基層單位檔案交接工作之我見(jiàn)

《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范》規定：“機關(guān)檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續后方能離開(kāi)崗位�！比欢�在實(shí)際工作中，尤其是在基層單位中，有1部分單位或檔案人員卻忽視了這1工作環(huán)節，存在如下：

1是檔案交接不及時(shí)。1些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導把關(guān)不嚴。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現檔案數量等問(wèn)題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導或人事干部認為檔案交接只是1串鑰匙的交接，從而使得1部分基層單位檔案工作前后脫節。

2是檔案交接手續不嚴密。按工作性質(zhì)和崗位職責要求，檔案人員交接應是1項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在1些基層單位檔案人員離崗或調動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現1些基層單位檔案交接只有1串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要，忽視了檔案交接工作的基本要求。

3是檔案監交工作不嚴格。1部分基層單位的領(lǐng)導把檔案交接當作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過(guò)問(wèn)，就連檔案監交之時(shí)也懶得光臨，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。

筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作，筆者認為應做好下列工作，采取如下措施：

1是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動(dòng)手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發(fā)調動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門(mén)要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進(jìn)行處理。

2是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對于移交方來(lái)說(shuō)在正式移交之前主要做好5項工作：１?對所保管的檔案進(jìn)行1次全面清理，做到帳物相符、心中有數；２?對借出的檔案要及時(shí)催還，1時(shí)歸還不了的要問(wèn)明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；３?對未整理的0散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序，做到系統有序；４?按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；５?撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明。對于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好3項工作：１?了解移交單位職能活動(dòng)內容和工作活動(dòng)情況；２?向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；３?必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

3是認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著(zhù)鑒證和監督作用，因此無(wú)論是檔案機構負責人交接，還是1般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專(zhuān)人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。1般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導或檔案行政管理部門(mén)派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊?xún)�、�?yè)數等。移交文據1式３份，移交人、接收人各執1份，單位存檔1份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

4是加強檔案交接中的思想工作。檔案交接工作中出現的問(wèn)題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，其中1個(gè)10分重要的原因就是近幾年來(lái)，1些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得1些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過(guò)程中要補上這1課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業(yè)心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來(lái)。

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