲得了專(zhuān)技高級職稱(chēng),可謂多年的媳婦熬成了婆,其實(shí)這些人自身素質(zhì)較差,文化程度較低,根本無(wú)法開(kāi)展檔案編研、開(kāi)發(fā)利用工作,就更談不上懂計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、對現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒(méi)能力掌握,依賴(lài)性較強、存在安于現狀、不講求社會(huì )效益和經(jīng)濟效益等舊觀(guān)念,這些都成為制約高校檔案信息化建設的內在因素。
1.2 對檔案工作投入嚴重不足
有些單位的領(lǐng)導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡(jiǎn)單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料即可,所以在經(jīng)費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門(mén)不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現代化檔案管理設施設備。
1.3 現代化管理手段未得到充分利用
有些單位的檔案管理部門(mén)雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡(jiǎn)單地錄入些案卷目錄,但仍無(wú)能力開(kāi)展檔案研發(fā)、利用工作,結果造成投資上的浪費。
1.4 檔案工作現代化管理手段單一
缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產(chǎn)品,滿(mǎn)足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠實(shí)現簡(jiǎn)單的目錄查詢(xún)、統計等功能,但由于專(zhuān)業(yè)技術(shù)跟不上,根本不能運用自如。再者,商家售后培訓、技術(shù)服務(wù)等一系列工作都不能及時(shí)到位,致使檔案信息化建設、發(fā)展受到制約。
1.5 檔案管理隊伍綜合素質(zhì)較低
檔案管理人員隊伍中,極其缺乏懂計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)人才,多數單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門(mén),這就致使高校檔案信息化建設工作缺少智力支持。
2 應對措施
鑒于以上檔案信息化建設中存在的問(wèn)題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進(jìn)的態(tài)度,將被動(dòng)變主動(dòng),將不利變有利。
2.1 檔案工作者必須更新觀(guān)念
檔案信息化建設是以轉變觀(guān)念為前提的創(chuàng )新性檔案工作,如果從業(yè)人員只習慣于傳統式的手工管理模式,而不肯更新管理觀(guān)念的話(huà),即使單位上建起了網(wǎng)絡(luò ),購買(mǎi)了最新的軟件系統,也不會(huì )真正將系統應用起來(lái),致使軟件成為一種擺設。因此檔案人員必須更新觀(guān)念,提高對檔案信息化建設的認識,改進(jìn)管理模式,自覺(jué)學(xué)習新的科學(xué)技術(shù)知識,提高業(yè)務(wù)素養和技術(shù)技能,提高創(chuàng )新素質(zhì),從業(yè)人員能力的提高要與時(shí)代發(fā)展同步。
2.2 單位要建立健全激勵機制
要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個(gè)樣”的管理體制,應建立健全激勵機制,每個(gè)檔案管理人員都要樹(shù)立創(chuàng )新精神、與時(shí)俱進(jìn),讓那些理念先進(jìn)、業(yè)務(wù)精通、技術(shù)熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業(yè)心甘情愿地奉獻出他們的聰明才智。
2.3 領(lǐng)導要給予檔案部門(mén)智力方面的支持
在檔案信息化建設過(guò)程中,基礎設施是條件,標準系統是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關(guān)鍵。人才是檔案信息化的建設者,更是檔案信息化建設的重要組成部分。當前,檔案隊伍中大多數專(zhuān)業(yè)人員,還不具備檔案信息化管理素質(zhì)。因此首先,領(lǐng)導應重視檔案信息化人才隊伍建設,優(yōu)化組合檔案工作者隊伍,應配備檔案信息化專(zhuān)門(mén)技術(shù)研發(fā)方面的信息專(zhuān)業(yè)人才,負責檔案信息化管理系統的設計、建設,給檔案信息化建設提供強有力的智力支持,其次,應立足現有人員的培養提高,培養從業(yè)人員的現代信息素質(zhì)、現代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現代信息素質(zhì),能夠掌握新知識、新技術(shù)、新技能的復合型人才隊伍。再次,應建立具有約束力的規定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術(shù)。
2.4 切實(shí)保障對檔案現代信息化建設的投入
檔案現代信息化建設需要投入必要的資金,網(wǎng)絡(luò )化檔案管理信息系統涉及到服務(wù)器管理、數據管理、網(wǎng)絡(luò )資源管理等多項技術(shù)內容,即購買(mǎi)軟件,也要購買(mǎi)其它必須的服務(wù)設備。所以,高職院校要盡力滿(mǎn)足檔案信息化建設所需經(jīng)費,給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。
2.5 加大對檔案現代信息化建設技術(shù)人才的培養
檔案現代信息化建設,不僅需要從業(yè)人員的努力,更需要上級檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的栽培,上級檔案部門(mén)應在過(guò)去的單存的檔案知識培訓的基礎上,舉辦檔案現代化信息化知識培訓班,并建立強化學(xué)習制度,規定各單位落實(shí)人員參加學(xué)習,為各單位檔案現代信息化建設提供技術(shù)支持,保障檔案現代信息化建設對人才的需求。
總之,檔案工作信息化建設和發(fā)展對經(jīng)濟建設具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會(huì )接軌、與國際接軌、與未來(lái)接軌,同時(shí)也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業(yè)務(wù)管理部門(mén)的共同努力,只有大家齊心協(xié)力,檔案現代信息化建設才會(huì )向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。
參考文獻
[1] 21世紀檔案信息化管理系列教材.檔案信息化應用系統建設.主編薛四新.彭榮陳永生.機械工業(yè)出版社,2006、1第1版第1次印刷.
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