信息系統采購管理論文

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　　信息系統采購管理論文篇1

　　摘要：

　　20XX年1月，深圳市交警局交通科研所開(kāi)展了交通信息采集與信息共用平臺項目以下簡(jiǎn)稱(chēng)”平臺項目的開(kāi)發(fā)工作，該平臺項目是在多個(gè)現有交通監控系統的信息數據整合及匯總的基礎上，按照業(yè)務(wù)要求，以一定的算法對交通歷史數據作出融洽、加工及統計分析等操作。為用戶(hù)提供實(shí)時(shí)、準確的市區內整體交通狀況，實(shí)現智能化交通管理及監控。我有幸參與了解這個(gè)項目的建設，主要負責其中的項目采購管理和合同管理工作。

　　項目采購是從項目組織外部購買(mǎi)項目所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過(guò)程，通過(guò)采購外單位的產(chǎn)品或服務(wù)，以滿(mǎn)足自身業(yè)務(wù)的需求，提高自身業(yè)務(wù)能力水平和效益。合同管理則是確保供方的執行符合合同的要求的過(guò)程。本文通過(guò)描述了本平臺項目的項目采購管理過(guò)程，詳細論述了項目中的采購管理和合同管理，以及采取的策越和步驟。同時(shí)，就本項目的采購管理和合同管理出現的問(wèn)題和相應措施進(jìn)行了一下反思。

　　正文：

　　20XX年1月，我參與了深圳市交警局交通科技研究所的平臺項目的建設工作。在本平臺項目建設之前，該交警局就已有多個(gè)交通應用系統，如：ATC及SMOOTH交通監控系統、網(wǎng)絡(luò )化車(chē)牌識別系統、交通誘導系統及OCTV人工錄入系統等。盡管這些系統在各自的領(lǐng)域里都能各司其職，但系統間彼此孤立，其交通信息數據的共享性和整合性較差，建設之初并且有考慮對市區整體交通信息數據的分析和利用。因此，就有必要建設一個(gè)能夠充分整合現有交通應用系統各類(lèi)交通信息的綜合信息平臺，以便實(shí)現各類(lèi)交通信息的開(kāi)發(fā)和共享。同時(shí)，通過(guò)平臺的數據統計分析工作，把更完整、可靠的數據發(fā)送給外部發(fā)布系統，做到更加準確和及時(shí)的交通監控，從而實(shí)現智能化交通管理。

　　交通科技研究所是交警局一附屬企業(yè)，主要負責交警局新建系統項目的開(kāi)發(fā)管理及對現有系統的維護。本所具有一定的開(kāi)發(fā)能力，也有一些項目管理的經(jīng)驗，但人手較少，現有技術(shù)骨干人員手頭上都有相關(guān)的項目在管理和維護中。更為關(guān)鍵的是：本市8月中旬將舉行世界大學(xué)生運動(dòng)會(huì )，根據交警局領(lǐng)導的批示，本平臺項目必須在6月底上線(xiàn)，試運行一個(gè)月后，就要正式投入大運會(huì )交通監控管理的工作中。鑒于項目工期較緊迫，而且項目非常強調系統的穩定性和成熟性，我所經(jīng)過(guò)幾次研討會(huì )議，決定通過(guò)向外單位采購方式解決項目需求。

　　采購策略可分為招標采購和非招標采購，招標采購就是由我方提出招標條件和要求，由多方供應商參與投標。通過(guò)招標的方式，我方能獲得比較合理的價(jià)格和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時(shí)也可以促進(jìn)供應商之間的公平競爭。非招標方式多用于標識規格的產(chǎn)品采購，通過(guò)市場(chǎng)多方詢(xún)價(jià)的方式，選擇供應商，相對比較簡(jiǎn)單方便。而對于項目的采購管理過(guò)程而言，則可分為6個(gè)過(guò)程：

　　采購計劃編制：確定是否采購，采購什么，如何采購、何時(shí)采購等問(wèn)題；合同編制：包括準備招標、詢(xún)價(jià)所需要的文件和確定合同簽訂的評估標準。記錄項目對于產(chǎn)品和服務(wù)的需求，并且尋找潛在的供應商；招標：依法公平、公正、公開(kāi)地進(jìn)行招標工作，發(fā)布項目采購招標書(shū)，接受供應商的投標書(shū)；供方選擇：按照科學(xué)、合理的評估標準，組織相關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行評標活動(dòng)，審查、比較所有投標書(shū)，選擇綜合能力及性?xún)r(jià)比較高的供應商與之談判并簽訂最終合同；合同公里：合同管理是依據簽署的協(xié)議，確保供方的項目建設活動(dòng)符合合同要求的一系列過(guò)程；合同收尾：包括確認產(chǎn)品或服務(wù)是否符合合同要求，以及對項目管理過(guò)程的收尾。

　　采購工作說(shuō)明書(shū)，是根據項目范圍說(shuō)明書(shū)、WBS和WBS字典制定而成。說(shuō)明書(shū)詳細地規定了采購項目，以便潛在的供方確定他們是否有能力提供項目。項目合同就是定義買(mǎi)賣(mài)雙方各自義務(wù)的協(xié)議，對于供應商而言，就是定義其提供的指定產(chǎn)品或服務(wù)，項目驗收標準、款項交付等事項的協(xié)議。項目合同是項目的采購管理計劃得以瞎利實(shí)施的保證。

　　綜合項目的'復雜程度和專(zhuān)業(yè)性，我所決定通過(guò)招標方式，選擇實(shí)力及規模較大的行業(yè)領(lǐng)先軟件企業(yè)作為項目的軟件供應商。對于硬件設備，其價(jià)格比較透明，技術(shù)參數標準化程度較高，購買(mǎi)及維護也比較方便。因此，我們決定自行通過(guò)國內代理商訂購所需產(chǎn)品。

　　對于項目的采購過(guò)來(lái)工作而言，其成敗的關(guān)鍵在于采購計劃編制活動(dòng)、招標活動(dòng)的科學(xué)合理的安排以及對項目采購合同的完善管理：

　　一、充分了解項目狀況和項目實(shí)際需求，做好采購計劃編制。

　　在編制采購計劃前，我們組織相關(guān)行業(yè)特別是有同類(lèi)型項目經(jīng)驗的專(zhuān)家，對平臺項目的開(kāi)發(fā)成本做了估算。一方面，估算平臺大致成本，以便檢查是否有直接預算支持；另一方面，也

　　可以作為合同的一個(gè)約束條件，控制項目成本。經(jīng)過(guò)多次商討，定出成本估算值，并決定采用固定總價(jià)合同類(lèi)型。

　　編制項目采購計劃最忌“關(guān)起門(mén)來(lái)，自作自受”，詳細、科學(xué)、合理的采購計劃是以項目實(shí)際情況作為立足點(diǎn)的。特別是對本平臺項目，涉及多個(gè)不同的應用系統，用戶(hù)類(lèi)型和交涉的部門(mén)都比較多。因此，在制定采購計劃前，我們多次走訪(fǎng)各部門(mén)業(yè)務(wù)人員，并特別就業(yè)務(wù)關(guān)鍵崗位進(jìn)行了全方位的學(xué)習和深入了解。這大大方便了我們界定清楚項目范圍，制作出初步的項目范圍說(shuō)明書(shū)，并以其為基礎制作項目采購工作說(shuō)明書(shū)及采購管理計劃。

　　二、科學(xué)、合理的招標過(guò)程，是為了通過(guò)公平、公開(kāi)的競爭，讓優(yōu)秀的供應商脫穎而出，這也是獲得優(yōu)質(zhì)的項目成果的關(guān)鍵。

　　在招標過(guò)程中，我們先在本市的政府采購中心網(wǎng)站登記相關(guān)招標信息，并舉行了最初的供應商碰頭會(huì )，以便我們就參與投標的各個(gè)供應商一個(gè)初步了解，也有利于潛在供應商對我們的項目有一個(gè)清晰、共同的理解。投標之前，我們同行業(yè)專(zhuān)家就相關(guān)競標企業(yè)進(jìn)行了摸底排查，大致對其規模和實(shí)力有一定的了解。同時(shí)，就平臺項目的實(shí)際情況，制定了評標的標準及策略。招標過(guò)程中，我們先根據本行業(yè)信息系統的要求，設置篩選系統要求競標企業(yè)必須擁有計算機信息系統集成二級（或以上）資質(zhì)和國家涉密計算機系統集成乙級或以上資質(zhì)。然后依據前期研討會(huì )確定的項目技術(shù)參數及驗收標準，按照重要程度對每一個(gè)評價(jià)標準設定一個(gè)權重，按照供方所得項目技術(shù)標準綜合分，結合項目建設價(jià)格作為選擇供方的依據。

　　經(jīng)過(guò)幾輪評選活動(dòng)后，我們選擇了一家規模和實(shí)力較大，技術(shù)綜合得分及性?xún)r(jià)比都比較高的A公司作為本平臺項目的供方。A公司作為本行業(yè)的領(lǐng)先者，擁有多個(gè)類(lèi)似項目的成功案例，而且之前也和本市警局做過(guò)其他業(yè)務(wù)項目，用戶(hù)口碑和行業(yè)評價(jià)都比較好。因為之前與交警局有過(guò)合作項目，也比較熟悉我方的采購管理流程。

　　三、合同管理是確保供方的執行符合合同要求的過(guò)程，是規范供方項目建設行為的標準。

　　鑒于本平臺項目的特殊情況，在本合同中，我們特別強調平臺項目的交付期和質(zhì)量。平臺項目開(kāi)發(fā)期從20XX年1月中旬開(kāi)始，計劃6月底交付系統并進(jìn)行試運行。合同的付款方式，我們按照這一的模式進(jìn)行：附有首付款，按照項目關(guān)鍵里程碑設置多個(gè)進(jìn)度款，每個(gè)里程碑能如期完成的支付特定額度的款項一般為合同的20%—30%。未能按期完成的，按照進(jìn)度情況處于相應罰款。平臺項目能如期充工，并順利通過(guò)試運行及驗收，按合同說(shuō)明共支付90%的合同額。項目建設完成后，留10%作為尾款，在供方免費維護期過(guò)后一年付清。系統開(kāi)發(fā)過(guò)程中涉及交警局的機密信息和部分執法信息，對此，我們也做了信息保密的要求。在多方共同合作努力下，平臺項目在20XX年6月底順利通過(guò)驗收，基本實(shí)現了合同協(xié)議和項目范圍說(shuō)明書(shū)的要求。經(jīng)過(guò)一個(gè)月的試運行后，正式投入使用，并在大運會(huì )期間獲得良好的實(shí)用效果，得到了相關(guān)領(lǐng)導和國外來(lái)賓的高度評價(jià)。

　　我也就項目采購管理過(guò)程的一些不足之處進(jìn)行了反思，例如：合同管理中，我們就A公司一些不符合合同要求的現象，在未經(jīng)溝通情況下，對其進(jìn)行了處罰。A公司認為是雙方溝通不到位造成的，所以對單方面的處罰多有微詞。經(jīng)過(guò)這次項目建設，我體會(huì )到，項目合同不應該成為甲方的“棒子”，而是作為雙方共同為項目目標努力的標尺，這也是項目采購管理的成功保障。

　　信息系統采購管理論文篇2

　　摘要：

　　201X年6月，本人參與了“省圖書(shū)館RFID（無(wú)線(xiàn)射頻識別技術(shù)）信息管理系統”的項目建設，擔任項目經(jīng)理一職。系統通過(guò)數字化標簽讀取技術(shù)，極大地提高了圖書(shū)的流通和管理效率，降低了館員的工作強度，全面提高了圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量和整體形象。該項目做為擬在全省范圍內應用推廣的數字圖書(shū)館建設重點(diǎn)工程之一，受到省市及有關(guān)領(lǐng)導的高度重視。做為建設方的項目經(jīng)理，在項目的采購管理過(guò)程中，科學(xué)的運用項目采購管理的理論知識，結合自己的實(shí)踐，在項目的實(shí)施過(guò)程中，按照項目設計和計劃的要求，通過(guò)制訂合理的采購計劃、有效地選擇和管理供應商、加強對合同的管理等措施，確保項目采購產(chǎn)品的達到適質(zhì)、適價(jià)、適時(shí)、適量的要求。同時(shí)針對在采購管理中出現的進(jìn)度變更問(wèn)題，采取了合情合理的溝通技巧，有效地控制了采購的風(fēng)險，使得項目順利進(jìn)展，保證了項目的工期、成本及質(zhì)量，受到用戶(hù)方的高度評價(jià)。

　　正文：

　　一、項目概述

　　隨著(zhù)中國的社會(huì )經(jīng)濟文化持續發(fā)展，人們對科學(xué)文化教育事業(yè)的投入愈來(lái)愈多，圖書(shū)館的建設管理也是其中之一。圖書(shū)館的職能涵蓋圖書(shū)的采購、編目、典藏、流通、檢索等，目前都是依靠傳統的手工方式實(shí)現，效率低下，工作人員勞動(dòng)強度大，應用RFID技術(shù)，可以將上述所有的業(yè)務(wù)環(huán)節進(jìn)行信息化管理，提高各環(huán)節的服務(wù)品質(zhì)和工作效率，全面提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量和社會(huì )效益。

　　本系統內容主要包括：圖書(shū)出入庫采編管理子系統、圖書(shū)數字識別分類(lèi)管理子系統、圖書(shū)安全管理子系統、圖書(shū)自助檢索借還子系統等。項目主要工作是RFID標簽及其讀寫(xiě)設備的安裝調試、RFID信息管理系統配套軟件的規劃開(kāi)發(fā)和實(shí)施等。

　　圖書(shū)館的管理流通模式，突出圖書(shū)館以人為本的管理模式，強調圖書(shū)館的服務(wù)功能，讀者在館內擁有最大的自由活動(dòng)空間，提高圖書(shū)館的管理效率，藏閱合一。結合圖書(shū)館的實(shí)際建設情況，在圖書(shū)館各層出入口設置圖書(shū)流通安全管理子系統，在各閱覽室內設置RFID館員工作站和自助服務(wù)區，方便館員對圖書(shū)的管理以及讀者進(jìn)行查詢(xún)和借/還書(shū)處理，在圖書(shū)館書(shū)庫集中區域設置RFID圖書(shū)館典藏識別分檢子系統，館員可快速查找圖書(shū)、分類(lèi)管理，減輕館員的總工作量，提高圖書(shū)的流通及管理效率。

　　項目啟動(dòng)后，本人被公司任命為該項目的項目經(jīng)理，全面負責項目的建設工作。在有關(guān)領(lǐng)導的親切關(guān)懷下，以及項目各組干系人的配合與支持下，我與項目組全體成員一起并肩作戰，通過(guò)近10個(gè)月的努力，終于在2015年3月全面通過(guò)系統驗收，項目總花費成本為98。38萬(wàn)元，比計劃提前了15天完成項目建設。

　　該項目的成功與項目整體實(shí)施過(guò)程中對項目采購過(guò)程的有效管理也是分不開(kāi)的。眾所周知，采購工作直接影響著(zhù)項目建設的進(jìn)度；采購質(zhì)量的好壞也制約著(zhù)項目質(zhì)量的高低，并將決定項目建成后的連續、穩定和安全運轉。下面我就本項目的采購計劃、合同編制、供應商選擇、合同管理等方面對采購管理加以探討。

　　二、制定采購計劃

　　項目采購是一項復雜的工作，在實(shí)施具體的采購行為前首先要考慮項目的采購需求。這就需要結合項目的管理計劃、項目范圍說(shuō)明書(shū)、工作分解結構表等等，決定項目必需采購的產(chǎn)品或服務(wù)、采購的數量、采購設備的規格要求以及質(zhì)量要求、采購的時(shí)機、采購驗收標準等；在采購中應及時(shí)了解當前產(chǎn)品或服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)位、市場(chǎng)供求情況，以便對采購成本作出一個(gè)比較準確的估算和預測，以使項目的資金使用率得到提高，優(yōu)化項目采購管理中的資源調配。在制訂采購計劃中還要充分考慮采購的風(fēng)險，根據風(fēng)險管理計劃，對已識別的風(fēng)險應采取有效的措施進(jìn)行預防。比如供應商選擇的風(fēng)險、設備不能及時(shí)到貨的風(fēng)險、采購的設備質(zhì)量未能達到驗收標準、售后維修風(fēng)險等。通過(guò)對以上各種因素的分析，并參照了公司采購管理制度及操作流程的規定，我編制出詳細可行的項目采購計劃。

　　在采購實(shí)施工作中，為規范項目采購管理工作，我們同客戶(hù)方共同制定了“三審”制，即采購申請審批、詢(xún)價(jià)申報審批和到貨驗收三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的審查。采購申請審批是在項目選型經(jīng)過(guò)技術(shù)論證后開(kāi)展；詢(xún)價(jià)申報審批是在確認供應商，并通過(guò)談判確認最終采購價(jià)格后開(kāi)展。同時(shí)需提交供應商的相關(guān)證明文件、售后保證等承諾文件；到貨驗收是依據采購合同，執行到貨驗收的審查工作�！叭龑彙敝茖τ诒ＷC采購工作合理、規范的開(kāi)展，發(fā)揮了重要作用。

　　三、編制合同

　　為了保證采購計劃的有效性，按時(shí)、高質(zhì)量的'獲得外部產(chǎn)品和服務(wù)資源，必須制訂出項目的招標計劃。合同編制過(guò)程包括準備招標所需要的文件和確定合同簽訂的評定標準的過(guò)程。招標文件編制的質(zhì)量將直接關(guān)系到招標工作是否能正常進(jìn)行、授標后是否能順利履行合同。故我在編制過(guò)程中，力求做到內容完整、詳盡，用詞準確嚴謹，避免招標雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生岐義，增加評標工作量，影響招標工作的順利進(jìn)行。

　　招標文件訂包括以下幾個(gè)方面：

　　技術(shù)文件：設備、散材及附件的技術(shù)條件和要求；

　　商務(wù)文件：包括詢(xún)價(jià)函、報價(jià)須知及供貨一覽表、合同基本條件及包裝、運輸等。在擬訂招標文件過(guò)程中，我組織了有關(guān)方面的專(zhuān)家及具備類(lèi)似經(jīng)驗的人員，從項目的實(shí)際需求出發(fā)，經(jīng)過(guò)反復討論、審查、修改，最后形成定稿。對于關(guān)鍵件的選用，在廣泛了解市場(chǎng)及使用情況的基礎上，在招標文件上予以明確設備配套關(guān)鍵的規格型號及供貨廠(chǎng)商。這樣有利于提高各投標文件的響應性，防止投標文件內容及標價(jià)差異過(guò)大，從而減少評標的工作量。

　　四、供應商的選擇

　　在收到眾多供應商的報價(jià)之后，我組織相應人員對供方的供貨能力、提供的價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行評估，以選擇合格供方，確保采購的產(chǎn)品和服務(wù)符合規定要求。在開(kāi)展此項工作中，我建立了一套供應商評價(jià)表，設置了包括：需求分析、產(chǎn)品價(jià)格、技術(shù)實(shí)力、企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)驗質(zhì)量、管理能力、售后服務(wù)等評價(jià)內容，并對每一評價(jià)內容按照重要程度設置了對應的權重標準。在設置權重時(shí)，我認為低價(jià)位是供應商選擇的一個(gè)比較重要的指標，但不一定是主要考慮因素，交貨周期及付款方式，甚至和供應商友好合作的關(guān)系等都是一些需要綜合平衡考慮的因素。依據供應商評價(jià)表，我組織了包括公司產(chǎn)品部、營(yíng)銷(xiāo)管理部等干系人參與對具備合作意向的供應商進(jìn)行統一打分，并將分數的高低做為選擇供應商的一個(gè)極其重要的指標。

　　在選定相應供應商之后，我安排公司合同管理員，參照公司的合同樣本制訂了采購合同。合同條款中重點(diǎn)明確設備規格、數據、價(jià)格、驗收標準、付款方式及交貨地點(diǎn)和交貨方式等條款。為了確保合同無(wú)漏洞，又請了財務(wù)、營(yíng)銷(xiāo)管理部、公司法律顧問(wèn)等相關(guān)人員共同審閱并會(huì )簽。經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)及供應商共同對合同條文的反復商討及修訂，最終形成合同定稿。為了控制相關(guān)變更帶來(lái)的影響和風(fēng)險，合同中特別明確當任一變更發(fā)生時(shí)，應及時(shí)書(shū)面通知對方，雙方就變更協(xié)商一致，方能執行變更，必要時(shí)可就變更事項簽訂補充協(xié)議。

　　五、合同管理

　　合同管理過(guò)程是確保供應商執行符合合同的需求，我根據合同及采購規劃設立了對供應商的檢查點(diǎn)，要求供應商按時(shí)提交合同進(jìn)展情況、工程安裝調試進(jìn)度等等，以便及時(shí)有效地監督合同執行情況。

　　在執行本項目的采購合同中，我針對所采購的應用服務(wù)器及WEB服務(wù)器的到貨及安裝要求，設置了幾個(gè)主要的檢查節點(diǎn)，要求供應商報告設備的訂貨狀況、貨物的擬發(fā)運日期、到貨日期、貨物的驗收報告、現場(chǎng)的安裝調試報告等。在合同執行過(guò)程中，由于黨校領(lǐng)導層決定提前上線(xiàn)教學(xué)管理系統，故要求服務(wù)器需要提前10天到位。本人得知此信息后及時(shí)和供應商及其領(lǐng)導溝通，希望對方能夠理解，表示為了建立雙方長(cháng)期的合作關(guān)系，希望供應商盡力配合，解決實(shí)際的問(wèn)題，以給我們的高層領(lǐng)導們留下良好的印象，達到雙贏(yíng)的效果。同時(shí)本人表示在到貨后，將積極按合同要求組織相關(guān)的人員進(jìn)行貨物的驗收，并聯(lián)系好客戶(hù)方對小型機的安裝調試給予積極的配合。經(jīng)過(guò)項目組與供應商及客戶(hù)三方的能力合作，服務(wù)器按要求的進(jìn)度順利完成了安裝和調試。最終項目比預定計劃提前了15天完成了驗收。

　　六、合同收尾

　　當全部采購的設備都按照合同條款進(jìn)行驗收核實(shí)后，就進(jìn)入了合同收尾階段，我同時(shí)也向財務(wù)部門(mén)提出了合同尾款的支付申請。同時(shí)對于一些過(guò)程文檔（包括工作說(shuō)明書(shū)合同、發(fā)貨單、收貨單、驗收單等等）進(jìn)行了歸檔整理，對采購管理中獲得的經(jīng)驗與教訓也做了備案記錄。

　　在合同收尾時(shí)，我們對本次采購的供應商就本次采購進(jìn)行了良好的評價(jià)，今后可以根據此衡量繼續展開(kāi)合作，和供應商建立健全一種長(cháng)期的合作關(guān)系能持續發(fā)送供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。

　　結束語(yǔ)

　　由于實(shí)施過(guò)程中對項目采購管理得當，促進(jìn)了項目順利實(shí)現項目的各項目標，確保了項目按即定的成本和預算完成了。我們的項目組贏(yíng)得了公司與客戶(hù)的一致好評，同時(shí)也和供應商建立了良好的合作關(guān)系。在今后的工作中，本人將繼續總結經(jīng)驗教訓，最大限度地滿(mǎn)足項目干系人的需求和希望的目的。

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