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淺述完善企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的措施
摘要:隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì )越來(lái)越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節的企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復雜的系統性綜合問(wèn)題,但是只要我們勇于探索、不斷開(kāi)拓,就一定會(huì )找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;檔案管理;流動(dòng)人員
引言
在中國豐富的檔案財富中,企業(yè)人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業(yè)人事檔案對于現代企業(yè)的發(fā)展有著(zhù)十分重要的影響。探求企業(yè)流動(dòng)人員的人事檔案管理,必然有利于相關(guān)部門(mén)在管理中對有效信息的獲取,推動(dòng)企業(yè)人事檔案工作的改革,對促進(jìn)中國經(jīng)濟發(fā)展、社會(huì )進(jìn)步具有重大的現實(shí)意義。
一、人事檔案實(shí)現信息化管理
在信息化程度日益加深的現代社會(huì ),檔案作為一種特殊的重要信息,對其進(jìn)行現代化管理是必然的發(fā)展方向,流動(dòng)人員人事檔案管理也是如此�，F代化技術(shù)的核心是計算機、網(wǎng)絡(luò )通訊等現代信息技術(shù),利用計算機技術(shù)對流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索等,進(jìn)而實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化管理,是當前流動(dòng)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題,流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個(gè)方面著(zhù)手:
一是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理,需要以科學(xué)的手段來(lái)扭轉“看堆守攤”的局面,以適應檔案管理信息化的對內要求,可以建立人事檔案信息的專(zhuān)用數據庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機,通過(guò)相應的技術(shù)處理,將文章圖片甚至聲像資料轉變成數據資料,使檔案數字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實(shí)行微機化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò )化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò )平臺,建立人事檔案信息化服務(wù)系統。在人事檔案專(zhuān)用數據庫建立起來(lái)后,還要有一定的專(zhuān)門(mén)網(wǎng)絡(luò )和專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站才能實(shí)現人事檔案信息的交換、流通,也才能實(shí)現人事檔案信息的異地查詢(xún)和人才流動(dòng)管理。
二、規范人事檔案管理各環(huán)節
1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動(dòng)人員人事檔案工作的物質(zhì)對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為有利于工作的順利開(kāi)展,應采取一系列切實(shí)可行的措施。
一方面,要從人事檔案收集環(huán)節本身進(jìn)行規范化管理。一是建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò ),根據材料形成的規律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責、權、利,并嚴格執行確保形成的材料及時(shí)歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時(shí),如發(fā)現材料不齊或丟失,要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統消極的收集保存方式。傳統的檔案收集實(shí)際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動(dòng)人員檔案管理的意義。因此,要開(kāi)展檔案收集保管的新模式以改變現有的僵局。如有些人才流動(dòng)服務(wù)機構創(chuàng )建的“人事立戶(hù)”的存檔模式,即流動(dòng)人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的,這種方式可以使用人單位與人才流動(dòng)服務(wù)機構建立動(dòng)態(tài)聯(lián)系,與傳統意義上企業(yè)流動(dòng)人員委托存檔的區別在于克服了“人檔分離”的現象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過(guò)與人才流動(dòng)服務(wù)機構合作管理檔案來(lái)完成的,流動(dòng)人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個(gè)月內送交人才市場(chǎng),并由其根據國家有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的規定進(jìn)行審核歸檔。
2.嚴格檔案轉遞手續。隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì )越來(lái)越頻繁,這就對其檔案的轉遞有著(zhù)越來(lái)越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉遞是企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案工作的重點(diǎn)。人事檔案的轉遞雖然有相關(guān)的規定與政策,其關(guān)鍵問(wèn)題就在于如何使檔案轉遞更為規范,使檔案更能發(fā)揮利用價(jià)值。
國家人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規定》中要求:“人才流動(dòng)服務(wù)機構憑符合國家有關(guān)政策規定的人員流動(dòng)的有效文書(shū),向流動(dòng)人員原單位開(kāi)具調檔函,原單位接到調檔函15天內,將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動(dòng)服務(wù)機構。轉遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動(dòng)服務(wù)機構經(jīng)審核無(wú)誤后,及時(shí)將檔案轉遞通知單回執退回原單位�！薄叭瞬帕鲃�(dòng)服務(wù)機構接管流動(dòng)人員人事檔案,須由流動(dòng)人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動(dòng)服務(wù)機構應與流動(dòng)人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書(shū),合同書(shū)須明確雙方的權利、義務(wù)等內容�！辈⑶�,檔案的轉遞應通過(guò)機要交通或派專(zhuān)人送取,不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交,人員流動(dòng)后留下的檔案,流出單位應盡快將其檔案轉遞到人才市場(chǎng)或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對無(wú)誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過(guò)程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節。
3.優(yōu)化檔案內容構成。優(yōu)化檔案內容構成,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì )關(guān)系等基本信息內容,更要突出創(chuàng )建反映個(gè)人專(zhuān)長(cháng)、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內容。
一要創(chuàng )建能力檔案。重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專(zhuān)業(yè)水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個(gè)人才能的資料。二要創(chuàng )建業(yè)績(jì)檔案。要及時(shí)將企業(yè)流動(dòng)人員的工作情況、工作業(yè)績(jì)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實(shí)績(jì)選人、用人提供必要的依據。三要創(chuàng )建誠信檔案。要規范企業(yè)流動(dòng)人員自身誠信狀況的管理,重點(diǎn)記載政治自律、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。唯有如此,才能使企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升,有關(guān)部門(mén)可通過(guò)檔案記載確定對企業(yè)流動(dòng)人員的選拔和培養,人們才會(huì )更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無(wú)頭檔案”的產(chǎn)生。
三、拓展人事檔案管理方式
在社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟條件下,人事代理是適應中國企業(yè)流動(dòng)人員管理的新方式,是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡(jiǎn)單地說(shuō),就是把“單位人”變成“社會(huì )人”,實(shí)現人事關(guān)系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱(chēng)、社會(huì )保險等,由人才流動(dòng)服務(wù)機構代管。隨著(zhù)新形勢的出現與發(fā)展,人事代理制度也開(kāi)拓了新的服務(wù)形式,實(shí)行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區已經(jīng)實(shí)行。它由人才市場(chǎng)擔當員工的法定雇主,負責派遣員工的人事管理,實(shí)際用工企業(yè)同人才市場(chǎng)簽訂人事派遣或租賃合同,實(shí)現勞動(dòng)關(guān)系轉移,提高人力資源配置效率和使用效益。
實(shí)行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系一體管理的局面,租賃單位用人,專(zhuān)業(yè)機構管人。二是人才資源共享。通過(guò)對高級專(zhuān)業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開(kāi)展,可以有效地促進(jìn)地區人力資源的社會(huì )共享。三是準確選人,規避用人風(fēng)險。中介機構根據用人單位的要求,利用專(zhuān)業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定,使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額,滿(mǎn)足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過(guò)派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。 對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動(dòng)關(guān)系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績(jì)情況、培訓、健康及考核等方面內容,能更好地維護勞動(dòng)者的合法權益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續簽,由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機構代理。其工齡連續計算,并可繼續為代理人員代交社會(huì )保險費,辦理各種以人事檔案為依據的各種證明等人事代理服務(wù)。
小結
人事檔案是與人類(lèi)個(gè)體密切相關(guān)真實(shí)的人生記錄,對人事檔案的管理可以說(shuō)是伴隨著(zhù)人類(lèi)社會(huì )的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì )越來(lái)越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節的企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復雜的系統性綜合問(wèn)題,但是只要我們勇于探索、不斷開(kāi)拓,就一定會(huì )找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。
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