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論會(huì )計電算化與會(huì )計檔案管理的相互作用畢業(yè)論文
會(huì )計電算化是指電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預測與決策的過(guò)程，是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)與信息技術(shù)應用到會(huì )計實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)。會(huì )計電算化與會(huì )計檔案管理之間是相互依存、互為促進(jìn)的關(guān)系，一方面，會(huì )計電算化工作拓寬了會(huì )計檔案的職能范圍、提高了會(huì )計檔案管理的效率；另一方面，會(huì )計檔案管理也對電算化前提下的會(huì )計提出了新要求，并為會(huì )計控制提供了重要的理論依據。文章從會(huì )計環(huán)境變化對會(huì )計職能影響的角度，論述會(huì )計檔案職能應隨著(zhù)會(huì )計職能重心的變化而相應調整，檔案的管理應從軟件與硬件兩個(gè)方面確保會(huì )計檔案職能的實(shí)施。
一、會(huì )計電算化對會(huì )計職能的影響
會(huì )計電算化是隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而發(fā)展成為一種實(shí)現會(huì )計職能的手段，是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會(huì )計工作的結果。在會(huì )計電算化條件下，一方面，會(huì )計人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高；另一方面，會(huì )計職能作用形式產(chǎn)生了變化，會(huì )計職能的重心由人工記賬時(shí)期的會(huì )計核算轉向會(huì )計電算化條件下的會(huì )計監督。
1.簡(jiǎn)化了會(huì )計核算過(guò)程
傳統的人工記賬時(shí)期，會(huì )計工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會(huì )計核算，會(huì )計核算的過(guò)程包括設置賬戶(hù)、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會(huì )計報表等內容，其中大量重復的勞動(dòng)是填制憑證、登記各種賬簿與編制會(huì )計報表；在會(huì )計電算化條件下，會(huì )計核算的過(guò)程除設置賬戶(hù)與填制憑證是采取人機交互方式外，人工記賬時(shí)代大量重復進(jìn)行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動(dòng)完成，會(huì )計人員所進(jìn)行的主要是審核與監督工作。顯然在電算化前提下，會(huì )計核算過(guò)程得到簡(jiǎn)化，會(huì )計工作效率明顯得到提高。
2.拓展了會(huì )計監督職能
人工記賬時(shí)期會(huì )計人員的主要精力是在登記各種賬簿與編制會(huì )計報表上，會(huì )計職能主要為核算職能，會(huì )計監督僅僅體現在核算之中，監督的形式主要是事后監督與被動(dòng)監督。在會(huì )計電算化前提下，一方面，會(huì )計人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，在時(shí)間上保證了會(huì )計人員能夠有效地行使監督的職能；另一方面，由于會(huì )計電算化前提下的預算控制不僅實(shí)現了對單位經(jīng)濟活動(dòng)的“時(shí)時(shí)監控”，而且還可以打破時(shí)間的跨度，完成對歷史會(huì )計信息的處理與未來(lái)信息的分析等工作，較好地進(jìn)行事前預測、事中控制與事后考核等控制工作，從而大大拓寬了會(huì )計監督職能。
二、會(huì )計電算化條件下會(huì )計檔案職能的多樣性
與人工記賬時(shí)代的會(huì )計檔案相比，會(huì )計電算化前提下會(huì )計檔案的形成與管理有以下三個(gè)方面的特點(diǎn)。
1.內容復雜性與領(lǐng)域拓展性
傳統的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表等紙質(zhì)材料。實(shí)行會(huì )計電算化后形成的會(huì )計檔案，從實(shí)際內容看，一方面保留了傳統意義上的會(huì )計檔案，另一方面又包括了存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據和其他磁性介質(zhì)上的會(huì )計數據，使電算化會(huì )計檔案與傳統的會(huì )計檔案相比，存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。
2.環(huán)境依賴(lài)性與載體特殊性
傳統的會(huì )計檔案不需要軟、硬件的支持，比較直觀(guān)，而會(huì )計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統中才可重現，對系統環(huán)境具有很強的依賴(lài)性。會(huì )計檔案的數字化，使會(huì )計核算資料的記錄方式發(fā)生了突破，改變了信息的介質(zhì)，提高了會(huì )計信息處理的質(zhì)量和速度，但由于電算化會(huì )計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤(pán)、光盤(pán)等，它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計算機中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。
3.信息共享性與數據易改性
網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的運用，提高了會(huì )計文檔的檢索速度，實(shí)現了檔案信息的網(wǎng)上遠距離傳送，有利于會(huì )計檔案資源共享。但是，由于存儲磁介質(zhì)與光盤(pán)中的數據可以很容易被修改，從而導致會(huì )計檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會(huì )計檔案失去價(jià)值。
三、會(huì )計電算化條件下會(huì )計檔案職能變化
由于會(huì )計電算化條件下會(huì )計工作的結果（會(huì )計檔案）具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴(lài)性與數據易改性等特點(diǎn)，會(huì )計電算化雖有助于簡(jiǎn)化核算過(guò)程與拓寬會(huì )計監督的職能，但在會(huì )計工作質(zhì)量控制與會(huì )計信息安全利用方面存在較多的問(wèn)題，給會(huì )計工作提出了新的任務(wù)與要求。要解決這一問(wèn)題，使會(huì )計職能適應新會(huì )計工作的要求，應從調整會(huì )計職能入手，將會(huì )計職能的行使設置為兩個(gè)層次：一是由前臺工作人員行使核算與監督職能，完成對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理工作；二是由后臺工作人員行使的再監督職能，完成對會(huì )計信息質(zhì)量控制與信息利用工作。因此，與傳統手工記賬時(shí)代的檔案管理職能相比，會(huì )計電算化條件下會(huì )計檔案的職能有：
1.會(huì )計質(zhì)量控制的職能
在會(huì )計電算化條件下，會(huì )計質(zhì)量控制的重點(diǎn)是內部制約機制，及時(shí)預防“差錯”與“舞弊”行為的發(fā)生，會(huì )計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄與會(huì )計工作痕跡。因此，在會(huì )計電算化條件下，會(huì )計檔案管理首要職能是實(shí)現檔案歸集工作的前移，確保會(huì )計檔案資料的真實(shí)性，反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)與會(huì )計工作的本來(lái)面貌；其次，要將內部會(huì )計控制制度與實(shí)施結果納入檔案管理的范疇，把事后監督信息定期反饋到會(huì )計工作前臺，同時(shí)真實(shí)記錄信息反饋與信息處理的過(guò)程；第三，要建立會(huì )計檔案歸集的審查制度，制訂會(huì )計信息處理過(guò)程和歸檔要求，使會(huì )計檔案的歸集成為單位會(huì )計工作質(zhì)量再完善的過(guò)程。
2.會(huì )計信息利用的職能
由于計算機中的數據文件是動(dòng)態(tài)的，時(shí)刻都在發(fā)生變化，因此，會(huì )計檔案利用的首要任務(wù)是要根據會(huì )計工作的特點(diǎn)，在規定的時(shí)間段內進(jìn)行數據備份，并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質(zhì)上，與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔，保證歸檔資料的完整性，為實(shí)現檔案數據的綜合查詢(xún)與有效利用奠定基礎；其次，要運用相關(guān)的統計分析方法，對會(huì )計信息進(jìn)行加工整理，并通過(guò)對會(huì )計檔案的編研，以財務(wù)年鑒等方式形成有價(jià)值的會(huì )計信息，防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會(huì )計信息丟失；第三，根據工作需要，在有針對性地實(shí)現會(huì )計檔案信息對外提供與提高會(huì )計檔案利用價(jià)值的同時(shí)，做好會(huì )計檔案數據的日常維護工作。四、會(huì )計電算化條件下會(huì )計檔案職能的實(shí)施要實(shí)現會(huì )計電算化條件下會(huì )計檔案的各項職能，必須從觀(guān)念、制度、手段與人力等方面入手，才能確保會(huì )計檔案職能的實(shí)施。
1.強化檔案意識
首先，要克服傳統會(huì )計檔案管理過(guò)程中的錯誤觀(guān)念，糾正會(huì )計檔案管理過(guò)程中的錯誤做法。如：重憑證、賬簿管理，輕輔證材料管理；重紙質(zhì)實(shí)物檔案管理，輕磁性介質(zhì)檔案管理；重移交后續管理，輕前臺管理；重統一管理，輕專(zhuān)門(mén)管理。其次，引進(jìn)新的檔案管理思想、管理方法和管理成果，樹(shù)立檔案管理的時(shí)效性、完整性、過(guò)程控制性、質(zhì)量保證性、妥善保管性與有效利用性意識。
2.健全檔案制度
會(huì )計檔案管理應從嚴密、有序與規范的要求出發(fā)，充分重視制度建設，嚴格按照《會(huì )計檔案管理辦法》與會(huì )計電算化檔案管理的要求，積極推進(jìn)會(huì )計檔案管理的科學(xué)化、規范化、制度化與現代化工作。建立會(huì )計檔案入庫前的審查制度，確保入庫會(huì )計檔案的質(zhì)量；建立會(huì )計檔案查詢(xún)、對外借閱、復印等內部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會(huì )計檔案的安全；加強對有保存價(jià)值與利用價(jià)值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會(huì )計資料的管理，防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效，確保會(huì )計檔案的完整。
3.完善檔案手段
隨著(zhù)新型存儲介質(zhì)的不斷出現和現代信息處理技術(shù)的廣泛應用，出現了許多新型的檔案載體，新型載體與傳統檔案載體在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各方面都有不同的特點(diǎn)和要求。以新型檔案載體為對象的會(huì )計檔案，將是電算化條件下會(huì )計檔案管理的重要形式，這對會(huì )計檔案的管理手段與管理環(huán)境提出了更高的要求。會(huì )計檔案管理部門(mén)只有將先進(jìn)的技術(shù)設備、技術(shù)手段與技術(shù)成果引入檔案管理實(shí)踐中，才能滿(mǎn)足新型檔案管理的要求。
4.培訓檔案人員
現代化的管理需要現代化的人才、現代科學(xué)技術(shù)手段與先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應用，人是決定因素。由于會(huì )計檔案資料內容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、廣泛性與嚴密性的特點(diǎn)，作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理，而應按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。會(huì )計檔案的專(zhuān)業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要有專(zhuān)業(yè)檔案管理學(xué)知識，還應具備會(huì )計專(zhuān)業(yè)知識，能夠熟練使用現代化的管理手段。而現在大部分檔案管理人員只具備會(huì )計或檔案管理單方面的知識，難以勝任現代會(huì )計檔案管理工作的需要，因此，培養掌握各種現代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會(huì )計工作業(yè)務(wù)，專(zhuān)門(mén)從事會(huì )計檔案管理的工作人員，才能適應新時(shí)期會(huì )計檔案管理的要求。
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