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構建和諧的檔案工作 從抓好基層單位人員交接開(kāi)始
影響基層單位、一個(gè)系統乃至一個(gè)地區構建和諧檔案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。2007年4月，國家檔案局下發(fā)了《關(guān)于加強對基層單位檔案工作監督、指導的意見(jiàn)》，其中提到“基層單位的檔案人員普遍身兼數職，而且調動(dòng)較為頻繁，這給基層單位檔案工作的發(fā)展帶來(lái)了一系列影響”。各級檔案行政管理部門(mén)不但深有同感，而且在緩解檔案人員“身兼數職、調動(dòng)頻繁”的狀況方面十分乏力。因此，如何將由此產(chǎn)生的影響降到最低就成為當務(wù)之急，而其中解決好交接問(wèn)題更是首當其沖，因為工作交接不力已經(jīng)令很多新任檔案人員飽受其苦，令單位的檔案工作深受其害，更使構建和諧的檔案工作成為空談。
一、基層單位檔案人員調整和工作交接狀況
以北京市崇文區為例，2006年11月和2007年4月，崇文區檔案局先后兩次調查區屬單位檔案人員狀況，結果表明，半年之內，全區110個(gè)單位中有20個(gè)單位更換了檔案人員，有的單位不只調整了一次，其中一個(gè)單位竟然四次換人。從第二次調查看，全部檔案人員中連續從事檔案工作不滿(mǎn)三年的有55人，相對專(zhuān)職的只有12人，兼職檔案員中以檔案工作為主的也不多。雖然《北京市實(shí)施〈檔案法〉辦法》規定了“各單位應當保持檔案工作人員的相對穩定”，但是，面對很多單位頻繁換人的局面，檔案局顯得束手無(wú)策，這就使規范檔案工作交接顯得尤為重要。
近年來(lái)的指導和檢查工作表明，檔案交接手續不正式、不嚴密，監交工作不嚴格甚至不進(jìn)行監交的情況在基層單位普遍存在，致使新任檔案人員在相當長(cháng)的時(shí)間內不掌握本單位檔案工作的基本情況，如找不到檔案工作制度，不清楚各門(mén)類(lèi)檔案的數量，不了解各年代檔案在庫內、柜內的分布，不掌握前任檔案員有多少沒(méi)有完成的工作，不知道全宗卷、編研材料為何物，個(gè)別單位甚至找不到檔案柜鑰匙，檔案工作長(cháng)期不能納入正軌。更嚴重的是：新任檔案人員一接手就感到一頭霧水，在凌亂的局面中艱難起步，很容易挫傷工作積極性；檔案工作前后脫節，出現工作貽誤時(shí)難以盡快補救；一些單位原本較好的工作基礎也由于多次換人且交接不力被“一代一代”地磨滅；檔案局檢查時(shí)，發(fā)現檔案去向不明等嚴重問(wèn)題時(shí)難以確定直接責任人員，無(wú)法追究責任。另一方面，檔案行政管理部門(mén)需要隨時(shí)準備對新任檔案人員進(jìn)行個(gè)別培訓，反復指導頻繁換人的單位夯實(shí)工作基礎。這使其陷入被動(dòng)應付甚至疲于奔命的狀態(tài)，大大減少了調查、研究和解決新問(wèn)題的人力投入，在一定程度上干擾了檔案事業(yè)整體發(fā)展計劃的執行，進(jìn)而對整個(gè)地區建設和諧檔案工作產(chǎn)生一定影響。
經(jīng)過(guò)調查分析我們不難發(fā)現，造成交接不力的原因來(lái)自領(lǐng)導和新老檔案人員等多個(gè)方面：①領(lǐng)導不重視，認為檔案工作交接僅僅是新老檔案人員之間的事，往往一聲令下，檔案人員立刻調整到新的崗位，并要求兩三天內與接管人員交接完畢，新老檔案人員只得倉促交接，并且沒(méi)有安排專(zhuān)人負責監交；②有的領(lǐng)導雖然重視交接工作，但是對其專(zhuān)業(yè)性和復雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒(méi)有規定具體的交接手續；③有的檔案人員帶著(zhù)情緒離崗或轉崗，或者對“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬，聽(tīng)到調整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接；④辦理嚴格的交接手續實(shí)際上是對前一階段檔案工作的全面檢驗，而一些單位的檔案工作或多或少存在問(wèn)題，檔案人員不敢或無(wú)法辦理正式交接手續；⑤由于檔案人員主觀(guān)原因或單位換人過(guò)于頻繁，檔案人員自身對本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒(méi)有能力辦理嚴謹的交接手續；⑥一些人從心理上不愿意把自己的工作經(jīng)驗和成效與接任自己的人分享，因而交接時(shí)有意回避重要和關(guān)鍵問(wèn)題；⑦個(gè)別檔案人員因病或緊急抽調到其他崗位等特殊情況，無(wú)法辦理交接手續；⑧新任檔案人員毫無(wú)經(jīng)驗，對應當收什么、點(diǎn)什么、查什么一無(wú)所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問(wèn)題，更提不出問(wèn)題。
二、規范基層單位檔案工作交接的具體建議
造成檔案工作交接不力的種種表面原因背后，我們應該看到，最根本的原因其實(shí)是缺乏制度保障，缺乏良性運行的工作機制，缺乏規范的手續、有效的引導和檢查。檔案行政管理部門(mén)應對自身工作查漏補缺，在監督指導上有所作為，這樣才能從根本上解決問(wèn)題。
�。ㄒ唬┺D換思路，從加強制度保障入手
工作交接在各行各業(yè)普遍存在，一般不外乎財、物交接和工作經(jīng)驗、方法的交接，其中財、物交接是實(shí)實(shí)在在的，往往成為交接的主要內容。如果把“財”的交接具體化為會(huì )計工作交接，那么我國《會(huì )計法》對此做出了專(zhuān)門(mén)規定，而《會(huì )計基礎工作規范》對會(huì )計工作交接的責任、準備工作、正式手續和監交要求等做出了更加詳細的規定。相比之下，作為“物”的“檔案”的交接在《檔案法》中沒(méi)有明確規定，《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范》雖然規定了“機關(guān)檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續后方能離開(kāi)崗位”，但是過(guò)于籠統。
由于缺少具有操作性的規定，長(cháng)期以來(lái)，嚴格進(jìn)行檔案工作交接基本處于各單位自發(fā)狀態(tài)，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺(jué)。事實(shí)上只有少數單位由于領(lǐng)導重視、檔案工作基礎扎實(shí)、人員得力，交接后工作平穩過(guò)渡。多數單位調整人員后檔案工作雖未空崗，但實(shí)際工作難以銜接，一連幾度換人的單位的檔案工作則遭受“重創(chuàng )”。檔案局如果還是提出“要做好交接工作”的宏觀(guān)要求顯然不能解決來(lái)自領(lǐng)導和檔案人員主觀(guān)方面的各種問(wèn)題。因此，各級檔案行政管理部門(mén)應當轉換思路，從被動(dòng)依靠各單位自覺(jué)做好交接工作轉變?yōu)橹鲃?dòng)用成文的制度進(jìn)行約束和規范。
目前，《中華人民共和國檔案法》的修改工作已被國家檔案局正式提上日程，建議增加對做好檔案工作交接的規定，使這項看似簡(jiǎn)單、瑣碎，其實(shí)關(guān)乎檔案事業(yè)全面、協(xié)調、可持續發(fā)展的工作有法可依。同時(shí)，地方檔案局應制定本地區檔案工作交接的具體辦法，使主觀(guān)上愿意或不愿意嚴格進(jìn)行交接工作的單位和人員都能夠在具體操作上有所遵循，做到手續嚴謹，責任明確，從而保證檔案工作的連續性，維護檔案的完整與安全。
�。ǘ┟鞔_職責，建立良性運行的工作機制
第一，單位檔案人員調動(dòng)工作、離職、轉崗、臨時(shí)借調外單位工作或連續休假超過(guò)三個(gè)月的，都應當在離開(kāi)本崗位之前與接管人員辦清交接手續。其中檔案人員臨時(shí)被抽調或休假時(shí)，個(gè)別單位不安排臨時(shí)代管人員，嚴重影響了檔案工作的連續性。應特別強調這種情況不但要有人代管，時(shí)間較長(cháng)的還應進(jìn)行正式交接。
第二，檔案行政管理部門(mén)應通過(guò)多種形式的宣傳，使各單位領(lǐng)導認識到檔案工作交接責任重大，手續繁雜，促使其為順利交接提供必要條件，如：有準備、有計劃地調換檔案人員，保證檔案工作不出現“空崗”、“斷檔”現象；將做好交接工作列入檔案人員的崗位責任制；根據本單位檔案數量為交接雙方安排充分時(shí)間；對于沒(méi)有辦清交接手續的檔案人員，不調整崗位，不予辦理人事調動(dòng)和工資轉移等手續。
第三，交接雙方均應有相對合理而明確的職責分工。
移交人員應完成的工作主要有：核實(shí)檔案柜簽，清查柜內檔案，使移交的檔案分門(mén)別類(lèi)，排列有序；催還借出檔案，暫時(shí)不能歸還的注明情況；對檔案工作制度、檢索工具、現存和移出檔案的數量等情況逐項列表；核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內文件及需要移交的其他材料；檔案數量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其他明顯問(wèn)題的注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應請示領(lǐng)導明確下一步工作的完成人員。
接管人員則應做好接交工作：學(xué)習有關(guān)文件，了解檔案交接工作規定和基本的檔案業(yè)務(wù)知識，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內部機構設置等情況；對移交人員開(kāi)列的表格、單據和其他交接材料逐項核對，逐柜逐卷（件）核查檔案數量，對不明事項向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導問(wèn)明情況，必要時(shí)做書(shū)面記錄；抽查電子檔案和機讀目錄是否可讀；學(xué)習檔案管理軟件或數據庫、檔案安全保管設施設備的使用方法；向監交人員報告接交的具體情況。
當移交人員因病或其他特殊原因不能辦理移交手續時(shí)，接管人員應在到崗后立即清點(diǎn)核對檢索工具和檔案數量等重要項目，存在疑問(wèn)的向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導問(wèn)明情況，并形成書(shū)面材料經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審查簽字。
第四，任何行業(yè)中進(jìn)行財、物交接，監交工作都必不可少。檔案交接也應該安排專(zhuān)人負責監交。一般來(lái)說(shuō)，檔案人員辦理交接手續，應由檔案工作所在部門(mén)負責人監交，而檔案人員同時(shí)為部門(mén)負責人的，應由本單位主管檔案工作的領(lǐng)導監交。監交人員應堅持公平公正的原則，監督交接雙方認真辦理交接手續并進(jìn)行審查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜絕弄虛作假的行為。
�。ㄈ┘毣掷m，加強監督和檢查
國家關(guān)于檔案交接手續方面的規定只有《檔案交接文據格式》（GB/T 13968—92），用于檔案室、檔案館移交和接收檔案，不適用于單位內部人員交接。為使檔案工作交接制度得到真正落實(shí)，使檔案局的監督檢查工作能夠有據可查，使執法機關(guān)發(fā)現檔案丟失等違法行為時(shí)便于調查取證，檔案行政管理部門(mén)有必要統一并規范本地區檔案人員工作交接的文據格式。
交接文據可以包括如下表格：①交接總體情況登記表，記錄移交人員、接管人員和監交人員的基本情況以及檔案工作制度、檢索工具、現存及移出檔案、全宗卷、基礎登記、檔案庫、柜鑰匙等核對和交接的基本情況；②檔案工作制度一覽表；③檔案檢索工具一覽表；④現存和移出檔案數量統計表；⑤未完成工作登記表。特殊情況在表中不便于填寫(xiě)時(shí)應另附詳細說(shuō)明。每頁(yè)交接文據都應有移交人員、接管人員和監交人員的簽字。交接文據應一式三份，一份交同級檔案行政管理部門(mén)或上級檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，一份存本單位文書(shū)檔案，一份存全宗卷。
各單位調換檔案人員應在雙方交接之前通知同級檔案局或上級單位檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，檔案局或上級主管部門(mén)應及時(shí)前往監督檢查。對于無(wú)正當理由不按規定辦理檔案工作交接手續或在交接工作中弄虛作假的單位或者個(gè)人應進(jìn)行通報，造成檔案損失的依法對個(gè)人或者單位給予行政處分或行政處罰。
�。ㄋ模┯行б龑�，編發(fā)簡(jiǎn)明學(xué)習材料
從目前情況看，檔案工作領(lǐng)域尚未實(shí)現先持證后上崗，絕大多數檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓取得崗位資格證書(shū)。因此，幾乎每名檔案人員接手時(shí)都對檔案工作一無(wú)所知。即使交接制度制定得再細致，手續規定得再?lài)烂�，接管人員如果對檔案工作中常識性的概念不了解，也難以完成各項清點(diǎn)核對工作。檔案專(zhuān)業(yè)書(shū)籍（包括崗位培訓教材）雖然不少，但是篇幅較長(cháng)，檔案人員不可能在交接前的短暫時(shí)間內完成自學(xué)，即使翻看了，恐怕也難得要領(lǐng)。因此，有必要專(zhuān)門(mén)為新任檔案人員順利交接編寫(xiě)“入門(mén)概念和知識”，用通俗的語(yǔ)言和盡量短的篇幅解釋交接工作中必然遇到的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，如全宗、全宗號、全宗卷、檔案門(mén)類(lèi)、檢索工具、檔號、集中統一管理、各門(mén)類(lèi)檔案歸檔時(shí)間、編研材料、常規檔案工作等等。
另一方面，工作交接中前任向后任介紹基本情況、傳授工作經(jīng)驗和方法也是十分重要的方面。前任的一句話(huà)、一個(gè)提醒往往能讓后任少走不少彎路。但是這方面的交接主要依靠移交人員的主觀(guān)愿望和能力，難以用制度去約束，用手續去落實(shí)。而移交人員出于各種原因能夠做到知無(wú)不言、言無(wú)不盡的并不多，接管人員又往往提不出問(wèn)題。檔案行政管理部門(mén)可以結合檔案室的工作特點(diǎn)，替新任檔案員提些問(wèn)題，如：本單位保管了幾個(gè)全宗的檔案？哪些門(mén)類(lèi)的檔案？檢索工具有多少種，分別有多少冊？室藏檔案數量是多少？檔案起始時(shí)間與本單位成立時(shí)間是否一致？本單位曾移出了哪些檔案？現存檔案與移出檔案之和是否等于應該歸檔的全部檔案？ 尚有哪些應該歸檔而未歸檔的文件？本單位檔案有多少個(gè)存放地點(diǎn)？檔案庫、柜的鑰匙有多少套，由誰(shuí)保管？檔案利用情況如何？編寫(xiě)了哪些參考資料？近兩年本單位為檔案工作大約投入了多少經(jīng)費，用于哪些方面？近年來(lái)收到了哪些需長(cháng)期執行的檔案業(yè)務(wù)文件？本單位檔案工作或檔案人員獲得過(guò)哪些獎勵？接受了哪些檢查或評審？檔案工作還存在哪些突出問(wèn)題？ 這樣的問(wèn)題可以編成“工作交接應問(wèn)應知”，幫助新任檔案員從前任那里最大限度地獲取信息和經(jīng)驗，盡快熟悉本崗位工作。
檔案行政管理部門(mén)應通過(guò)一系列措施，使工作交接做到組織上有保證，制度上有規定，職責上有分工，手續上有記載，工作上有監督，操作上有引導，使各單位檔案工作交接成為對前段工作認真盤(pán)點(diǎn)、查漏補缺的過(guò)程，從“越交越亂”變?yōu)?ldquo;越交越清”，最終使工作交接在建設和諧檔案工作的過(guò)程中不再成為障礙，而是成為檔案工作向前邁進(jìn)的新起點(diǎn)。
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